クラウドPBXの留守電対応は？不在時の対応方法
電話において便利なのは、直接遠く離れた相手とリアルタイムで話せるという事もそうですが、自分または相手が不在であっても、報告や連絡を残すことができる点。それが「留守電録音機能」であり、いわゆる「留守電」です。
留守電は家庭向けの固定電話や、個人向けの携帯電話でも搭載されているくらい一般的な機能ですが、企業向け電話運用として今も広く導入されている「ビジネスフォン」でも、勿論搭載されています。しかし、企業向け電話運用の場合、近年新しく普及が進んでいる「クラウドPBX」にすると、留守電をはじめ様々な機能がもっと便利かつ柔軟に使うことができます。
今回は、クラウドPBXの留守電機能の特徴や、クラウドPBXが持つ様々なメリットを中心に解説します。また、クラウドPBXを提供するベンダーを選ぶ上で意識するべきポイントも併せて解説しますので、既にクラウドPBXの導入を検討されている企業の担当者様も是非ご一読ください。
クラウドPBXは留守電設定可能？
「クラウドPBX」は、簡単に説明すると、従来のビジネスフォンのシステムをクラウド環境に移し替えた企業向けの電話システムです。クラウドPBXとビジネスフォンでは出来ることの幅こそ大きく違いますが、根幹の仕組みは一緒であるため、ビジネスフォンで使える機能の殆どが、クラウドPBXでもそのまま利用できます。勿論、「留守電」も設定可能です。
ここでは、クラウドPBXでの留守電機能の特徴を簡単にご紹介します。
担当者以外の人が代理で対応することができる
たとえば、客先から会社代表番号へ着信が来たとしましょう。そして、既にIVR（自動音声応答）によってどのような問い合わせかは特定されている状態で、この問い合わせには特定の担当者が答えるのが望ましいというのが既にわかっているとします。ただ、現在その担当者は手が離せず電話に出ることが出来そうにない、そんな場合もあり得ますよね。
こうした時に、クラウドPBXでもビジネスフォンでも、担当者以外の社員が代理で対応することができます。これを「コールピックアップ機能」と呼びますが、この機能はクラウドPBXやビジネスフォンのように、社内の電話機同士が内線ネットワークで繋がっていないと使えません。
固定電話運用であるビジネスフォンは勿論有線で他の電話機と物理的に接続されていますので、代理で対応できる社員が社内のデスクないし電話が近い場所にいる限りにおいては、コールピックアップを使って対応することができます。しかし、代理で対応できる社員も社内あるいは電話の近くにいない場合には対応ができません。
それに対してクラウドPBXの場合は、クラウド上にある主装置とインターネット回線を介して、遠くにある端末同士が内線ネットワークで繋がることが可能です。そのため、仮に担当者ないし代理で対応できる社員が揃って会社以外の場所に外出していたとしても、遠隔地から手持ちのスマートフォンなどを使って指定の着信をピックアップして対応することができます。
ですが、目まぐるしく動いていくビジネスの世界においては直接対応により物事が円滑に進むのが望ましいので、なるべく留守電を使わずに済むのに越したことはありません。そのため、こうした便利な機能を可能な限り活用して留守電が残る事態をなるべく減らすのもビジネスシーンにおいては重要です。しかし、それでも手が離せない等の理由で電話に出られない場合は、留守電機能のお世話になることとなります。
時間外アナウンスなどの設定も可能
業務時間中であれば、担当者として電話応対は当然しなければなりませんし、もしできない場合でも誰かが代理で対応してくれますし、着信に出られずとも留守電が残ります。しかし、当然ですが業務時間外であれば、他の社員も自分も対応できませんし、対応する義務はありません。余程緊急の場合は除きますが、そうでなければ、時間外の着信に対して「時間外のため電話に出ることができない」旨を自動でお伝えする「時間外アナウンス」機能を多くの企業が使っていることでしょう。何も知らせず電話に出ないというのは、ビジネスシーンでは失礼に当たるからです。
業務時間外であるために電話に出ることができない旨をお伝えすれば相手も納得するでしょうし、自動アナウンスが流れる上に留守電を残してもらうこともできますから、時間外に電話を掛けてきた相手の用事も把握でき、内容的に緊急性が高い場合には臨時の対応に移ることができます。
時間外アナウンスは、クラウドPBXでもビジネスフォンでも使える機能ではありますが、クラウドPBXの場合は複数の拠点がシステム上で互いに繋がることができますから、複数の拠点がそれぞれ設定せずとも、全拠点が一斉に時間外アナウンスに切り替えることが可能である、という点で非常に便利です。
留守電をデータ転送することも可能
クラウドPBXでは、固定電話とアナログ電話回線を使うビジネスフォンと違って、通話に際してインターネット回線を使います。すなわち、通話音声を伝送するにあたり、デジタルデータに変換してインターネット回線に乗せるという形をとります。そのため、録音した留守電を音声データに圧縮して、データをメールに添付して担当者に送ることも可能です。
仮にクラウドPBXの運用にあたりオフィスでは据え置き型IP電話機を使っているという場合でも、オフィスのIP電話に残った担当者宛ての留守電を、担当者は社外にいても聞くことができるのです。そして、会社のクラウドPBXと連携したスマートフォンを持っていれば、その場でその留守電の用件に対して会社の電話番号を使ってすぐに連絡を取ることも可能です。
クラウドPBXの様々なメリット
このように、留守電自体はビジネスフォンでも使える機能ではありますが、留守電をデータ化してメール添付できる機能などに代表される通り、非常に便利に進化しています。
複数の拠点で内線を構築できるなどの特徴は既に述べた通りですが、クラウドPBXの最大の特徴は、ビジネスフォンのように運用が会社と言う場所に制限されず、場所に関係なくどこからでも使える運用であること。そして、それはそのまま、クラウドPBXの最大のメリットです。このメリットは、拠点ごとに独立するシステムであるビジネスフォンでは考えられないような、柔軟かつ便利な運用を可能にしました。
ここでは、クラウドPBXを導入することで得られる5つの代表的なメリットを紹介します。
電話にかかる費用を削減できる
クラウドPBXを導入することは、大きなコスト削減につながります。これは、複数の拠点同士で内線を構築できるという話から察していただいた方もいらっしゃるかもしれません。
従来のビジネスフォンでは拠点ごとに主装置を設置して、電話に必要な設備がすべて拠点内で有線接続されているため、同じ会社でも拠点が別であれば外線で連絡を取らざるを得ませんでした。しかし、場所を問わずに運用できるクラウドPBXであれば、クラウド上にある主装置を介して遠い拠点ともシステム上で1つに繋がれますので、地方の拠点と東京の拠点のように数百キロ単位で離れていても、内線通話が可能です。
内線通話なので当然通話料は無料になるので、拠点間の連絡は可能な限り全て内線にすることで通話料を大幅にカットできます。なお、海外対応しているベンダーであれば、海外拠点とも内線を構築できますので、海外拠点との連絡に国際電話を使わずに済みます。
また、前述の通り、クラウドPBXは電話回線ではなくインターネット回線を介して通話を行います。インターネット回線による通話（VoIP）の場合、従来の電話のように距離が離れるごとに通話料が割高になることもなく、全国一律の料金になるうえ、固定電話よりも遥かに格安です。詳細な料金はプランやベンダーによっても異なりますが、目安としては3分8円程度となります。
電話の取り次ぎが容易になる
場所にとらわれない運用であることのメリットがある意味最も大きく生きるのは、電話の取次ぎのシーンかもしれません。
ビジネスフォンでは、社内のデスクごとに固定電話が備わっている状態なので、外出中の社員宛ての着信が入った場合、会社の電話からの直接的な電話の取次ぎは行えません。それは、電話の取次ぎというシステム自体が、電話機同士を繋いでいる内線を使って別の電話機へ着信を転送するもの（内線転送）であるためです。仮に外出中の社員が携帯電話を持っていたとしても、社員の携帯電話と会社の電話は内線で繋がれていないので、取次ぎは不可能です。
そのため、内勤者が相手方から名前と用件・伝言などを控えておき、携帯電話を持っている場合は社員へその旨を連絡するか、急ぎでなければ社員のデスクに用件・伝言のメモを記した付箋などを貼っておき、社員の帰社を待つといったように、内勤者に負担がかかってしまいます。更には、外出していた社員は不在の間にあった着信に対して会社の電話から折り返しをするために、会社にいったん帰社しなければなりません。これも、外出していた社員にとって大きな手間になります。
一方でクラウドPBXの場合では、外出中の社員のスマートフォン等と会社の電話が、内線ネットワークで遠隔的に繋がることが可能なので、このような面倒なプロセスを辿る必要がありません。電話機同士が遠隔的にでも内線で相互に繋がっていれば、いくら社員が外出先にいたとしても、会社で受けた着信を直接、外出中の社員の持っているスマートフォン宛てに取次ぎできます。もしタイミング悪く手が離せず取次ぎがその時に出来なかったとしても、外出先から手持ちのスマートフォンを用いて、会社の電話番号を使い相手方に連絡を取ればいいだけなので、わざわざ会社に帰社する必要もなくなります。
外出中・出張中でも会社の電話が利用できる
すぐ上に書いた通り、クラウドPBXであれば、会社の電話が外出先や出張先からも使えます。これも「場所に関係なくどこからでも使える運用」であることが大きく関係しています。クラウド上にある主装置は、インターネット回線にさえアクセスできればどこにいても接続できるからです。
遠くに出張していても、新幹線など通話可能なデッキを備えた優等車両に乗って移動中でも、いつでもどこでも会社の電話が使えます。これは、「会社の電話を使うのに会社にいなくていい」ということですから、想像以上に便利で画期的です。
在宅勤務を導入しやすい
上述したように、クラウドPBXであれば、「会社の電話を使うのに会社にいなくていい」わけですから、既にお察しの方も少なくないでしょうが、当然ながら場所を問わずどこからでも使えるクラウドPBXでは、たとえ自宅にいたとしても会社の電話が何の支障もなく使えます。
2020年春から続くパンデミックの影響で、感染拡大を防ぐため、在宅勤務の必要性が広く世に叫ばれました。東京都は出勤者7割減を掲げ、テレワークを大きく推進しましたが、実際に達成できたのは東京都でも4割程度と低い水準でした。その大きな要因の一つが、「会社に電話番を置かないといけない」ことではないでしょうか。日本ではまだまだビジネスフォンのように会社への出勤を前提とした電話運用が前提となっており、誰かが電話番として出勤しないと電話が受けられない会社が多くあったのです。
しかし場所を問わずどこでも会社の電話が使え、内線で他の場所にいる社員たちとの連携も普通に取れるクラウドPBXであれば、少なくとも電話業務に関しては在宅勤務に際し何の不都合もなくなるので、在宅勤務やテレワーク・サテライトオフィスなどの多様な働き方を気軽に導入できます。
複数拠点間で内線を利用できる
先程からも何度か触れていますがクラウドPBXの「複数の拠点間で内線を構築できる」という特徴は、規模の大きな企業ほど嬉しいメリットといってもいいでしょう。
離れた拠点同士で内線を構築できれば、通話料の大幅削減につながるだけでなく、拠点ごとに違う長い電話番号を管理する手間も省けます。とはいえ内線番号が割り振られるので、結局番号を管理しなければならないことは変わりませんが、その番号が3桁～4桁に減れば他拠点への連絡が非常に楽になりますし、同じオフィスにいる感覚で他拠点と連携ができるという気軽さは特筆すべきメリットと言えるのではないでしょうか。
クラウドPBXを選ぶ際のポイント
このように、クラウドPBXは留守電を設定できることは勿論、様々なメリットが得られる画期的な運用です。特に外出が多い企業や拠点が多い企業にとっては先述したようなメリットの数々は喉から手が出るほど欲しいものであるはずです。すぐにでも導入を検討したいと考えている担当者様も多いのではないでしょうか。
しかし、クラウドPBXには沢山のベンダーが存在し、ベンダーによってサービス品質が大きく異なるという事情もあります。たとえば料金の安さや機能面など特定の情報だけで飛びついてしまうと、思わぬトラブルに巻き込まれるリスクが生まれてしまいかねません。ベンダー選びは慎重に、これがクラウドPBXの鉄則と言わざるを得ないでしょう。
ここからは、クラウドPBXベンダーを選ぶ際に注意すべきポイントをいくつか簡単に紹介します。
必要な機能を洗い出す
クラウドPBXには色々な便利な機能が搭載されています。しかし、ベンダーによって提供される機能も違いますし、その機能が基本機能（追加料金なしで使える機能）かオプション機能（オプション料金を払うことで使える機能）かと言うのも違います。ベンダーを選ぶにあたっては、なるべく「使いたい機能を安定的に提供してくれる」ことと「使いたい機能が基本機能であること」が両立しているベンダーを選ぶのが理想ですよね。
そうしたベンダーを絞り込むにあたって、まずはクラウドPBX で何ができるのか、どういった機能を使えるのかをある程度リサーチしましょう。そして、リサーチ結果をもとに社内で話し合って、使いたい機能をリストにしてまとめておくといいでしょう。一度契約してしまうと機能の変更や追加ができないベンダーもありますので、機能と言うのは非常に重要な基準になります。
そうして作り上げたリストと照らし合わせながら、リストにある機能を提供しているベンダーをまず絞り込んで、更に基本機能として提供しているベンダーを絞っていくといいですが、必ず「思う通りにはいかないものだ」と思うことが出てくるはずです。そこを懸念材料としてもう一度社内で話し合ったり、料金面や世間の評判なども参考にしながら検討を重ね、契約するベンダーを慎重に選んでいきましょう。
留守電対応に関する機能を持つものを選ぶと便利
クラウドPBXに限った話ではありませんが、ビジネスフォンを選ぶにしても、企業向けの電話運用を構築するにあたっては、留守電対応に関する機能は多くの場合必要になるはずです。特に、本記事でも例として紹介した、留守電を音声データにしてメールで送信する機能はどこにかかってきても最終的に自分のスマホで留守電が聞けるので、非常に便利に感じるはずです。そして、企業である以上どんなに留守電が入らないように工夫しても必ず発生する「業務時間外」という時間に、自動でアナウンス対応をしてくれる「時間外アナウンス」もあるとより良いでしょう。
無料デモやお試しプランで操作性を確認する
クラウドPBXはベンダーによって機能やサービスがバラバラであることの他にも弱点があります。それは、場所に関係なくどこからでも使える運用だからこそ発生するデメリットと言えますが、どうしても「利用する環境によって品質が変わってしまう」ということです。そして、これから契約しようとしている企業様の環境がクラウドPBXと相性がいいかどうかというのは、実際に使ってみなければわかりません。かといって運任せに契約してしまうと、後々トラブルになった際に面倒です。
そのため、出来る限り契約前にそうしたことを確認する必要があります。ベンダーもそのことを知っているので、優良なベンダーであれば契約前にユーザー自身の利用環境で実際に機能をお試し利用できる「お試しプラン」や、デモ機の貸し出しによって実際の使い勝手を実際の利用環境で確認できる「無料デモ」といったサービスを実施しているところが多いです。
そうしたサービスが提供されていれば迷わず使い、実際の利用環境での使い勝手を試しておきましょう。
留守番対応したクラウドPBXなら！「ナイセンクラウド」
ナイセンクラウドは、パソコン、電話機、スマホなどにも対応しており、既にお手元にある端末を活用してご利用いただけるクラウドPBXです。03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しています。日本マーケティングリサーチ機構調べにおいて「テレワークに役立つサービス」「信頼と実績のクラウドPBX」「経営者が選ぶ電話サービス」において1位に選ばれています。
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▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
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クラウドPBXなら不在時・留守電もより便利に
以上、クラウドPBXの留守電機能の特徴を足掛かりに、クラウドPBXのもつ様々なメリットから、クラウドPBXを提供するベンダーの選び方までを解説しました。
不在時連絡事項を自動で控えてくれる留守電機能は、企業にとって連絡の取りこぼしを防ぐ大切な機能です。また、そういった不在時の連絡事項をどこからでも聞くことができるクラウドPBXなら、もっと柔軟に便利に留守電を役立てることができるはずです。
ぜひクラウドPBXを導入し、留守電に関する機能をフル活用して、日々の電話運用を円滑にしていきましょう。