クラウドPBXの導入事例を紹介！失敗しないための注意点も解説
近年、テレワークの導入なども増えており、クラウドPBXを検討している企業が増えています。「クラウドPBXの導入を考えているが失敗したくない」「実際の導入事例を知りたい」と思っている企業は多いのはないでしょうか。本記事は、クラウドPBXの導入事例や失敗しないための注意点などをご紹介します。
クラウドPBXの導入事例をご紹介
ここでは、クラウドPBXの「ナイセンクラウド」導入事例をもとに、業態別の導入事例をご紹介します。
拠点が複数ある会社
クラウドPBXは、導入している拠点同士は内線扱いになるため、拠点間通話のコストを削減することができます。
・導入前
拠点間で連絡を取る際に、高額な通話料が必要でした。また、拠点ごとに別々の電話番号を使用しなくてはいけないため、管理や情報共有が複雑になります。また、情報を共有する際に、拠点間ごとに電話をかけ直さないといけないため、非常に面倒でした。
・導入後
クラウドPBXなら、いくら通話しても通話料金が無料です。また、全ての会社で1つの電話番号を使用できるため、顧客にも伝えやすくなります。
さらに、インターネット回線がつながる場所ならどこでも問題なくつながるので、まるで同じ社内にいるようなスムーズなやり取りが可能です。
在宅スタッフの多いweb会社
拠点間通話を活用すれば、同じオフィスにいるようなスムーズなやり取りが可能です。
・導入前
社内と在宅スタッフで連絡を取る際に、毎回一度電話を切って、外線で他のスタッフにかけ直す必要がありました。また、在宅スタッフが少し離席している間に固定電話に連絡があると、気づかない場合があります。また、外出している場合も、自宅の固定電話にかかってきた電話を把握することができませんでした。
・導入後
クラウドPBXは、3桁の内線番号を押して受話器を取れば、設定した相手を話せます。そのため、社内にいるスタッフと同様に、在宅スタッフとのやり取りが可能になります。
また、自宅の固定電話にかかってきた電話を、スマホやパソコンに転送することが可能になります。着信の通知を受け取ったり、管理画面で着信履歴を確認したりできるので、必要な情報をすぐに確認しやすいでしょう。
複数の飲食店を経営している会社
拠点間通話を利用することで、顧客を逃さずに集客率をアップできます。
・導入前
店舗ごとに電話番号が異なるため、他店舗に連絡を取る際に手間がかかっていました。また顧客からの電話を受けた際に、別の店舗の担当者にそのまま繋げることができないため、顧客に別店舗の電話番号を伝えるか、担当者からの折り返しとなり、少し不便でした。
・導入後
導入後は、3桁の内線番号を押すだけで他店舗につながるようになりました。また、通話をつなげたまま他店舗の担当につなげることもできるので、スタッフも顧客もストレスを感じることが少なくなりました。
工場・倉庫で業務を行う会社
転送と拠点間通話を活用することで、デスクにいなくてもスムーズにやり取りができるようになります。
・導入前
工場や倉庫を回る必要がある仕事の場合、電話の取り次ぎが難しくなります。また、担当が倉庫の中で作業をしていたり、移動中だったりした場合、一度電話を切ってスマホにかけ直す必要がありました。また、移動距離が長いため、保留にしたまま長時間相手を待たせるケースも考えられます。
・導入後
内線で簡単にスマホに通話を転送できるので、相手がどこにいても電話を取り次げます。またかかってきた電話を切らずに、そのままスマホに転送できるので、確認作業や移動しながら業務を簡単に行えます。
個人病院
時間外アナウンスを活用することで、細やかな対応が可能になります。
・導入前
時間外や急な休診日の通知ができず、患者の対応が難しい時間帯がありました。
・導入後
時間外や休診日の場合に自動アナウンスを流すことが可能になりました。自動アナウンスの設定そのものは簡単な操作で行えます。
海外に工場がある会社
内線通話を利用することで、通話コストを下げられます。
・導入前
国際電話を利用するため、電話料金が数十万円にのぼることがありました。
・導入後
海外でも拠点同士の通話扱いになるため、無料で通話が可能になります。そのため、大幅な通話コストの削減につながりました。
クラウドPBXを導入するメリット
ここでは、クラウドPBXを導入するメリットについてご紹介します。
利便性の向上
クラウドPBXはインターネット回線とデバイスがあれば利用できるため、使用場所が限定されません。また、デバイスも、パソコン、タブレット、スマホと幅広く利用できます。スマホで使えるので、外出中や出張中の社員にも、簡単に電話を取り次ぐことが可能になります。さらに、スマホなら、Wi-Fi環境がない場所でも4G/5G回線があれば電話として使用できます。電話相手を待たせなくなるため、相手からの印象も良くなるでしょう。
また、テレワークの導入にも役立ちます。これまで電話業務が必須となる職種では、テレワークの導入は難しいと考えられていました。クラウドPBXなら、インターネット環境さえ整っていればどこからでも業務が可能になるので、テレワークができるようになります。自宅でも顧客の電話に対応できるため、多様な働き方に可能になるでしょう。
コスト削減
クラウドPBXを導入できるようになれば、さまざまなコストの削減が期待できます。
1つ目は導入コストです。クラウドPBXなら、物理的な機器の導入が不要になるので、高い導入コストを支払わなくてもよくなります。また配線工事なども不要なため、工事コストの削減も可能です。
2つ目は通話コストです。従来のシステムであれば、会社にかかってきた電話を外出中の社員などに取り次ぐには、一旦電話を切ったあと、外線でスマホにかけなくてはいけませんでした。また転送サービスを利用する方法もありますが、転送機能を使うにはオプション料金が必要です。
一方、クラウドPBXなら内線同士の通話は無料になるため、通話コストの削減につながるでしょう。さらに、クラウドPBXを利用すれば転送料金も不要になります。
またスマホを有効活用すれば、コストパフォーマンス向上も期待できます。たとえば、Wi-Fi環境を整えれば、テレワーク中の社員も通話料金が可能です。さらに個人のスマホを利用しているケースでも、社員が料金を支払わなくてよくなります。
オフィスの移転がしやすい
クラウドPBXは、物理的な機器が不要なので、オフィス移転がしやすいのも特徴です。電話機などを設置しなくていいということは、配線工事なども不要です。そのため、オフィスレイアウトの移転や人事異動の際の席の移動も楽になるでしょう。
スピーディーに利用開始できる
クラウドPBXは、配線工事などが不要なため、スピーディーに利用開始できるのが特徴です。一般的に、申し込みから3～5営業日で導入ができます。
クラウドPBXを導入した場合のデメリット
クラウドPBXを導入するには少ないですが、デメリットもあります。ここでは、クラウドPBXのデメリットについてご紹介します。
かけられない電話番号がある
クラウドPBXは、電話回線を使用しないため、特殊番号に発信できないケースが多いです。たとえば、110番や119番は位置情報が取得できないので、かけることができません。さらに、以下の番号への発信ができないサービスも多いので注意が必要です。
118：海上事件・事故の緊急通報
117：時報
177：天気予報
115：電報の申し込み
113：設定・トラブルサポート
144：迷惑電話お断り
0570：ナビダイヤル など
ネットの環境に音質が左右される
クラウドPBXは、インターネット回線を利用するため、回線の環境に音質が左右されます。音質は、スムーズに仕事をする上で重要な部分ですので確認が必要です。現状、クラウドPBXの音質は通常のビジネスフォンと変わりない品質で利用できるといわれています。ただし、インターネットの利用環境やベンダーによっては音質に差が出る可能性もあります。
クラウドPBXを導入する企業別のメリット
続いて、企業別のクラウドPBXを導入するメリットについてご紹介します。
大企業・多拠点企業
・一か所で集中管理が可能
・場所を問わずに仕事ができる
・事業拡大・縮小に柔軟な対応が可能
中小企業
・工事が不要で構築できる
・導入に専門知識が不要
・災害時の被害を減らせる
個人事業主
・短期間で利用開始が可能
・スマホでも固定電話番号が使える
・レンタルオフィスでも利用可能
自社に合ったクラウドPBXを選ぶ時の注意点
では、自社に合ったクラウドPBXを選ぶにはどうしたらいいのでしょうか。ここでは、自社に合ったクラウドPBXを選ぶ際の注意点をご紹介します。
通話品質を確認する
毎日使用するものですので、通話品質の確認も大切です。多くのベンダーでは、導入前に利用できる無料トライアルを実施しているので、導入前に通話品質について確認しておきましょう。
サポート体制を確認する
サポート体制も確認しておきましょう。対応時間や問い合わせ方法の種類が多ければ、その分安心できるでしょう。
特に、土日祝日も稼働している業種の場合はベンダーのサポート対応時間をチェックしましょう。もし、土日祝日にトラブルが起こった時に、ベンダー側が土日祝日に休みだと対応してもらえません。そのため、自社の業務形態に合ったサポート体制なのか、確認が必要です。
無料トライアルがあるかどうか
導入を検討しているクラウドPBXサービスに、無料トライアルがあるかどうか確認しましょう。多くのクラウドPBXサービスでは、無料トライアルを提供しており、実際に使ってみることができます。資料で見るよりも、使用感が分かりやすくなります。また具体的な運用方法なども確認できるので、ぜひ無料トライアルを試してみるのがおすすめです。
安心して使えるクラウドPBXならナイセンクラウド
ナイセンクラウドは、パソコン、電話機、スマホなどにも対応しており、既にお手元にある端末を活用してご利用いただけるクラウドPBXです。03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しています。日本マーケティングリサーチ機構調べにおいて「テレワークに役立つサービス」「信頼と実績のクラウドPBX」「経営者が選ぶ電話サービス」において1位に選ばれています。
詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
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クラウドPBXを導入してみよう
クラウドPBXは、企業の規模に関わらず導入できるメリットがあります。多拠点の大企業から個人事業主まで幅広く利用できるため、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。