クラウドPBXは個人事業主でも利用できる？メリットも併せて解説
個人事業主の場合には、事業規模が小さいこともあり、固定電話を使用していない人も少なくありません。特に従業員を雇わずに自分1人だけで仕事をしている個人事業主なら、それでもあまり困らないでしょう。
しかし、個人事業主でも順調に事業規模を拡大していくと、固定電話がないと不便に感じることが多いです。小規模の事業で固定電話を設置するのはコストパフォーマンスがあまり良くありません。
そこで、クラウドPBXを利用してみてはいかがでしょうか。本記事では、個人事業主がクラウドPBXを利用できるのかどうか、利用する場合のメリットも併せて解説していきます。
ほとんどのクラウドPBXは個人事業主でも利用可能
クラウドPBXは法人向けのサービスだというイメージを抱いている人も多いでしょう。個人事業主だと契約できないと思ってしまう人もいるかもしれません。
しかし、大半のクラウドPBXは個人事業主でも申し込めるようになっています。ただ、中には法人のみを対象にしているサービスもあるため、申込をする前に確認しておくのが無難でしょう。
また、申込後にスムーズに利用を開始するには、必要書類をきちんと揃えておくことが大切です。申込手続きを済ませると審査が行われ、それに通過すると利用を開始できます。
申込の際に必要なもの
ほとんどのクラウドPBXで、申込の際に本人確認書類の提出を求められます。運転免許証やマイナンバーカードを用意しておきましょう。業者によっては、開業届の写しや確定申告書の写しなども必要です。
また、料金の支払い方法の設定も申込時に行うようになっていることがあります。対応している支払い方法は業者によって異なりますが、口座引き落としやクレジットカードなどの方法が一般的です。
審査ではどんなところをチェックされるのか
クラウドPBXの審査は、融資の審査などと違って特段厳しいものではありません。継続的に利用する意思があるのかどうか、不正や悪用のおそれはないかどうかなどを判断するものです。そのため、申込書類に不備がなければ、基本的には審査に通過します。
開業届や確定申告書などを確認するのは、本当に個人事業主かどうかをチェックするためです。それと併せて反社会的団体ではないかどうかチェックする目的もあります。年間の売上金額などはあまり重要ではありません。
また、料金の支払いに使用する銀行口座やクレジットカードなどは、必ず申込者本人名義のものを設定しましょう。名義が異なると、審査に通らない場合があります。
個人事業主がクラウドPBXを利用する際のチェックポイント
クラウドPBXにもさまざまなサービスがあり、それぞれ特色があります。業者を選ぶ際には、自分が行っている業務に合っているかどうかが大事です。
では、個人事業主がクラウドPBXを利用する際に、チェックしておくべきポイントを見ていきましょう。
小規模プランがあるかどうか
個人事業主は法人と比べて事業規模の小さなところが多いです。従業員は多くても数人程度でしょう。フリーランスとして1人で仕事をしている人も珍しくありません。
一方で、クラウドPBXの利用者の大半は法人であるため、大人数での利用を想定しているところもあります。例えば、1契約で3回線以上や5回線以上のような具合です。基本的に回線数が多ければ料金も高くなります。
そのため、小規模プランや個人事業主向けのプランがあるかどうかチェックしておきましょう。大半の個人事業主は、複数の回線を持っていても役に立つ場面はそう多くありません。1回線のみで契約できるところを選べば、料金も安く利用しやすいでしょう。
利用可能な機能
クラウドPBXでは、通話以外にさまざまな機能を利用できますが、サービスの提供業者によって利用可能な機能は異なります。たとえば、自動応答機能やクラウド電話帳、クラウドFAXなどです。
そのため、自分が行っている業務で必要な機能が揃っているかどうかチェックしておきましょう。また、基本的に利用可能な機能が多ければ、それだけ料金も高くなる傾向にあります。そのため、不要な機能はなるべく付いていない方がいいでしょう。
契約すれば必ず付いてくる機能や、オプションで付けられる機能などについても確認が必要です。
サポート体制が充実しているかどうか
これまで利用したことのないサービスを導入する際には、トラブルが発生するリスクを認識しておかなければなりません。使い方がよく分からず、困ってしまう可能性もあるでしょう。
その点、サポート体制が整っていれば安心して導入できます。電話やメール、チャットなど、どんな方法でサポートを行っているのかチェックしておきましょう。また、サポートに対応している曜日や時間帯なども大事です。
利用可能な電話番号
クラウドPBXでは、サービスの提供業者によって、利用可能な電話番号が異なります。そのため、利用可能な電話番号を確認しておきましょう。
固定電話と同じ電話番号を使えるサービスもあれば、050で始まるIP電話の番号しか使えないサービスもあります。そして、個人事業主の場合には、この違いがかなり大事です。固定電話と同じ市外局番から始まる電話番号なら信用度が高いため、ビジネスを行う上で有利になります。逆に050で始まる電話番号だと、誰でも簡単に取得できることもあり、あまり信用度が高くありません。
個人事業主がクラウドPBXを利用するメリット
個人事業主がクラウドPBXを利用するメリットについて見ていきましょう。
スマートフォンで固定電話の番号を使える
クラウドPBXで電話機として使用できる端末は、スマートフォンやパソコン、タブレット端末、IP電話機などです。そして、どの端末でも同じ電話番号を使用できます。クラウドPBXで使用する電話番号が固定電話の番号なら、スマートフォンで固定電話の番号も使用可能です。オフィスにかかってきた電話を外出先でも出られます。
スマートフォンをクラウドPBXの電話機として使用する場合には、専用のアプリを使用します。発着信も専用のアプリを通じて行う仕組みです。そのため電話アプリへの影響はなく、090や080、070などで始まる電話番号もこれまで通り使用できます。
また、インターネットに接続できればクラウドPBXが使えるため、データ専用SIMを入れているスマートフォンでも問題ありません。
顧客にプライベートの電話番号を知られずに済む
これまで、スマートフォンの電話番号を仕事でもプライベートでも使用していた個人事業主の人は多いでしょう。しかし、プライベートで使用する電話番号を顧客に知られることになります。
その点、クラウドPBXを導入すれば、仕事用の電話番号をプライベートで使う電話番号とは完全に区別できるのがメリットです。顧客にプライベートの電話番号を知られることはありません。
低コストで導入できる
クラウドPBXは、業者のサーバーを通じてサービスを提供する仕組みで、専用の装置などは必要ありません。従来のPBXは専用の装置が必要でしたが、クラウドPBXではサーバーが装置の役割を果たしています。
そのため、低コストで導入できるのがメリットです。その上、メンテナンスなども行う必要がないため、ランニングコストも安く済みます。
ビジネスフォンを導入したいと考えつつも、コストの面で難しかった個人事業主にとっては、このメリットは大きいでしょう。
使用開始できるまでが早い
従来のPBXだと、専用装備の設置工事や配線工事で、使用開始できるまでに時間がかかるのがネックでした。その点、工事が不要なクラウドPBXは契約手続きが完了してから、実際に使えるようになるまでの日数はあまりかかりません。数日から1週間程度で使用開始できます。
事業規模が拡大しても対応できる
現在の事業規模が小さくても、今後拡大する可能性があるでしょう。そうすれば、従業員を増やしたり、広いオフィスに移転したりするかもしれません。クラウドPBXなら、そのような場合にも対応しやすいのがメリットです。
例えば、クラウドPBXで使用する端末は、業者を呼ばなくても簡単に増やせます。オフィス移転をしても、特に設定などを変えることなく使用可能です。電話番号が変わることもありません。
個人事業主がクラウドPBXを利用する上での注意点
個人事業主がクラウドPBXを利用する際には、次のような点に注意しましょう。
端末のセキュリティ対策
クラウドPBXでは、インターネットに接続できる端末を電話機として使用することから、セキュリティ対策が重要です。セキュリティが疎かになっていると、顧客情報が流出するリスクもあるため注意しましょう。もし、そのようなことが起これば顧客からの信用を損ねてしまいます。
電話機として使用するスマートフォンやパソコンには、セキュリティソフトをインストールしておくのが望ましいです。
必要な機能のみを付ける
クラウドPBXのサービス提供業者では、オプションとしてさまざまな機能を用意しています。便利そうな機能はとりあえず付けておきたいと考える人もいるでしょう。しかし、あまりオプションを付けすぎると料金が高くなってしまいます。必要な機能なら致し方ありませんが、あまり使わない機能は付けない方が無難です。
また、必要かどうかよく分からない機能は、とりあえず付けないでおいて、後で必要になったら付けるのがいいでしょう。
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クラウドPBXを導入して業務効率アップを
クラウドPBXは法人向けサービスのイメージが強いですが、個人事業主でも利用できます。
スマートフォンで固定電話の番号を使えることや、仕事用の電話番号をプライベートとは区別しておけることなどがメリットです。低コストで導入できて、申込から使用可能になるまでの時間もあまりかかりません。事業規模が拡大した場合でも、端末の増設などに柔軟に対応できます。端末のセキュリティ対策さえきちんと行っていれば、非常に便利です。
個人事業主で固定電話が欲しいと考えている人は、ぜひクラウドPBXの利用を検討してみましょう。