クラウドPBXってどんな仕組み？メリットやデメリットも併せて解説
クラウドPBXの導入を検討している企業は多いでしょう。ただ、どんな仕組みなのかあまりよく分からない人もいるかもしれません。クラウドPBXを導入すれば、会社の電話環境が大きく変わるため、導入するなら仕組みをよく理解しておきたいところです。
メリットやデメリットなども気になるでしょう。本記事では、クラウドPBXについて基本的な仕組みを中心に、メリットやデメリットなども併せて解説していきます。
PBXとは何か
そもそもPBXというのが何なのかよく分からない人もいるかもしれません。クラウドPBXについて説明する前に、PBXについて理解しておく必要があります。PBXは、業務用のビジネスフォンを使用するにあたって必要になるものです。ビジネスフォンでは1つの電話番号で同時に別々の相手と通話したり、内線電話を使用したりできます。その際に、電話回線を制御する役割を果たすのがPBXです。
そして、PBXは従来型のものと、IP-PBX、クラウドPBXがあります。では、それぞれの特徴について見ていきましょう。
従来のPBX
従来のPBXは社内にアナログ電話型の専用装置を設置して使用する仕組みです。支店や支社など、複数の拠点を設けている場合には、拠点ごとに装置を設置しなければなりません。装置は高額で設置する際には工事も必要です。また、定期的に保守作業なども必要になり、電話機を増やしたり回線を増減させたりするときにも業者を呼ばなければなりません。
そのため、従来型のPBXは、導入コストも運用コストも高いのが特徴です。
IP-PBX
IP-PBXは、社内にIP電話型の専用装置を設置して使用する仕組みのPBXです。社内で使用する電話機はネットワーク回線を利用して接続します。内線通話もネットワーク回線を通じて行う仕組みです。そのため、電話機を増やす際に業者を呼ぶ必要はありません。
インターネットでつながっていれば、本社以外の場所にある電話も使用できます。そのため、複数の拠点を設けている場合でも、拠点ごとに専用装置を設置する必要はありません。工事や保守作業が必要なのは、本社に設置する専用装置のみであるため、運用コストも導入コストも、従来型のPBXより抑えられます。
クラウドPBX
クラウドPBXは、サービス提供業者のサーバーに設置されているPBXをインターネット経由で利用する仕組みのPBXです。従来型のPBXやIP-PBXと異なり、物理的な装置をオフィス内に設置する必要はありません。そのため、導入する際には工事不要で利用中も保守作業などを行わなくて済むのが特徴です。
またIP-PBXと同様にインターネット回線を利用して電話機を接続するため、電話機の増減も自社内で簡単に行えます。
クラウドPBXの基本的な仕組み
クラウドPBXの基本的な仕組みについて見ていきましょう。
PBXをインターネット上に構築
クラウドPBXでは、サービス提供業者のサーバーにPBXを構築する仕組みです。従来型のPBXやIP-PBXと同じように保守作業そのものは必要ですが、サービス提供業者の方で行います。そのため、自社内では保守作業に関して特に何もする必要はありません。
インターネット回線を利用して通話をする
クラウドPBXでは、社内の各電話機とPBXはインターネット回線で通信する仕組みです。そのため、通話もインターネット回線を利用して行われます。IP電話と同じように、通話品質が回線の品質に依存するのが特徴です。高速で遅延の少ないインターネット回線を使用していれば、通話の品質は従来の電話回線とほとんど変わらないでしょう。
また、本社以外の拠点で利用する場合や、屋外で利用する場合には、その場所で使用する回線の品質が大きく影響します。
複数の拠点で内線電話を構築できる
クラウドPBXでは、電話を使用する場所が異なる場合でも、サーバー上にある同じPBXを利用する仕組みです。そのため、本社で電話を使用するのも、支店や支社で電話を利用するのも基本的に異なる点はありません。
そして、同じPBXを使用している電話機は、お互いに内線電話を構築できるでしょう。クラウドPBXなら、複数の拠点で内線電話を構築できます。例えば、東京にある本社と東北地方や九州地方にある支社を内線電話でつなぐことも可能です。
営業などで外出中の社員やテレワークで自宅にいる社員とも、内線電話で通話できます。もちろん内線電話なら、距離が離れていても通話料はかかりません。
拠点が違っても外線電話の番号は同じ
同じPBXに接続している電話機なら外線番号は、どの電話機でも同じになるでしょう。クラウドPBXなら、複数拠点にある電話機を同じPBXに接続して使用するため、拠点が違っても外線電話の番号はすべて同じになります。
会社の代表番号として顧客に知らせておけば、本社だけでなく支店や支社などでも電話に出ることが可能です。支店に用事がある顧客から電話がかかってきた場合には、最初に本社で出て、そのまま支店に代わることができます。もちろんその逆も可能です。担当者が営業で外出しているときなどにも、帰社するのを待つことなくすぐに電話を代われます。
どんな端末を使用できるのか
クラウドPBXでは使用可能な端末の種類も多いです。では、どんな端末を使用できるのか見ていきましょう。
SIP端末
SIP端末というのはインターネット回線を利用して通話できる端末のことで、主にIP電話機のことを指します。LANポートが付いており、そこにLANケーブルを接続するとインターネットにつながり、設定を行うとクラウドPBXで使用可能です。
外観や基本的な使用方法は通常のビジネスフォンとそう大きく変わりません。そのため、これまで通常のビジネスフォンを使用していた会社でも、違和感なく使用できます。
スマートフォン
通常のAndroidスマートフォンやiPhoneなどをクラウドPBXに接続して使用することも可能です。クラウドPBXのサービス提供業者の方で、専用のアプリを用意しており、それをインストールすると使用できるようになります。
スマートフォンでクラウドPBXを使用すれば、外出先でも内線電話に出られるので便利です。
また、スマートフォンで使用している電話番号と併用しても問題ありません。1台のスマートフォンで、2つの電話番号を使い分けることができます。
ただし、モバイル回線かWi-Fiなどでインターネットにつながる環境が必須です。通信制限に引っかかっているときには利用できなくなるため注意しましょう。
フィーチャーフォン
フィーチャーフォンというのは、いわゆるガラケーのことです。通話のみの機能があれば十分だということで、業務用のフィーチャーフォンを社員に配って使わせている会社もあるでしょう。そのようなフィーチャーフォンも、クラウドPBXで使用できます。
ただし、スマートフォンと同様にインターネットに接続できる環境が必要です。
ソフトフォン
ソフトフォンというのはパソコンで電話を使用できるソフトウェアのことです。つまり、パソコンもクラウドPBXで電話として使用できます。電話機を増やしたいときなどには、電話機を追加購入するのではなく、パソコンにソフトフォンをインストールして使うことも可能です。
ただし、通話をする際にヘッドセットマイクなどの周辺機器が必要になります。
通常のビジネスフォン
これまでオフィスで使用していた通常のビジネスフォンも、クラウドPBXで使用できます。電話に出たりかけたりするときには、これまでとほとんど変わらない感覚で行えるでしょう。
クラウドPBXのメリット
クラウドPBXには次のようなメリットがあります。
低コストで導入できる
クラウドPBXでは、オフィス内に専用の装置を設置する必要がないため、装置の購入費用や工事費用などがかかりません。保守作業なども社内では行わずに済みます。既存のIP電話やビジネスフォンなどを引き続き使用すれば、新たに電話機を購入する必要もないでしょう。
そのようなことから、低コストで導入できるのがメリットです。
導入するのに時間がかからない
導入時に工事をする必要がないため、申込みから利用開始までの時間が短いのもメリットです。業者にもよりますが、申込み完了から数日程度で利用を開始できます。
拡張性が高い
クラウドPBXでは、保留や自動応答、内線転送など通常のビジネスフォンで利用できる大半の機能が備わっています。利用開始後に新たな機能を追加することもできて、拡張性が高いのがメリットです。
また、サーバー上にPBXを置くという性質上、機能追加時に業者を呼ぶ必要はありません。機能追加に必要な操作はPCで簡単に行えます。
クラウドPBXのデメリット
クラウドPBXを利用する際には、次のようなデメリットも認識しておく必要があります。
既存の電話番号を引き継げない場合がある
クラウドPBXの大半は、これまで使用していた固定電話の電話番号を引き継げるようになっています。しかし、一部の業者は電話番号の引き継ぎに対応していません。その場合には、別の電話番号が割り当てられることになります。
そのため、既存の電話番号をそのまま引き継げるのかどうか、申込み前に確認しておきましょう。
通信が不安定になる可能性もある
クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、通信の安定さは回線の品質に依存します。光回線やキャリアのモバイル回線なら、ほぼストレスなく通話できるでしょう。しかし、格安SIMなどの回線を使用する場合には注意が必要です。混雑時などには通信が不安定になる可能性があることに留意しておきましょう。
緊急通報が利用できない場合もある
クラウドPBXでは、緊急通報を利用できないこともあるため注意が必要です。もし、緊急通報が必要な場合には個人のスマートフォンなどを使うことになるでしょう。
安心して使えるクラウドPBXならナイセンクラウド
ナイセンクラウドは、パソコン、電話機、スマホなどにも対応しており、既にお手元にある端末を活用してご利用いただけるクラウドPBXです。03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しています。日本マーケティングリサーチ機構調べにおいて「テレワークに役立つサービス」「信頼と実績のクラウドPBX」「経営者が選ぶ電話サービス」において1位に選ばれています。
詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
また、2台のスマホで固定電話番号を利用することに特化した「スマコテ」もございます。ナイセンクラウドの機能を小規模に導入できるスマコテで使い勝手や機能を試し、必要に応じてナイセンクラウドに切り替えることも可能です。
＞＞スマコテの詳細をチェックする＜＜
クラウドPBXの導入を検討してみよう
クラウドPBXは、サーバー上で構築PBXを構築して利用するタイプのPBXです。インターネットに接続できればどこからでも内線電話を使用できます。通常のビジネスフォンやスマートフォンをはじめとして、使用可能な端末の種類も多いです。
初期費用や運用費用も安く、申込みから利用開始まで時間もあまりかかりません。クラウドPBXの導入をぜひ検討してみてください。