クラウドPBXは既存番号を利用できるものを選ぼう！理由と選ぶ際のポイント
従来のビジネスフォンよりも遥かに便利で低コストな企業向けの電話運用として話題の「クラウドPBX」。ビジネスフォンと違い、会社の外でも会社の電話が使えるシステムで、ビジネスフォンを大きく超える利便性を実現しています。
もしビジネスフォンのような固定電話の運用から移行する場合には、既存の電話番号を引き継いで利用できるものを選びましょう。電話は多様化の一途を辿り、個人向け需要ではもはや電話番号自体が不要になってきていますが、逆に企業の場合は電話番号の堅持こそが大事になってきます。電話はまだまだ企業にとってはメインとなるビジネスコミュニケーションツールであると同時に、電話番号は会社の名刺代わりといってもいいくらい、存在感の高いものです。
今回は、クラウドPBXの仕組みやメリットを解説しつつ、移行する際、既存の固定電話番号を利用できるクラウドPBXを選ぶべきなのはなぜなのかを紐解いていきます。
クラウドPBXとは？どんなメリットがある？
クラウドPBXは、企業向けの電話運用として今も一般的な「ビジネスフォン」の仕組みを改良し、クラウド環境に置き換えたものです。世間ではクラウドPBXは画期的、革新的なサービスと言われていますが、それはなぜなのでしょうか。
ここでは、クラウドPBXとはそもそもどういったもので、どういったメリットがあるのかを具体的に解説していきます。
クラウドPBXとは？
クラウドPBXは、ビジネスフォンと同様、企業向けに特化した電話運用であり、個人向けの電話運用ではありません。企業向けの電話運用に必須の仕組みとは、「複数の電話機で回線を共有する」というもので、たとえば会社代表番号宛ての着信が同時に複数来た場合、その分の台数の電話機で同時並行的に対応できる構造になっています。そしてその構造は、主装置（PBX）と呼ばれる構内交換機を用いて複数台の電話機と回線を一元管理することによって成り立っており、クラウドPBXもそうした仕組みをそのまま取り入れています。
こうした仕組みを実現するために、ビジネスフォンでは、主装置を会社内に物理的に設置し、電話機と回線を主装置に有線接続しています。ビジネスフォンは固定電話による運用なので、電話機も固定電話で、回線も有線で固定されています。そのため、会社などの拠点内で電話運用は完結し、会社以外の場所で使うことはできません。
一方、クラウドPBXでは、主装置をクラウド環境に仮想的に設置しています。クラウド環境とは、インターネットにアクセスすることで所定の機能やサービスを受けられるシステムを指し、どんな種類のサービスでも「インターネット回線さえ繋がれば場所に関係なく利用できる」という特徴があります。システムの主幹たる主装置がこのようにクラウド上にあるので、直接的な有線接続はできない代わりに、電話機はスマホなどのデバイスを使って、インターネット回線を介して相互接続しています。
クラウドPBXのメリット
クラウドPBXの最大のメリットは「場所に関係なくどこからでも会社の電話が使える」ということです。
主装置はクラウド上にありどこからでも使えますし、電話機も持ち運び可能で無線接続も可能なのでどこへもっていっても使えるものです。ネットさえ繋がればどこからでもアクセスできるクラウド環境と、どこへでも持ち運び可能なスマホを組み合わせることで、クラウド環境の特徴「インターネット回線さえ繋がれば場所に関係なく利用できる」を最大限に生かし、運用全体のメリットにまで高めています。
こうしたメリットにより、以下のような様々なメリットが生まれました。
- 外出や出張で会社にいなくても会社の電話番号を使った電話ができる
- スマートフォンなどどこでも持ち運べる端末なら移動中でも内線通話が可能
- 離れた拠点同士でも内線通話が可能
- 海外対応のクラウドPBXベンダーであれば海外拠点とも内線が構築可能
- 主装置がクラウド環境にあり物理的設備がほぼ不要なので、初期費用が安い
- ベンダー側が主装置を管理するので、保守管理の手間と費用をベンダーにお任せできる
クラウドPBXでは、こうした多くのメリットにより、劇的ともいえる業務効率の改善や、コストの削減を実現可能です。
既存番号を利用できるクラウドPBXを選ぶべき理由
冒頭でも触れた通り、企業の電話運用において何よりも重要なのは、既存の固定電話番号を維持することです。これは、回線の話ではなく番号が発信先として使えるか否かの問題で、固定電話であろうとインターネット回線を利用した電話であろうと同じです。固定電話番号を持っていないのなら新たに取得するべきですし、持っているのなら決して手放してはいけません。それには理由があります。
ここでは、いかに既存の固定電話番号が大事か、ということを含め、既存番号を利用できるクラウドPBXを選ぶべき理由に迫っていきます。
顧客・取引先への混乱を防ぐため
企業は個人と違って、様々な組織や多くの人の協力があって成り立つものです。取引先は勿論、取引先よりさらに大勢の顧客によって企業は成り立っています。そうした顧客や取引先は、企業の看板ともいえる固定電話番号宛てに問い合わせをして、取引や契約をしています。
そうした企業の会社代表番号である固定電話番号が突然変わったら、または、頻繁にコロコロ変わったらどう思うでしょうか。顧客や取引先はその度にどこへ掛けていいものかわからず、混乱してしまうことになるでしょう。そうした混乱は起きないに越したことはありません。
カタログやホームページなどの修正が不要になるため
企業にとって、特に会社代表番号は特別なものであり、ずっと変えずに使い続けるのが理想です。その理由として、会社は自身の電話番号を記載している印刷物が多過ぎるという側面もあります。
たとえば会社の製品を紹介しているカタログやパンフレットなどの資料、公式文書や契約書などの書類、オリジナルの封筒、あらゆるものに電話番号が掲載されています。また最近ではSNSアカウントや会社ホームページなどデジタル媒体や広告に関しても電話番号を掲載しているはずです。一度電話番号を変えてしまうと、こうしたものの在庫が残っていれば回収が必要ですし、電話番号だけを訂正してまた印刷や発注をし直したり、それだけでも非常に面倒です。デジタルの場合では古いサイトが残ったままということもよくありますし、細かいところまで逐一チェックして修正あるいは削除をしないといけません。
既存の固定電話番号を引き継いで利用できれば、そうした修正の手間もかかりません。できれば、このように修正ミスにも繋がるような膨大な作業は、なければない方がいいはずです。
間違い電話による業務効率低下を防ぐため
新しい電話番号にしてしまうと、その番号を以前使っていた企業や団体あてに間違い電話がかかってくることがあります。携帯はともかくとしてアナログ電話回線の電話番号は飽和状態で、どうしてもこういう事態があり得ます。
特に以前の番号の持ち主がある程度の規模の企業であった場合だと、間違い電話も大量に来てしまい、かといって本当のお客様からの連絡の可能性もあって、無視して出ないわけにもいきません。こうした対応を続けていると、明らかに業務効率が落ち、社員もうんざりして士気も低下してしまいかねず、問題となるのは目に見えています。
クラウドPBXを選ぶ際のポイント
以上のように既存の固定電話番号を変更した場合に想定されるトラブルを考えると、いかに既存の番号の維持が大事であるかが逆説的に見えてくるでしょう。クラウドPBXを選ぶときには、絶対に既存の固定電話番号を引き継いで利用できるベンダーを選ぶべきです。その他にも、クラウドPBXにはベンダーにより条件も提供する機能も違い、品質も異なるという特徴がありますので、失敗しないようにベンダー選びにはより慎重になったほうがいいというのが現状です。
ここでは、クラウドPBXを提供するベンダーを選ぶ際、絶対に意識するべきポイントを解説していきます。
既存番号を引き継げることは必須条件
しつこいようですが、既存の固定電話番号を引き継げることは必須条件といっていいほど大事なことです。
その理由は既に説明した通り企業にとって「電話番号の変更は非常に厄介な手間や混乱を生む」というのもあるのですが、ここではそれよりもむしろ、クラウドPBXを提供するベンダーの使用している回線の種類によっては「既存の固定電話番号が引き継げない／使えない場合がある」という理由のほうが大きいでしょう。
固定電話番号は市外局番がついており、ある程度会社のあるエリアがわかることや、取得に手間や費用が掛かるというのもあって、一定の社会的信用を担保するものでもあるのです。そのため、企業の多くは既に固定電話番号を取得していますし、起業の指南書にも、できる限り早く固定電話番号を取得する、といったようなことが書いてあります。
しかし、そうした固定電話番号が引き継いで使用できないとなると困りますよね。そうしたベンダーと契約すると、IP 電話向けに払い出される「050」で始まる番号に変更を余儀なくされます。050番号は固定電話番号ほどの社会的信用はないですし、無料でも取得できるものなので逆に怪しまれる可能性があります。更には既に説明した通りの混乱やトラブルを次々に巻き起こし、資料の訂正や周知・間違い電話への対応などに手間が取られ、本当に損しかありません。
契約する候補のベンダーが見つかったら、「既存の電話番号が引き継いで利用できるか」「市外局番付き固定電話番号に対応しているか」については、特に念入りに確認しましょう。
すべての拠点で利用できること
クラウドPBXは大抵日本全国どこでも運用が可能です。しかしその反面、たとえば山間部など通信インフラが弱い場所では使えないこともあります。
既に説明した通り、クラウドPBXは複数拠点間で内線を構築できたり、どこへ端末を持ち運んでも電話運用が利用できるなどのメリットがあり、対応する拠点・地域は多ければ多いほどいいといえます。
特にクラウドPBXは、対応地域の広いベンダーの場合では国内だけでなく海外でも利用できますから、今後の事業拡大によって海外に拠点を作る視野がある場合、海外の利用も検討しましょう。そして、実際に海外展開を行おうという時に備え、海外進出の視野が少しでもあるなら、海外拠点に対応したベンダーを選ぶと良いでしょう。
ビジネスフォンと同等の機能性を持っていること
クラウドPBXはビジネスフォンの仕組みをベースにしていますので、ビジネスフォンで使える機能は大抵使えるとよく言われます。しかし、それがすべてのベンダーに当てはまるかというと、必ずしもそうではないのがクラウドPBXです。なぜかといえば、ベンダーによって提供している機能の内容が全然違うためです。
また、基本料金のみで使える「基本機能」の内容も、オプション料金が必要な「オプション機能」の内容も、ベンダーによって全然違います。そのため、よく確認せずに契約するとビジネスフォンより全然機能が少なかった、ということもあり得るのです。
そうした失敗を防ぐには、ベンダーを探してから機能を調べるのではなく、どんな機能が使いたいかを先に社内で検討してから、その機能をもとにベンダーを絞り込んでいくのをおすすめします。機能を基準にベンダーを探せば、確認漏れもなくなりますし、最初に基本機能かオプション機能かもチェックできるので、選定が非常に効率的になります。仮に結果として理想に届かずとも、最低限ビジネスフォンと同等以上の機能性を持つベンダーを選びましょう。
どの社員にとっても使いやすいこと・操作がわかりやすいこと
クラウドPBXは長期的な運用を前提に契約するものですから、操作のしやすさ・使い勝手の良さは最も重要です。操作が分かりにくかったり、使い勝手が悪ければ、長期的な運用を続けることは無理です。
クラウドPBXが厄介なのは、こうした使い勝手や操作のしやすさというところも、ベンダーによって品質がバラバラなところです。そしてクラウドPBXはどこからでも使える運用ですから、実際の利用環境によっても使い勝手や品質が変わってしまうというリスクもはらんでいます。しかしこうした要素は最も妥協してはいけないところであるのも事実です。
ベンダー側もこうした特徴は理解していて、契約前に無料デモ機貸し出しやお試しキャンペーンなどで実際の利用環境での試用ができる場合があります。そうしたキャンペーンがあれば、どんなに不安がなくても絶対に一度は試しておくべきです。世間的な評判とは一切関係なく、環境による使い勝手の変化はどんなベンダーであっても起きる可能性があるからです。
様々なデバイスに対応していること
クラウドPBXは、携帯電話・スマートフォン・据え置き型IP電話機といった電話機の他、デスクトップパソコン・ノートパソコン・タブレット端末など色々な端末で利用可能です。
しかし、毎度のことながら、必ずしも全てのベンダーがこのように幅広い端末に対応しているとは限りません。OSの都合や利用するソフトフォンアプリの対応状況によって、端末の種類やメーカーに制限が生まれてしまうこともあります。また、環境が変わると途端に使いにくくなる端末もあります。
どこへでも持ち運んで利用できるシステムであるからこそ、どんな環境にも柔軟に対応できるよう、できる限り多くの端末に対応したクラウドPBXを選ぶといいでしょう。
既存番号を活用するなら「ナイセンクラウド」
ナイセンクラウドは、パソコン、電話機、スマホなどにも対応しており、既にお手元にある端末を活用してご利用いただけるクラウドPBXです。03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しており、既存番号から変更することなくクラウドPBXを導入できます。日本マーケティングリサーチ機構調べにおいて「テレワークに役立つサービス」「信頼と実績のクラウドPBX」「経営者が選ぶ電話サービス」において1位に選ばれています。
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既存番号そのままでクラウドPBXを導入しよう
クラウドPBXを導入する際に既存の固定電話番号をそのまま引き継いで利用できるものを選ぶべき理由を中心に、クラウドPBXの仕組みやメリット、ベンダー選びのポイントなどをまとめて解説しました。
やむを得ない場合は別としても、安易に電話番号を変更することは百害あって一利なしです。既存の番号、特に固定電話番号は企業にとって要であり、重要性や社会的価値も高いので、絶対に変えないくらいの心持ちでいましょう。電話番号は不可侵領域、と思うくらいの方がいいかもしれません。
ベンダーを探す際には、既存の電話番号を引き継いで利用できるかどうかは、最初の最初に確認するようにしましょう。それ以外にも、本記事で取り上げた選び方のポイントを参考に、ぜひ慎重にベンダーを検討してみてください。