クラウドPBXとアプリでどこでも内線が利用できる!必要なもの・手順まとめ

電話業務の効率化

「ビジネスフォン」など、社内の複数の固定電話機で特定の電話番号を共有できるようなシステムは、ある程度大きな規模の企業の多くが既に導入しているかと思います。そうした電話システムでは、社内の固定電話機同士で通話できる「内線通話」が標準で備わっている場合がほとんどで、日々「内線番号」を使って他部署と頻繁に連絡を取り合っている担当者も多いことでしょう。

しかし、ビジネスフォンのように固定の大規模な設備を社内に整え、電話回線を物理的に配線することで成り立つ電話システムには、「会社内でしか使えない」という致命的な弱点があります。それはある種当然で、電話機も回線も、それらを制御する主装置も、社内に物理的に設置されているからです。

「内線を社外や外出先でも使えたら便利なのに」と一度は思ったことがある方は多いのではないでしょうか。実はこの夢をかなえる方法が既に実際のサービスとして始まっています。それが「クラウドPBX」と「アプリ」を併用することで場所を問わずに内線・外線通話ができるというものです。

今回は、この「クラウドPBXとアプリを併用する」にあたって必要なものや手順についてまとめました。

クラウドPBXとは?

「クラウドPBX」をご存知でしょうか。これは、簡単に言えば上記のビジネスフォンのように複数の電話機間で複数の電話回線(内線・外線)を共有・併用するために必要になるシステムの一種なのですが、クラウドPBXはシステム構築の方法論についてビジネスフォンと原理こそ変わらないものの、ビジネスフォンよりもはるかに便利で画期的なシステムです。

ここでは、ビジネスフォンに代わる新たな電話システムとして注目されている「クラウドPBX」について、どういったものなのか、またどういった仕組みになっているのかを解説していきます。

ビジネスフォンの仕組み

「クラウドPBX」とは何かを理解するには、まずは従来企業向け電話システムの主流であったビジネスフォン(オンプレミス型PBX)の仕組みを理解する必要があります。

ビジネスフォンは、「主装置(構内交換機・PBX)」と呼ばれる高性能な電話交換システムを内包した精密機器を社内に物理的に設置し、その主装置に対し、公衆電話網につながる外線と、社内の固定電話機間を結ぶ内線を一手に接続するといった構造になっています。ビジネスフォンのシステムでは、主装置がいわばシステムの「頭脳」となり、主装置に接続された電話機に対し回線を適切に割り当てたり、着信を受電した電話機とは別の電話機に転送したりといったことを行います。

このような仕組みになっているからこそ、普段会社内のデスク電話を使って、会社代表番号での発着信を複数の固定電話機で行ったり、社内の電話機同士で内線通話をしたりできるのです。

クラウドPBXの仕組み

これに対して「クラウドPBX」とは、主装置をクラウド上(インターネット上)に仮想的に(遠隔的に)設置し、その主装置に対して固定電話機だけでなく、携帯電話・スマートフォンやパソコンなどのデバイスを接続することで成り立っています。

クラウドPBXとアプリを入れた端末を組み合わせてできること

このクラウドPBXを使うには、クラウドPBXサービスを提供するベンダーによって指定されたアプリをスマホやPCなどのデバイスにインストールする必要があります

しかし、それは普段使うワードアプリやメモ帳アプリなどと一緒で、その手順は簡単なものです。通信を伴うものなので、通信に関する設定は必要ですが、それにも詳細なマニュアルが付属することが多いので、それを逐一読みながら手順を1つ1つ辿っていけば何も難しいことはありません。

クラウドPBXはビジネスフォンと同様の仕組みを形を変えて再現できるものですが、実はそれだけにとどまらず、有線から無線へ、物理的から仮想的へと、姿形を変えることで従来のビジネスフォンでは絶対にできなかった「場所の制限を受けない運用」が可能となるのが、クラウドPBXの最大のメリットです。

たとえば、ビジネスフォンにおける会社の電話番号を使った発着信や内線通話は、会社という特定の場所に設置された固定電話機を使ってのみ可能でした。しかし、クラウドPBXではシステムを一元管理する主装置がクラウド上に存在し、無線で端末とつながることが可能です。通話に使う携帯電話やスマホ、ノートPCはどこへでも持ち運べ、場所を移動しても主装置との接続状態は変わらないので、外出先でも家でも、どこででも会社の電話番号を使った内線・外線通話ができるのです。

どこででも内線通話ができ、そしてどこででも会社の固定電話の番号で発着信ができる。こうした「場所の制限を受けない運用」というクラウドPBXの特性を、電話の取次ぎや着信転送など様々なシチュエーションで応用することで、業務効率を劇的に改善し、コストを大幅に下げ、テレワークやサテライトオフィスなど新しい働き方の導入もスムーズになります。そうしたメリットの詳細は次章に詳しく記しますので、ぜひこのまま続きをお読みください。

クラウドPBXとアプリを入れた端末を組み合わせるメリット

クラウドPBXと指定のアプリを入れた端末を組み合わせることで様々なメリットがありますが、その詳細をここから説明していきましょう。

メリットをよりわかりやすくするために、「ビジネスフォンとはどう違うのか」という情報も必要かと思います。ここでは、ビジネスフォンとはどれだけの差があるのかも含めて、クラウドPBXとアプリを入れた端末を組み合わせるメリットをわかりやすく解説していきます。

コストの削減につながる

クラウドPBXは、先ほども軽く説明しましたが、ビジネスフォンのように物理的な「主装置」の設置は必要ありません。

ビジネスフォンの場合は、物理的な主装置を購入および設置する必要があるので、主装置自体の購入費や主装置と接続して使う固定電話機の購入費、主装置及び固定電話機の設置工事費といったものが必要でした。そして、主装置は精密機器ですから、メンテナンスや保守点検なども必須になり、月ごとのメンテナンス費用・点検費用も嵩んでいました。

クラウドPBXでは、主装置の購入や設置が一切不要なので、ビジネスフォンのように購入費や設置工事費、メンテナンス費用もかかることはありません。主装置というシステムは使うのですが、ユーザー自身が購入・設置する必要がないので、管理はベンダーに任せることができます。こうした理由で、クラウドPBXの初期費用は非常に安く済み、ビジネスフォンが百万円~数百万円かかるのに対して、クラウドPBXは数万円程度で済みます。

電話機については、スマホやパソコンが全く手元にない場合にはもちろん購入の必要が出てきますが、既に社用スマホ・タブレット、社用PCといったものが支給されていることのほうが多いのではないでしょうか。そうした支給物がすでにあれば、それらを転用するだけでよく、改めて購入する必要はありません。その為、すでに会社で用意してある資産をそのまま使えるので、更にコストは削減できます。場合によっては従業員の私用デバイスを仕事用に転用する「BYOD」を導入するのもいいでしょう。

また、今までは社外にいる従業員には外線を使用しなければ通話ができませんでしたが、スマホやノートPCなどの持ち運び可能な端末を利用すれば、外出中の従業員と内線で通話できます。さらに全国各地、または世界各国にある拠点間での通話も内線を利用できます。クラウドPBXは通話料という面でも大きなコストカットに繋がるのです。

業務効率が改善する

2章でも説明した通り、クラウドPBXにおいて最も大きなメリットは「場所の制限を受けないこと」です。しかしこのメリット1つあるだけで、業務効率は劇的に改善されるでしょう。

特に電話の取次ぎに関しては非常に効率が良くなります。従来のビジネスフォンによる電話の取次ぎは、取次ぐ先の担当者が会社内にいて、かつデスクについている状態でないと電話の取次ぎができませんでした。電話の取次ぎをする旨を伝える内線通話がそもそも会社内でしかできないので、外出中の担当者へは電話を取り次ぐことができません。その場合、内勤者が伝言を承っておいて、外線通話で担当者の携帯電話に連絡し、外出先の担当者も携帯電話を使い外線で相手先に掛けなおす……といったように、余計な手間と時間がかかってしまっていました。

しかしクラウドPBXの場合は、「場所の制限を受けない」ので、たとえ担当者が外出していても、電話にさえ出られる状況であれば、直接社内から担当者の持っている携帯電話へ電話の取次ぎができます。また、場所の制限を受けることなくスマホでも会社代表番号が使えるので、担当者が折り返す際に会社代表番号を使わないといけない場合でも、わざわざ帰社する必要なく、そのままスマホからかけ直すだけでいいのです。

このように場所の制限を受けないぶん、人の余計な移動を減らせるので、業務効率は飛躍的に改善されることとなるでしょう。

リモートワークを導入しやすい

システムをつかさどる主装置はクラウド上にあり、インターネットさえつながればどこででも無線でアクセスができます。ここで察しの良い方は気づかれたと思いますが、極論を言えば社員全員が自宅勤務であったとしても、クラウドPBXがあればこれまで通りの電話運用に際して全く不都合がないのです。

着信の保留転送や自動音声応答(IVR)など、電話応対において必要な機能はクラウドPBXでも問題なく使用できますし、もちろん場所の制限を受けることはありません。

たとえばコールセンターシステムのようにパソコンと連動して使うタイプの電話システムであったとしても、社用ノートPCを自宅に持ち帰って自宅でログインし、ヘッドセットをつけて通話に使えばよいので、現在感染症対策で自治体や国からも推奨されているテレワークやサテライトオフィスなどの新しい働き方も柔軟に導入できます。

どこでも内線を利用するための手順

クラウドPBXとアプリを入れた端末を使えば、会社代表番号など会社の電話番号での発着信や内線通話などがスマホやPCなどのデバイス1つで簡単に行えるようになります。しかしそれにはクラウドPBXベンダーと契約してクラウドPBXを「導入」することと、クラウドPBXと組み合わせて使うデバイスへ、所定のアプリのインストールや通信設定が必要です。

ここでは、クラウドPBXとアプリを入れた端末を利用して「どこでも内線を利用する」ことができる状態へ持っていく為の手順を紹介します。

クラウドPBXを導入する

どこでも内線を利用する状態にするというと少し難しいイメージがあるかもしれませんが、その状態を実現するのは、なんてことはない、簡単なステップをたった2つ踏めばいいだけです。

まずは何よりも大前提として、「クラウドPBXを導入する」ところから始めましょう。技術的な難しいことは導入費用と引き換えに業者側がすべてやってくれます。クラウドPBXの場合、導入の際にユーザーが用意するものは「設備(=デバイス)」と「お金」だけでOKです。 

クラウドPBXを導入するのに必要な設備は1つ、社員全員分の「インターネット回線がつながるデバイス」があればそれだけでOKです。あまりに古い端末やPCだと対応していない場合もありますが、ひとまずは使用条件に合うデバイスであれば何でもいいので、まずは使用条件に合うデバイスは何かというのをベンダー側に確認しましょう。

そして、クラウドPBXを導入するのに必要な「お金」、費用はどういったものがあるのかというと、「初期費用」と「月額利用料金」です。クラウドPBXの場合、初期費用はざっくり「初期費用」として、契約回線数や規模に応じた金額を請求されます。今では一定程度価格競争が進み、初期費用の相場は数万円で、高くても5万円を下回る程度です。

「月額利用料金」は、当然ながら契約時にではなく、実際に利用を始めてから支払います。「月額基本料金」「通話料」「オプション料金」といった内訳になっており、月額基本料金もまた契約回線数や規模に応じて一定額変動します。オプション料金は使いたい機能が「オプション機能」であったとき、その使いたい機能ごとに一定金額を支払うものです。通話料は1分ごと・3分ごとにいくらという一定金額が加算されていく方式となっていて、通話した分だけ変動します。

スマホやパソコンにアプリをインストールする

多くのクラウドPBXでは、指定のアプリケーションをデバイスにインストールして利用するのが一般的です。そのため、ベンダーと通信契約を締結したら、使用するデバイスに所定のアプリをインストールしましょう。とはいえスマホやパソコンであればインストール方法は他のゲームやオフィスアプリなどと同じ方式なので、インストーラーの手順に従ってインストールしていけばOKです。

クラウドPBXを利用するスマホやPCにインストールするアプリは、いわゆる「ソフトフォンアプリ」と呼ばれるもので、よくあるオンライン会議アプリやオンライン通話アプリと違って、固定電話機への発信も可能となっています。代表的なアプリは「Zoiper(ゾイパー)」や「Acrobits Softphone(アクロビッツ・ソフトフォン)」などがあります。これらのアプリであればiOS(iPhone)やAndroid両方で使用できますし、特にZoiperはパソコンにも幅広く対応しており、Windows版以外にも、Mac OS X版やLinux版も出ています。

アプリはインストールしただけでは使えないので、設定もしなければなりませんが、それほど難しくはありません。アプリの設定手順については、基本的には契約しているクラウドPBXベンダーから詳細に共有される文字列を指定のフォームに入れていくだけで、全体を通してみればスカイプやLINEのようにアカウントをログイン or レジストレーションする手順とほぼ同じです。

クラウドPBXなら「ナイセンクラウド」

ナイセンクラウドは、03や06などの全国の局番、050番号、0120や0800といったフリーダイヤルに対応したクラウドPBXです。着信アナウンスの設定や鳴らしわけ、特定番号のブロック機能など、オフィスでの電話業務に必要な基本機能から、コールセンターで役立つIVR・音声ガイダンス機能や電話対応者以外が通話を聞くことのできるウィスパリング機能など便利なオプションを用意しています。

ナイセンクラウドの機能についてはサービスサイトや紹介動画をご覧ください。

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クラウドPBXとアプリで電話を今より使いやすく!

クラウドPBXとアプリを入れた端末を使うことで、どこでもビジネスフォンと同様の便利な機能や内線を利用する方法、そしてその環境を整えるために必要なものや手順について解説しました。

「もの」はスマホやPCなどのデバイスだけあればOKですし、「手順」もクラウドPBXの導入(契約の手間と初期費用)、アプリインストール(設定の手間)の2つだけです。ここまで簡単に導入できるとは思っていなかったという方も多かったのではないでしょうか。ちょっとした手間とコストをかければ、快適に、場所を選ばずどこででも内線や会社用の外線が使用できるので、是非とも導入を検討してみてください。

クラウドPBXについては他にも記事を沢山発信しているので、メリットやデメリットなどより踏み込んだ情報を知りたくなった方は、ぜひ他の記事も読んでみてください。