クラウドPBXとスマホ|活用のポイントと注意点

電話業務の効率化

「クラウドPBX」は企業において従来主流であった電話システムであるビジネスフォンの仕組みを、クラウド環境に置き換えた画期的なシステムです。クラウドPBXはビジネスフォンと異なり携帯電話・スマートフォンなどの無線通信ができるデバイスでも使用できますが、特にスマホとの相性が非常に良く、スマホと連携させることで最も便利に活用できます。 

今回は、企業にとって画期的なシステムであるクラウドPBXを最大限活用していくにあたって、なぜスマホと連携するとメリットが大きいのか、またスマホと連携する方法・注意点・意識するべきポイントを中心に解説していきます。そもそもクラウドPBXとは何なのか、その仕組みについても併せて解説しますので、クラウドPBXに不安を感じている企業担当者様もぜひ参考にしてみてください。

クラウドPBX

クラウドPBXとは、企業の電話システムとして今も広く導入されている「ビジネスフォン(従来型PBX・オンプレミス型PBX)」の仕組みをクラウド環境に置き換えた新しい企業向け電話システムです。

基本的な仕組みの考え方はビジネスフォンを踏襲していますので、ビジネスフォンと同等以上の便利な機能を使えますが、それだけではなく、クラウド・無線技術を全面的に活用することで、ビジネスフォンを大きく超えた利便性を発揮します

ここでは、まずクラウドPBXとは何なのかを知っていただくために、仕組みやメリットを簡単に説明します。

クラウドPBXの仕組み

クラウドPBXは、先ほど説明した通り、基本的な仕組みの考え方はビジネスフォンと同じです。

ビジネスフォンとは、複数の外線・内線を複数の固定電話機で共有したり、複数の固定電話機を一元管理できたりするシステムのことです。会社用の電話番号を複数の電話機で同時多発的に使用して複数の取引先と商談したり、会社内の他部署の担当者同士での軽い連絡などを内線通話するといった、普段当たり前のようにやっている仕事は、ビジネスフォンの仕組みなしには実現できません。

ビジネスフォンは、会社など特定の拠点内に主装置(構内交換機・PBX)を物理的に設置し、主装置に対して複数の電話回線(外線・内線)を有線接続し、通話に使用する固定電話機を配線するという構造になっており、1つの主装置に回線と電話機を全て有線接続することにより、主装置内で回線の切り替えや割り当て、転送、内線同士の通話などを成り立たせています。

これに対してクラウドPBXは、ビジネスフォンの要となる主装置を、クラウド上(インターネット回線上)に仮想的に設置し、この仮想的な主装置に対し複数の外線・内線と固定電話機、携帯電話・スマートフォン・パソコンなどのデバイスを接続することで、ビジネスフォンの仕組みと同等の環境を有線・無線問わずに再現したものです。

クラウドPBXのメリット

それでは、一見あまりビジネスフォンと変わりないように見えるクラウドPBXの構造には、一体どういったメリットがあるのでしょうか。

ビジネスフォンのような従来型・オンプレミス型のPBXでは到底実現できなかったことが色々とでき、そのメリットは非常に大きいです。たとえば、以下のようなものが挙げられます。 

  • 主装置がクラウド上にあるため、場所の制限を受けず、インターネット回線が繋がる場所ならどこででもビジネスフォンの仕組みを維持できる
  • 場所の制限を受けないため、東京と大阪のように数百キロ離れた拠点同士でも(設定すれば海外でも)電話の取次ぎ・内線通話が可能
  • 物理的な主装置や固定電話を設置する必要がなく、主装置や固定電話機の別途購入費用や設置工事費用、メンテナンス費用などのコストがかからない
  • 電話をするために出社・帰社する必要がないので、場合によってはオフィス自体が不要になり、オフィス縮小・テレワーク導入も容易になる

以上のように、「場所の制限を受けない」ことが、クラウドPBXの最大のメリットです。ビジネスフォンでは内線通話や会社の電話番号を利用するにあたり会社にいなければなりませんでしたが、クラウドPBXではその必要がないため、内線通話や電話の取次ぎ、営業電話などのシーンで場所を問わない柔軟な対処が可能になります。そして、場所の制限を受けないだけでなく、「物理的設備の設置が不要」なのも、非常に大きい意味を持ちます。

クラウドPBXで活用できる端末例

クラウドPBXを導入・活用する上での更なるメリットは、ビジネスフォンと違ってシステムに対応したデバイスの種類が多いことです。従来のビジネスフォンでは、主装置に対応した純正の固定電話機を別途購入しなければビジネスフォンが使用できませんでしたが、クラウドPBXでは「携帯電話」「スマートフォン」だけでなく、「固定電話機」も使えます。それだけではなく、デスクトップ・ノートを問わず「パソコン」や、iPod touchやiPad・Surface・MediaPadなどの「タブレット端末」でも、ヘッドセットマイクなどを活用することでクラウドPBXを使用できるのです。

クラウドPBXとスマホを連携させる方法

クラウドPBXはこのように色々なデバイスに対応しより柔軟に便利に使えるシステムですが、色々なデバイスがある中でも一番便利に使えるのは、スマホと連携させる方法です。それでは、クラウドPBXとスマホを連携させるには、どのような方法をとればいいのでしょうか。

クラウドPBXとスマホを連携させるには、クラウドPBXの環境を使用できるアプリをスマホにインストールする必要があります。たとえるなら、指定の通信規格同士の通話が可能なLINEやSkypeなどと同じような仕組みと思ってください。しかし、クラウドPBXで使用するのは、そうした指定のアプリ同士でないと通話が出来ないアプリとは異なり、固定電話機にも発信ができる特別な設定を行えるアプリとなっています。

そうしたアプリには色々なものがありますが、最も知られており対応OSも幅広いのが「Zoiper」でしょう。Zoiperであれば、お手持ちのスマホがiPhoneでもAndroidでも、関係なくインストールして利用できます。またその他にも、iPhoneの純正フレームワーク「CallKit」にも対応し、Android版でもプッシュ通知が使える「Acrobits Softphone」、Androidのみで使えるシンプルでわかりやすい画面が人気の「Grandstream Wave」などもあります。

基本的にこうしたアプリはAppStoreやGoogle Play Storeを経由してインストールできるので、アプリのインストール自体は他の普通のアプリと同じです。また、設定手順も詳細なマニュアルがついていることが多いので、スマホ操作に慣れていれば難なく設定完了できるでしょう。

クラウドPBXとスマホを活用する際のポイントと注意点

このように、クラウドPBXにはメリットが多く存在しますし、スマホと連携させて活用すれば、もっと便利に使うことができます。しかしながら、クラウドPBXにはクラウドPBXの弱点というものがいくつかあります。たとえば、持ち運びに特化している分どうしても発生してしまう紛失のリスクや、場所の制限なく利用できる分管理が難しいこと、傍受や不正アクセスなどを防ぐためのセキュリティ対策もしっかり意識しないといけないことなどです。

ここでは、クラウドPBXとスマホを連携し、より便利で快適に活用していく為に意識するべきポイントや注意点を解説していきます。便利なシステムだからこそ、組織としてはそれをうまく管理してリスクを回避しつつ、業務効率改善へうまく導きたいものです。クラウドPBXの導入に懸念を感じている企業担当者様も参考にしてみてください。

使用方法やルールを社内に周知させる

クラウドPBXはメリットが大きく、経営者としてはすぐにでも取り入れたく思うかもしれません。しかし、便利で画期的なものであるからこそ、経営者の下にいる運用管理者からしてみれば、うまく管理しないことには余計なトラブルの種にしかならないようにも思われます。かといって現場に導入だけしてそのまま投げっぱなしでは、現場としてはよくわからないものを押し付けられる形になるので、いざトラブルに見舞われた時にどうしようもなくなり、結果、現場は機能停止してしまいます。

クラウドPBXは特に場所を問わずに内線を構築したり、外線・内線通話ができたりと便利な点がいっぱいであるからこそ、リスクが大きいものです。適切な管理をしていくためには、使用方法やルールをしっかり規定して、どのような範囲で使うのかを社内にしっかり周知する、というのが一番の近道ではないでしょうか。

クラウドPBXでは、Webコンソールを利用して、従業員1人1人の状況(内勤で資料をすぐ参照できる位置にいる・休憩中や外出先にいるなど会社を離れている等)に合わせた管理設定が可能です。休憩や外出に合わせて着信を受ける優先順位を変更したり、通話中の際の着信ルールを鳴らし分けも含めて細かく設定するなど、システム的にも自由に設定できる環境が整っています。これを使わない手はありません。

社内ルールをしっかり規定しそれをシステムに反映していく、あるいは、システムの限界に合わせて社内ルールをカスタマイズする、といったように、実際の使用を想定してルール作りを行いつつ、何か障害があればそれに合わせて柔軟に変化させていくことも大切です。変更があれば、そのたびに周知を忘れないように気を付けましょう。

すでにある社用スマホや個人のスマホを活用する

すでに説明した通り、クラウドPBXではスマホや携帯電話など色々なデバイスを使用することができます。そして、そのスマホや携帯電話は「必ずしも社用のものでなければならないことはない」ということも注目するべきポイントです。

クラウドPBXは普通に導入するだけでもかなりのコストを削減できるコスパの良いシステムではありますが、元々持っている社用スマホや従業員の個人(私用)のスマホがあれば、それをそのまま転用するだけでよく、新たにデバイスを買い揃える必要もなくなり、さらなるコスト削減につながります

ちなみに、社用スマホではなく従業員のプライベート用のスマホ、私用スマホを導入することをBYOD(Bring Your Own Device)といい、社用スマホと私用スマホの2台を使い分けるのが苦手な従業員が多い場合におすすめです。

セキュリティ対策に気を付ける

クラウドPBXとスマホを連携して活用させていく上で最も注意しなければならないのは、セキュリティ対策でしょう。ベンダーの方でもプロファイルやクライアント証明書をスマホに入れるなどの対策を行ってはいますが、それでも個人の使用状況によっては不正アクセスの余地を許してしまうこともあり得ます。

近年はセキュリティの穴をついて不正アクセスを積極的に試みる「攻撃」よりも、「トラップ」型、すなわちスマホを持っているユーザー自身から情報を入力させることでセキュリティを突破する不正アクセスが横行しています。これは、会社内側の人間が誘いに乗ってセキュリティルームのカギを開け、まんまと泥棒に侵入を許すようなものです。

特に従業員の私用スマホの「BYOD」によってクラウドPBXを導入する場合には、私用時の際にも仕事の情報が外に漏れないように警戒しなくてはなりません。たとえば、アダルトサイトや違法漫画サイトなど不審なサイトへのアクセスや、怪しいアプリのインストールにより、スマホ内に常駐して個人情報を抜き取る「マルウェア」「スパイウェア」に感染したり、プライベート用のメーラーに届いたリンクをクリックして情報入力をした結果、個人情報や会社情報が抜き取られてしまうなどのケースが多いです。

こうしたケースは、従業員1人1人のセキュリティ意識を高めることで大半のインシデントを防ぐことが可能です。普段からクラウドPBXの使い方と一緒にセキュリティ対策やコンプライアンスに関する徹底した研修を実施し、またそれらの受講をルールとして設定、ある程度強制的に受講させることをおすすめします。

紛失防止対策にも気をつけましょう。社用スマホの場合では、MDM(モバイル端末管理)というサービスも併用することで、デバイスの位置情報や使用状況をサーバー経由で一元管理できますし、デバイスに対し遠隔で機能制限を加えたり、危険性が高い場合にはスマホ内のデータの全消去などを遠隔で行えたりもします。少なからず紛失事案が発生してしまった場合には、そうしたサービスの導入も検討してみましょう。

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クラウドPBXとスマホで今より便利に通話を利用しましょう

クラウドPBXとスマホを連携して活用する方法や、そのうえで意識するべきポイントや注意点を解説しました。アプリに関してはクラウドPBXベンダーが独自に開発している場合があったり、ベンダーによって使用できるアプリが決まっていたりしますので、それに合わせた環境を可能な限り整えるようにしましょう。

クラウドPBXの便利さやメリットは、組織内で適切に活用できてこそ初めて活きるもの。この記事で解説したポイントや注意点をぜひ参考にしていただき、導入する上での土台作りからしっかりと行い、クラウドPBX導入を検討されることをおすすめします。特にセキュリティ対策は従業員や経営陣1人1人の高い意識があってこそ実践できるものですので、問題を決して軽視せず、しっかりと対策しましょう。