【クラウドPBX比較】その他の電話ツールとの違いや比較のポイント

2021年2月25日電話業務の効率化

従来のビジネスフォン(従来型PBX)は複数の外線・内線を管理する上で便利であり、大企業をはじめ法人用の電話システムとして長く利用されてきました。しかし、従来型PBXには場所の制限があり、会社用の番号で電話を受発信するには会社にいなければならないなど、様々な不都合がありました。

そうした問題を解消するべく、社用携帯を導入する、電話会議ツールを利用するといった対応策が講じられてきました。そうした対応策の中で近年注目を集めているのが、従来のビジネスフォンの仕組みを応用した「クラウドPBX」です。

今回は「クラウドPBX」とは何なのか、そのメリット・デメリットや、他の電話ツールと比較するとどのような利点があるのか等を解説していきます。複数のクラウドPBXから最適なサービスを選ぶうえでのポイントもご紹介しますので、企業の担当者様はぜひ参考にしてみてください。

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クラウドPBXとは

「クラウドPBX」とは、冒頭でも少し説明したビジネスフォン(従来型PBX)の仕組みをクラウド環境に移し替えたものです。といっても分かりにくいとは思いますので、まずはビジネスフォンの仕組みを簡単に説明します。

ビジネスフォンは、主装置(PBX)と呼ばれる機器を会社内に物理的に設置し、複数の電話機と電話回線を一元的に管理する仕組みです。構造的には、複数の外部へ繋がる電話回線(外線)を主装置に接続したうえで、内部で繋がる電話回線(内線)を主装置と社内にある複数の固定電話機に接続するといった形になっています。こうした仕組みによって、一つの電話番号を複数の電話機で共有したり、ある電話機で受けた着信を別の電話機に転送したり、内線同士で通話したりといったことができるようになります。

クラウドPBXは、こうしたビジネスフォンの便利な仕組みをクラウド環境に置き換えたものです。具体的には、回線を取りまとめる主装置(PBX)を会社内ではなくクラウド上に置き、電話回線を引いている固定電話機を無線で通話できる携帯電話やスマートフォンで代用し、クラウド上のPBXに対して複数のスマホ等を無線接続することで一元管理するものです。

簡単に言えば、物理装置を物理回線で結んでいた構造を、仮想空間上の装置と無線で結ぶように改変した構造なのです。

クラウドPBXのメリット

それでは、こうした仮想的なPBXを無線で繋ぐ構造にはどういったメリットがあるのでしょうか。ビジネスフォンのような従来型PBXでは到底できなかったようなことが色々と出来るようになるので、そのメリットは計り知れません。たとえば、以下のようなものが挙げられます。

  • 主装置がクラウド上にあり、通話は携帯電話や持ち運び可能なノートPCで行うので、場所の制限を受けることなくどこででも(インターネット回線が繋がる場所なら)ビジネスフォンの仕組みを維持できる
  • 場所の制限を受けないので、東京と大阪のように数百キロ離れた拠点同士でも(設定すれば海外でも)電話の取次ぎ・内線通話が可能。外線通話を内線に切り替えることで通話料を大幅に削減
  • 物理的な主装置や固定電話を設置する必要がないので、主装置や固定電話機の購入費用や設置工事費用がかからない
  • お得意先に営業に出ていても、自宅でテレワークをしていても、サテライトオフィス勤務でも、出張中でも、どこにいても会社の電話番号を使って受発信できる(出社・帰社する必要がないので場合によってはオフィス自体が不要になる

以上のように、「場所の制限を受けないことで、ビジネス上のやりとりが、より合理的・効率的に回るようになる」のが、クラウドPBXの最大のメリットです。ビジネスフォンでは会社の電話番号を利用するにあたり会社や特定の拠点にいなければならなかったので、その制限から解き放たれることで多様なシチュエーションに柔軟に対処できるようになるのです。

また、「物理装置を用意する必要がなく、大幅なコストダウンが可能になる」のも大きなメリットです。ビジネスフォンでは物理的な主装置や固定電話機を購入し、配線や設置にかかる工事も必要だったので、ビジネスフォンに比べると導入費用が大幅に安くなります。

クラウドPBXのデメリット

このように非常に便利に思えるクラウドPBXにも、もちろんデメリットはあります。それは以下のようなものです。

  • ネット環境によっては音声が途切れたり、音質が低くなることがある
  • 必要な機能を使うためにオプション料金が必要になる
  • IP電話を利用するクラウドPBXの場合、緊急通報用電話番号(110・119など)に繋がらないものもある
  • サービスによっては既存の会社番号が使えず、電話番号を新たに取得する必要があるものもある(IP電話を利用するクラウドPBXなど)

クラウドPBXはネットを使う環境であるため、ネットの環境によってはどうしても音質の劣化がある程度発生することは避けられません。しかし、音質に関してはできる限り良くするよう努力しているメーカーも多くありますので、見極めが必要になります。安易に安さだけを売りにしているサービスの場合、技術力不足で音質もあまりよくない可能性もあるので、クラウドPBXを選ぶ際はよく比較検討する必要があります。

クラウドPBXには、IP電話を利用したものと、光回線を利用したものがありますが、前者だと緊急通報用番号や市外局番のついた電話番号を利用できません。電話番号を変えたくない場合には、光回線を利用したクラウドPBXを選ぶようにしましょう。

クラウドPBXとその他の電話ツールの比較

現在では、スマートフォンの普及とインターネット回線を利用した電話会議ツールなど、クラウドPBX以外にも、ビジネス対応した機能のある無線通話が可能な便利なサービスが多数登場しており、特にコロナ禍においてはテレワークを助けるそうしたツールが話題を呼んでいます。

また、大企業を中心として、ビジネスフォンとスマホの通常通話を併用している会社もまだまだ多いです。こうした他のサービスとクラウドPBXでは、具体的にどのような違いがあるのでしょうか。

ここでは、普通の電話やビジネスフォン、IP電話、Skype等オンライン通話ツールなどと、クラウドPBXを比較した時の料金的な違いや機能の違いなどを徹底解説していきます。

クラウドPBXと普通の電話の比較

まずは普通の電話(NTT回線)と比較してみましょう。

電話機の導入費用としては、本体価格に関しては最安で5,000円~2万円程度で入手できます。普通の電話回線で新規設置ならそれに加えて1台当たりに「施設設置負担金」として36,000円、契約料として800円の負担が必要です。

導入後のコストとしては月額基本料金(+オプション料金)+通話料金で、アナログ回線の場合、基本料金が1回線あたり月額2,500円、FAXと併用可能なISDN回線の場合は1回線あたり月額3,500円程度かかります。通話料金の一般相場は3分で約8円です。

機能的な比較については、結論から申し上げますと、法人ならば普通の電話よりもクラウドPBXの方が圧倒的に便利です。何故なら、スマホ・固定電話機問わず、普通の電話システムというのは、「1つの電話機につき1つの回線しか使えない」というのが普通だからです。

多くのお客様を相手にするビジネスシーンではそもそも「1対複数」が原則。クラウドPBXは1つの電話回線を複数の電話機で共有できるので、この原則にかなっています。つまり、普通の電話はそもそもビジネス向きではないのです。

社用携帯にしても同じことで、スマホを持っていても電話システムが普通だとそのまま着信を転送することができないので、取次ぎの際も個別の電話番号をお伝えして掛け直してもらったりする必要があり、合理的ではありません。

導入費用に関しては、NTT回線への加入と比べるとクラウドPBXとほぼ同じか、むしろクラウドPBXの方が割安であることが多いです。導入後のコストもクラウドPBXとほぼ変わりません。それなのに機能には圧倒的な差があります。

クラウドPBXとビジネスフォンの比較

ビジネスフォンと比較した場合はどうでしょうか。

ビジネスフォンは、導入費用が非常に高いことで知られています。まず大きな割合を占めるのは主装置(PBX)の購入費で、これが安く見積もっても十数万円からで、規模の大きな会社の場合では400万円~700万円近くかかります。これに加え、固定電話機が1台あたり2万円~4万円、設置工事費が1万円~2万円。中小企業でも100万円は軽く超えてくる見積もりになります。

これに比べてクラウドPBXの場合は、物理的な主装置や固定電話機を買う必要がないので、購入費+設置工事費をまるまる引くことができます。結果、導入費用は1万円~5万円程度と大幅に安くなります。携帯がない場合は購入代金が必要ですが、Androidの格安スマホであれば1台1万円~4万円程度で買えますし、BYODをうまく活用すれば電話購入費は無料になります。

導入後のコストに関しては、月々の電話料金+保守メンテナンス料金+オプション料金で計算されます。大体、1回線あたり毎月1万円程度が目安となります。クラウドPBXの場合は主装置の保守料金もかからないので、月額基本料金(数千円~)+オプション料+通話料となります。ぜひ料金を比べてみましょう。

機能的な比較については、先ほどもご説明した通りです。ビジネスフォンの場合、物理的な主装置や固定電話機を社内に設置する必要があり、それらが設置されている環境でないと利用できないので、場所の制限を受けます。それに対してクラウドPBXは、クラウド上の仮想的主装置と複数の携帯電話を無線で繋ぐので、インターネット回線が繋がれば場所の制限を受けることなくどこでもビジネスフォンの仕組みが使えます。

場所の制限を受けないというだけでも、クラウドPBXの方が圧倒的に便利であり、むしろクラウドPBXはビジネスフォンの進化系といっても過言ではないでしょう。勿論、固定回線に比べると音質はどうしても落ちますが、クラウドPBXがビジネスフォンに比べ劣る点は音質くらいです。

クラウドPBXと普通のIP電話との比較

それでは、よく比較されるIP電話との比較ではどうでしょうか。IP電話とは、電話回線ではなくインターネット回線を利用した電話のことです。

IP電話の導入費用は、IP電話機の購入費用+サーバーの購入費用+設定費用で計算され、小規模な事業所の場合の試算でも24万円程度かかります。中規模だと120万円程度、大規模だと300万円程度と規模に応じて上がっていきます。導入費用に関して言えば、数万円で済むクラウドPBXの方が圧倒的に安いです。

しかしIP電話の特徴として、月額のランニングコストが格安というのがあります。小規模の場合の試算では月額3,000円台、中規模の場合は月額7,000円台、大規模な場合は2万円台。大規模の場合、200台分で月額2万円台という試算ですから、ランニングコストについては圧倒的にIP電話の方が安くなります。

機能に関してはどうでしょうか。1回線1電話機の仕組みはIP電話も普通の電話と変わりません。IP電話は先ほどもみてきたようにランニングコストとしては、クラウドPBXは勿論として普通の電話と比べても格安で利用できますが、緊急通報用電話番号を利用できない分、むしろ普通の電話よりも不便といえます。

何より、ビジネスシーンで利用するなら、内線や電話転送を含め複数の電話機で回線を共有できる機能を持ったクラウドPBXの方が断然便利です。

クラウドPBXとSkypeとの比較

インターネット回線を利用したオンライン通話ツールとしてよく知られているものには、Microsoftが提供する「Skype」があります。Skypeと比較した場合はどうでしょうか。

個人用のSkypeは導入費用・ランニングコスト共に無料です。何もない状態であればSkypeを使う為のスマホあるいはPCの料金と、インターネット回線を接続するためのプロバイダあるいは携帯会社の利用料金がかかりますが、これらを既に持っていれば無料で使えます。個人用のSkypeは最大25人まで同時通話が可能です。

ビジネス用のSkype「Skype for business(2021年7月31日に提供終了。それ以降はMicrosoft Teamsに変更)」では、月額料金がかかります。Microsoft365のBusinessBasicプランであれば月額540円、Office365のE1プランでは870円。単純に費用を比較した場合には、クラウドPBXに比べて大幅に安いです。

それでは肝心の機能面での比較に移りましょう。Skype for Businessは法人用オンライン会議ツールとして利用でき、最大250人まで同時通話が可能なので、会議の代用としては非常に優秀です。

しかし、あくまでもSkypeは「複数人の同時通話」に特化した会議ツールです。ビジネス利用にしても多くはBtoBです。クラウドPBXのように、BtoCでの不特定多数の問い合わせに対応したり、電話の鳴らし分けや内線構築といった、1回線を複数人で共有するための機能はありませんし、緊急通報用番号には繋がらないなど、電話代わりにするには不便が多いです。

Skypeは個人・法人問わず、クラウドPBXとは全く別物といっていいでしょう。

クラウドPBXとLINEの比較

最後に、多くの人が使っているであろう連絡ツールの筆頭「LINE」と比較してみましょう。

導入費用・ランニングコストで言えば、個人用はSkypeと同じくどちらも無料。法人向けの「LINE WORKS」はプランが3つ用意されており、月額300円~1,000円とランニングコストも格安です。

LINEは電話番号がなくてもLINEアカウントさえあれば電話もチャットもできる便利なツールですが、基本的に個人間の利用を想定しているので、そもそもクラウドPBXとは目的自体が大きく異なるものです。LINEはあくまでも電話番号の代わりにアカウント間での通話やチャットのやり取りを可能にするものなので、既存の電話番号を活用した通話には対応していないからです。電話番号を利用した通話がしたい場合には、クラウドPBXの方が便利です。

LINEには「LINE WORKS」といってビジネス目的の様々な機能を利用できるサービスもあります。この法人版LINEともいうべきサービスを使うことで、オンライン会議やファイル共有などビジネス上の便利なやり取りが簡単にできるようになります。しかしそれはあくまでもグループ内(社内でグループを作っている場合)に限られます。社外の人と会話する場合には、トークルーム(チャット)のみ共有でき、音声通話・ビデオ通話やノートやアルバムなどLINEの諸機能が使えないなど制限が多くあります。

電話番号を利用せずにやり取りできる点については確かに便利で、LINEが今後既存の電話網を脅かす可能性こそあるものの、まだまだ既存の電話網による通話がビジネスの主流である以上、クラウドPBXの機能を代替できるようなツールではありません

クラウドPBXを選ぶ際の比較ポイント

以上のように、少なくとも既存の電話網を使うことを前提とした電話システム構築においては、他のツールと比較した時にもクラウドPBXの方が優れているということが分かっていただけたのではないでしょうか。

さて、こうした優れた点を踏まえたうえで、クラウドPBXを導入しようと決めたとします。しかし導入を決めても次なる問題が待ち構えています。それは「どのクラウドPBXサービスを選んで契約するか」です。クラウドPBXサービスには色々とあり、複数の会社がサービスを展開しているのでいざ導入しようと思ってもどれを使っていいものか迷ってしまいます。

ここからは、クラウドPBXサービスを選ぶ際に比較するべきポイントをいくつかご紹介します。以下のような点を参考にして、自社にぴったりなクラウドPBXサービスをぜひ検討してみてください。

基本機能で比較

クラウドPBXと一口に言っても、まずは基本機能としてどういった機能を持っているのかは会社によってそれぞれ異なります。

クラウドPBXの代表的な基本機能例としては、「音声アナウンス」「代表番号での発着信」「通話保留転送」「複数端末に一斉に着信が鳴るように設定できる」「履歴をウェブの管理画面で確認可能」などがあります。このほかにも会社によっては「留守番電話メッセージを通知したうえでメールで送信」「フリーダイヤルの取得と発着信」「非通知着信や特定番号をブロック」などお役立ち機能を基本機能として設けているところもあります。

契約すれば追加料金なしで使える基本機能は、多いに越したことはありません。なんとなく使えるとイメージしていた機能が契約後に実は使えなかったりオプションだったりすることがあるので、使える基本機能は契約前にしっかり調べて確認をとっておきましょう。

オプションで比較

基本機能が会社によって違うように、追加料金を支払うことで使えるようになるオプション機能もまた会社によって異なります。

たとえばA社では基本機能に含まれている「特定番号のブロック機能」がB社ではオプション機能になっていたりしますので、比較検討する際にはこうした少しの差を見逃さないようにしましょう。オプションとなっている機能では「自動電話録音」や「モニタリング」「ウィスパリング」「UC機能(電話会議やオンラインチャット機能など)」など、電話業務運用において明確に付加価値を高くしてくれるものが多いです。

たとえオプションであったとしてもそれが使いたい機能であれば惜しまず投資するべきです。しかし、他の会社ではそれが無料で使える基本機能だったりするかもしれません。オプション機能を比較する時には、基本機能の一覧も併せて見比べるようにしましょう。

初期費用と月額費用で比較

クラウドPBXの料金体系は基本的には「初期費用+月額費用」となっています。

クラウドPBXは物理的な主装置や固定電話機を設置しなくていいかわりに、サーバー登録やネット回線の取得、電話機同士の連携を組むためのシステム設定などが必要になり、運営会社はそうした初期導入の手間に対して「初期費用」という形で収益を得ています。初期費用の一般的な相場としては1万円~5万円前後となっていますが、近年では価格競争が進み1万円前後のサービスが増えています。

月額費用の内訳は「月額基本料金(+オプション料)+通話料となっています。月額基本料金は基本的に利用する内線もしくはユーザー数によって上下し、1台あたり1,500円~2,500円程度です。会社によっては一定の席数・ID数ごとに加算している場合もあります。通話料金は実際の通話料金で、固定電話は3分8円、フリーダイヤルは1分10円~3分10円程度、携帯電話では1分15円~17円前後が一般的な相場です。

月額基本料金や初期費用が安い代わりに通話料金を割高に取っている会社もありますので、そうした料金との兼ね合いも確認しながら検討していくのがいいでしょう。

お試し導入で比較

「クラウドPBXが便利なのはわかったけれどやはり無線なので導入が不安だ」という方も多いのではないでしょうか。そうした時には、無料トライアル期間やお試し導入を設けている会社を選んで、事前に音質や通信の安定性を実際に使って確認してみるのが一番安心です。

無料トライアル期間は1週間~30日間ほどが一般的です。お試し導入をやっていない会社も勿論ありますし、お試し内容も色々と違いがあります。何台くらいの端末で何回線、どういった機能まで試せるのか、ネット等で説明書きをよく読んで確認しておきましょう。

ナイセンクラウドをご検討ください

ナイセンクラウドは、出張デモンストレーションやショールームで動作を確認できるクラウドPBXです。導入前にしっかり実際の挙動や機能を確認することができます。テレビや新聞などでも取り上げられたことがあり、テレワークの導入増加にともない、ナイセンクラウドを導入する企業が増えています。

東京03のような全国の局番、0120/0800のフリーダイヤル(着信課金番号)、050番号に対応しており、ほとんどのケースで既存の電話番号をそのまま利用することができます。海外の拠点でも使用できます。今まで国際電話を使っていた国内拠点と海外拠点の通話を内線に切り替えたり、海外拠点からの顧客への発着信を国内での通話扱いにできたりするため、大幅なコストカットが実現します。

詳しい機能は紹介動画やサービスサイトをご覧ください。

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料金は導入する企業の規模に応じた3つのプランがあり、内線数が多くなる場合は割引もあります。サービスサイトでの自動見積もりや個別見積もりにて料金を確認することができます。まずはお気軽にお問い合わせください。

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比較した上でクラウドPBXを導入しよう

クラウドPBXのサービスを比較する上で大切になる比較のポイントを、メリット・デメリットから他電話サービスとの比較、クラウドPBX同士のサービスの選び方まで解説しました。

クラウドPBXにもデメリットやサービスの違いがあり、場合によっては不便に感じることもあるかもしれません。本記事ではできる限りそういうことにならないよう、具体的なクラウドPBXの良さや意識するべき機能など、大事なポイントをしっかりと紹介しました。

クラウドPBXの導入の際はぜひ本記事を参考にしていただき、しっかりと比較検討して最適なクラウドPBXを選んでください。