個人事業主がクラウドPBXを使用するメリットとは?こんなケースでは使用をおすすめします!

電話業務の効率化

近年、多様な働き方が求められている中で、企業に勤めず個人事業主として働く人も増えてきています。個人事業主というと、「一人・フリーランス」というイメージがありますが、個人事業主とはいえど一人では仕事が回らず、お店を持って人を雇ったり、仕事の規模に応じてチームで動いたりと、組織的に働く人も少なくありません。

そうした場合、特に常時組織を組んで仕事を行っていくにあたっては、特に個人事業主では顧客問い合わせを一手に引き受けるのはもちろん、取引先や外部の人々との連絡も欠かせません。そうした時のやり取りとしてやはり今も電話というツールは非常に合理的であるため、個人でもビジネスフォン的な企業向けの電話システムが欲しくなってくるはずです。そうした時におすすめなのが「クラウドPBX」です。

今回は、特に個人事業主におすすめできる電話システム「クラウドPBX」の仕組みやメリット、導入の注意点などを解説していきます。

そもそもクラウドPBXとは?

クラウドPBXとはそもそもどういうものなのでしょうか。

それを理解するには、まず、従来の企業向けの電話システムとして広く導入されているビジネスフォンの仕組みを理解するのが手っ取り早いでしょう。何故かと言えば、ビジネスフォンとクラウドPBXは同じ「PBX」というシステムを使っているからです。

ビジネスフォンは謂わば「オンプレミス型PBX」と言い換えることができるものであり、クラウドPBXはこのオンプレミス型PBXの仕組みを、より便利かつ柔軟に運用できるよう改良した画期的なシステムです。「PBX」というのは、「構内交換機」とも呼ばれるもので、会社拠点などに電話回線と固定電話機と一緒に設置されるビジネスフォンシステムの要ともいえる存在です。

このPBX、いわゆる「主装置」に対して電話回線(外線・内線)と固定電話機を一手に有線接続することで、主装置は会社代表番号など特定の電話番号宛ての着信を複数台の固定電話機で受けられるようにできます。その他にも、自動的に回線を社内の固定電話機に割り当てたり、操作に応じて回線を切り替え(転送し)たり、内部の電話機同士を接続(内線通話)したりすることが可能になります。これがいわゆるビジネスフォンの仕組みです。

クラウドPBXは、主装置が回線と電話機の一元管理を担うという根本的な仕組みはビジネスフォンと同じですが、大きく違う点があります。主装置を拠点内に設置するビジネスフォンに対して、クラウドPBXでは主装置=PBXを文字通りクラウド上(ネットワーク上)に設置して、固定電話、携帯電話・スマートフォン、パソコン等のデバイスとインターネット回線を通じて接続することで運用します

これによってできることは、電話の取次ぎや着信転送、同じ電話番号宛ての電話を複数電話機で同時受話するなど、ビジネスフォンとほぼ同じです。しかし、拠点内に主装置に相当する機械を設置せずに仮想的な装置としていることや、携帯電話・スマートフォン等の持ち運び可能なデバイスでも運用可能としていることが、ビジネスフォンとの大きな違いです。

個人事業主がクラウドPBXを使用するメリット

先ほどあえて「(できることは)ビジネスフォンとほぼ同じ」というような表現を使いましたが、これはあくまで機能的な問題であって、機能をどう生かすかについてはビジネスフォンとは非常に大きな違いが、主にメリットとして生まれます。一見あまりビジネスフォンと変わりないように見えるクラウドPBXの構造には、一体どういったメリットがあるのでしょうか。

ここでは、個人事業主の利用を想定したクラウドPBXのメリットを、ビジネスフォンと比較しながら紹介していきます。

外出中でも固定電話番号で発着信が可能

個人事業主は企業勤めに比べてフットワークの軽い働き方といえます。チームを組む場合でも、企業に出勤するメンバーはいませんし、集まるにしても特定の拠点ではなく、毎回違う場合が多いのではないでしょうか。

特定のお店を持たない場合には、個人事業主という働き方を考えると、ビジネスフォンのような拠点に縛られる電話システムはよろしくありません。ビジネスフォンは先ほども説明したように拠点内に主装置を設置するので、運用も拠点内に限られてしまいます。

しかしクラウドPBXは、ビジネスフォンと大きく異なり、システム維持に際し場所の制限を受けることがありません。主装置は拠点内ではなくクラウド上にありますから、インターネット回線さえ繋がればどこにいてもデバイスと主装置が相互接続されている状態なので、特定の拠点に縛られることがないのです

その為、代表者の電話番号が仮に固定電話の番号であったとしても、クラウド上の主装置を経由することによって、たとえ外出中であっても、移動中であっても、手元のスマートフォン等を使って、固定電話番号での発着信ができます。これは、拠点と固定電話機に縛られるビジネスフォンでは絶対にできないことです。

携帯電話の番号を開示する必要がない

個人事業主では、仕事とプライベートの境目があいまいになりがちですし、ほぼ境目がないといってもいいかもしれません。先ほど述べた通り、クラウドPBXではスマートフォンや携帯電話をベースに、場所に縛られることのない運用が可能ですが、プライベートで使っている携帯電話であってもクラウドPBX運用に用いることができます(これをBYODといいます)。

こうした時、普通に外線通話をしていては、プライベート用の携帯電話番号が自動的に相手に開示されることになります。番号は非表示にもできますが、仕事の連絡で非通知の電話番号に出たがる人はあまりいないでしょう。

しかしクラウドPBXでは、先ほども説明した通り、手持ちのスマートフォンや携帯電話を使って、会社代表番号名義での発着信が可能です。その為、みだりにプライベート用の電話番号を相手に開示することなく、仕事上の連絡を遠慮なく行えます。

コストを削減できる

クラウドPBXに注目が集まる理由となったのは、ビジネスフォンに比べてコストが大幅に低く導入・運用できるということが大きいです。クラウドPBXであれば主装置を物理的に設置・管理する必要がないので、設備にかかる工事・メンテナンス費用も無料で済みます。導入費用だけで数十万~数百万はかかるビジネスフォンと最も大きい違いはここかもしれません。クラウドPBXでは対応デバイスも幅広いので、仕事用のスマホ・PC・タブレットいずれかを所持していれば、新たにデバイスを購入する必要もありません

さらに店舗やオフィスを構える個人事業主の場合、固定電話を設置していることもありますが、自ら顧客の元で出向くことが多いため、留守にすることも多いでしょう。その際にオフィスや店舗にある固定電話に掛かってきた電話を取るには、電話転送サービスを利用しなければなりません。電話転送サービスでは、サービス利用料の他、転送元の電話から転送先の電話への通話料が発生します。 

一方クラウドPBXであれば、店舗やオフィスにある固定電話と手持ちのスマートフォンで同時に着信させることができるため、電話転送サービスを使わずに外出中でもスマホで電話を取ることができます。外出の多い個人事業主は特にクラウドPBXが便利でしょう

導入してから比較的すぐに使用を開始できる

クラウドPBXは、先ほども説明した通り、ビジネスフォンのような設備の設置や配線といった大規模な工事が不要なので、導入手順も非常に簡単です。

既存のビジネスフォンでは、工事が必須であることから関係各所の調整も必要ですし、設備の購入や設置にかかる費用の稟議承認が必要になりますし、デスクやパーティションの兼ね合いで複数の電話機をどこに設置・配線するのかの計画も具体的かつ綿密に立てないといけません。工事日数はそこまで長くはかかりませんが、しかしその間工事スペースに立ち入れないなど、何らかの制限を受けることになります。

クラウドPBXでは、設備設置が一切不要で、手持ちのスマホや携帯電話、PCなどがあれば、あとはすべてオンラインで完結します。導入手順は「クラウドPBXベンダーと契約→回線開通するとベンダー側から設定手順書などが送られる→設定手順書に従ってアプリをインストールしたり設定したりする→テスト通話を行う」と非常にシンプルです。面倒な工事の日程を組む必要がなく、導入してから比較的すぐに使用開始できます。

クラウドPBXを導入する際の注意点

クラウドPBXの仕組みやメリットの大きさは理解していただけたかと存じますが、それでは、諸手を挙げてクラウドPBX導入へ今すぐ突き進むべきかと言われたら、それはちょっと待ってください。

ここでは、クラウドPBXを導入する際の注意点を3つ挙げて解説していきます。もしクラウドPBXを導入するのなら、失敗することがないよう、以下のポイントを忘れずに意識しながら賢く検討していきましょう。

対応電話番号や回線を確認しよう

クラウドPBXを導入するにあたってまず注意しなければならないのが、「サービスによっては既存の固定電話番号が使えない可能性がある」ということです。なぜなら、クラウドPBXの回線には複数種類あり、中には利用可能番号が限られたサービスがあるからです。

「03」や「06」といった市外局番を含む固定電話番号は「0ABJ型」といって、従来であれば地域に応じて番号が払い出される固定電話でしか割り当てができませんでした。しかし、いわゆる「ひかり電話」や「FMCサービス(固定電話と携帯電話の融合ができるサービス)」を利用したクラウドPBXであれば、この0ABJ型番号を使用することが可能です。そのため、今まで利用してきた固定電話番号をそのまま引き継いで使用できますし、110・119など緊急通報用番号にもつながりますので、災害や事件に巻き込まれた時にも安心です。

それに対して、IP電話専用回線を利用したクラウドPBXの場合では、050で始まるIP電話専用の番号しか使用できません。つまり、先ほど紹介したような0ABJ型電話番号は使えませんから、電話番号を強制的に変更しなければならなくなります。また、緊急通報用番号にもつながりませんので、いざというときに不安が残ります。

クラウドPBXを導入しても引き継いで使用したい固定電話番号がある場合には、契約前に利用可能番号の確認は必ずしておきましょう。

必要な機能がそろっているか確認しよう

クラウドPBXでは、ビジネスフォンに備えられた大抵の機能が使えますし、オプション料金を払うことでもっと便利な機能を利用できることも多いです。しかし、ベンダーによって使える機能が異なり、契約するだけで利用できる「基本機能」と、オプション料金を支払わないと使えない「オプション機能」の内容も異なります。

そのため、クラウドPBXを導入する際には、最初にクラウドPBXで使いたい機能を洗い出しておいて、その機能を基準にベンダーを選ぶほうが合理的と言えます。 

デモ器や展示会などで実際に使用してみよう

クラウドPBXはインターネット回線を使用していることから、どうしても固定電話回線と比較すると音質に不安が残ります。使用環境によって通信が安定するかどうか不安なところもあります。

こうした不安を少しでも解消するために、多くのベンダーではお客様環境での試用のためのデモ機貸し出しを行っていたり、展示会で実際に使用できたりと、実機にクラウドPBXを使用する機会を設けています。契約前にデモ期間や無料お試しキャンペーン、展示会での試用などがあれば絶対に試しておきましょう

個人事業主におすすめしたいクラウドPBX「ナイセンクラウド」

ナイセンクラウドは、個人事業主向けのプランを用意したクラウドPBXです。03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800番号であるフリーダイヤル等にも対応しています。

機能についてはサービスサイトや次の動画をご覧ください。

▼1分でわかるナイセンクラウド

>>ナイセンクラウドの詳細をチェックする<<

最低契約期間は1か月ですので、一時的にクラウドPBXによる電話環境が必要になる場合など気軽に導入可能です。詳しい料金は自動見積もり機能か個別見積もりでご確認ください。

>>自動見積もり・個別見積もりを依頼する<<

個人事業主こそクラウドPBXを使ってみましょう

クラウドPBXの仕組みや、個人事業主だからこそおすすめできるクラウドPBXのメリット、導入する際に意識するべきポイントも含めて解説しました。

個人事業主は特に、企業のように拠点を構えることが少ないですし、特にオンライン会議や在宅ワークが主流になっている現在の状況下では、よりフットワーク軽く柔軟な働き方に不都合のないクラウドPBXのほうが、ビジネスフォンよりははるかにおすすめできます。

個人事業主の場合はVoIPを利用した無料通話で事足りる場合もあるでしょう。しかし、取引先やクライアントとも関わっていく中で、やり取りの際にアプリや端末を制限していると何かと不都合もあるはずです。固定電話番号がないことで無駄に不審がられてしまうこともあるでしょう。

クラウドPBXは、記事内でも説明したように対応デバイスが幅広く、スマホでもPCでも通話が可能ですし、相手の使っている電話の種類に関係なく運用が可能です。仮にビジネスフォンを使っていた個人事業主の場合でもその据え置き型電話が使えるなど、既存設備の転用がしやすいので、ビジネスフォンからの移行もおすすめできます。

柔軟な働き方を行える個人事業主だからこそ、クラウドPBXの導入を検討してみてはいかがでしょうか。