内線を携帯に転送することは可能？携帯転送の方法
企業の電話環境に欠かせない内線。社内で連絡を取り合う際に非常に便利な機能です。しかし、内線は大抵の場合、オフィス内にいなければ使用できません。外出中でも携帯に転送して内線を使用できたら、どんなに便利でしょうか。
実はある方法を取れば内線を携帯に転送することができます。今回は、内線を携帯に転送する方法を2種類解説していきます。そして、携帯への転送機能も含め便利な機能を使える企業向け電話システム「クラウドPBX」についても、仕組みやメリットなどを紹介しますので、より便利かつ低コストでの電話運用を考えておられる企業担当者の方は、ぜひ参考になさってください。
スマホで使えるクラウドPBXナイセンクラウド
内線を携帯電話に転送するシーンとは？
会社の固定電話にかかってきた内線を、個人の携帯電話や社用スマートフォンに転送したいと感じるのは、具体的にどのような場面でしょうか。代表的な2つのケースを見ていきましょう。
担当者への電話取次
1つ目は、担当者への電話取次です。例えば、営業担当のAさん宛てに顧客から重要な電話が会社の代表番号にかかってきたとします。Aさんが外出中やテレワーク中の場合、オフィスにいる社員が一度電話を受け、Aさんに電話をかけるなどして内容を伝え、さらにAさんから顧客へと電話するという手間が発生します。
これは、電話をかけてきた顧客にも、取次をする社員にも、そして担当者のAさんにとっても大きな負担です。もし、オフィスにかかってきたAさん宛ての電話を、直接本人の携帯電話に転送できれば、この煩雑なプロセスは一気に解消されます。顧客を待たせることなく、スムーズに担当者へつなげられるため、ビジネスの機会損失を防ぎ、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
外線を受けたい
2つ目は、オフィス不在時に外線を受けたいケースです。会社の代表電話や部署の電話番号は、企業の「顔」ともいえる重要な連絡窓口です。しかし、社員が全員外出していたり、テレワークを導入していたりすると、オフィスは不在になり、かかってきた電話を取りこぼしてしまう可能性があります。特に、小規模なオフィスや、多くの社員が現場に出るような業種では、切実な問題でしょう。
このような状況で内線転送を活用すれば、オフィスが無人であっても、あらかじめ指定しておいた担当者の携帯電話で着信を受けられます。これにより、「会社に電話をかけても誰も出ない」という事態を避け、企業の信頼性を維持できます。電話番のためだけに誰かが出社する必要もなくなり、より柔軟な働き方の実現にも貢献します。
内線を携帯電話に転送するメリットとは？
内線を携帯電話に転送する仕組みを導入すると、企業にとって多くの利点が生まれます。特に、外出中の対応や在宅勤務、テレワークといった現代の働き方において、その価値は非常に大きいといえます。具体的にどのようなメリットがあるのかを紹介します。
機会損失を防ぎ、顧客満足度を向上
最大のメリットは、場所の制約なく、迅速に電話応対が可能になる点です。営業活動や出張でオフィスを離れている時間が多い社員でも、会社にかかってきた自分宛ての電話を自身のスマートフォンで直接受けられます。これにより、顧客からの問い合わせや急な要件に対して、タイムラグなく対応できます。「担当者が戻り次第、折り返します」という伝言ゲームがなくなり、スピーディーな対応が実現するため、ビジネスチャンスを逃しません。顧客にとっても、一度の電話で担当者と直接話せることは、ストレスの軽減と満足度の向上に直結します。
多様な働き方を実現し、生産性を向上
内線の携帯転送は、働き方改革を推進する上で強力な武器となります。在宅勤務やテレワークを実施している社員が、自宅にいながら会社の代表電話や部署の電話に応対できるようになるためです。電話番のためだけに出社するといった非効率な業務をなくし、社員は本来の業務に集中できます。これにより、組織全体の生産性向上が期待できるのです。また、オフィスという場所に縛られなくなることで、サテライトオフィス勤務やワーケーションといった、より自由で柔軟な働き方の選択肢も広がります。
従業員満足度の向上と人材確保
働く場所の自由度が高まることは、従業員にとっても大きなメリットです。例えば、育児や介護といった家庭の事情を抱える社員も、在宅で会社の電話業務をこなせるようになれば、仕事とプライベートの両立がしやすくなります。これは、優秀な人材の離職を防ぎ、長期的なキャリア形成を支援することにつながります。また、柔軟な働き方ができる企業は、求職者にとっても魅力的です。多様な働き方を許容する先進的な企業として、新たな人材を確保する上でも有利に働くでしょう。このように、内線の携帯転送は、直接的な業務効率化だけでなく、従業員のエンゲージメントを高め、企業の持続的な成長を支える基盤となるでしょう。
内線を携帯に転送する方法
内線は主に2つの機能を担っています。それは「内線で社内の他のデスクと通話する」こと（内線通話）と、「外線からの着信を指定の担当者のデスクに転送する」こと（内線転送・電話の取次ぎ）です。
スマートフォンなど携帯電話を1人1台以上持っている現代の日本社会においては、会社においても社員向けに社用スマホを1人1台支給している場合も少なくないでしょう。それに加えて「ビジネスフォン」を導入していてデスクに固定電話を引いている場合は、日中の外出中や外回り中など、会社の電話機からスマホに着信を転送することも可能です。しかしその場合「外線転送」といって電話転送サービスを利用しなければなりません。
ここでは、内線を携帯に転送する方法の代表的なものを2つ、簡単に紹介します。
電話転送サービスを利用する
企業において従来広く導入されており、固定電話回線と固定電話機を「主装置（PBX）」を使って一元管理する電話システムである「ビジネスフォン」は、複数外線を社内に設置した固定電話機で共有する他、社内の固定電話機間で内線ネットワークを構築しています。
ビジネスフォンの転送機能には、会社内の固定電話機宛てに着信を転送する（いわゆる電話の取次ぎをする）「内線転送」機能と、外出中の社員の携帯電話などに着信を転送する「外線転送」があります。内線転送はビジネスフォンの機能としてそのまま利用できますが、ビジネスフォンを含め固定電話宛ての着信をスマホや携帯電話等に転送するには、電話転送サービスを利用する必要があります。
ボイスワープを利用するには利用手続きが必要で、利用契約を結ぶと月額使用料・転送元から転送先までの通話料を負担することになります。
クラウドPBXを利用する
近年画期的な企業向けの電話システムとして話題となっている「クラウドPBX」も、原理的にはビジネスフォンと似た仕組みです。ビジネスフォンは、基本的には先ほどもさらっと説明した通り、主装置（PBX）と呼ばれる交換機を社内に設置し、複数の電話回線（外線・内線）と、複数の固定電話機を主装置に有線接続することで一元管理する仕組みとなっています。
これに対してクラウドPBXは、この主装置を社内ではなくクラウド上、つまりインターネット回線上に設置し、主装置と電話機やパソコン、携帯電話・スマートフォンなどの端末をインターネット回線で相互接続して運用します。こうした仕組みに変えることで、主装置あるいは主装置に相当する設備や機器を社内に物理的に設置することなしに、ビジネスフォンと同様の環境を構築します。
クラウドPBXを利用するには、インターネット回線と携帯を用意しておけば、そこまで手間はかかりません。クラウドPBXのサービスを提供しているベンダーと契約し、利用手順に従ってWeb上の管理画面で利用ルールを設定したり、携帯に所定のアプリをインストール・設定するだけでOKです。
電話転送サービスよりクラウドPBX活用が断然おすすめの理由
以上のように、内線を携帯に転送する方法には、「電話転送サービス」と「クラウドPBX」の2種類があると説明しました。しかし、電話転送サービスよりもクラウドPBX活用が断然おすすめです。
電話転送サービスを利用すると、以下に詳述しますが「1つの携帯にしか転送できない」ことや「利用料・通話料・海外への転送量など余計なコストがかかる」ことが挙げられます。しかし、それに対してクラウドPBXでは、これも後の章で詳細に改めて説明しますが、そうしたデメリットのすべてが解決し、無駄なコストや制限なく利用できてしまうのです。
ここでは、電話転送サービスのデメリットを掘り下げて説明しつつ、クラウドPBXでなぜこうしたデメリットが解決できるのかを解説していきます。
電話転送サービスは1つの携帯にしか転送できない
電話転送サービスの特徴として「基本的に1か所しか転送できない」つまり、「転送先は1つの番号にしか設定できない」ことが挙げられます。つまり、1台の転送元回線に対して1か所しか転送先を指定できないのです。
基本的にビジネスフォンでも家庭の固定電話機であっても、また携帯電話の大手キャリアの回線を利用する場合においても同じことですが、電話回線を介して電話転送サービスを利用する際には、特定の携帯電話の番号にしか転送出来ないということです。
クラウドPBXでは、このような課題を根本から解決できます。クラウドPBXを導入すると、社員一人ひとりのスマートフォンが、まるでオフィスにあるビジネスフォンの子機そのもののように機能するのです。
これはどういうことかというと、会社の代表番号への着信を、複数の社員のスマートフォンで同時に鳴らす「グループ着信」設定が可能になります。例えば、営業部の代表番号にかかってきた電話を、営業部員5人全員のスマートフォンで一斉に着信させることができるのです。これにより、誰か1人が電話に出られない状況でも、他の手の空いている社員がすぐに応対できます。電話の取りこぼしを組織全体で防ぐ体制を、簡単かつ柔軟に構築できるのがクラウドPBXの大きな強みです。
さらに、スマートフォン同士を内線番号で呼び出すことも可能です。オフィスにいる社員が、外出中の営業担当者のスマートフォンを内線番号で呼び出したり、テレワーク中の社員同士が内線で打ち合わせをしたりと、社内のコミュニケーションが場所の制約なく円滑になります。これは、単に「転送」するだけの電話転送サービスにはない、PBXならではの高度な機能です。
電話転送サービスは取次に使うことができない
電話転送サービスのもう1つの大きな弱点は、電話の「取次」ができないという点です。これは、複数の社員がテレワークを行うような環境では、大きなデメリットとなり得ます。
電話転送サービスは、会社にかかってきた電話を、そのまま設定した携帯電話へ「丸投げ」で転送するだけの仕組みです。そのため、誰が電話に出ても、その電話が誰宛てのものなのかを判断し、適切な担当者へつなぎ直す「取次」の操作ができません。
具体的な例で考えてみましょう。会社の代表番号を、テレワーク中の社員Bさんの携帯電話に転送する設定にしていたとします。そこへ、別の担当者であるCさん宛てに顧客から電話がかかってきました。電話を受けたBさんは、自分宛ての電話ではないため、一度電話を切り、Cさんに「今、顧客から電話がありました」と連絡する必要があります。その後、Cさんから顧客にかけ直すこととなります。これでは、顧客に不便をかけるだけでなく、社内の業務効率も著しく低下してしまいます。
このような運用では、テレワークを導入している社員が複数名いる場合、電話応対のルールが複雑化し、誰がどの電話を受けるのかといった混乱を招きかねません。結果として、電話転送サービスは、個人事業主や、電話番が1人いれば済むようなごく小規模な環境でしか有効に機能しないのです。
それに対して、クラウドPBXはこの「取次」の問題を解決してくれます。クラウドPBXを利用すれば、社員のスマートフォンはビジネスフォンそのものですから、オフィスにいるのと同じように電話の取次（保留・転送）が可能です。先ほどの例でいえば、テレワーク中のBさんが受けたCさん宛ての電話を、一度保留にし、内線でCさんのスマートフォンを呼び出して「顧客の〇〇様からお電話です」と用件を伝え、そのままスムーズに電話を転送できます。電話をかけ直す必要がなく、オフィスに電話したときと何ら変わらないスムーズな応対が可能となります。
このように、複数の社員が異なる場所で働く現代のビジネス環境において、スムーズな電話の取次機能は不可欠です。会社への着信を組織として適切に処理し、ビジネスを円滑に進めるためには、クラウドPBXの導入が極めて有効な選択肢となるでしょう。
電話転送サービスは利用料と通話料がかかる
ビジネスフォンで一元管理されている会社内の固定電話機同士であれば、先ほども説明した通り転送の際に内線を介するので「内線転送」となり、無料で機能を利用できます。
しかし、会社内の固定電話機から携帯電話やスマートフォンに転送する場合は、携帯電話を社内で使っていたとしても「外線を介して転送する」ので、転送に際し料金が加算されることとなります。電話転送サービスには月額利用料金が発生する上、転送元から転送先への発信にかかる通話料も負担することになるのです。
とはいえ、多くの場合手続きは既に会社側が行っているため、特別な手続きなしに普通に転送設定ができてしまい、自覚なしにとんでもないコストがかかってしまう場合もしばしばあり、これは非常に盲点になりやすいです。
一方クラウドPBXでは、外出中の従業員が持つ端末宛てに内線をかけることができるので、そもそも電話転送の必要がありません。つまり転送サービスの利用料も、転送元から転送先への通話料も必要ありません。
電話転送サービスでは海外への転送が高くなる
グローバル展開している大企業で海外拠点に出向している場合や、海外出張に出てしまっているときに、仮にビジネスフォンの電話転送先を海外に設定していたとしましょう。すると、海外への転送料金は「国際ローミングサービス」を利用することとなり、海外から国内に転送する際も、またその逆でも、非常に高額になってしまいます。
一方クラウドPBXであれば、先ほども説明した通り「場所を問わずに内線構築ができる」運用ですので、たとえ海外にいたとしても関係ありません。すなわち、設定した端末間に限りますが、海外拠点間も内線通話が可能で、転送サービスの利用料や通話料は無料になるのです。
携帯への内線転送だけではない！クラウドPBXのメリット
以上のように、クラウドPBXを利用すれば、携帯への内線転送のネックとなる問題点はほぼ全部解決されることがわかりました。「みなさんも早速導入を！」と締めくくりたいところですが、実はクラウドPBXのメリットは携帯への内線転送だけではなく、もっと多くのメリットがあるのです。
ここでは、携帯への内線転送以外のクラウドPBXの色々なメリットを解説していきます。
外線通話の費用も抑えやすい
先ほども説明した通り、クラウドPBXでは、同社の社員や別拠点の社員の携帯など登録端末はすべて内線として設定可能です。このメリットがビジネスフォンと大きな差を生むことになりました。
なぜかといえば、ビジネスフォンの場合では、お客様だけでなく同社の別拠点の社員に連絡を取る時も、また同社の同拠点にいる外出中の社員の携帯にかける時も、外線を使った通話が必須だったからです。同拠点の社員でも、社内の固定電話から携帯に電話をかければ、固定電話同士の通話よりも高い通話料金が加算されていきました。海外拠点への電話なら国際電話を利用する必要があり、ますます高い通話料が嵩んでしまっていました。
一方クラウドPBXでは、先ほども説明した通り場所を問わず、拠点を跨いで内線設定が可能です。よって、別拠点であっても、外出中の同拠点の社員であっても、かまわず内線通話を行うことができます。また、海外にいる社員の携帯に電話をかけても内線となり、国際電話や国際ローミングサービスを利用する必要がありません。
それだけでなく、クラウドPBXなら、海外拠点から国内のお客様への外線発信や、国内の取引先からの着信を海外で受ける場合にも国際電話は不要で国内通話扱いとなるので、通話料は外線であっても大きくコスト削減が可能なのです。
柔軟な働き方を実現できる
クラウドPBXを導入することで、場所を問わない運用ができることは説明した通りです。場所を問わずに、どこにいても会社の電話番号での発着信や着信転送ができるのがクラウドPBXの強みであることを考慮すれば、わかる人にはもうわかったでしょう、「自宅にいても電話業務が可能」ということです。
すなわち、現在感染症拡大防止策として喧伝されてはいるものの、なかなか電話業務の関係で導入が難しかったテレワークやサテライトオフィスなどの柔軟な働き方を簡単に導入できるということです。少なくとも、電話業務上の支障はまったくなく、柔軟な働き方に移行できるといっても過言ではありません。
また、クラウドPBXであれば柔軟に回線数の上下の設定変更がPC経由で管理コンソールにアクセスするだけで行えるので、都度回線の増減の際に設備の改良など負担の大きい作業も不要です。
クラウドPBXならナイセンクラウド
ナイセンクラウドは、テレビや新聞などにも取り上げられ、今多くの企業が導入しているクラウドPBXです。03や06などの全国の市外局番、0120や0800のフリーダイヤル、050番号に対応しており、オフィスでの運用はもちろん、コールセンターでの運用にも対応しています。
着信があった際に複数の電話を一斉に鳴らしたり、特定の端末のみ鳴らす鳴らしわけも可能で、細かな着信ルールを設定することができます。またオプションのIVR・音声ガイダンス機能を活用すれば、電話対応の効率を改善することができます。
▼1分でわかるナイセンクラウド
料金は自動見積もり・個別見積もりでご確認ください。企業規模に応じた3つのプランがあり、内線数の追加にも対応しています。急に従業員数を増やした、特定時期だけ電話が多いなどの事情があっても柔軟な運用が可能です。お気軽にお問い合わせください。
内線を携帯に転送するならクラウドPBXを活用しよう！
内線を携帯に転送するための方法について、それぞれの方法のデメリット・メリットを解説しました。
内線を携帯に転送する際のメリットが大きい「クラウドPBX」は導入も比較的簡単ですし、運用もビジネスフォンに比べ大幅に安くかつ柔軟に行えます。特に内線構築の柔軟さと、それが生み出す思いもよらなかった範囲でのコスト削減に大きく注目した方も多かったのではないでしょうか。
本メディアではクラウドPBXに関する様々な情報を発信しています。もしこの記事を読んでクラウドPBXに興味がわいてきたという方は、他の記事もぜひ読んでみてください。