クラウドPBXは即日導入も可能!今すぐ導入したいときに検討すべきポイントとは?

電話業務の効率化

企業向け電話システムの中でも、従来型にあたる「ビジネスフォン」を導入している企業は多いのではないでしょうか。しかし現在、固定電話機を用いて運用するビジネスフォンの仕組みを踏襲しつつ、より柔軟で便利な電話運用を可能にした画期的な電話システムが普及しつつあります。それが「クラウドPBX」です。

クラウドPBXは従来環境をクラウド環境に置き換え、よりシームレスな電話運用を実現できる電話運用であり、高価な設備の用意も不要で工事の必要もなく、最短即日で導入できると話題です。

今回は、このクラウドPBXとはどういった仕組みでどういったメリットがある運用なのか、本当に即日導入が可能なのかを、導入にあたって注意・検討すべきポイントや導入の際の流れ共に解説していきます。

クラウドPBXとは?

冒頭でも軽く説明したように、クラウドPBXは従来型の企業向け電話システムの筆頭であるビジネスフォンの仕組みを基本的には踏襲しながらも、運用する設備や仕組みを大きくアレンジしたことでビジネスフォンを大きく超える利便性を実現した新世代の電話システムで、まさに画期的かつ革命的ともいえる電話運用です。

ここでは、ビジネスフォンなど従来の電話システムと比較しつつ、クラウドPBXの仕組みやメリットについて説明していきます。

従来の電話システム

まず大前提として、ビジネスフォンなど従来の電話システムもクラウドPBXも、「企業向けの電話システム」を前提としています。企業向けの電話システムは家庭向けと違ってひとつの電話番号(回線)を複数の電話機で共有できる仕組み作りが必須となります。また、社内の電話機同士での内線通話も必須といえるでしょう。

これは、企業は組織であり、組織は相手にするお客様や取引先が非常に多いからです。1つの電話番号宛ての着信に対し1つの電話機でしか対応できなければすぐに回線はパンクしてしまいます。また内線ネットワークを構築することでより組織内の連携を緊密にできます。

前述の通り、クラウドPBXの大まかな仕組みは基本的にはビジネスフォンと同じものです。その仕組みとは、「主装置(PBX、構内交換機)」を運用の中枢に据え、その主装置に社内のすべての電話回線と電話機を集約して接続することで、主装置を用いた電話機や回線の一元管理を可能としたもの。しかし、実際の構造はビジネスフォンなど従来の電話システムと、クラウドPBXでは大きな違いがあります。

ビジネスフォン(オンプレミス型PBX)など従来の電話システムでは、前述した主装置を物理的に用意して、社内など電話を用いる拠点内に設置する点が大きな特徴です。設置する主装置はベンダーから購入あるいはリースする必要があり、所有あるいは借用にもお金がかかります。また、電話機や電話回線も実際に固定回線や固定電話を設置し、かつ主装置とそれらの回線・電話機をすべて有線接続する点も特徴的です。

従来の電話システムではこのように、主装置を中心とした電話システムを形成する設備すべてが社内など拠点に固定されることになりますので、当然ながら内線電話や電話取次ぎなどの便利な機能は会社内でしか使えません。

クラウドPBXの仕組み

先述の通り、クラウドPBXも従来の電話システムにあるような「主装置を中心とした一元管理」が前提となっていますが、クラウドPBXの大きな特徴は主装置をクラウド環境上に設置していること。要はインターネット回線網の中に主装置を埋め込んでいるようなものなので、インターネット回線さえ正常につながれば、場所を問わずに主装置と相互接続が可能になります。クラウドPBXは、こうした仕組みによって、社内に実際の機械を設置しなくても、ビジネスフォン的な運用が可能です。

また、運用する電話機もスマートフォンやタブレット端末、デスクトップパソコンやノートパソコンなど色々なデバイスを利用できる点も特徴的です。特にスマートフォンでは持ち運びも可能なので、インターネット回線につながる場所であればどこへでも持っていけます。つまり、社内外を問わずどこででも会社用電話番号での通話や内線通話などが可能という事です

クラウドPBXのメリット

上述の通り、クラウドPBXの大きな特徴は電話運用自体をどこへでも持ち運び可能なこと、つまり、「場所に縛られない運用が可能であること」で、その特徴こそがクラウドPBXの最大のメリットでもあります。

ビジネスフォンのように会社内に主装置が設置されていると、会社の電話番号で電話するだけでも「会社の中にいなければならない」もっと言えば「会社のデスクにいなければならない」という制限が生まれてしまいます。また、従来内線転送を使って行う「電話の取次ぎ」も、取り次ぐ先の担当者が会社のデスクにいなければ物理的に取り次ぎできないということになります。その場合内勤者が用件をメモ等に控えておかねばならず、あるいは急ぎの場合は担当者の携帯へ外線で連絡を取らなければならないなど大きな負担になっていました。

クラウドPBXでは、内線電話が会社外にいても行えますし、外出している担当者への電話の取次ぎも直接会社から担当者のスマホへ行えますし、会社の電話番号を使って折り返す際にもわざわざ帰社することなく、その場でスマホを使って会社の電話番号を使った発信もできます。また、在宅勤務の際にもパソコンやスマホを使って電話業務が可能なので、テレワークなど多様な働き方を障壁なく導入できます。

その他にも、海外を含む離れた拠点間で内線通話が行えたり、着信の際に特定の社員や部署の携帯だけを鳴らす「鳴らし分け」ができたりするなど、便利な機能が目白押しです。

クラウドPBXは即日導入可能?

以上のように、画期的な仕組みと魅力的なメリットを併せ持つクラウドPBXですが、もう1つよく言われることとして、クラウドPBXは即日導入が可能というのがあります。しかし実際には導入にかかる期間はベンダーによりまちまちで、必ずしもすべてのベンダーに当てはまるわけではありません。

クラウドPBXの導入の際に設備の設置や工事が不要な分、導入に際してビジネスフォンほどの時間はかかりませんが、平均すると3日~1週間くらいの導入期間がかかるベンダーが多いです。しかしながら、ちゃんと即日導入を提供している旨が説明書きにきちんと書かれたベンダーもあります。なお、そうしたベンダーを選んでも、即日導入可能なプランが限定されていて、そのプランでないと即日導入できない場合もあります。

以上のように、クラウドPBXの即日導入は可能ではありますが、即日導入が「必ず」可能というわけではありませんので注意が必要です。しかし、裏を返せば、即日導入できるベンダーの、即日導入可能なプランをちゃんと選べば、難なく即日導入が可能ということでもあります。できる限り早く導入することを重視したい方は、検討段階でそうしたベンダーの候補をいくつか見繕っておくといいでしょう。

クラウドPBXを即日導入する際に検討するべきポイント

以上、クラウドPBXの仕組みやメリットに加え、即日導入も可能なサービスであることも説明しました。しかし、クラウドPBXは従来の電話システムとは大きく異なるサービスでもあり、これまでの電話運用とは勝手が違ったり、思わぬところでつまずいてしまったりする可能性が考えられます。

それこそ即日導入をしたいという場合には、最も効率よく導入を進めていくためにも、従来の電話運用と比較した時のクラウドPBXならではの事情や環境の違いといったあらゆる問題を、検討段階でクリアしておく必要があるでしょう。

ここでは、クラウドPBXを、特に即日導入するにあたって検討するべきポイントを解説していきます。

使用回線や電話番号、プラン等に問題ないか

クラウドPBXを導入するにあたってまず問題となるのは、回線の種類です。クラウドPBXは通常の固定電話と違って、電話回線ではなくインターネット回線を使用して通話(VoIP)を行います。そして、通話にインターネット回線を使うという特殊な事情に加え、回線には複数の種類があって、企業がインターネットで使用している回線の種類によってはクラウドPBXへの移行がスムーズにいかない場合もあります。

特に従来持っていた固定電話の番号をそのまま利用したいといった場合、もしクラウドPBXのベンダーがIP電話専用回線であった場合には、固定電話で使用していた電話番号をそのまま引き継いで利用できないという問題があるのは、特に企業としては注意すべきでしょう。企業はある程度大きな組織ですから、会社代表番号が変わってしまうというのは周知や修正にも大きな手間がかかるうえ、そうした変更が新たなトラブルを招いてしまうリスクがあります。特に固定電話で取得した番号は社会的な信用を担保するものでもあるので、変更は避けるべきです

回線の種類によっては従来の固定電話の番号も引き継いで利用できるので、可能な限り電話番号を変更しないで済むベンダーを選びましょう。検討段階でベンダーに問い合わせを行って確認しておくことをおすすめします。

また、使用する回線だけでなくプランやオプションについても、細かい希望がある場合にはどこかで不都合が起きてしまうことがあります。特に意思決定を担う経営陣やシステム管理者のこだわりが強い場合には、随時問題が起きないかを照らし合わせて比較検討し、できる限りメリットの多いベンダーを選ぶといいでしょう。

使いやすさや音質などに問題ないか

これまでの説明からは、便利な点ばかりが見えてしまいがちなクラウドPBXですが、実はクラウド環境や無線環境で運用するスタイルならではの弱点があります。

それは、無線環境での運用がメインになることもあって、実際の利用環境によって通話音質や使いやすさが大きく変わってしまうリスクがあることです。スマートフォンなどでの無線通話だと固定回線を利用した通話よりはどうしても音質が劣化するという根本的な問題もありますし、主装置がユーザーの手元にない分、使い勝手がユーザー環境に依存してしまうという問題もあります。

しかし、音質の弱点については多くのベンダーが日々改善に努めていますし、ベンダーによっては実際の環境で試用できる無料お試しキャンペーンを設けていたりデモ機貸し出しを行っていたりしますので、理想をいえばそうしたお試し利用を活用して、慎重に実際の使い勝手を確かめてから本導入するべきです

しかし、即日導入を目指す場合は急ぎであることも多く、そうした余裕がないのが実情でしょうから、どうしてもネット上やパンフレットでのベンダー各社のデータを比較して検討するしかありません。導入社数や導入事例が具体的かつ豊富に載っているかは勿論、ユーザーからの口コミの評判、ランキング評価といった客観的に見極められる指標を参考に契約ベンダーを選びましょう

契約さえすればすぐに利用できる環境か

先程も話題に挙げた通り、クラウドPBXは従来の電話運用とはかなり違う環境でのサービス運用となるため、クラウドPBXを導入する前に、現在自社にクラウドPBXを導入・利用できる環境がどのくらい用意できているかをまず確認することが大切です。

たとえば、クラウドPBXでは大規模な設備こそ不要ですが、必ず用意しなければならない設備があります。それが「インターネット回線」と「社用スマホなどの通話デバイス」です。特に通話用のデバイスに関してはクラウドPBXを利用するにあたってベンダーが提供してくれるものではないですから、自分で用意しなければなりません。

しかし、現時点ですでに固定電話に加えて社員一人一人に社用スマホを支給している会社は多いでしょう。そのうえ、クラウドPBXはスマホだけでなくデスクトップPCやノートPC、タブレット端末、据え置き型IP電話機など多くの端末に対応しています。クラウドPBXではそうした既存の資産を転用することも可能なので、通話用デバイスを揃えるにあたってそこまで苦になることはないはずです。

しかし、特にハードウェア的に通話機能を持たないPCなどの場合は、通話を成立させるためにヘッドセットマイクなど会話を聞くヘッドフォンと自分の声を拾うマイクが備わった機器を別途用意しておく必要があるので注意してください。なお、既に導入している据え置き型IP電話機がクラウドPBXに対応しているかも注意深く確認するようにしましょう。

1ヵ月単位など、契約は短期で可能か

クラウドPBXを導入する際、特に即日導入するということを優先すると、急ぎでの契約になりやすくどうしてもどこかに手抜かりがあるリスクが懸念されるでしょう。特にコストに関しては注意が必要で、余程資金繰りに厳しい企業でない限りはコスト面を度外視したベンダー・プラン選びになりやすい傾向にあります。

導入後、時間的余裕ができてからコスト面に関して再検討をした際に、もし長期契約をしてしまっていたら、契約の見直しをしたくても身動きを取ることができず、そのままずるずると契約を続けてしまうことになります。そのうえ、先ほども取り上げたように実際の利用環境では品質が低く使い物にならないケースもあり得ます。

そうした事態に陥らないよう、1ヵ月単位など短期契約ができるベンダーを選ぶようにしましょう。そうした短期契約が可能なベンダーを選んでおくと、不都合を感じた時にすぐに別のベンダーやプランに乗り換えられます。長期契約は、安心して利用できると判断してからでも遅くはありません。見切り発車での長期契約は絶対にやめましょう。

クラウドPBXを即日導入する際の流れ

以上のように、クラウドPBXの導入するにあたって検討すべきをしっかり検討し終えたら、いよいよ導入に踏み切りましょう。クラウドPBXには環境の違いを筆頭に検討しなければならないポイントこそ多いですが、いざ導入となると非常に手順はシンプルです。それこそ即日導入も十分見込めるほどで、面倒な手続きを想像していた場合には拍子抜けしてしまうかもしれません。ここでは、クラウドPBXを即日導入する想定で、導入の流れを解説していきます。

ベンダーに即日可能か確認する

まずは、念には念を入れて、ベンダーに対して即日での導入が可能かを再度確認しましょう。ベンダーもいざ導入という段階になって嘘はつかないでしょうから、ここの段階で実はプランやオプションの都合などで即日導入できないということが判明したりもします。これまでのやり取りで何らかの情報抜けや認識不足などの手抜かりがあったり、設備の状況やトラブルなどで急に即日導入できなくなるといった仕方のないケースもあり得ますので、慎重になりすぎと思わず、ちゃんと導入直前にも確認を取りましょう。

即日可能なベンダーとプランを条件やコストで比較

さて、即日導入するにあたってはとにかく急いで契約することが必要ではありますが、何度も申し上げている通り、即日導入だからこそ導入後に不都合が生まれるリスクが高まるため、急ぐからこそいったん落ち着いて、即日導入可能なベンダー候補を複数用意しておき、一度集約して、プラン設定やコストなどの条件面で比較検討しましょう。少しでも余裕があれば、比較材料として再度口コミなどの評判も含めてみてもいいかもしれません。

短時間でもいいのでこうしたプロセスを経ておくことで、少しでも導入後不都合に見舞われるリスクを減らすことが可能となるでしょう。

導入するベンダーに申し込み・契約

契約するベンダーが決まったら、ここからは速度重視で対応を進めていきましょう。といっても、やることは1つ、契約するベンダーに対して申し込みを行い、契約手続きを完了させることだけです。クラウドPBXでは主装置などの専門的設備の設置が不要なので、ベンダーと契約することで、ベンダー側で利用予定の回線の開通やサーバー側(主装置側)の設定などはすべてやってもらえます。

ベンダーの指示に従って利用環境を整える

ベンダー側の開通手続きが終わると、あとはユーザー側の利用環境を整えるだけです。といっても特殊な工事や配線などの作業は発生しませんので、手持ちのスマートフォンやPCなどのデバイスで通信設定を行えば導入完了となります。

多くの場合、PCやスマホ単体でインターネット通話はできないので、そうしたデバイスに別途「ソフトフォン」と呼ばれるアプリをインストールし、インストール後にアカウント登録や通信設定を行うことになります。といっても難しい作業はなく、ベンダーの指示に従って指定の文字列を入れたりして設定をしていけばいいだけです。

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今すぐ利用したいなら即日導入可能なクラウドPBXを選ぼう

クラウドPBXの即日導入に焦点を当て、クラウドPBXの仕組みやメリットから、導入時に検討すべきポイントや導入手順を解説しました。

即日導入はとにかく迅速な判断や対応が重視されるため、どうしても勇み足や見切り発車での導入になってしまいがちですが、あまりにも速度重視で色々な問題をおろそかにしてしまうと、あとで不都合が起きた時に思うように身動きが取れなくなってしまいます。本記事で挙げたポイントを意識して、導入後もフットワーク軽く動けるよう、スピード感を重視しつつも慎重な姿勢を忘れないように手続きを進めましょう。