クラウドPBXに乗り換えても電話番号そのまま利用できる?

電話業務の効率化

企業向けの画期的な電話システムとして近年話題のクラウドPBX。電話回線ではなくインターネット回線を利用したサービスであることから、「今まで使っていた電話番号はそのまま使えるのか」という不安を感じる人も多いのではないでしょうか。

結論としては「電話番号がそのまま使えるクラウドPBXもある」という言い方になります。つまり、そのまま利用できる場合もあれば、そうでない場合もあるという事ですが、企業からすれば、できれば元々持っている電話番号が利用できると嬉しいですよね。

今回は、「クラウドPBXと電話番号」をテーマとし、電話番号をそのまま利用できるメリットや、どういった番号を利用できるのか、利用できるかどうかはどう確認すればいいのかなどについて解説していきます。

クラウドPBXとは

クラウドPBXは、従来企業向けに導入されていた「ビジネスフォン」の仕組みをクラウド環境に置き換えた新たなシステムです。

「ビジネスフォン」は、固定電話回線と固定電話機を利用した企業向け電話システムです。仕組みとしては非常にアナログであり、固定電話回線による有線接続が前提となっています。一般的なビジネスフォンでは、「主装置(PBX)」と呼ばれる回線と電話機を一元管理できる機械を会社などの拠点内に設置したうえで、外線・内線といった電話回線と、固定電話機を主装置に有線接続することで成り立っています。

こうした仕組みのビジネスフォンを導入することによって、社内のデスクに備わった固定電話機を使って会社代表番号宛ての複数の着信に対して複数の電話機で同時並行的に応対したり、社内の別部署の担当者に電話を取り次いだり、社内の固定電話機同士で内線通話をしたり、普段会社で何気なく行っている電話業務のほぼすべてがビジネスフォンによってできるようになっているといっても過言ではありません。

クラウドPBXは、先ほども説明した通り、上記のようなビジネスフォンの仕組みをクラウド環境に置き換えたものです。具体的な仕組みの違いとしては、クラウドPBXではビジネスフォンのように主装置を会社内(拠点内)に物理的に設置せず、クラウド上(インターネット回線上)に仮想的に設置する点が挙げられます。そして、電話機は携帯電話やスマートフォンといった持ち運び可能なデバイスやIP電話機、パソコン、iPodなどを用いて、インターネット回線を介して遠隔にあるクラウド上の主装置と相互接続することで、ビジネスフォン的な仕組みを再現しています。

クラウドPBXは、拠点内にある主装置と有線接続しているビジネスフォンと違って、主装置は遠隔に置かれていて通話に利用するデバイスとインターネット回線を介して相互接続されていることから、「場所(拠点)に縛られない電話運用」が可能となっています。このことこそ、ビジネスフォンとの最も大きな違いであり、クラウドPBXの最大のメリットです。

場所に縛られない電話運用ができることで、ビジネスフォンでは外線通話が必要だった別々の拠点間の通話も内線に出来ますし、外出・出張していても手持ちのスマートフォンで会社代表番号を使った通話や、内線通話も行えます。従来は会社の電話番号を使うために会社に出社・帰社する必要がありましたが、その必要がなくなり、どこででもビジネスフォン的な電話運用が可能になるのです。こうした点が「画期的な電話システム」として話題になっている理由でもあります。

IP電話と050番号

クラウドPBXは、インターネット回線を使った通話を行うシステムです。インターネット回線を使った通話といって思い浮かぶのは「IP電話」ではないでしょうか。IP電話は、VoIPと呼ばれる「インターネット回線を使った通話技術」によって成り立っており、IP電話はアプリ間で電話番号を利用しない通話も可能ですが、専用の電話番号を発行することも可能です。

IP電話といえば「050」で始まる番号を思い浮かべる方も多いかもしれませんが、その通り、「050」で始まる電話番号いわゆる「050番号」は、IP電話専用の電話番号として割り当てられています。050番号はその多くが無料で発行でき、IP電話アプリのインストールおよび登録を行うことで自動発行されることもあり、従来の固定電話番号よりも格段に発行がしやすいものです。

クラウドPBXの中でもIP電話専用回線を利用したベンダーでは、050番号しか利用できないものもあります。こうしたベンダーと契約すると、従来企業が持っていた固定電話の番号を手放さざるをえなくなることもあります。また、IP電話の専用回線の場合では、110・119など緊急通報用電話番号に繋がらないといったデメリットもあります。

電話番号そのままのメリット

先ほども少し説明した通り、050番号は基本的に誰でも簡単に取得できるイメージが強いものです。一方で、従来から企業が持っている「03」や「06」で始まる固定電話番号は、電話加入権など費用を払って、手続き等の手間をかけて導入されます。そのうえ、地番に紐づいて発行されるのである程度の会社の位置も分かりますから、固定電話番号を持っているという事自体がある程度の社会的信用に直結しています。すなわち、社会的信用において弱い立ち位置にある050番号は、企業が利用する電話番号としては不向きなものです。

ましてや既に固定電話番号を持っている多くの企業にとって、クラウドPBXを利用する際には「これまで使ってきた電話番号をそのまま利用できる」ことが必須条件といっても過言ではありません。

電話番号をそのまま利用することには、こうした社会的信用の面以外にも色々なメリットがあります。ここでは、電話番号をそのまま利用する主なメリットを紹介していきます。

新しい番号を覚える必要がない

まずは当然といえば当然の話ではありますが、今まで通りの番号をそのまま使うことで、新しい番号をわざわざ覚える必要がなくなります。個人であればまだしも、企業というのは大勢の顧客や取引先、関連会社など多くの人や組織とかかわりをもたねば経済活動が行えません。そうした人たち全てに新しい番号を覚えてもらうのも難しければ、社内の人間としても覚えるのは難しいでしょう。新しい番号を覚えてもらわないと電話に出てもらえない可能性もありますし、番号を間違えることでトラブルのもとになるリスクもあります

クライアントや役所などへ番号変更の連絡をする必要がない

企業は、顧客は勿論、取引先や支社・関連会社、そして自治体等の役所ともかかわりを持たなければなりません。一企業の電話番号が変わるという事は、非常に大きな手間を抱えるのとほぼイコールといっていいでしょう。

番号変更のメール連絡だけでも、その手間は膨大なものになります。社員に向けた社内メールであれば一斉送信でも問題ないですが、守秘義務等の関係から取引先や顧客や役所に対しては一斉送信というわけにもいきません。1通1通、宛名も文面も変えて、丁寧に電話番号変更を周知しなければなりませんし、「相手側にも書類の訂正や名簿の訂正などで迷惑をかける」ことにもなりますから、謝罪の意も込めて連絡をする必要があります。会社のオフィスの移転などでは多少仕方がないですが、それでもこうした手間は不要なら無くしたほうがいいのは確かです。

電話番号をそのまま利用することができれば、そうした大きな手間をかけることはありません。引き続き、これまで通りの状態で関係性を維持できます。

ホームページやパンフレットなどを修正する必要がない

電話番号が変わると特に大変なのは、ホームページや広告物・パンフレットといった頒布物に書かれた電話番号も変えないといけないことです。

単にテキストで編集できるレベルであれば少しの手間で済みますが、ポスターやチラシ・パンフレットといった紙の印刷物の場合、新しく修正したものを発行しなければなりませんので、特に規模が大きい企業の場合ではその修正した頒布物の発行までにも莫大な手間と費用がのしかかります

デジタルで元データが残っていれば楽ですが、画像として文字を保存してしまっている場合などは非常に厄介です。代替する画像データを新たに作る必要がありますし、場合によっては数十か所分の画像データを作らないといけなくなる可能性もあります。

クラウドPBXでも03や06、0120は利用できる?

このように、これまでと同じ電話番号を利用できるというのはメリットが大きく、余計な手間を生まない非常に合理的な方法です。クラウドPBXを新たに導入するなら、既存の固定電話番号をそのまま利用できるベンダーを選ぶといいでしょう。

ここでは、クラウドPBXが03や06、0120といった色々な番号に対応しているのか、そうした番号を利用するにはどういう点に注意するべきかを解説していきます。

電話番号そのままで利用できるクラウドPBXがある

クラウドPBXは先ほども説明したようにベンダーによって利用できる番号が異なります。特に自分が発信に使う番号については利用できる種類が多ければ多いほど便利です。特に企業の場合、多くは固定電話番号を取得しているでしょうから、「03」や「06」で始まる固定電話番号を利用できるベンダーを選ぶのが必須です。

こうした「03」や「06」などの固定電話番号のことをIP電話の「050番号」に対して「0ABJ番号」といい、こうした電話番号が使えるクラウドPBXであれば、発信するために使う電話番号にこれまで通りの会社の固定電話番号が利用できるのはもちろん、発信先の電話番号にも制限がありません。発信する時に050番号しか利用できないクラウドPBXの場合は、先ほども説明した通り、緊急通報用番号に発信できないなどの制限があります。

また、0120や0800などのフリーダイヤルについても、多くのクラウドPBXでは利用可能となっていますが、それも全部のクラウドPBXが使えるというわけではなく、使える番号はベンダーによって異なります。

まずはベンダーに確認を

企業がクラウドPBXを導入する場合、特に固定電話番号での運用からクラウドPBXへ切り替えたい場合には、これまでの固定電話番号が使えるかどうかをまずベンダーに確認しましょう。どう確認していいかわからない場合には、回線等の条件が変わってもこれまで使っていた電話番号を引き継げる、いわゆる「ナンバーポータビリティ」が利用できるかどうかを聞く、というのが一番簡単です

もし、会社代表番号に加えてフリーダイヤル(着信課金電話番号)も契約している場合には、それも併せてベンダーに確認しましょう。特にフリーダイヤルには複数の種類があるので、どのような着信課金電話番号が使えるかも含めて確認を取るのがベストです。

電話番号そのままでクラウドPBXを利用するなら「ナイセンクラウド」

ナイセンクラウドは、03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しており、多くのケースで既存の電話番号をそのまま利用できます。

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クラウドPBXを導入するなら電話番号そのままで!

クラウドPBXと電話番号について、特に「これまで使っていた電話番号をそのまま利用できるか」ということについて、色々な側面から解説しました。

企業にとって元々持っている固定電話番号は「命」といってもよく、簡単に変えるべきではありません。だからこそ「これまで使っていた電話番号をそのまま利用できる」クラウドPBXのベンダーと契約することが、何よりも大切です。特にフリーダイヤルはクラウドPBXと併用すると便利であるにもかかわらず、番号の種類などで盲点となりやすいので、特に注意深くベンダーに事前に確認しましょう。