クラウドPBXで内線をもっと便利に活用しよう

電話業務の効率化

内線電話は、特に企業や商業施設等、多くの部署を持つ組織において、組織内の円滑な連携のために役立っています。そうした組織で仕事をしている方は、内線を頻繁に利用していることでしょうし、内線の利便性も充分にご存知でしょう。

しかしながら、内線は通常、会社や施設内でしか利用できません。「できればスマホや携帯電話で内線が使えたらいいのに」と一度は思ったことがある人も多いはず。そうした時に導入をおすすめするのが、新たな企業向け電話システムとして話題の「クラウドPBX」です。

今回は、クラウドPBXとはどういうものかを説明しつつ、従来型の企業向け電話システムとの違いや、なぜクラウドPBXを使えば内線がもっと便利に使えるのかについて具体的に解説していきます。

クラウドPBXとは?

冒頭でご紹介した新たな企業向け電話システムとして、近年急成長を遂げている「クラウドPBX」とは、具体的にどういったものなのでしょうか。

企業向け電話システムとして従来から広く普及している「ビジネスフォン」と大枠は変わらないシステムなので、ビジネスフォンをご存知の方なら、理解はたやすいかもしれません。しかし、わからない方もいらっしゃると思いますので、まずはビジネスフォンの仕組みから説明していきましょう。

ビジネスフォンでできることは、会社で電話を使ったことのある人であれば大体心当たりのあるものはすべて当てはまります。たとえば、別の担当者のデスクへの「電話の取次ぎ」や、会社内の電話機同士での「内線通話」が代表的ですが、普段何の気なしに行っているであろう、会社代表番号での営業電話やアポイントメントの発着信を複数人で同時に行えるのも、ビジネスフォンが導入されているからです。

その仕組みは、複数の「電話回線(外線・内線)」と「固定電話機」、そしてそれらを一元管理する「主装置(PBX)」で成り立っています。構造的には、会社内に物理的に設置した主装置に、電話回線と固定電話機をまとめて有線接続するといった形になっていて、主装置が回線と電話機を一元管理しています。具体的には、主装置が半自動的に判断し、接続された電話機に対する回線の割り当てや切り替えを随時行ってくれているのです。

クラウドPBXでできることも大体ビジネスフォンと同じですし、構成要素もビジネスフォンと同じく「主装置(PBX)」「回線」「電話機」の3つで、大枠の構造は同じです。しかし、クラウドPBXでは、これらの構成要素における接続・設置方法がビジネスフォンと大きく異なっています。

まず、主装置はビジネスフォンと違ってクラウド上(インターネット回線上)に「仮想的」に存在していて、会社内に物理的に設置する必要がありません。そして、その主装置に対して電話機やパソコン、携帯電話・スマートフォンなどのデバイスを「インターネット回線」で接続することで、主装置がデバイスと回線(外線・内線)を一元管理しています。

クラウドPBXの内線と従来型PBXの内線の違い

先ほどの説明でご理解いただいたかと存じますが、クラウドPBXでも、ビジネスフォンと同様に内線を使うことができます。しかし、クラウドPBXにおける内線と、「ビジネスフォン=従来型PBX」における内線とは、その意味合いが大きく異なってきます。そして、以下に説明するその違いこそが、クラウドPBXの内線がいかに便利かという説明にもなるでしょう。

ここでは、クラウドPBXの内線が従来型PBXの内線といかに違うものかを、ビジネスフォンと比較しながら解説していきます。

スマホやPCでも内線通話が可能

ビジネスフォンのように物理的な主装置を会社内に設置する運用では、電話機も電話回線が有線接続された固定電話機で運用する必要があるので、基本的に持ち運びができず、社内のデスクについていないと電話が使えません。

それに対してクラウドPBXでは、従来型PBXと同じことができる反面、構造は従来型PBXと全く異なり、運用する電話機は固定電話機だけではなく、携帯電話やスマートフォンといった持ち運び可能なデバイスも含まれます。そして、インターネット回線を使って通話するので、無線のモバイルデータ通信に必要なSIMカードの入っていないタブレット端末や、ノートPC・デスクトップPCなどでも内線通話が可能です。

このように対応デバイスが幅広く、通話に要する環境に応じてPCやスマホを使い分けて内線通話が可能なので、クラウドPBXを導入することでより柔軟な内線運用ができるようになります。

外出中や在宅勤務でも内線が使用できる

ビジネスフォンでは、内線通話は会社内でしか利用できません。それは拠点内に主装置を置き、拠点内にある電話機と有線で接続することで運用されているからです。そうした環境が長年当たり前であったせいで、「そもそも内線は会社で使うもの」と思い込んでいる方も多いかもしれません。

それに対してクラウドPBXでは、運用の根幹を担う主装置がクラウド上にあるので、インターネット回線さえ繋がればどこにいても内線通話が可能です。スマートフォンであればモバイルデータ通信ないしWi-Fiを拾えれば内線通話できますし、PCでもWi-Fiもしくは有線のLANケーブルでインターネットにつなぐことで内線通話ができます。

そのため、クラウドPBXを導入することで、外出先や出張先にいて会社を離れている場合でも、会社内の社員とも同じく外に出ている社員とも内線通話が可能になり、これまででは考えられなかった多様な形での内線運用ができるのです。

複数拠点、海外間で内線を構築できる

クラウドPBXのもたらす「これまででは考えられなかった」内線運用の形として代表的なのが「拠点間で内線を構築できる」ことです。

従来のビジネスフォンでは、主装置・電話機・回線という、内線電話を実現する設備すべてが会社など特定の拠点内に設置されていることもあって、特定の拠点内でしか内線が使えませんでした。そうしたビジネスフォンの環境では、同じ会社であっても、たとえば東京本社と大阪支社というように拠点を跨いだ連絡では内線が使えず、外線で連絡をとるのが普通です。

しかし、クラウドPBXであれば、主装置がクラウド上にあることによって「場所の制限を受けない」運用が可能になります。インターネット回線であれば距離に関係なく場所を問わずにネットワークを構築できるので、東京本社と大阪支社という離れた拠点同士でも内線を構築できるということです。

そしてさらに言えば、クラウドPBXではこうした国内の拠点を跨いだ内線構築だけではなく、設定をしっかり行うことで、海外の拠点とも内線ネットワークを構築できるのです。これは、特に事業所を各地に展開する大企業や、海外にメインの生産拠点を置く企業など、規模の大きな企業ほど嬉しいメリットといえるでしょう。

内線以外のクラウドPBXのメリット

クラウドPBXの内線がビジネスフォンの内線とどう違うかを一通り説明したことで、クラウドPBXの内線がいかにメリットの大きいものかを理解していただけたかと存じます。しかし、クラウドPBXのメリットはそれだけにとどまりません。

勿論、内線が幅広い拠点間で構築できるといったような「場所の制限を受けない」運用であることは、クラウドPBXのメリットのほとんどに関係してくることではありますが、クラウドPBXがなぜ魅力的なのかといえば、ビジネスフォンでは考えられなかったメリットを、ビジネスフォンと比べると大幅に安く運用できるからです。

ここでは、内線以外のクラウドPBXのメリットを解説していきます。

導入コストが抑えられる

ビジネスフォン、つまり従来型のPBXを導入しようとすると、非常に高額なコストがかかります。

ビジネスフォンに用いる主装置は社内に設置する為に購入(またはリース)する必要があり、まず主装置の購入だけでも安くて十数万円から、規模が大きければ数百万円はくだらないコストがかかり、設置・配線にかかる工事費も別途かかります。リースは月額割賦とはなるものの合計額は新品購入と同等以上になります。

そして自前で主装置を購入する以上、社内に設置した主装置の保守管理もユーザーが行わなければいけないため、月に1回、半年に1回など、定期的に専門業者を呼んでメンテナンスや修理を行う必要があり、それにも費用が掛かります。

また、ビジネスフォンの場合、通話に使用する固定電話機も主装置に対応した純正のものしか使えないので、導入の際に新たに購入しなければなりません。固定電話機の購入は工事費込みで1台あたり4~5万円はかかります。

これに対しクラウドPBXでは、主装置はベンダーがクラウド上に設置したものを借り受けて使用する形をとるので、社内に物理的に設置する必要がないうえ、主装置を購入する必要も、メンテナンス費用を支払う必要もありません

また先ほども説明した通り、通話に使用するデバイスも対応機種が幅広く、携帯電話やスマートフォンはもちろん、ノートPCやデスクトップPC、タブレット端末などにも対応しています。つまり、既に社用スマホや社用PCなどデバイスを配布していればそれらを転用するだけでよく、新たに電話機を購入する必要がありません。場合によっては従業員の私用デバイスを仕事用に転用する「BYOD」を導入するのもいいでしょう。

要するにクラウドPBXを導入することで、うまくやりくりすれば、ビジネスフォンの導入コストにあたる部分をほぼ丸ごとコストカットできるのです。

通話料が安い

先ほども説明した通り、クラウドPBXでは、場所を問わない運用が可能で、場所に関係なくどこにいても内線ネットワークを構築できます。内線は公衆電話網に接続しない社内だけのネットワークなので、基本的に通話料が無料になるのは従来型のビジネスフォンと同じです。

拠点が離れていたり外出している社員との通話に外線や国際電話を使わないといけないビジネスフォンに対して、クラウドPBXは内線に登録している社員の通話がすべて無料になるので、通話料を大幅にカットできます

そうした内線を活用したコストカットができるのももちろんですが、クラウドPBXであればインターネット回線での通話、すなわち距離に関係なく一律通話料金での通話になるので、通話の発信地から着信地までの距離が遠ければ遠いほど高い通話料がかかる固定電話での通話よりも安く済みます

海外拠点からの発信の場合も国内での発信扱いとなるため、国際電話を用いる必要がなく大幅なコストカットを実現できます。

どこででも外線発着信が可能

ビジネスフォンでは固定電話機を使った運用なので、内線はもちろんとして外線での発着信も会社にいなければ行えません。システムの中核を担う主装置を会社内に設置する必要があり、電話機も主装置に有線で接続されている以上、電話機も主装置も持ち運ぶというわけにはいきません。特に会社代表番号での発着信は、主装置を通さないと行えない以上、会社のデスクにある電話からでしか行えないのです。

それに対してクラウドPBXでは、既に説明済みですが携帯電話やスマートフォンで利用可能で、主装置はクラウド上にあるため、インターネット回線さえ繋がればどこででもビジネスフォン的な運用が可能です。すなわち、会社代表番号での発着信を含めた外線通話に関しても、どこででも行えるということです。

営業先に外出中であっても出張中であっても、タクシーなどで移動中であっても、在宅勤務でも、どこにいても会社の番号を使って電話ができるのは非常に合理的ですし、多様な働き方が求められる現代に合った運用ができます

電話線いらずでフリーアドレス制も導入しやすい

固定電話機での運用となるビジネスフォンでは、電話機を基準として内線番号を割り振るなど、どのデスクに誰が座るのかを明確に決めねばなりませんでした。そして席替えをすれば内線番号も変わってしまうことになり、その都度周知が必要になるなど面倒なプロセスが多くなってしまいます。そして電話線で繋がれた電話機を設置する必要がある以上、人の席も所定のデスクに固定されることになってしまっていました。

これでは、毎日同じ席で仕事をしなければならないことはもちろん、内線や取次ぎ電話に出る場合に備え、会社にいる間はできる限りデスクにい続けなければならないなど行動の制限が生まれてしまいます。また、出入りや移動が多い業種であっても、会社の電話を使うためには出先から帰社し、自分のデスクまで戻らないといけませんし、移動しながらの通話も不可能です。

クラウドPBXであれば、ネットにつながるスマホや携帯電話がその場にあれば運用が成立するので、「デスク」という考え方そのものが不要になります。オフィスのレイアウトも固定電話機に縛られた形にする必要がありません。つまり、日によって誰もが自由に席を変えられる、いわゆる「フリーアドレス制」が簡単に導入できるのです。

普通のデスクやテーブルのみならず、ソファやクッション席、テラス席など色々な席を設けることもできますし、そうした多様な席を自由に移りながらの仕事もできるようになります。

クラウドPBXで内線環境を改善するなら「ナイセンクラウド」

ナイセンクラウドは、日本国内はもちろん、海外でも内線を利用できるクラウドPBXです。RakutenやKDDI、NTT、NUROなど回線から使用回線を選べるため、03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号、0120・0800の着信課金型番号にも対応しています。

複数端末での一斉着信や鳴らしわけも可能で、対象時間別の着信・アナウンスルールの設定も可能です。自動通話録音やIVR・音声ガイダンスなどの便利な機能もオプションで追加することができます。

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クラウドPBXで内線をもっと便利に!

内線運用をより便利で柔軟な形に変えられる画期的な電話システム「クラウドPBX」の仕組みや、従来型のビジネスフォンとの違いにフォーカスしたクラウドPBXのメリットを中心に解説しました。

こうしてクラウドPBXのことを知ってみると、内線に登録されている電話機同士であれば通話料が無料になる、という便利な環境を拠点内だけに留めておくのは、非常にもったいないと思えてきませんか。

記事で解説したメリットの他にも色々な便利さが詰まっているクラウドPBXについては、他の記事でも様々な情報を発信しています。ぜひ導入を検討してみてください。