AI電話代行とは？仕組みやメリット、活用例まとめ
ここ数年でAIの発展が目覚ましく、さまざまな分野でAIの活用が進められており、AI電話代行というサービスも登場しています。どのようなサービスなのか気になっている人や、利用してみたいと考えている人もいるでしょう。AIで問題なく電話対応ができるものなのかと不安に思っている人もいるかもしれません。
本記事ではAI電話代行について仕組みやメリットを解説し、活用事例も紹介していきます。
AI電話代行とは
AI電話代行とは、オフィスなどの電話対応業務をAIが代行してくれるサービスのことです。電話がかかってきたら受電し、AIが音声認識と合成音声で対応します。
相手が会社名や氏名などを言った場合はきちんと記録し、用件を伝えられれば内容を理解して取り次ぎをするという具合です。担当者にすぐに取り次ぎできない場合は、折り返し対応する旨を伝えることなどもできます。
また、対応した内容や相手が話していた内容に関しては、要約してメールやチャットツールなどで通知される仕組みです。
AI電話代行のメリット
AI電話代行を利用することでどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。
業務の効率化
AI電話代行を利用していると、オフィスにかかってきた電話の一次受けを社員が行う必要がなくなります。多くのオフィスでは社員が本来の業務を行う傍ら電話対応も行っているでしょう。電話が頻繁にかかってくると、業務が中断されて効率が悪化してしまうことも多いです。電話対応をする必要がなくなれば、業務に集中できて効率も上がります。
電話の取りこぼし防止
オフィスに電話がかかってきても、すぐに出られず切れてしまうこともあるでしょう。休憩時間でオフィスに誰もいないときに電話がかかってくる可能性もあります。電話の取りこぼしにより機会損失が発生していることもあるかもしれません。
AI電話代行なら、オフィスに誰もいないときも含めて全ての入電に対応できます。取りこぼしがなくなることで機会損失もなくなり、売上や利益の向上も期待できるでしょう。
24時間365日対応の実現
AI電話代行は人が対応しているわけではないため、24時間365日稼働させることも可能です。土日祝日や早朝、深夜の時間帯はもちろんのこと、年末年始やお盆、ゴールデンウィークなどでも対応できます。その上、簡単な内容の問い合わせなら、スタッフに取り次ぎしなくてもAIが回答可能です。顧客にとっては、翌営業日まで待つ必要がなく利便性が向上するでしょう。会社のイメージアップにもつながります。
一定以上の電話対応品質
社員が電話対応する場合では、それぞれの社員により対応品質に差が出てしまいます。中には、あまり上手く対応できない社員もいるでしょう。社員ごとに経験も能力も違うため、対応品質を同じ水準に保つのは難しいのが実情です。
これに対して、AI電話代行なら対応品質に差が出てしまうことはありません。常に一定以上の品質を維持した上で対応できます。その上、AIは機械学習が可能です。長期間にわたって利用すれば、どんどんパターンを覚えていき、対応の品質も向上していきます。
人間による電話代行より低価格
人間のオペレーターが対応する電話代行サービスも多くあります。通常の電話代行サービスを利用するか、それともAI電話代行を利用するか迷っている人もいるでしょう。
AI電話代行は通常の電話代行サービスよりも低価格で利用できるのがメリットです。特に24時間365日電話を受け付けられるようにしたい場合は、通常の電話代行サービスだと料金が高額になります。小規模事業者だと利用しづらいかもしれません。
その点、AI電話代行なら低価格のため、零細企業や個人事業主の方でも気軽に利用できます。
AI電話代行の活用事例
AI電話代行がどのようなシーンで活用できるのか気になる人もいるでしょう。では、AI電話代行の具体的な活用事例を紹介していきます。
店舗の予約受付
美容院やサロンなどは予約制のところが多いです。飲食店などでも予約して利用できるところがあるでしょう。インターネットからの予約に対応しているところもありますが、電話をかけて予約する利用客も少なくありません。高齢者の場合は、インターネットでの予約の方法が分からず電話をかける人もいるでしょう。そのため、電話対応が負担になっている店舗も多いです。
AI電話代行を導入すれば、電話での予約受付に対応できます。予約可能な日時を把握した上で人間と同じように対応可能です。スタッフは電話に出る必要がなくなるため、接客業務に専念できます。接客中に電話がかかってきても出られないというようなこともなくなります。
電話の一次受け
企業では代表電話で一次受けをして、用件に合った部署や担当者に取り次ぎをするという対応をしているところが多いです。入電件数が多い企業では、電話に出て取り次ぎをするのにリソースを割かれていることもあるでしょう。人手が少ない中で回している企業の場合は、電話の一次受けよりもコア業務にリソースを割きたいと考えるのが普通です。
そのような企業で代表電話にAI電話代行を導入すれば、一次受けを社員が行わずに済むようになります。貴重なリソースを電話の一次受けに割かれてしまうことがなく、コア業務に集中できるようになるでしょう。業務効率も上がり、社員のエンゲージメントも向上しやすいです。
また、相手の企業名や氏名、用件などをヒアリングしてから折り返し架電する旨を伝える対応もできます。そうすれば、取次先の担当者も業務を中断されることがありません。キリの良いところまで業務を進めてから折り返し電話をかけて対応できます。
さらに、休日や営業時間外に電話がかかってきても用件をヒアリングできるため、翌営業日の早い時間に対応可能です。
支払い催促や納期のお知らせ
AI電話代行では、顧客からかかってきた電話に出て対応するだけでなく、こちらから電話をかけることもできます。同じ内容のことを複数の顧客や取引先などに電話で伝えたいときなどに便利です。
例えば、借入金の返済や代金の支払いなどを期日までに済ませていない顧客に対して、支払い督促の電話をするのに利用できます。社員が行うこともできますが、ストレスを感じやすい業務です。対象となる顧客が多い場合は、何度も同じ話をしなければなりません。AI電話代行を活用することで、社員の負担を軽減できます。
また、仕事を外注している企業では、納期を守らない外注先に対して電話をかけて確認することがあるでしょう。そのような場合にも、あまり好ましい内容の用事ではないため、社員にとっては気が重いと感じやすいです。AI電話代行で電話をかけて納期を知らせれば、社員がストレスを溜めずに済みます。
AI電話代行を検討する前に！ナイセンクラウドをチェック
AI電話代行サービスの利用を検討する際は、ナイセンクラウドもチェックする価値があります。ナイセンクラウドは、クラウドベースの電話対応システムで、企業のコミュニケーションの効率化とコスト削減などのサポートが期待できます。ここでは、ナイセンクラウドのおすすめポイントを紹介します。
どこでも03や06、0120局番で発着信できる
ナイセンクラウドを使えば、全国どこでも03や06、0120などの希望の局番で発着信できます。オフィス移転やリモートワークなど、勤務場所が変わっても電話番号が変わらないため、顧客とのやり取りもスムーズです。
複数端末で一斉着信が可能
スマホ、パソコン、タブレットなど、複数の端末で同時に着信できます。外出先でも電話を逃さず、スムーズな顧客対応が可能です。
PC・スマホ・IP電話機が使用可能
固定電話だけでなく、スマートフォンやパソコン、IP電話機など、さまざまな端末で利用できます。働き方に合わせて、自由に端末を選べる点が魅力です。
複数の電話番号を一括で運用できる
代表番号、営業部、サポート部など、複数の電話番号を一括で運用できます。番号ごとに設定を変更したり、通話履歴を確認したりするのも簡単です。
内線通話はどこでも無料で利用できる
拠点間や社員同士の内線通話は無料です。通話料を気にせずコミュニケーションを活発化できます。
外線通話はどこでも3分8円～（固定電話料金）
外線通話は、固定電話料金と同等の料金で利用できます。従来の電話回線と比べて、大幅にコストを削減できます。
リース不要で開始も終了もすばやく行える
工事や機器のリースが不要で、すぐに利用開始できます。また、解約金や違約金も発生しないため、気軽に始められます。
ナイセンクラウドは、日本マーケティングリサーチ機構調べにおいて「テレワークに役立つサービス」「信頼と実績のクラウドPBX」「経営者が選ぶ電話サービス」において1位に選ばれています。詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
まとめ
AI電話代行はAIによる音声認識を利用して電話対応ができるサービスです。昨今のAI技術の進歩は目覚ましく、人間のオペレーターと比べても遜色ない品質で対応できます。その上、人間のオペレーターが対応する電話代行サービスよりも低価格で利用できて、24時間365日稼働することも可能です。
店舗の予約や代表電話の一次受けなどに活用すれば業務効率アップに役立てられます。こちらから電話をかけることもできるため、支払い督促などにも利用可能です。
電話対応が負担になっている企業では、ぜひAI電話代行の導入を検討してみましょう。