電話代行サービスの比較ポイントとは？秘書代行との違いやメリットを解説
顧客から電話がかかってきてもすぐに受電できないと機会損失につながることもあります。電話対応をスムーズに行うことが大切だと分かっていても、人手不足などで電話対応に十分な人員を割くのが難しい企業も少なくありません。そこで便利なのが電話代行サービスです。
本記事では電話代行サービスを選ぶ際の比較ポイントやメリットなどを解説していきます。
電話代行サービスとは？秘書代行とどう違う？
電話代行サービスとよく似ているものとして秘書代行というサービスもあります。両者の違いがよく分からない人も多いでしょう。
電話代行サービスと秘書代行サービスは名称が異なるだけで、サービス内容は基本的に同じものと捉えて差し支えありません。サービスの提供会社により、電話代行という言葉を用いているところと秘書代行という言葉を用いているところがあります。いずれも、オフィス宛にかかってきた電話に受電して、内容を伝えたり取り次ぎをしたりするという内容のサービスです。
電話代行サービスのメリット
電話代行サービスを利用することで、どのようなメリットが得られるのか見ていきましょう。
業務に集中できる
オフィスでデスクワークをしている最中に顧客から電話がかかってくると、受電するために仕事が一時中断されてしまいます。電話がかかってくる頻度が高いと、何度も中断されて、仕事が中々進まないことも多いです。集中して仕事に取り組めないため、業務効率が悪化してしまいます。
電話代行サービスを利用していれば、デスクワークを行っている社員は受電しなくても済むようになります。仕事が中断されることがなく、電話を気にせず集中して仕事に取り組めるでしょう。業務効率アップが期待できます。
営業電話や迷惑電話に対応する必要がない
企業にかかってくる電話は顧客からの注文や問い合わせの電話だけではありません。営業電話や迷惑電話がかかってくることも多いです。不要な営業電話であれば断れば問題ありませんが、顧客からの電話と同様に、業務が中断されてしまいます。顧客からの電話であれば、致し方ないと思えるかもしれませんが、営業電話や迷惑電話だと腹立たしいと感じる人も多いでしょう。
電話代行サービスを利用していれば、そのような営業電話や迷惑電話に悩まされることもありません。不要な営業電話に対しては丁重に断ってくれて、迷惑電話に対しても上手く対応してくれます。
電話の取りこぼしを防ぐ
顧客から電話がかかってきていても、すぐに出ることができず、取りこぼしてしまった経験がある人も多いでしょう。電話の取りこぼしが機会損失になってしまうこともあります。特に休憩時間に電話がかかってくると、オフィスに誰もいなくて取りこぼしてしまうケースが多いです。
電話代行サービスなら、スタッフが常に電話に出られるように待機しているため、取りこぼしの心配はありません。社員がオフィスに不在のときにかかってきても、受電して用件を伝えてもらえます。
人手不足に対応できる
最近ではさまざまな業種で人手不足が深刻化しています。少ない人手で業務を回していて、電話対応に回せる人材がいない企業も多いかもしれません。電話対応に関する十分な教育ができていない企業もあるでしょう。
電話代行サービスなら人手不足にも対応できるのがメリットです。電話対応専門のスタッフが対応してくれるため、顧客に好印象を与えられます。
電話代行サービスの比較ポイント
電話代行サービスを選ぶ際は、次のようなポイントをチェックしておきましょう。
オペレーターの品質
電話代行サービスでは、オペレーターの対応品質が業者によって差があります。高品質な対応ができるところもあれば、品質の低い対応しかできないところもあるでしょう。そのため、電話代行サービスを導入する際は、オペレーターの品質を見極めることが大切です。
口コミなどが参考になりますが、できれば実際に対応している音源などをチェックするのが良いでしょう。
対応時間
電話代行サービスの業者によって対応時間や曜日などが異なります。良さそうな電話代行サービスの業者が見つかったら、自社で利用したい曜日と時間帯に対応しているかどうかをチェックしましょう。
また、普段利用したい曜日と時間帯だけでなく、緊急時に対応が必要になる可能性のある曜日と時間帯に関してもチェックが必要です。
報告内容
受電して対応した内容についての報告をどのような方法で通知するのかもチェックしておきましょう。主にメールやチャットツール、SNSなどでの報告に対応しているところが多いです。
自社で普段使用しているチャットツールに対応しているところを選ぶのが良いでしょう。チャットツールなら社内全体で簡単に共有できます。また、通話の録音に対応しているかどうかもチェックしておきましょう。
セキュリティ
顧客からかかってくる電話の内容はプライバシーや企業秘密などに関わる内容を含むことも多いです。外部に漏れてしまうと、企業としての信頼を損ねることにもなりかねないでしょう。そのため、電話代行サービスを利用するのであれば、きちんとセキュリティ対策をとっているところを選ぶことが大切です。
料金
料金の決まり方は電話代行サービスによってさまざまです。1件受電するごとに料金が加算されるところもあれば、◯件までいくらという形で決まるところもあります。普段自社にかかってくる電話の件数などを考慮して、自社に適した料金形態のところを選ぶようにしましょう。
また、取り次ぎや録音などに関しては、基本料金内で行ってくれるところもあれば、別料金がかかるところもあります。別料金がかかる場合は、トータルでかかる金額で比較することが大切です。
電話代行サービスとクラウドPBXの併用がおすすめ
電話代行サービスを利用するのであれば、単体で利用するよりも、クラウドPBXと併用するのがおすすめです。ではその理由について見ていきましょう。
コスト削減につながる
クラウドPBXを導入していれば、社内の電話や社員のスマホを内線化できます。外出先にいる社員に連絡をとりたいときなどには内線で通話ができるため、通話料金がかかりません。外出先にいる社員同士がお互いにスマホで通話するときも同様です。会社全体の通話料金を削減できるでしょう。
また、従来型PBXと異なり社内に主装置を設置する必要がありません。古くなって交換したりメンテナンスをしたりする必要もないため、維持費も安く済みます。
電話代行サービスを使用するとその料金が発生します。クラウドPBXを利用してその分のコストを削減できれば、電話代行サービスを利用しても負担は増えません。
業務効率の向上につながる
電話代行サービスのスタッフが顧客からの電話を受電した場合は内容が通知されます。そして、後から顧客に対して担当者が折り返し電話をかけることになるでしょう。
クラウドPBXを導入していれば、緊急性の高い内容の電話に関して、担当者に取り次ぎをしてもらうこともできます。緊急性のあまり高くない内容の電話だけ後から折り返しかけることで、業務効率の向上につながるでしょう。
電話代行を検討する前に！ナイセンクラウドをチェック
電話代行サービスの利用を検討する際は、ナイセンクラウドもチェックする価値があります。ナイセンクラウドは、クラウドベースの電話対応システムで、企業のコミュニケーションの効率化とコスト削減などのサポートが期待できます。ここでは、ナイセンクラウドのおすすめポイントを紹介します。
どこでも03や06、0120局番で発着信できる
ナイセンクラウドを使えば、全国どこでも03や06、0120などの希望の局番で発着信できます。オフィス移転やリモートワークなど、勤務場所が変わっても電話番号が変わらないため、顧客とのやり取りもスムーズです。
複数端末で一斉着信が可能
スマホ、パソコン、タブレットなど、複数の端末で同時に着信できます。外出先でも電話を逃さず、スムーズな顧客対応が可能です。
PC・スマホ・IP電話機が使用可能
固定電話だけでなく、スマートフォンやパソコン、IP電話機など、さまざまな端末で利用できます。働き方に合わせて、自由に端末を選べる点が魅力です。
複数の電話番号を一括で運用できる
代表番号、営業部、サポート部など、複数の電話番号を一括で運用できます。番号ごとに設定を変更したり、通話履歴を確認したりするのも簡単です。
内線通話はどこでも無料で利用できる
拠点間や社員同士の内線通話は無料です。通話料を気にせずコミュニケーションを活発化できます。
外線通話はどこでも3分8円～（固定電話料金）
外線通話は、固定電話料金と同等の料金で利用できます。従来の電話回線と比べて、大幅にコストを削減できます。
リース不要で開始も終了もすばやく行える
工事や機器のリースが不要で、すぐに利用開始できます。また、解約金や違約金も発生しないため、気軽に始められます。
ナイセンクラウドは、日本マーケティングリサーチ機構調べにおいて「テレワークに役立つサービス」「信頼と実績のクラウドPBX」「経営者が選ぶ電話サービス」において1位に選ばれています。詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
まとめ
電話代行サービスは、会社宛にかかってきた電話に代わりに出て対応してくれるサービスです。用件を聞いて、メールやチャットツールなどで報告したり取り次ぎをしたりしてもらえます。秘書代行サービスと呼ばれることもありますが、基本的に同じサービスです。
電話代行サービスを利用すれば、社員が本来の業務に集中して取り組めて、電話の取りこぼしもなくなります。人手不足への対応としてもおすすめです。業者によってサービスの品質や料金に差があるため、よく比較して自社に合うところを選ぶようにしましょう。