電話代行サービスを活用しよう！個人事業主のメリットとおすすめサービス3選
電話代行サービスは法人だけでなく個人事業主にとっても便利なサービスです。個人事業主で顧客から問い合わせなどの電話がかかってくることの多い人は、電話代行サービスの利用を検討してみると良いでしょう。
本記事では個人事業主が電話代行サービスを利用するメリットや注意点を解説し、おすすめのサービスを紹介していきます。
電話代行サービスとは
電話代行サービスとは、オフィスや事業所などにかかってきた電話を代わりに受電して対応してもらえるサービスのことです。対応した内容は、メールやチャットツールなどで通知してもらえます。
対応方法に関しては、あらかじめ指示しておくことが可能です。よくある内容の問い合わせに関しては、回答内容を用意してその通りに回答するように指示しておくのも良いでしょう。
電話代行サービスを個人事業主が利用するメリット
個人事業主が電話代行サービスを利用することで次のようなメリットが得られます。
業務に集中できる
個人事業主の中には従業員を雇わずに1人で仕事をしている人も多いです。その場合は、電話対応も1人でこなさなければならないでしょう。電話がかかってくると業務が中断してしまい、なかなか集中できません。
その点、電話代行サービスを利用すれば、電話を気にせずにコア業務に集中できます。生産性も向上するでしょう。
電話のストレスが減る
電話対応をすることにストレスを感じている個人事業主の方も多いでしょう。電話はいつかかってくるか分かりません。また、電話がかかってきたらすぐに対応する必要があります。そのため、同じ内容の問い合わせでも、メールやチャットツールを介した問い合わせなどよりも電話の方がストレスを感じやすいです。慌てて受電したら営業電話だったという経験をしたことがある人も多いでしょう。
電話代行サービスを利用すれば、自分が電話に出る必要がなくなるため、そのようなストレスも減ります。折り返し電話をかけることもありますが、相手からかかってきた電話を受電するよりもストレスは溜まりにくいです。
機会損失を防ぐ
外出していて自分が不在のときに電話がかかってくることもあるでしょう。電話に出られないことで機会損失が発生していることもあるかもしれません。すぐに対応できないことで、顧客が不満を持ってしまう可能性もあります。
その点、電話代行サービスを利用していれば、電話の取りこぼしがありません。自分が不在のときでも対応できるため、機会損失を防止できます。顧客の問い合わせに対して迅速に対応できるため、良好な関係を維持できるでしょう。
電話対応スタッフを雇う必要がない
個人事業主の方の中には、コア業務だけなら自分1人でこなせても、電話対応のためにスタッフを雇っている人もいるでしょう。パートやアルバイトだとしても、スタッフを1人雇うのは個人事業主にとって大きな負担です。教育や労務管理なども必要で、辞められてしまうリスクもあります。
電話代行サービスを利用すれば、スタッフを1人雇うよりも金銭的負担が小さいのがメリットです。教育や労務管理などが不要ということもあり、費用対効果は大きいといえます。
質の高い対応で顧客満足度向上につながる
電話代行サービスのオペレーターは、電話対応のプロです。ビジネスマナーのスキルが高く、非常に丁寧な対応をしてもらえます。その上、相手の意図を上手く汲み取り、情報の聞き漏らしなどもありません。
電話をかけた顧客にとっては快適にやり取りできるため、顧客満足度の向上につながるでしょう。依頼者に対しては、必要な情報を漏れなく伝えてくれるため、後の対応もスムーズに行えます。
仕事とプライベートを切り分けられる
個人事業主は会社員とは異なり仕事とプライベートの境目があいまいになりがちです。仕事が終わった後や休日など、プライベートの時間でも、顧客から電話がかかってくることがあるでしょう。個人事業主だと、そのようなときには受電せざるを得ないことも多いです。
電話代行サービスを利用すれば、プライベートの時間は自分が受電しなくて済むようになるのもメリットです。仕事とプライベートの時間を明確に分けられるようになります。休日には仕事のことを考えずにしっかりとリフレッシュできるでしょう。
個人事業主におすすめの電話代行サービス
個人事業主におすすめの電話代行サービスを3つ紹介していきます。
fondesk
fondeskは、月額10,000円で利用できる電話代行サービスです。50件までは基本料金で対応してもらえます。51件目以降は1件につき200円の従量料金がかかる仕組みです。
インターネットから申し込みをすると当日から利用できて、14日間の無料トライアルもあります。
渋谷オフィス
渋谷オフィスは、複数のプランを設けていますが、もっとも安いスタートプランは月額3,000円で利用できます。対応可能な件数は20件までです。1つ上のエコノミープランなら月額5,000円で40件まで対応してもらえます。件数をオーバーした場合にかかる追加料金は、スタートプランが1件あたり180円、エコノミープランが160円です。
また、どのプランも営業電話に関してはカウントされません。10日間の無料トライアルもあります。
スマイルフォンネット
スマイルフォンネットは、専任のチームで対応しているのが特徴です。できるだけ毎回同じオペレーターに対応してもらえます。
複数のプランを設けていますが最安のスタートアップコースなら月額3,980円です。10件まで対応してもらえます。1つ上のライトコースなら月額6,000円で、対応可能件数は30件です。件数をオーバーした場合は、スタートアップコースなら1件あたり300円、ライトコースなら150円の超過料金が発生します。
いずれのコースも、営業電話や間違い電話はカウントされません。2週間の無料トライアルも利用できます。
個人事業主が電話代行サービスを利用する際の注意点
個人事業主が電話代行サービスを利用する際は次のような点に注意が必要です。
複雑な用件には対応できない
電話代行サービスのオペレーターは、基本的なビジネスマナーを身につけており丁寧に対応してくれます。しかし、専門的な知識を要する対応や、複雑な用件への対応はできない場合が多いです。あくまで一般的な電話対応を依頼できるサービスと認識しておきましょう。
また、専門的な知識を必要とする用件にも対応できる電話代行サービスもあります。しかし、通常の電話代行サービスと比べると料金が高めです。
予算がオーバーする可能性がある
電話代行サービスでは、1ヶ月に対応可能なコール数が決まっています。実際の入電数がコール数をオーバーしてしまうと、追加料金がかかる仕組みです。そのため、普段よりも問い合わせの件数が多い月には、追加料金が多くかかってしまう場合もあります。プランの基本料金よりも追加料金の方が高くなることもあるかもしれません。
もし、問い合わせが増えることが事前に分かっているのであれば、1つ上のプランに変更しておくのが良いでしょう。追加料金を支払うよりも安く済むことが多いです。
電話代行を検討する前に！ナイセンクラウドをチェック
電話代行サービスの利用を検討する際は、ナイセンクラウドもチェックする価値があります。ナイセンクラウドは、クラウドベースの電話対応システムで、企業のコミュニケーションの効率化とコスト削減などのサポートが期待できます。ここでは、ナイセンクラウドのおすすめポイントを紹介します。
どこでも03や06、0120局番で発着信できる
ナイセンクラウドを使えば、全国どこでも03や06、0120などの希望の局番で発着信できます。オフィス移転やリモートワークなど、勤務場所が変わっても電話番号が変わらないため、顧客とのやり取りもスムーズです。
複数端末で一斉着信が可能
スマホ、パソコン、タブレットなど、複数の端末で同時に着信できます。外出先でも電話を逃さず、スムーズな顧客対応が可能です。
PC・スマホ・IP電話機が使用可能
固定電話だけでなく、スマートフォンやパソコン、IP電話機など、さまざまな端末で利用できます。働き方に合わせて、自由に端末を選べる点が魅力です。
複数の電話番号を一括で運用できる
代表番号、営業部、サポート部など、複数の電話番号を一括で運用できます。番号ごとに設定を変更したり、通話履歴を確認したりするのも簡単です。
内線通話はどこでも無料で利用できる
拠点間や社員同士の内線通話は無料です。通話料を気にせずコミュニケーションを活発化できます。
外線通話はどこでも3分8円～（固定電話料金）
外線通話は、固定電話料金と同等の料金で利用できます。従来の電話回線と比べて、大幅にコストを削減できます。
リース不要で開始も終了もすばやく行える
工事や機器のリースが不要で、すぐに利用開始できます。また、解約金や違約金も発生しないため、気軽に始められます。
ナイセンクラウドは、日本マーケティングリサーチ機構調べにおいて「テレワークに役立つサービス」「信頼と実績のクラウドPBX」「経営者が選ぶ電話サービス」において1位に選ばれています。詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
まとめ
個人事業主が電話代行サービスを利用すれば、業務に集中しやすくなり電話の取りこぼしもなくなります。機会損失を減らすことができ、顧客満足度の向上にもつなげられるでしょう。自分で電話に出なくても済むため、ストレスが減り、仕事とプライベートも明確に分けられるようになります。
ただし、電話代行サービスではあまり複雑な対応はできません。あらかじめ設定されているコール数をオーバーすると高い追加料金が発生します。入電数に合わせたプランを選び、仕事をしやすい環境を作るのに役立てましょう。