テレハーフとは？テレハーフ導入のメリットとポイントは？
2020年より日本だけでなく世界中で猛威を振るっている新型コロナウイルス。いわゆる「コロナ禍」に突入してから、感染拡大をできる限り防ごうと、「テレワーク」「在宅勤務」への切り替えが叫ばれて久しく、それでも、2021年になっても収束の目途が立たない状態です。そんな中、小池百合子東京都知事は、新たに「テレハーフ」という造語を提唱し、柔軟な働き方の導入を広く世に呼びかけました。
今回は、この「テレハーフ」とは何なのか、どういったメリットがあるのかについて解説していきます。それと併せて、テレワーク導入を目指すにあたって意識すべきポイントや、テレハーフ・テレワークに役立つ画期的な電話システム「クラウドPBX」についても解説していきますので、企業担当者様はクラウドPBXの導入も含めてぜひご検討ください。
テレハーフとは？
これまでに「テレハーフ」という言葉を聞いたことがある人は殆どいないのではないでしょうか。それもそのはず、この言葉、小池百合子東京都知事の造語だからです。しかし、テレハーフというのは、なんとなく響きからどういった働き方なのか推測できる人もまた多いはずです。
ここでは、テレハーフとはどういった働き方のことをいうのか、テレハーフという言葉が生まれた背景にも触れつつ、テレハーフに意味はあるのかを問い直していきます。
テレハーフの働き方
小池百合子東京都知事のいう「テレハーフ」とは、コロナ禍において一気に日本中に広まった言葉である「テレワーク」「リモートワーク」という概念をまず連想できる言葉であることは間違いありません。そして実際の小池都知事の主張にもある通り、都政の大きな課題でもあった「テレワーク」を大きく意識した言葉です。
小池都知事の提唱するテレハーフとはすなわち、従業員が完全在宅やサテライトオフィス勤務となる「テレワーク」と、始業から終業まで出社する従来のオフィスワークを「ハーフ」すなわち「半分ずつ」にした働き方のことです。たとえば、午前中だけ（なるべく在宅で）テレワーク勤務を行い、午後出社する人と、午前中だけ出社して午後以降は（なるべく在宅で）テレワーク勤務を行う人が半々でローテーションを組んで勤務する働き方を指しています。
テレハーフという言葉が生まれた背景
この「テレハーフ」という言葉が生まれた背景には、2020年のコロナ禍で思うように「テレワーク」が浸透しなかったという厳しい現実があります。
全国的に見ても非常に大きな割合での陽性者数を出し続けてきた東京都を率いる小池都政では、早くからテレワークの実施について言及されており、「出勤者の7割削減、週3日、社員の6割以上のテレワーク実施」を企業に要請してきました。急ピッチでシステムを整えテレワークに移行する企業も一定数ありましたが、日本では企業文化的にテレワーク・リモートワークが馴染みにくく、まだまだテレワーク実施率は上がっていません。
2021年1月29日、関東の首都圏にあたる一都三県に緊急事態が発令され、目下緊急事態宣言下にあるなかで、小池都知事の定例会見が行われました。その中で小池都知事は企業などに求めているテレワーク推進について、「実施率はまだまだ」であるとし、「テレワーク実施率をさらに引き上げていきたい」と述べたうえで、「テレハーフ」という言葉を提唱したのです。
「半日や時間単位の時間帯のテレワークと、ローテーション勤務の組み合わせ」を新たに「テレハーフ」と名付けるとしたうえで、「午後からの出社など、より効率的に出勤者と営業を組み合わせて、終日テレワークと合わせて全体で7割下げる」というように、具体的目標も掲げました。
テレハーフに意味はある？
2020年に企業などにテレワーク推進を訴えかけるも思うように数字が伸びなかったので、代替案としてこのような主張をしているという側面もあるのでしょう。しかしながら、このテレハーフに果たして意味はあるのでしょうか？
残念ながら「テレハーフにはあまり意味はなさそうだ」という意見が多い状況です。
テレハーフの場合、そもそもの感染拡大リスクである「通勤・退勤（外出）」が、半分ずつに分散されるとはいえ一定の割合で発生してしまいます。また、完全なテレワークと比べるとどうしても人との接触が生じてしまうテレハーフでは、そもそも主張していたテレワークのメリットを活かすどころか結果的にメリットをつぶしてしまうことに繋がります。結局は接触リスクを全般的に減らしていかなければ事態の収束も望めないわけで、中途半端に接触リスクを増やすだけのテレハーフに効果があるようには思えないと考える人が多かったのです。
テレワークが難しい環境では、テレハーフもまた難しいだろう、というのが現実的な結論といえるでしょうが、各々の企業が可能な範囲で取り組んでいくきっかけになればよいと思います。
テレハーフを導入するならテレワークの実現を目指そう
このように、テレハーフの導入効果に関しては懐疑的な人が多い状況ですが、テレハーフを導入するよりも、どうせならそれを飛び越えてテレワークがしっかり実現できる環境を整えるほうが、感染収束に向けた動きにつながるのではないでしょうか。
ここでは、テレワークがしっかり実現できる環境を整えるために必要な対処や、意識するべきポイントを7つ解説していきます。
就業規則・テレワーク中のルールを作成する
テレワークは出勤を伴わないため、社員が自分勝手に行動するのではないかという危機感が、日本の企業では比較的生まれやすいのではないでしょうか。部署単位、部門単位で全員が同じ環境で同じレベルの意識を持って一緒に行動することを重んじているからこそ、こうした日本の企業文化をすぐに変えろというのは確かに難しいかもしれません。
こうした危機感を植え付けないようにするには、極めて日本的なやり方ではありますが、新たな就業規則やテレワーク中のルールをきちんと決めて作成することが効果的ではないでしょうか。全員がテレワークだとしたら、全員が自宅にいるというある程度共通した環境にあるわけですから、その環境に見合ったルールをきちんと決め、遠隔であっても「締めるところは締める」ことが大切です。
たとえば毎日決まった時間にZOOM朝礼を行う、オンラインのタイムキーパーに決まった時間までにログインする、といった出勤に代わるルーティンをきっちり決め、それを行うようルールづけることで、テレワークの際も気が引き締まるでしょう。もちろん、テレワークの際の時間は出勤時と同じにするのか、裁量労働制やフレックスタイムを導入するのか、そうした根本的なところもしっかり決めておくことは大前提です。
評価基準を明確にする
日本の企業は、伝統的に終身雇用が続けられてきたこともあり、横並びの評価が当たり前、特に「決まった時間に出勤しているか」「遅刻をしていないか」といった勤怠を基準とした評価をしがちです。テレワークではそもそも出勤というものがないので、そうした勤怠を基準とした評価は全く意味がなくなります。
先ほども述べた通りタイムキーパーのログインなどを整備していればまた別かもしれませんが、なんにせよ従来の勤怠に代わる新たな評価基準は設ける必要があります。そして、評価基準に関しては、業務管理と紐づけて考慮するといいかもしれません。
社内コミュニケーションの方法を決めておく
特に日本の企業では、「社内コミュニケーション」が極めて重要な位置を占め、ある程度上の世代の人たちは、社内コミュニケーションが生産性を上げると考えている節があります。確かに「阿吽の呼吸」で「察する」文化は日本企業特有のもので、そうした文化の中ではリアルで顔を突き合せたほうが仕事がうまくいく場合も確かにあります。しかし、テレワークを推進しなければならないという現状では、それに代わる社内コミュニケーション方法を決める他ありません。
テレワークにおける社内コミュニケーション手段として代表的なのは、コロナ前からもよく使われていたチャットツールやスカイプ、コロナ以降急速に普及したZOOMなどのオンライン会議ツールがあります。たとえば仕事をしながらリアルタイムでコミュニケーションをとる場合にはメーラーと併用もできるチャットツールを使用し、朝礼・昼礼などチーム全員に対する情報周知や報告が必要な時はオンライン会議ツールを使用するなど、どのような時にどのツールを使うのかをルール化しておけば、コミュニケーションの効率も良くなるでしょう。
勤務状況の可視化
テレワークでは、会社に出社するオフィスワークと違って、勤務状況がブラックボックス化しがちです。日本の企業文化ではそれを良しとしない会社が多く、「成果さえ出せば何をしていてもいい」とはあまり考えられないものです。部下の勤務状況が不透明になるのを嫌ってテレワーク導入を躊躇する上司も少なくないはずです。テレワークでも勤務状況を可視化するには、オンラインで共有できるツールを利用しながら業務管理も改めて見直す必要があります。
数字化できる業務をいくつ行ったか定例報告をメールやチャットで行うなどの決まったミッションを与えるのもいいですし、スプレッドシートを使用して組織内の目標を全体共有し、目標達成の度にスプレッドシートをどんどん更新していくといったように業務・目標の「見える化」を図るのも効果的です。ある程度単純な作業の場合には離席・在席時間で機械的に管理するのもいいでしょう。
セキュリティ対策の徹底
特に通信業界・金融業界など顧客のプライバシーに当たる個人情報をメインに扱う業界では、セキュリティを理由にテレワーク導入を躊躇する傾向があります。そうした企業では社内ネットワークへのアクセスやオフィスへの入退室にセキュリティ対策をしっかり施しており、ノートPCや社内スマホの持ち出しをするだけでも手続きに手間がかかるように規則を整えていますから、オフィス外部や自宅でのテレワーク導入を行うには、外で作業しても安心できるようなセキュリティ対策の徹底が大きな課題となります。
代表的なセキュリティ対策としてはリモートデスクトップやVPNの構築が挙げられますが、近年注目を集めているのはネットワークにおける高度なセキュリティ機能を備えたクラウドサービスです。そうしたサービスには「クラウドPBX」などがありますが、こうしたサービスを利用することで外部拠点・モバイル端末・本拠点の一括管理を行うところから始めてみてはいかがでしょうか。
ITツールの活用
遠隔での作業となってしまうテレワークをつつがなく進めていくためには、ITツールの有効活用は欠かせない課題となります。幸い、コロナ禍に入る前から日本では働き方改革が取り沙汰されていたこともあって、近年ではビジネスに役立つ情報共有ツールやオンライン会議ツール、グループチャットツール、ファイル共有アプリといったITツールが多数リリースされており、そうしたツールの品質は日進月歩で発展しています。
「G Suite」や「Microsoft Teams」などの代表的なグループウェアだけでなく、会社への出勤が不要になったことで「IEYASU」や「AKASHI」などの勤怠管理ツールの重要性が意識されるようになりましたし、書類のペーパーレス化ツールやデジタル署名・電子印鑑が普及すればテレワークでも遠隔での意思決定や承認手続きが行えます。
テレワークの導入率を上げるには、こうしたITツールを活用することで、極力「会社でしかできないことをなくす」ことが重要です。
テレワーク中の顧客問い合わせの方法を決めておく
テレワークを導入するにあたってある種最大の障壁となるのが、郵便物や電話など、顧客からの問い合わせや荷物の受け取りの対応でしょう。これも、多様なサービスが既に展開されている現代社会では方法を知れば対処は造作もないことです。
テレワーク中の郵便物の受け取りは、昔から使われている「私設私書箱」（郵便局ではなく民間企業が運営する、郵便物・配達物を受け取り・保管してくれる施設）を利用するのもいいですし、「クラウドサービス」（受け取った書類や郵便物をスキャンしクラウド上に保存したうえで、原本は後日自宅等に配送してくれるサービス）を利用することでも解決します。また、極力書類や冊子に関してはデジタル化してネットワーク経由で送信するのを習慣づけることも有効です。
電話に関しては、従来のビジネスフォン等では会社でしか外線発信や内線が使えないので、どうしても誰かを会社に出勤させて会社の電話番を置く必要がありました。しかし今では、出勤させなくても会社番号での発着信や内線通話が可能な「クラウドPBX」といった場所を問わずに使える電話サービスもあります。
テレハーフ・テレワークに欠かせないクラウドPBX
働き方改革が叫ばれているだけでなく、新型コロナウイルスの感染拡大防止策としてもテレワークが叫ばれているにもかかわらず、思うようにテレワーク導入率が上がらない最大の原因として「会社でしかできないことがある」という問題があるのは間違いありません。
たとえば、会社代表番号での電話の発着信や、経営陣・上層部の意思決定や書類の承認などは、従来、会社内の電話機の利用や印鑑などを利用する必要があり、どうしても出勤する必要がりました。また、書類を含めそうしたものは社外秘で持ち出しができないなどの理由で、テレワークには適さない業務として残り続け、そうした業務へ対応するために一定の割合の社員や役員の出勤が強制される事態になっていると推察されます。
こうした時に、先述の通り書類に関しては電子署名・電子印鑑を活用するといいですし、電話に関しては「クラウドPBX」を活用すると、ほとんどの問題は解決するでしょう。ここでは、テレハーフ・テレワークに必須ともいえる画期的な電話システム「クラウドPBX」がどういうものなのか、どうしてテレハーフやテレワークに便利なのかを具体的に解説していきます。
クラウドPBXとは
従来、企業の電話システムといえばビジネスフォンが主流でした。ビジネスフォンは、外線や内線、複数の固定電話機を一手に有線接続する装置（主装置＝構内交換機＝PBX）を社内に物理的に設置することによって、会社代表番号など特定の電話番号を複数の電話機で共有したり、社内の電話機同士で内線通話が可能となる仕組みです。
ここで取り上げる「クラウドPBX」は、そうしたビジネスフォンの仕組みをクラウド環境に置き換えたサービスです。具体的には、上記の主装置を社内に物理的に設置するのではなく、インターネット回線上（クラウド上）に仮想的に設置された主装置を使い、複数の外線・内線と電話機やパソコン、スマートフォン・携帯電話などのモバイル端末を有線だけではなく無線環境でも相互接続できるサービスです。
クラウドPBXがテレハーフ・テレワークで便利な理由
クラウドPBXがテレハーフ・テレワークで便利な理由として代表的なのが「場所を問わずにビジネスフォンの環境を維持できる」という点です。
ビジネスフォンの場合では、社内に主装置が存在する上、主装置で一元管理された内線・外線や固定電話機もまた社内に存在するので、会社代表番号など会社で使う電話番号での受発信の際には会社への出社や、出先からの帰社が必要でした。ビジネスにおいて電話というのは今も重要なツールですから、これこそテレワーク普及の頭打ちの最大の原因と言ってもいいのではないでしょうか。
しかしクラウドPBXであれば、主装置はクラウド上に仮想的に設置されているものをインターネット回線で接続しているので、どこにいてもビジネスフォンの仕組みを維持できます。電話機同士も主装置もインターネット回線で相互接続している状態なので、会社にいなくても会社の電話番号での発着信が可能ですし、担当者が出先にいても自宅にいても、どこにいても内線経由で着信の取次ぎも可能です。つまり、テレワークで社員全員が自宅にいても、ネットさえ繋がれば会社内での電話番号の共有や内線通話ができてしまうのです。
物理的に会社内に縛られるビジネスフォンから、場所を問わずにビジネスフォンの仕組みが使えるクラウドPBXに変えるだけで、テレワーク普及への大きな前進となるのは間違いありません。
テレハーフ・テレワーク導入なら「ナイセンクラウド」
テレワーク導入のためにクラウドPBX「ナイセンクラウド」を導入する企業が増えています。ナイセンクラウドは、日本企業が使用する主要な電話番号（全国の局番、フリーダイヤル、050番号）に対応したクラウドPBXで、海外拠点でも使用することができます。
複数端末の同時着信や細かな鳴らしわけの設定も可能で、着信時のアナウンスの設定や特定番号のブロックなどの機能も利用できます。オプションでIVR・ガイダンス機能や自動録音機能も設定することができ、状況に応じた最適な電話運用を実現することができます。
▼1分でわかるナイセンクラウド
料金は企業規模に応じて3つのプランに分かれており、必要な内線数に応じてプランをお選びいただけます。最低契約期間は1ヶ月ですので、電話対応の多い月のみ内線数の多いプラン、電話対応が少ない月は内線数の少ないプランにするなど、柔軟な運用が可能です。
サービスサイトにて個別見積り、自動見積りが可能です。是非お気軽にお問い合わせください。
テレハーフ・テレワーク導入のために行動しよう
「テレハーフ」の定義やその言葉が生まれた背景を解説したうえで、テレワーク導入の為に必要な各種施策を詳しく解説しました。特に会社への出社を強制される大きな理由である「電話対応」に関して、会社に出社しなくともビジネスフォンの仕組みを利用できる画期的な電話システム「クラウドPBX」はまさに解決策として最適であることがご理解いただけたのではないでしょうか。
クラウドPBXに興味を持たれた方はぜひ他の記事にも目を通していただき、クラウドPBXの便利な点やデメリットなどを理解したうえで、導入をご検討ください。