リモートワークの導入で意外と大切なポイントとは?しっかり対応できていますか

2020年9月15日テレワーク・在宅勤務

皆さんはリモートワークの経験がありますか?働き方改革によって、多様な働き方や業務効率化が求められる中、自宅や離れた場所でも勤務ができるリモートワークの働き方が増えています。また、最近では新型コロナウイルスの感染拡大により、その動きはさらに活発化しています。

ITが普及した今の時代だからこそ、どのような状況においても柔軟に対応できるリモートワークは、求職者が企業を選ぶ際のポイントにもなっているようです。このような背景もあり、企業にとってリモートワークの導入は喫緊の課題となっています。

すでに導入をしている、導入を始めた企業も多くあるものの、実は導入に際して知っておくと効率的に導入・業務が進められるポイントがいくつかあります。今回はリモートワークの導入で大切なポイントについて、詳しく解説します。

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リモートワークのメリット

導入のポイントを解説する前に、まずはリモートワークのメリットについてご説明します。リモートワークには企業と社員、双方にメリットがあります。それぞれの立場から利点を整理してみましょう。

企業側のメリット

最初に企業側のメリットです。企業側からすると、業務面やコスト面・人材確保やブランディング・災害時対応など、その恩恵はさまざまです

業種にもよりますが、リモートワークを導入することで生産効率が上がるケースも少なくありません。例えば、営業活動や商談、ミーティングなどは社外に移動して話し合うことが多いですが、リモートに切り替えることで移動時間が減り、空いた時間で商談数を増やすことができます。また、資料や情報の共有などもペーパーレスになるため、印刷の必要がなく業務フローが削減できます。業務支援のツールを導入すれば、さらなる業務効率化も図れるはずです。

 

コスト面では社員の交通費やオフィスの賃料・設備、備品などの雑費を削減できます。リモートワークでは在宅、もしくはカフェなどを利用して勤務する場合がほとんどなので、オフィスに出社するための交通費はかかりません。また、オフィスで仕事をする必要がないため、広いオフィスは必要なく、デスクやイスといった事務用品や設備をなくす、もしくは最小限に抑えることができます。固定費を削減できることは企業にとって非常に魅力的でしょう。

 

さらに、人材確保・離職の抑制にもリモートワークは寄与します。オフィスに通う必要がないため、県外や地方の優秀な人材を獲得することも可能です。加えて、育児や介護の関係で出社が難しい場合でも自宅で働けるようになると、仕事との両立が可能となるので退職を防ぐことにつながります。このような多様な働き方を導入し、推進していくことは企業のブランディングにも大きく貢献するはずです。

 

近頃のコロナウイスルの事例や大規模な自然災害を考慮すると、緊急性の高い事態に陥っても事業を継続できるか否かというのは重要な点です。社員の安全を守りつつ、経済活動を持続させるためにもリモートワークの導入は大切なことなのです。

社員側のメリット

次に社員側のメリットについて考えてみましょう。

リモートワークという働き方が選択できることにより、育児や介護といった自分のプライベートに合わせて仕事ができるため、ワークライフバランスを良好に保てます。満員電車で毎朝通勤する必要がなくなることも、ストレスを軽減してくれるでしょう。通勤時間がなくなるということは、その分をプライベートの時間に充てたり、スキルアップのための勉強時間に充てたりすることができるので、常にリフレッシュした状態で仕事に臨むことができます。

また、自宅や自宅以外の自分が集中できる場所で業務を進められることもメリットです。さらに、コスト面でもランチ代、飲み会、スーツなどにかかる費用がなくなるため、節約できる効果もあるでしょう。

 

このように、リモートワークを導入することで企業にも社員にも良い影響を与えられるのです。

では、実際に導入する際にはどのような点に留意するべきか、詳しく確認してみましょう。

リモートワーク導入におけるポイント

メリットが多くて便利なリモートワークですが、単純に導入するだけでは恩恵を受けられない場合もあります。ここからは、リモートワークの効果を最大化する4つのポイントについてご紹介します。

リモートワーク時におけるルールを整える

1つ目のポイントは、リモートワーク時のルールをきちんと整備することです。会社のルールとして就業規則を変更する、リモートワークの勤務規定を追加するなどいくつかの方法がありますが、今回は勤務時間・評価基準・勤怠管理にフォーカスしてご紹介します。

 

まずは勤務時間に関するルールです。全員がリモートワーク、もしくは部分的なオフィス出勤とリモートワークとで勤務場所が離れていると、始業時間と終業時間に差が生まれる場合もあります。出社する人とリモートワークの人で業務時間がズレているとミーティングや確認・承認業務が滞ってしまうこともあるので、可能な限り同じ時間に働く、フレックスタイムであれば全員が揃うコアタイムを設定するなど、共通のワークタイムを設定してみるのがいいでしょう。

 

次に、評価基準に関する規則です。オフィス出勤を前提にした評価基準のままでは、オフィス出勤者・リモートワーカーの双方から不満が生じます。また、営業職など従来の方式では対面での仕事を主としていた職種においては、従来の評価制度が当てはまらなくなる場合も少なくないでしょう。

そのため、進捗を共有し合い、業務と成果の「見える化」を前提にした基準を構築しましょう。リモート中の社員も、成果を出すプレッシャーを抱え込むことなく、適正に評価されている安心感を持つことができます。

 

最後に勤怠管理に関する規則です。成果主義に陥りやすいリモートワークでは、残業の長時間化が起こりがちです。上司のリモートワークへの理解・部下の管理体制も含め、勤怠管理への配慮が必要です。小まめに業務量を確認したり、作業内容が共有できるツールを利用して業務を進めたりするのがおすすめです。業種・業態によっても管理方法はさまざまなので、最初は業務内容の棚卸しから始めるのがいいでしょう。

リモートワークができる環境を構築する

リモートワーク時のルール整備と合わせてリモートワークができる環境を構築することも大切です。環境構築に重要な要素は主に4つあります。

 

1つは、リモートワーク中の社員を管理できる組織体制の構築です。具体的には仕事の進捗を把握できる、業務の成果を確認できるといった日々のマネジメント体制を作りましょう。

 

2つ目はリモートワークに必要な設備・ツールの導入です。必要な機能と自社に合った課題解決能力、導入・運用費とのコストパフォーマンスを加味して選ぶようにしましょう。具体的な例としては、クラウドサービスやWi-Fi設備、業務用端末などが挙げられます。加えて、セキュリティツールも導入しておくと安心かもしれません。コミュニケーションに必要なチャットツールがあれば、コミュニケーションの穴も補えるため、積極的に活用していきましょう。

 

3つ目はツール活用するうえでのリテラシーです。優秀な管理ツールを導入しても、入力規則がバラバラで定着率が悪ければ効果を成しません。明確化したルールに乗っ取り、初めの内は周知・徹底を図りましょう。

 

4つ目は、社員間の情報格差をなくすことです。売上や利益などの内部データや、議事録にアクセス可能な環境を構築し、オフィスに出勤しないと分からないことがある状況を解消しましょう

 

これらの要素に配慮すれば、リモートワークでも差し支えなく業務を遂行できる環境が作れるはずです。

一部の部署で試験導入をしてから本導入へ

リモートワークに向けてルール整備や環境構築が進んだら、1度試験導入をしてみましょう。

まずは、リモートワークによる恩恵を受けやすい業務や、移動や出社をともなわない業務、デジタル形式で納品できる業務から始めるのがおすすめです。試験導入後は、ヒアリングやインタビュー、アンケートを用いて効果検証を行います。効果検証は本格導入後も定期的に行うことをおすすめします。課題点をつど改善し、目標の達成率や社員満足度など継続して検証しましょう。

リモートワーク時における電話対応について考えておく

オフィス出社であれば何か問題が起きてもすぐに確認できる一方、リモートワークでは各自が離れているため、連絡が遅れてしまう可能性もあります。また、社外との連絡にも支障をきたす恐れがあります。報告・連絡・相談は仕事を進めるための基本事項です。リモートワーク導入にあたり、リモートワーク時の電話対応も考えておきましょう。不安要素を徹底的に潰すことで、リモートワーク導入のハードルが下がります。

特にトラブルや緊急の課題発生時には、迅速で正確なレスポンスが求められます。そのため、チャットやメールだけではなく、電話やWeb会議システムといったリアルタイムで直接やりとりできるツールを用いた連絡手段を用意しておきましょう。

 

なお、電話業務においては社外とのやりとりには注意が必要な点がいくつかあります。オフィス出勤の社員がいる場合、一部の出勤者にのみ電話応対をさせると負担が増えてしまいます。そのため、リモートワークの社員にも仕事用の携帯電話を貸与し、取引先にその電話番号を知らせておくのも一つの手段です。受電できる人数が増えることで、取り逃し・かけ直しによるビジネス機会の損失を減らすことができます。

また、リモートワークにより社外にいる人が会社の電話を取る方法として転送サービスの利用が挙げられますが、通話料金がかさむのがデメリットです。転送サービスは、転送元から転送先までの通話料は電話の契約者が負担することになるため、長電話になるとそれだけ電話料金が高くなってしまいます。

なお、社内・リモートいずれの対応でも社員の個人情報の扱いには注意が必要です。取引先や電話の相手に、個人の携帯電話・自宅の電話番号を教えないよう、明確なルールを決めて徹底するようにしましょう。

クラウドPBXならリモートワークでも電話を通常通り使えます

「クラウドPBX」は、PBXと呼ばれる「構内電話交換機」の機能をクラウド上で構築したものです。インターネットを介することで、ビジネスフォンの機能を自宅にいながら会社の電話を利用できるサービスとして注目を集めています。

スマホやPCで電話ができる

クラウドPBXならば、オフィス設置の固定型ビジネスフォンだけに限定されず、スマホやPCでも通話可能です。クラウドPBXのアプリをインストールしたり、システムにログインしたりすれば会社の電話として利用できるのです。

社外でも会社の電話番号を発着信

クラウドPBXを使えば、スマホやPCを使って社外でも会社の電話番号で発着信できるようになります。特にB to Cでは個人の電話番号からの着信は警戒されがちですので、リモートワークで勤務する人に社用携帯を渡したとしても携帯の番号からの電話には出てもらえないことが多々あります。しかし、会社の代表電話番号であれば、安心してお客様に出てもらえるでしょう。

社外でも内線が使える

社外で会社の電話番号を発着信できるクラウドPBXは、海外を含めた社外でも内線を利用できます。自宅にいるリモートワーク中の社員と、オフィスにいる社員が、外線ではなく内線を使って連絡を取ることができます。社外からの電話がリモートワーク中の社員宛てに掛かってきても、そのまま取り次げるため折り返しの手間が省け、取り次ぐ社員の負担軽減にもつながるはずです。

コストカットも可能

従来のPBXと比べ、クラウドPBXはコストカットにも大きく貢献します。

まず、ハード面のコストカットです。クラウドPBXは物理的な機器の設置が不必要なので、多額の導入費用・工事費用をカットできます。オフィス移転や増設の場合の回線工事費・設置工事費・メンテナンス費も不要です。また、手持ちの携帯電話を活用できるため、端末購入費用をカットできます。

 

次に通話料金のコストカットです。前述した通り、クラウドPBXなら社外でも内線通話をかけられます。そのため、外出中・リモートワーク中の社員にも無料で内線転送ができます。従来の転送サービスを使う場合に比べても、大幅にコストカットできるでしょう。

また、テレワーク中の社員とオフィス間だけでなく、複数拠点間における連絡も内線に切り替えることができるので、リモートワークの導入有無にかかわらず、クラウドPBXは企業の費用削減に大いに役立ちます。

リモートワークを導入するなら「ナイセンクラウド」も導入を!

リモートワークに関するツールには色々なものがありますが、その中でもクラウドPBXを挿入するなら「ナイセンクラウド」はいかがでしょうか。

導入企業は2,000社を突破しており、個人事業主から大企業まで企業規模の大小を問わず利用できます。最近ではリモートワークのために導入される企業様が増えております。

転送はもちろん、フリーダイヤルの利用も可能で、複数端末の一斉着信・電話番号の一括運用も可能です。リース不要でリーズナブルな費用で利用できるため、ぜひ一度お気軽にお問い合わせください。

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リモートワークの導入で働きやすい会社へ

今回はリモートワークの導入にあたって、押さえておくべきポイントやリモートワークに役立つツールについてご紹介しました。効率的な業務を叶えられるリモートワークですが、導入には注意するポイントもあります。ぜひ働きやすい職場を目指してみましょう。