テレワークに対応すれば採用力はアップする？いま企業がすべきこと
今までの勤務形態は電車やバスなどを使って移動し、オフィスで働くケースが一般的でした。しかしパソコンなどの電子機器が発達した情報社会となったことで、自宅やサテライトオフィスなどで仕事を行う「テレワーク」という考え方が生まれました。このテレワークは政府が主導する「働き方改革」においても、重要な考え方として推進されてきています。
この記事では、テレワークが企業にもたらすメリットや、導入する際にすべきことについて触れながら、テレワーク導入の際に役に立つクラウドPBXについてご紹介していきます。
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テレワーク対応の求人案件のニーズが増加
近年はテレワーク対応の求人ニーズが高まっています。その要因として考えられるのが、「新型コロナウイルスの影響」と「働きやすさを求める層の影響」です。ここではその2つの要因について、詳しく解説します。
新型コロナウイルスの影響
2020年に発生した新型コロナウイルス感染症（COVID-19）はまたたく間に世界中にひろがり、猛威をふるっています。感染力が強く、感染すれば命にかかわる重篤な症状が現れることもあることから、電車・バスなどの公共交通機関を使った移動には大きな危険が伴うとされ、テレワークのニーズが大きく高まりました。
また、テレワーク対応の求人ニーズが高まっている理由として、新型コロナウイルスの感染拡大による外出自粛要請が2020年4月に出されたことにより、会社に従業員が集まって就業することが困難になったことも後押ししています。ほかにも、感染を防ぐために3つの密（密閉・密集・密接）を防ぐことが有効とされ、ミーティングなど密閉した空間で議論することが感染リスクを高めていると考えられていることなども挙げられます。
テレワークを導入し、通勤せずに勤務できる環境をつくることは、従業員の安全を確保することにつながっているのです。
働きやすさを求める層の影響
次に、仕事をするうえで「働きやすさ」を求める傾向が強まっていることも要因の一つです。
旧来の「従業員が会社に出勤する」という働き方は、働きながら育児や介護をしている人や、働きたいという意思がありながら障害やケガなどで働けない人にとってはハードルが高いものでした。
政府が打ち出した「働き方改革」はこうした働き方の問題にメスを入れる政策であり、2016年に閣議決定した「世界最先端IT国家創造宣言」の中で、政府は「関係府省庁においてテレワーク導入の課題を共有」したうえで、「課題解決に資するよう各種テレワーク推進施策の連携を図りつつ効果的な措置を検討」すると明記しています。つまり、新しい働き方としてテレワークを重視し、働きながら育児や介護をしている人や、働きたいけれど障害やケガで働けない人、さらには働く意欲を持っている高齢者層にも就業機会を提供し、無理なく働くことができる社会をつくろうとしていることが分かります。
また、近年は企業・求職者の双方でワークライフバランスを意識した働き方に徐々にシフトしていることもあり、世論そのものが働きやすさを求める風潮へと変わっています。
テレワークを企業が導入すべき理由
テレワークには企業が導入すべき理由となる多くのメリットがあります。ここからは、テレワークのメリットを5つご紹介します。テレワークのメリットを理解すれば、企業がテレワークを導入すべきである理由が見えてくるでしょう。
採用力のアップ
テレワークは時間や場所に縛られずに作業できるため、従業員に柔軟な働き方を提供することができます。そのため、働くにあたって障害となる事情を抱えている人にも就業機会を提供でき、そのことは企業の採用力のアップにもつながります。
例えば働きたいという意思がありながら、病気や障害などで通勤することが難しい人や、遠方地に済んでいる人にも就業する機会を与えることができるようになります。反対にテレワークを導入していないと、たとえその人が仕事に対する高い能力やスキル、業務におけるノウハウを持っていたとしても、就業機会を提供することが難しくなってしまいます。
あらゆる人に就業機会を提供し戦力となってもらえることは、企業が持つ採用力を向上させることになるのです。
従業員の離職率低下
育児や介護をしている従業員は、仕事との両立が難しくなってしまうことから離職率が高くなる傾向にあります。しかし、テレワークを導入することによって、こうした従業員にとっても働きやすい環境ができ、離職率を低下させることができます。
まず通勤にかかる時間をカットできるため時間に余裕が生まれます。そして食事や入浴など、決まったタイミングで介護している場合であっても、スキマ時間で働くことができるテレワークであれば無理なく働きつづけられるでしょう。また、育児や介護に携わっている社員にとって働きやすい環境をつくることは、少子化問題や高齢化社会に積極的に取り組む姿勢をアピールすることにもなり、企業のイメージアップにつながります。
コスト削減
テレワークを導入することにより、業務上のさまざまなコストを削減することができます。削減できるコストとしては社員の通勤のための交通費、紙の印刷コストなどが挙げられます。
社員の通勤のための交通費は、テレワークによって社員が会社に出勤する必要がなくなるため、通勤定期代などの交通費を減らすことができます。完全に在宅勤務にシフトできる企業ならば、支店を縮小したり廃止したりすることで、さらに思い切ったコストダウンができるでしょう。
印刷コストは、業務で必要になる資料や書籍などを電子ファイル化して、会社以外の場所にいてもアクセスできるようにすることで削減できます。この方法を使えば、印刷コスト以外にも紙媒体の書類の保管スペースも削減することができます。
業績のアップ
テレワークによって労働環境が見直され、働きやすい環境になることは、それだけで好ましい結果につながります。なぜなら、テレワークは上手く機能すれば生産性の向上につながるからです。
テレワークを導入することによって、喫茶店や図書館などのサテライトオフィスや自宅などで勤務できるようになれば、従業員は雑音の少ない集中できる環境下で業務にあたることができます。
また、通勤時間も大幅な短縮、もしくはゼロにすることができる分、より多くの時間を業務の準備や各人のスキルアップにあてることができます。加えて書類やマニュアルなどを電子化することを組み合わせれば紛失や書き損じといった、もしもの事態が起きたときも手間がかからなくなります。
このように、より短時間で多くの仕事をこなせるようになることで生産性が向上し、結果的に企業の業績自体をアップさせることにつながるでしょう。
ブランドイメージの向上
テレワークをはじめとして、総務省が推進する働き方改革に取り組んでいる企業は、「ホワイト企業」というイメージを持たれやすくなります。求職者に自社がテレワークに意欲的に取り組んでいることをアピールし、活動を認知してもらうことは企業の持つブランドイメージを向上させることになり、より多くの人材を獲得することにもつながります。
特にこの一年は新型コロナウイルスの流行によって、新卒市場においてはすでに「柔軟かつ多様性に富んだ働き方を認めてくれる」ということが学生が企業選択をするうえでの条件となっています。このことから、テレワークを日常的に行っている企業の需要は今後増していくことが考えられます。
採用力アップのためにテレワークを導入するには？
ただ漫然とテレワークを行うのではなく、採用力アップを主眼におくことで、企業にとってより効果的なテレワークを行うことができます。ここでは、テレワークを導入するにあたって押さえておきたいポイントを3つご紹介します。
まずは既存の社員の意見を聞く
テレワークの導入を円滑に進めていくために、まずは従業員全員の意識を変えるべく、実施者を含めたすべての従業員に対して導入教育を行う必要があります。企業によっても導入教育はさまざまですが、いずれの場合でも大きく下記のように分類されます。
- テレワークの目的と必要性の理解
- テレワーク時のツールの操作技術
- テレワーク時の体制についての理解
この3つは、導入教育の中で必ず盛り込んでおくべきことです。そして、導入教育のなかで従業員に適宜ヒアリングを行い、不安に思うことや試行中に生じた不満点などを定期的に振り返り、その都度解決していくようにしましょう。
テレワークに対応した評価基準をつくる
テレワークを行う際には適正なマネジメントを行い、人事担当者や管理者によって評価方法にムラが生じないよう対処しましょう。そのためには、テレワークに対応した共通の評価基準を作ることが必要です。
例えば、新たに明確な数値目標を設定したり、定期的な面談を実施したり、部署ごとに異なる評価基準を設けたりする取り組みが挙げられます。
明確な評価基準がないと、「働きぶりが不明瞭」「メッセージやビデオ会議など、どのコミュニケーションを重視するのか」など、管理者側も判断にムラが生じてしまいます。また。テレワーク化では営業職などの対面業務を主とする職種は。業務進捗がブラックボックス化してしまいやすい課題を抱えています。そうしたケースに対応するためにも、新たな評価基準を考えておくようにしましょう。
採用でアピールするための成功事例をつくる
採用面接を行う際、求職者に「ここで働きたい」と思ってもらえるような成功事例を作っておくことも大切です。このとき、ただ「テレワークに対応しています」とだけアピールするのでは不十分です。テレワーク中の先輩社員の事例を作ったうえで、「このようにテレワークを有効活用しています」と求職者に分かるよう説明すれば、採用力アップにつながるでしょう。
実際に介護や育児と両立して勤務している社員や、遠方地で勤務している社員などがいれば、各人のインタビューや一日の働く流れなどを説明してみるのも良いかもしれません。
テレワークを導入するならクラウドPBX「ナイセンクラウド」
テレワークを導入することを考えている方におすすめのクラウドPBX「ナイセンクラウド」をご紹介します。まずはクラウドPBXの概要についてご紹介します。
クラウドPBXとは
クラウドPBXは構内に設置していたPBX（構内交換機）をクラウド化することにより、通話・通信をインターネット上で可能にすることができるサービスです。電話環境を構築する際に場所を選ばないこと、そして設定をWebブラウザまたはアプリケーション上で完結できる特徴を持っています。
従来型のPBXを導入する際にはハードウェアの購入費や設置費用のほか、回線を増やしたり減らしたり、また設定をする際や保守が切れた時などにはメンテナンスや買い替えが必要となり、非常にコストがかさむものでした。
一方クラウドPBXはインターネットからサービスが提供されることにより、PBXを導入する際の足かせとなっていたコストを削減することができます。また、国内外に拠点が分散していてもお手持ちのパソコンやスマートフォンを活用してサービスを利用できるため、専用端末を別途購入する必要もなくなります。さらに、回線の増減や設定もブラウザ上で完結させられるので、メンテナンス費もかからなくなります。
ナイセンクラウドとは
ナイセンクラウドは上場企業、大企業から個人事業主まで幅広い業種で導入されているクラウドPBXです。導入企業は3,000社を超え、テレワーク化における電話業務の効率化をサポートしています。
ナイセンクラウドの主な機能として、通常のビジネスフォンと同じように、着信時は設定した電話機やスマホなどの端末を一斉に呼び出す機能や、どこの電話番号宛てに、誰から電話がかかってきたかを表示する機能、非通知の番号や指定した特定の電話番号からの着信をブロックする機能、誰と誰がいつ、何秒通話したかなどの通話履歴をWeb上で確認できる機能などがあります。
また、使用できる電話番号は0120・0800のフリーダイヤル、03・06などの全国の局番、050番号で、外出先であっても、別の拠点であっても固定電話の番号で発着信ができ、内線の取り次ぎも可能です。その他にも、オプションで自動通話録音やIVR（音声ガイダンス）の機能などもつけることができます。
機能については1分の紹介動画やサービスサイトでより詳しく説明しています。
このようにナイセンクラウドを活用することで、テレワークで悩みがちな電話業務に関するトラブルを解消することができます。
ちなみにナイセンクラウドは電話端末の配線が不要なので、コードに悩まされることもなく、電話機をスマートフォンやパソコンに置き換えてすっきりとしたデスク環境も実現できます。設置工事も不要、設定変更もWeb上ですべて完結することができるため、すぐに導入できることも魅力の一つです。
ナイセンクラウドは利用するための端末や設置場所は選ばないため、テレワークなどのワークスタイル改革にも最適です。テレワーク導入を検討中の方は、ぜひナイセンクラウドをご利用ください。
詳しい料金については個別見積もりか自動見積もり機能でご確認ください。
テレワークを導入して採用力アップを狙いましょう
この記事ではテレワークのメリットや、テレワーク導入の際に企業がすべきことについてご紹介しました。ナイセンクラウドは電話業務にまつわる課題を一挙に解消できる、テレワークに便利なサービスです。利用開始もすぐにできるので、テレワークを進めている方はもちろん、今すぐに電話業務の課題を解消したい方はぜひご利用を検討ください。