スマホで市外局番を使いたい場合は？アプリやクラウドPBXを利用しよう！
「スマホでも市外局番を使いたい」という場合におすすめなのが、アプリやクラウドPBXです。アプリやクラウドPBXを用いれば、スマホでも市外局番を利用できるようになります。本記事では、スマホで市外局番を使う方法やメリットなどをご紹介します。
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そもそも市外局番とは
市外局番とは、固定電話番号の最初の部分の数字のことです。エリアごとに割り当てられており、東京23区であれば「03」、大阪市であれば「06」が市外局番に該当します。桁数はエリアによって異なりますが、3桁か4桁のところがほとんどです。
また、固定電話番号は市外局番と市内局番、加入者番号の全10桁で構成されています。ハイフンで区切ったり市内局番の部分に括弧を付けたりして表記することが多いです。
また、同じ市外局番のエリアから電話をかける際には、市外局番を省略しても問題ありません。
企業が市外局番で始まる電話番号を使うことで得られるメリットもあれば、デメリットもあります。メリットとデメリットを理解した上で、利用するかどうか決めることが重要です。
市外局番のメリット
市外局番から始まる電話番号は、携帯電話やIP電話の番号と比べて、社会的な信用度が高いのがメリットです。市外局番の番号なら、発信元のエリアが分かるため、たとえ知らない番号だとしても警戒されにくい傾向にあります。着信があり、携帯電話やIP電話の知らない番号が表示されていれば、出ない人も少なくありません。しかし、地元のエリアの市外局番が表示されていれば、出てもらえる可能性が高まります。
一般の人からだけでなく金融機関からの信用も得やすいです。設立して間もない法人の場合には、法人口座の開設や融資の審査で難航することもあるでしょう。しかし、市外局番から始まる電話番号があれば、スムーズに進みやすくなります。新規の取引先を開拓する際にも、市外局番から始まる電話番号の有無で印象が違ってきます。信用を得やすく、ビジネスを行う上で有利です。
市外局番のデメリット
市外局番から始まる電話番号は、導入コストが高額なのがデメリットです。電話加入権が必要で、物件によっては工事も必要な場合があります。
また、市外局番から始まる電話番号は、基本的には特定の場所でのみ使用するものです。オフィス内に社員がいない時や、他の顧客への対応をしている時に電話がかかってくると受電できません。電話をかけて問い合わせをしようとした顧客にとっては、なかなか出てくれないということで不満につながることもあります。
今後オフィス移転をする可能性がある場合にも注意が必要です。市外局番から始まる番号の場合には、オフィス移転に伴って電話番号が変更される場合があります。
スマホで市外局番を利用することもできる
「03」などの市外局番を使った電話番号は、通常スマホでは使うことができません。しかし、スマホでのアプリやクラウドPBXのサービスを利用すれば、市外局番を利用することができます。アプリやクラウドPBXは、インターネット回線さえあれば、どこにいても会社の代表番号で通話可能です。外出先でも電話をかけたり、テレワークなどで電話業務を行ったりする際にも役立ちます。
通常、スマホで電話をかける場合、「03」などの市外局番を使った発信はできません。スマホで発信した場合、スマホの電話番号がそのまま相手に表示されます。企業の代表番号ではなく携帯電話番号のため、相手の優先度が低く出てもらえない可能性もあるでしょう。すぐに電話に出てもらえないと、ビジネスチャンスを逃すことも考えられます。
こうした事態を防ぐために、固定番号をスマホで使えるアプリやクラウドPBXサービスを導入している企業が増えているのです。
また、用途によっては電話転送サービスの利用で対応できる場合があります。
電話転送サービスを利用する方法
電話転送サービスとは、着信した電話をあらかじめ登録した別の電話番号へ自動的に転送できるサービスです。転送先には携帯電話の番号も設定できるため、オフィスの固定電話にかかってきた電話をスマホで受けることが可能です。
しかし、電話転送サービスを利用してもスマホから固定電話番号で発信することはできません。対応できるのは受信のみです。また、オフィスの固定電話からスマホへ転送する際に通話料金が発生してしまいます。転送回数が多いと、それだけコストがかさんでしまうため注意しましょう。受信のみで事足りて見込まれる回数も少ない場合には良いかもしれません。
アプリを利用する方法
固定電話番号で発信できるアプリがあります。そのアプリを利用することで、スマホからでも市外局番を含んだ電話番号を使うことが可能です。アプリなら個人のスマホ代とは別に会社が料金を負担することもできます。
市外局番が利用できるアプリは複数リリースされています。複数のサービスの中から自社にあったサービスを選びましょう。
クラウドPBXを使う方法
もう一つは、クラウドPBXサービスを利用する方法です。クラウドPBXをスマホでも固定電話と変わらない操作で通話ができます。「03」などの市外局番も利用可能で、どこにいても市外局番入りの固定電話番号で発着信ができます。そのため、テレワークでもオフィスにいるのと同じような電話対応が可能です。
クラウドPBXは申し込みが確定してから、約1週間～10日以内で利用が可能になるため、早めに電話サービスを利用したい方にもおすすめです。ただし、サービス開始時期は構築環境などによって変動することもありますので、詳しくはベンダーに問い合わせましょう。
スマホで市外局番を使うメリット
スマホで市外局番を使うメリットにはどんなものが挙げられるのでしょうか。ここでは、スマホで市外局番付きの電話番号を使うメリットをご紹介します。
初期投資が少ない
クラウドPBXやアプリなどを利用する場合、物理的な機器の導入が必要ありません。通常、固定電話を導入する場合は、電話機や電話番号取得代金など高い導入コストを支払う必要があります。しかし、クラウドPBXやアプリであればこれらの費用を削減することができます。
さらに通常のPBXのような配線工事がいりません。従来のオフィス内に固定電話を設置する場合は、オフィス内にPBXなどの機器を設置し、電話回線の工事も行う必要がありました。そのため、導入までにコストも時間もかかっていました。しかし、アプリやクラウドPBXなら、機器の設置が不要なため配線工事なども必要ありません。
さらに社内の固定電話からスマホに電話をかける場合、外線扱いになるので電話料金が必要でした。アプリやクラウドPBXの場合、社内間のやり取りは内線扱いになるため、料金が必要ありません。これまで、有料だった電話を無料の内線に変えることができれば、電話代のコストを抑えられるでしょう。また固定電話で一般的な転送サービスを利用する場合は転送料金がかかりますが、それも不要です。
またスマホを活用すれば、コストパフォーマンス向上も期待できるでしょう。例えば、Wi-Fiなどを使ってスマホを子機化すれば、テレワーク中の社員も無料で通話が可能になります。さらにアプリやクラウドPBXなら個人のスマホを利用した場合でも、会社が料金を負担するため受け入れられやすいでしょう。
アプリやクラウドPBXはインターネットがつながっていればどこでも利用できます。さらに、Wi-Fiがなくても4G/5G回線があれば電話として使用できるので大きなメリットでしょう。
信用をアップさせられる
スマホを仕事で利用する場合、相手側に表示されるのがスマホの電話番号となります。そのため、場合によっては誰か分からず電話を取ってもらえないケースもあるでしょう。ビジネスの場においては、携帯電話番号よりも固定電話のほうが社会的信頼性が高いと考える人が多いため、会社の代表番号を利用できれば、相手側に安心感を与えられます。
時間外アナウンスなどの機能も使える
スマホを利用する場合、オプション機能が利用できるケースがあります。例えば、時間外アナウンスです。電話で予約を取り、サービスを提供している企業の場合、営業時間外にも電話がかかってくることがあります。そんな時に使えるのが時間外アナウンス機能です。営業時間外に電話がかかってきた場合、自動で営業時間外であることを伝えることができます。そのため、営業時間外に顧客対応に追われることが少なくなるでしょう。
さらにスマホで利用できるオプション機能には以下のようなものが挙げられます。
・通話録音機能
・音声自動案内システム
・スケジュール管理機能
・顧客情報自動表示システム
こうした機能は、クラウドPBXやアプリならではのオプション機能といえます。
固定電話を持ち歩くことができる
スマホなら外出先や出張先にも持っていけるため、固定電話を持ち歩いているような操作感で使うことができます。インターネット回線があればどこからでも利用できるので、使用場所が限定されません。
さらにスマホを持っている外出中や出張中の社員にも簡単に電話を取り次げます。スマホなら、Wi-Fi環境がなくても4G/5G回線があればアプリやクラウドPBXが利用できます。電話相手を待たせずに対応できるため、顧客満足度の向上にもつながります。
またこれまで電話業務が必須の職種では、テレワークの導入は難しいと考えられていました。アプリやクラウドPBXなら、インターネット環境さえあれば電話業務が可能なため、テレワークの導入が可能になります。自宅でもスマホやパソコンで顧客の電話に対応することも可能になるため、多様な働き方への対応が期待できます。
複数人で市外局番付き電話番号を共有できる
クラウドPBXやアプリなどでは、複数台のスマホを登録して同じ電話番号を使用できます。複数の社員が営業で外出する際には、どの社員もオフィスの市外局番付き電話番号で発着信できるのがメリットです。スマホの端末により電話番号が変わることがないため、顧客対応をスムーズに行えます。テレワーク中の社員に関しても同様です。自宅にいる時でもオフィスの電話番号で発着信できます。
据え置き型の電話機と違って、増設するのに工事をしたり配線を変えたりする必要もありません。具体的な方法はサービスの提供会社によって異なりますが、申し込みをしたり画面上で操作をしたりするだけで台数を増やせます。
さらに、複数の拠点を設けている場合にも便利です。支店や営業所などの社員のスマホも登録すれば、距離が離れていても本社の電話番号を共有できます。
スマホで市外局番が使えるサービスの選び方
スマホで市外局番が使えるサービスはさまざまな種類があります。そこでここでは、市外局番が使えるサービスの選び方についてご紹介します。
自社に必要な機能があるか
ツールを選ぶ際には、自社のニーズに合った必要な機能を搭載されているかを確認しましょう。多機能なプランはさまざまな機能が利用できるため便利です。しかし、その分コストがかかるため、自社にとって不要な機能が多ければ、その分コストが無駄になります。そのため、自社に必要な機能だけが搭載されているかを見極める必要があります。自社に「どんな機能が必要なのか」という洗い出しをまず行いましょう。
さらに、導入の際には、現場の意見も取り入れることをおすすめします。現場の声を聞かずに導入すると、自社の運用形態に合っていなかったり、実際には必要だった機能が搭載されていなかったりするケースもあります。また多機能でも使わない機能があると、使いづらい場合も考えられます。
使いづらいツールを導入した場合、社員が敬遠して現場に定着させるのは難しいでしょう。そのため、上層部だけで決めるのではなく、現場の声もしっかり取り入れることが大切です。
コストは予算内であるか
導入する際、コストが予算内であるか確認することも大切です。導入コストだけでなく、月額費用などのランニングコストなども計算しましょう。
どのOSでも利用できるのか
iPhone、AndroidスマホどちらのOSでも利用できるのかを確認しましょう。多くのサービスはどちらのOSにも対応していますが、古い端末やOSには対応していないケースがあります。
特に社員のプライベートスマホを利用する場合は、社員がどのようなスマホを持っているのかを事前にチェックしておきましょう。また機種変更が必要になった場合のルールを決めておく必要があるでしょう。買い替えに対する補助金を出すのかなど、社内ルールを定めることをおすすめします。
サポート体制はしっかりしているか
サポート体制が整っているサービスを選ぶことも重要です。新しいサービスは、導入後すぐに業務効率化が分からないケースもあります。自社の課題が解決できているのか、適切な運用ができているのかなどを検証することが大切です。そのため、ベンダーの対応時間や問い合わせ方法の種類（電話・メール・チャットなど）を確認しておきましょう。
いざという時に問い合わせ方法が少ないと、すばやく対応してもらえない可能性が考えられます。例えば、土日祝日も稼働している業種の場合、土日祝日にもサポート対応があると安心です。サポート側が土日祝日に対応していない場合、対応をしてもらえないので困った事態になるでしょう。そのため、自社がどのようなサポート対応を必要としているのか確認しておきましょう。
クラウドPBXならフリーダイヤルも取得できる
さらにPBXサービスによっては「0210」や「0800」などのフリーダイヤルをスマホで使うこともできます。そのため、ECサイトや問い合わせ窓口などフリーダイヤルを使いたい企業にも適しているでしょう。
スマホで市外局番が使えるとメリットが多い
スマホで市外局番が使えると、コスト削減や信用アップなどさまざまなメリットがあります。市外局番を利用するには、アプリやクラウドPBXを利用するなどの方法があるため、自社に合った方を選びましょう。