電話の転送費用が高い･･････。低コストで電話転送するなら
通信費、とりわけ電話の費用が予想していたよりも高額になってしまっていて困っている企業は多いのではないでしょうか。特に電話の転送費用の高さによって通信費が高くなってしまっているケースは、通信費を削減しようとしてもなかなか削減できずに頭を抱えていることもあるでしょう。では、実際にどうすれば、高い電話の転送料金を節約できるのでしょうか。
電話の転送料金を節約する解決策として、クラウドPBXというサービスが挙げられます。この記事では、クラウドPBXについて説明するとともに、電話の転送費用について、企業が電話転送を利用するときの課題について解説します。
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電話の転送費用はなぜ高くなる？
電話の転送を利用すると通信費が高くなりやすい理由を見ていきましょう。
転送サービスの月額料金がかかる
オフィスの固定電話にかかってきた着信を別の電話に転送する際には、転送サービスを利用する必要があります。転送サービスは電話会社がオプションサービスとして提供しているものです。NTTであればボイスワープというサービス名で提供されています。
ボイスワープを利用していると、月額料金が発生するため、その分だけ通信費が多くかかってしまいます。また、ボイスワープは住宅用と事務用に分かれており、事務用の方が高めです。
転送の通話料がかかる
転送サービスの月額料金だけであれば、それほど大きな金額ではありません。しかし、電話の転送は転送元から転送先へ発信をする仕組みです。この部分にも通話料金が発生しており、転送サービスの利用者が負担しています。これが電話の転送で通信費が高くなる主な要因です。
特に、転送が行われる回数が多い場合や転送された電話で長く話をした場合には通話料金が高額になってしまいます。また、営業電話や迷惑電話なども転送されてしまうため注意が必要です。その場合の転送にも通話料金が発生してしまいます。ひどい場合には転送される電話の大半が営業電話や迷惑電話ということもあるかもしれません。
反対に転送サービスを利用していても、実際に電話が転送される頻度が低ければ、通話料金はあまり高額にはならないでしょう。
転送の条件を無条件転送や無応答転送など設定できますが、無条件転送だと通話料金が高額になりやすいです。無応答転送に設定していれば、一定時間内に受電できた場合には転送されないため、通話料金をある程度は抑えられます。
転送先が携帯電話の場合はさらに割高に
電話の転送サービスを利用している企業の多くは、固定電話から携帯電話へ転送しているでしょう。そうすれば、営業などで外出しているときにオフィスにかかってきた電話に出られます。しかし、このことが原因で通信費が割高になっているケースも少なくありません。
携帯電話への発信は固定電話への発信と比べて通話料金が高めに設定されているためです。NTTを例に挙げると固定電話への発信は3分で9.35円ですが、携帯電話への発信は60秒で17.6円かかります。他の電話会社の場合も、多少の違いはありますが、携帯電話へ発信した場合の通話料金は軒並み割高です。
電話転送の料金以外の課題点
電話転送の費用がどのように発生するのかが分かったところで、企業が電話転送を利用する際の課題について説明していきます。
企業が電話転送を利用する際の課題には、
- 転送先を1つしか指定できない
- 転送先の電話から折り返すと電話番号が異なる
- 通話履歴や対応状況の「見える化」ができない
- 転送先が不在の場合、対応できない
の4つがあります。1つずつ解説していきます。
転送先を1つしか指定できない
次の課題は、ボイスワープなどの転送サービスは通常、転送先を1つしか指定できないという点です。したがって、転送先の担当者が不在だったり、商談などで電話に出られなかったりした場合には、結局電話を転送しても電話に出られない事態に陥ってしまいます。
また、社外からの電話対応を行うのが1人で済むなら問題ないのですが、大企業のような社員数が多く複数の部門があり、多種多様な問い合わせが来るような企業では、1人が電話を受けるのは非効率なため、1つの番号に転送するのも非効率な方法と言えます。
転送先の電話から折り返すと電話番号が異なる
電話を受けると、一度確認して折り返すことになるのはよくあることでしょう。しかし電話転送を利用している際にはそれが難しくなります。なぜなら社外にいる人が電話転送によって電話を受け、折り返し連絡をしようと思っても、相手に表示される電話番号が転送元の会社の番号ではなく転送先の携帯番号が表示されてしまうからです。
知らない携帯番号からかかってきた電話は、相手に不審に思われてしまう可能性があります。不審に思われてしまうと、電話に出てくれないケースも出てくるでしょう。
また、転送先の携帯電話の番号が個人の携帯番号だったり、あまり社外に開示したくない番号である場合にも、相手に通知されてしまうため折り返ししづらいというケースもあります。
通話履歴や対応状況の「見える化」ができない
電話の通話履歴には、通常ならその電話機で行った発着信が記録されます。しかし、電話の転送を行うと、転送先の電話機で対応することとなります。そのため、通話履歴の確認が十分にできず、管理しにくいのがデメリットです。
転送自体は正常に行われていても、転送先の電話機での対応状況も確認しづらいでしょう。顧客からの問い合わせに対応済みだと思っていても、実は未対応だったという事態になることもありえます。
電話の転送を利用する際には、転送元と転送先での状況を相互に確認できる仕組みを整えておくことが必要です。
転送先が不在の場合、対応できない
電話の転送は顧客が電話をかけてきても、不在で誰も出ることができないという状況を回避するためのものです。しかし、転送先も不在という可能性もあります。そうなると、顧客にとっては長く待たされただけで、結局対応してもらえず、ストレスになりやすいです。このような事態が多く発生すると、会社の評判にも影響してくるでしょう。
転送先が携帯電話なら解決できると考える人もいるかもしれませんが、そうとも限りません。携帯電話へ転送する場合でも、車の運転中だったり電車の中にいたりするなどの事情で着信に対応できないことがあります。
クラウドPBXなら電話の転送における課題を解決できる
このような電話の転送における課題を解決してくれる方法として、クラウドPBXというサービスが挙げられます。クラウドPBXとは、PBXをネットワークを介して利用できるサービスのことです。PBXとは、電話を交換するためのハードウェアで、オフィスに設置することで外線を社内の複数の内線電話につなげたり、内線同士をつなげたりすることが可能です。
PBXに比べてクラウドPBXは、オンライン上でサービスが提供されるので、本来設置すべきハードウェアを購入する必要がなく、その分コストが削減されます。また、拠点が離れていてもサービスが提供できるのも大きなメリットです。さらに、回線の増減や設定はブラウザ上からできるので、業者を呼んでメンテナンスをする必要がありません。
このように、クラウドPBXの導入によって、電話の転送に関する課題を解決してくれるだけではなく、便利な電話環境を実現できます。それでは、従来の電話転送サービスに比べ、クラウドPBXが優っているの具体的な利点についてご紹介します。
複数のスマホやPCで会社の電話を発着信できる
クラウドPBXのサービスを導入すると、複数のスマートフォンやPCで電話を着信することが可能になります。複数端末で同時着信できることはテレワークを導入するうえでも大きなメリットです。クラウドPBXであればオフィスの電話環境と変わらない仕組みを構築できるので、オフィスにいる社員の電話業務負担を増やすことなくテレワークを導入できます。
また、社外にいる社員がスマートフォンやPCから会社の代表電話番号で発信が可能です。表示される番号が会社の代表番号なので電話の相手も安心して電話を取ることができます。個人の携帯番号が相手に通知されることもありません。
転送サービスではないので通話料が発生しない
通常であれば転送を行う際は、転送先と転送元との間で通話料が発生するボイスワープなどの転送サービスを使います。しかし、クラウドPBXは転送サービスではなく、内線・外線を切り替えるだけです。転送を行っているわけではないため、従来の転送サービスを利用する際に発生する転送元から転送先への通話料が発生しません。つまり、クラウドPBXであれば転送サービスの月々の使用料金と、転送元から転送先への通話料金のどちらともコストを削減することができるのです。
さらに内線間は通話料が無料です。内線の通話料は日本全国だけでなく海外でも無料となるので、世界中に支社を持つ企業は通話料の大幅なコストダウンが実現できるでしょう。
カットした費用をフリーダイヤル取得に使うことができる
従来の転送サービスを利用していた際にかかっていた費用を、フリーダイヤルの取得に利用してみてはいかがでしょうか。
着信課金サービスである0120や0800から始まる番号を取得することで、顧客が電話を掛けやすくなる、会社への安心感が増すというメリットがあります。さらにフリーダイヤルには営業電話は掛けにくいと感じる人が多いため、不要な営業電話を減らすこともできます。
「折角コストを削減したのに、フリーダイヤルを使用したら意味がないのではないか」と思うかもしれませんが、実はそんなことはありません。従来の電話転送サービスを使って固定電話からスマホに転送を行うと、転送元に掛かる通話料は固定電話からスマホに電話を掛ける際の通話料となるため割高です。そのため、従来の電話転送サービスからクラウドPBXに切り替えれば、フリーダイヤルを取得しても、全体として電話に掛かる費用が安くなる可能性があるのです。
電話の転送費用で悩むなら「ナイセンクラウド」
そんなクラウドPBXのサービスの中で今回ご紹介するのは、弊社が提供する「ナイセンクラウド」です。ナイセンクラウドには便利な機能が多く備わっています。ここでは、ナイセンの特徴や機能、メリットについてご紹介します。
ナイセンクラウドならフリーダイヤルにも対応
ナイセンクラウドは、東京「03」や大阪「06」といった固定電話番号の他にも、0120や0800などのフリーダイヤルサービスにも対応しています。そのため、0120や0800のフリーダイヤルをすでにお持ちの場合は番号を変えずに利用することができます。0120や0800などのフリーダイヤルの電話番号をスマートフォンやPCで発着信が可能です。フリーダイヤルを使用し、さらに電話転送サービスを使用している場合は、通話料が二重に掛かっているため、転送サービスからナイセンクラウドに切り替えることで大幅にコストカットできます。
ナイセンクラウドならスマホやPCの内線化も可能
ナイセンクラウドのサービスを使えば、お手持ちのスマートフォンやパソコンを内線化することが可能です。在宅勤務の社員や社外に出かけている社員とも内線でやり取りが可能になります。また離れた拠点や海外であっても内線化ができます。実際にリモートワークの導入に伴い、ナイセンクラウドを導入されている企業様は数多くいらっしゃいます。
ナイセンクラウドなら通話料が安い
最後に、通話料が安くなるのも大きなメリットです。外線の通話料は3分8円～です。
また、ナイセンクラウドでは内線間の通話料金は無料です。通常は外線を使う必要のある、社外にいる社員や国内・国外にある拠点間とのやり取りを内線に変えることで、大きなコストダウンが実現できます。実際にナイセンクラウドを導入したことで、海外の拠点との通話があるために年間300万円以上掛かっていた国際電話通話料が100万円以下に下がった事例もあります。
まだまだある、ナイセンクラウドの豊富な機能
ナイセンクラウドには便利な機能を様々用意しております。一部をご紹介しましょう。
◎発着信履歴をWEBで確認し、営業の見える化が可能に
発着信履歴を確認できると共に、いつ、誰が、誰へ、どの位通話したか等の通話履歴も確認できます。「営業の見える化」がされることで、業務の割振りを考えるのに役に立ちます。また、着信履歴がWEB上でいつでもどこでも確認可能ですので、電話に出ることができなかった場合でもすぐに履歴を確認して掛け直ししやすくなります。履歴が残ることで、新入社員でも重要顧客の電話に対応することが容易となります。
◎非通知電話や特定番号の着信をブロックする
特定の電話番号や非通知番号からかかってきた電話を、さまざまな方法でブロックができます。例えば、話し中、切断、アナウンスを流す、呼び出し音を鳴らし続ける（受ける側の電話は鳴らない）といった具合に、いずれかの設定をすることができます。設定はWEB上で簡単に変更、登録ができます。しつこい営業電話がかかってきても、状況に応じた適切な対応ができるようになり、不要な電話に対応する無駄な手間を省いてくれます。
◎IVR、音声ガイダンス
ナイセンクラウドでは、IVR、音声ガイダンス機能が利用できます。大企業のコールセンターに電話を掛けるときと同じように、「商品については1を、採用については5を、それ以外のお問い合わせについては9を押してください」といった音声ガイダンスが流れるように設定することが可能です。要件別に電話を振り分けることができるので、電話の取次ぎの必要がなく、担当部署に直接つなげやすくなるので電話業務がより効率的になります。
このように便利な機能、特徴がある「ナイセンクラウド」は、電話業務の質を向上させる一方、コストは削減することができます。また、一般のビジネスフォンに比べて、導入に関わる費用が安く、工事が不要なので設置しやすいという特徴もあります。
詳しい料金や機能についてはサービスサイトで動画や漫画を交えつつ説明していますので、ぜひご覧ください。出張デモンストレーションも承っておりますので、お気軽にお問合せください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
電話の転送費用に悩むのはもう終わり
電話の転送費用には電話転送サービス自体の月々の利用料金と、通話を転送したときに転送元から転送先に発生する通話料金があることがおわかりいただけたでしょう。そして転送先は1つしか選べず、折り返しの際には転送先の電話番号が通知されてしまい、企業の電話業務において従来の電話転送サービスは不向きであることもご説明しました。
しかしクラウドPBXを導入すれば、これらの問題を解決することができます。電話転送サービスを使うよりも電話に掛かる費用を削減でき、利便性も高いというメリットのあるクラウドPBX。クラウドPBXを活用することで、電話の転送に関わる経費を節約すると同時に、電話業務の効率化をしていきましょう。