クラウドPBXは大企業こそ導入すべき！導入時のポイント
企業向けの電話運用として近年普及が進んでいる「クラウドPBX」は、数千台規模の一括管理や離れた拠点との内線通話など、従来のビジネスフォンではあり得なかった柔軟で利便性の高い電話運用を可能にしました。特に拠点間の内線通話や、場所を問わずどこからでも使えるクラウドPBXは、複数拠点を全国・海外に持つ大企業にこそおすすめです。
今回は、大企業こそクラウドPBXを導入するべき理由に焦点を当てつつ、大企業がクラウドPBXを導入する際に注意すべきポイントや、大企業向けのクラウドPBXの条件なども解説していきます。
クラウドPBXを大企業こそ導入すべき理由
冒頭でも書きましたが、クラウドPBXは、大企業にこそおすすめです。それは、規模が大きい企業であればあるほど、既に導入済みであろう従来型のビジネスフォンやIP-PBXなど既存運用の維持コストが非常に大きなものになるからです。そして、企業の規模が大きくなるほど、クラウドPBXにかかる費用対効果が大きくなるからです。
そうした理由付けを明示できるほど、クラウドPBXを大企業が導入するメリットは沢山あります。ここでは、大企業こそクラウドPBXを導入するべき理由を解説することで、クラウドPBXの持つ色々なメリットを紐解いていきます。
大幅なコストの削減に繋がる
必要な設備の数や規模が大きい大企業になればなるほど、クラウドPBXの導入は大幅なコスト削減につながります。
まず、大きく削減できるのは導入にかかる費用、いわゆる初期費用です。もし仮に、大企業がオフィスビル移転などをするとして、新たに電話運用を構築すると仮定した時、従来型のビジネスフォンでは、社内に設置する新しい主装置やそれに対応した純正の固定電話機といった設備の購入あるいはリース、および設置工事がまた必要になります。
従来のビジネスフォンでは、こうした費用がいずれも高額なので、全て合計すれば莫大なコストがかかります。ビジネスフォンのシステムの中心的役割を果たす「主装置（PBX）」の購入だけでも、規模の大きい大企業なら平均して数百万円レベルになりますし、電話機購入費用や設置工事費用も数千台レベルで必要になります。そして将来のランニングコストとして、メンテナンスや修理などの保守管理費用もかさんできます。導入だけでも拠点の多い大企業なら数千万～億レベルは優に超えるでしょう。
それに対してクラウドPBXでは、初期費用はクラウド環境側の設定作業代としてかかる数万円のみ。主装置などの物理的設備を会社内に設置する必要がないため、主装置の購入・リースなどの費用は全くかかりません。もちろん工事も不要ですし、社内に設置しないので保守管理費用も不要です。
通話の際にスマホなどの通話用デバイスは必要になりますが、新たに買わずとも社用スマホや社用携帯があればそれらを転用できますし、社用PCやタブレット端末を使った通話も可能なので、既にこうした資源を持っていればほとんどの導入コストをカットできます。
また、クラウドPBXは場所に関係なくどこからでも使える運用で、会社外でもどこでも内線通話が可能という特徴があるので、遠く離れた拠点間の連携を内線ネットワークに置き換えることで、通話料を大幅に削減できます。そして、クラウドPBXでは固定電話回線ではなくインターネット回線を介して通話を行うので、そもそもの通話料も固定電話回線の5分の1ほどと非常に安くなっています。
多様な働き方を実現させる
クラウドPBXやビジネスフォンのような企業向けの電話運用に欠かせないのが「主装置」と呼ばれる構内交換機です。ビジネスフォンではこれを会社内に設置し、全ての固定電話機に有線接続することで、会社外では使えないものの会社内で内線通話をしたり電話を取り次いだりといった便利な機能を使える環境を整えています。
一方でクラウドPBXはその主装置をクラウド環境に仮想的に設置しています。これは使用する側にしてみるとインターネット回線そのものに主装置の機能が搭載されているようなもので、会社内に物理的な機械を設置する必要がないので、運用の主幹が会社という拠点に縛られることがありません。すなわち、クラウドPBXには、インターネット回線にアクセスさえできれば場所に関係なく運用を維持できる、という特徴があります。
場所に縛られずどこからでも運用ができるということは、会社に出勤せず自宅にいても電話応対ができるということでもあります。つまり、クラウドPBXを導入することで、電話業務に限られるとはいえ、2020年より世間一般に認知度が広がったテレワークなどオフィスへの出勤を伴わない多様な働き方を気軽に取り入れられるようになります。このような多様な働き方は社員それぞれにとって最適な環境での勤務を実現し、パフォーマンス向上・生産性向上に大きく寄与することとなるでしょう。
拠点間の連携をアップさせる
大企業にとってこれまでのビジネスフォンのような運用では、拠点ごとに1つの電話システムが完結しており、拠点間の連絡はそれぞれに違う電話番号を使って、しかも外線通話での連絡をしなければなりませんでした。これでは、拠点が多ければ多いほど、自社内だけでも拠点ごとに違う番号を正確に管理しなければならず、検索だけでも非常に大変です。
しかし、クラウドPBXを導入すれば、こうした拠点ごとにシステムが完結する現状を解消でき、全ての拠点が1つのシステムで繋がれます。これにより、システム上では複数の拠点すべてが1つのオフィスのように機能するため、複数の拠点間で内線を構築できます。そうすると内線番号を拠点ごとに設定するだけで連絡が取れるようになり、従来よりも遥かに楽に他拠点との連携ができ、連携力が大きく向上します。また、全拠点を1つの電話番号に統一するということもできるので、顧客側から見ても非常に問い合わせがしやすくなります。勿論、従来通り内線転送による取次ぎもできるので、特定の問い合わせは特定の拠点が巻き取るといった運用も可能になります。
海外拠点構築のハードルを下げる
先ほども説明したように、全拠点が場所に関係なくシステム上で1つに繋がれる、というのは、国内だけでなく海外も当てはまります。海外拠点とも内線通話で連携が取れると聞くと、海外拠点構築のハードルも下がるのではないでしょうか。
無論、それは海外に対応したベンダーに限られますが、インターネット回線網は世界中に張り巡らされていることを考えると決して不可能ではないことがわかるはずです。なお、海外からの外線通話もクラウドPBXであれば国内通話扱いになります。
災害時の対応力をアップさせる
クラウドPBXは、拠点間で内線通話ができたり、全拠点で電話番号を統一出来たりと、これまで電話運用上バラバラであった各地の拠点を1つにつなげることができます。こうしたメリットはBCP策定（BCP対策）的にも大いに役立ちます。
BCP策定とは、大規模な自然災害や戦争・テロといった有事に際し、特定の拠点が壊滅的な被害を受け事業の継続が困難になった時に備え、緊急時にも事業がある程度継続できる方法や手順を平時より取り決めておくこと、およびその計画を指す言葉です。
これまでの説明で勘のいい方はもう察しているかと存じますが、クラウドPBXのように場所に関係なく運用が動かせるシステムなら、たとえば本社オフィスが壊滅的被害を受け通信インフラや事業そのものがストップしてしまっても、別拠点で中核となる事業が継続できるよう、電話運用を移転、ないし分散させることが可能です。
それに加えてすべての拠点の電話番号を1つに統一しておけば、対外的に見れば番号は1つのまま、顧客側からは分かりやすいままで、内部的に対応場所を切り替えられます。クラウドPBXなら、緊急事態の際にも被害を免れた・被害が少なかった拠点が、被害を被った拠点の電話業務をそのまま巻き取れるのです。
局所的な感染症パンデミックや豪雨災害や大地震が毎年のように起きている昨今、もしもの事態はどこで起きても不思議ではありません。クラウドPBXのように拠点の多い大企業だからこそ取れる策を、安全な時に準備しておくことを強くおすすめします。
大企業がクラウドPBXを導入する際のポイント
以上のように、クラウドPBXは大企業こそ導入するべき便利なシステムです。しかし、導入や移行の際には、クラウドPBX特有の環境の違いや条件の違いが邪魔をすることがあり、またベンダーによって品質や機能がバラバラであることがベンダー選びを悩ませたりもします。
ここからは、大企業がクラウドPBXを導入する際の注意すべきポイントを解説していきます。
ビジネスフォンからの切替タイミングに気を付ける
クラウドPBXは大企業にとってはメリット満載で、すぐにでも導入したい気持ちは理解できます。しかし、自社で既に導入しているビジネスフォンなどの契約が現時点でどうなっているのかは、絶対に確認を取りましょう。
特に、既に取り入れているビジネスフォンをリースで契約している場合には要注意です。リースでの契約の場合、契約期間が決まっているため、スムーズに進めるには契約満了と同時にクラウドPBXへ移行するのがベストなタイミング。満了前に解約すると高額な違約金および残債分の機種代金を一括で請求される可能性が高いです。
また、リースというのはあくまでも貸与契約で、設備の所有権はあくまでもリース会社にあります。契約期間が終わるか、契約を中途で解約すると、社内に設置している設備の所有権もなくなり、全ての設備を撤去し返却しなければなりません。そのため、途中で準備もなく解約すると、最悪の場合企業で全く電話が使えない空白期間が生まれてしまうリスクもあります。それに加えて上記の違約金や残債請求の他、別途撤去費用もかかったりするなど、きちんと契約満了した場合に比べ負担やリスクが大きくなります。
いくら早めに移行したくとも、ビジネスフォンからの切り替えのタイミングには絶対に気をつけましょう。リース契約がまだ満了になっていない場合には、契約期間満了と同時に移行できるよう調整するか、あるいはVoIPゲートウェイを使うなどして段階的に移行の準備をすすめるか、はたまた将来的なプラスも加味して負担やリスク覚悟で無理矢理移行するか、いずれにせよよく話し合って、慎重に方法を検討してみてください。
導入時の混乱を避けるために社内に徹底周知する
大企業であればあるほど、いきなりの新システムの導入は現場の混乱を招きます。そして規模の大きな企業であるほど、人員が多すぎるが故、いざという時に迅速には動きにくいものです。経営陣がクラウドPBXの移行を検討している段階で、社内へのある程度の全体的な周知を進めるくらいの早い対応が必須です。
クラウドPBXは確かに利便性の高い画期的なシステムではありますが、従来のビジネスフォンとはできることの幅が大きく違ううえ、環境や条件、使い勝手に関しても大きく違います。そもそも通話に電話回線を使わないという時点で、ある種それはこれまでの電話とは全くの別物です。
すぐにでも切り替えてください、といきなり言われても現場は戸惑うだけになってしまいます。トップダウン式で現場の社員は言う通りにすればいいとしても、クラウドPBXは管理コンソールを用いた通話設定管理を管理担当が任されることが多いため、少なくとも各現場の管理担当が大慌てになります。事前に社内周知を徹底し、それぞれの部署に教育用のマニュアルを配布し、現場の管理担当をはじめ全社員に時間をかけて教育し、移行の準備も各部で進めてもらえば、比較的スムーズに移行できるでしょう。
使用時のルールを明確にする
クラウドPBXはスマホやノートPCなど持ち運び可能なデバイスに対してソフトフォンなど個人情報の入ったソフトウェアをインストールして通話に使用します。こうしたデバイスを用いることで、場所に関係なくどこからでも運用ができるなど非常に便利な反面、どこからでも使えるがゆえに紛失・盗難のリスクがあり、情報漏洩等のセキュリティ対策も必要になります。特にクラウドPBXは、設定した番号に限るとはいえ「自由に発信元の電話番号を切り替えられる」という機能がありますから、盗難や紛失により犯罪者に悪用されるリスクもあります。
各ベンダーも対策を強化してはいますが、特に人の出入りが多い大企業の場合、自社の中でも使用時のルールを明確に定めて引き締めを図る必要は絶対にあるでしょう。たとえば、完全週休二日制の会社なら休み前に社員全員からデバイスを預かって出し入れの帳簿をつけ鍵付きの棚に保管する、管理コンソール画面を放置せず管理者が逐一確認し、使用時間や発信状況等を細かく確認・報告する体制を整えるなど、備品管理や使用に際するルールを明確に決めておきましょう。
また、出張や外出中、在宅勤務中など会社を離れて使用する際には、スマホの使用はできる限り勤務時間帯だけに制限するなど、持ち運びの際のルールも同時に定めておくと安心です。管理コンソールで位置情報を管理するのもいいでしょうし、MDM（モバイルデバイス管理）など遠隔で端末管理できるシステムを導入するのもいいかもしれません。
大企業向けクラウドPBXの条件
クラウドPBXは大企業にとってメリットが大きく便利ではありますが、それはすべてのクラウドPBXではなく、提供するベンダーによって使い勝手に差があり、使える機能やサービス品質も大きく異なる点に要注意です。料金の安さなどわかりやすい情報だけに注目して安易にベンダーを選ぶことは避けた方が無難です。実際に導入する際には、以下に紹介する条件をクリアしたベンダーだけを選びましょう。
ここからは、大企業向けのクラウドPBXに必須の条件を解説していきます。
あらゆる電話番号に対応している
大企業では問い合わせの量も桁違いに多いため、問い合わせ窓口としてフリーダイヤルを契約しているケースも多いのではないでしょうか。
フリーダイヤルには0120や0800といった番号があります。クラウドPBXは大抵フリーダイヤルに対応していますが、これもまたすべてのベンダーが対応しているとは限らず、ベンダーによっては0120には対応していても0800には対応していないなど、対応している番号が異なることがあります。クラウドPBXのベンダーを選ぶ際には、自社が契約しているフリーダイヤル番号に対応したクラウドPBXを選びましょう。
クラウドPBXとフリーダイヤルを掛け合わせて利用できれば、自社負担となるフリーダイヤルの通話料も、従来の固定電話で利用するよりも大きく節約できます。それは元々の通話料が安いことや、より柔軟で合理的な運用が可能であるためです。
既存の電話番号をそのまま利用できる
会社組織にとって、電話番号、特にNTT加入電話など固定電話で払い出した市外局番付きの番号（0ABJ番号）は非常に貴重なものです。
固定電話番号は社会的信用を担保してくれる存在でもあり、会社の看板となってくれます。それは、固定電話番号の取得には一定の手間と費用が掛かり、市外局番により会社所在地がある程度把握できるからです。こうした条件により「ちゃんとした実在し稼働している会社」を示す信頼できる材料となってくれるのです。
しかし、クラウドPBXベンダーによっては、こうした固定電話番号が引き継いで使用できない場合があります。詳細は省きますが回線の種類がその大きな原因となり、もし引き継いで使用できない場合には、既存の電話番号を変更しなければならなくなります。
電話番号を変更してしまうと、お客様はもちろん、取引先や内部の社員にも大変な混乱を招きます。登記簿の変更手続きも非常に面倒ですし、資料や封筒や名刺などあらゆる媒体に掲載した電話番号を修正しなければならなくなり、非常に多くの手間と費用がかかります。
ベンダーを選ぶにあたっては、既存の電話番号をそのまま引き継いで利用できるものを選びましょう。
海外でも利用できる
大企業であれば、既に海外に拠点を持っていることも多いでしょうし、生産拠点だけを海外に移すなどの計画が既に持ち上がっている場合も少なくないでしょう。しかし、海外拠点を持つにしても、海外拠点との連絡には国際電話を利用しなければならないため、大きなコストがかかります。かといって、連絡頻度を制限していてはビジョンの共有や品質管理に問題が出てきます。
そこで海外でも利用できるクラウドPBXを採用すれば、海外拠点とも内線が構築できるため、通話にかかるコストを極限まで減らせます。また、海外拠点と内線で繋がっておけば、海外なのに同じオフィス内にいるかのような手軽さで迅速に連携が取れるでしょう。また、海外対応のクラウドPBXなら、海外から国内の顧客への外線電話も、国内通話扱いとなり非常にお得です。
大企業に最適なクラウドPBX「ナイセンクラウド」
ナイセンクラウドは、パソコン、電話機、スマホなどにも対応しており、既にお手元にある端末を活用してご利用いただけるクラウドPBXです。03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しており、日本全国・海外でも使用可能です。日本マーケティングリサーチ機構調べにおいて「テレワークに役立つサービス」「信頼と実績のクラウドPBX」「経営者が選ぶ電話サービス」において1位に選ばれています。
詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
また、2台のスマホでフリーダイヤルを利用することに特化した「スマフリ」もございます。ナイセンクラウドの機能を小規模に導入できるスマフリを先に導入してみて、使い勝手や機能を確認したのちにナイセンクラウドに切り替えることも可能です。
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クラウドPBXを導入していない大企業は今すぐ導入を！
拠点を多く構える大企業こそクラウドPBXを導入すべき理由を提示しながら、クラウドPBXの持つ色々なメリットを解説しました。
規模が大きく大量の電話機を扱う大企業だからこそ、クラウドPBXを導入することで、多種多様な環境においての運用を可能にし、電話運用の利便性向上を図っていくべきです。また、コスト削減や物理的設備の排除によって、大企業であってもこれまでよりはるかに動きやすく柔軟なビジネスフローを構築できるのもクラウドPBXならではのメリットです。
ただ、本記事にて紹介したような注意点や条件に当てはまるベンダーを選ばないと、思わぬ失敗をしてしまうケースもありますから、焦って導入することは避けましょう。色々なリスクを含め慎重にシミュレートし、賢く導入できるよう、他の記事も参考に情報を集めてみてくださいね。