クラウドPBXは停電時でも利用できる?企業は急な災害に備えよう

クラウドPBX

企業の電話運用において、懸念されるリスクの1つとして「停電」があります。従来の固定電話回線のようなアナログ電話の場合、通常であれば停電時にも電話機能は使えますが、企業の電話運用に必須となる主装置(構内交換機・PBX)が停止してしまうことで、電話運用の主幹となる機能がストップしてしまうために、実質的に電話が使えなくなってしまうのです。

しかし、近年、より便利で柔軟な企業向けの電話運用が実現できる画期的なシステムとして注目を集めている「クラウドPBX」であれば、停電時でも電話が利用できますので、企業防災に向いているシステムといえます。今回は、クラウドPBXがなぜ停電時でも利用できるのかも含め、クラウドPBXの防災上のメリットに着目して解説していきます。また、数あるベンダーから最適なクラウドPBXを選ぶ際のポイントも併せて解説しますので、導入を検討されている企業の担当者様もぜひ参考にしてみてください。

停電時、電話は使用できるの?

「停電」と聞くと、あらゆる家電が使用不能になるイメージがあります。実際、冷蔵庫やエアコン・テレビなど、どこの家庭にもあるであろう家電は停電すると利用できなくなりますし、そうした経験で困ったことのある人も多いでしょう。しかし、意外にも「電話」、特にアナログ電話回線を用いる固定電話は、停電していても利用できる数少ない家電のひとつです。

しかし、それはあくまでも一般電話(個人・ご家庭向け)の場合に限られます。企業向けの電話運用では、単純に電話回線を引いて電話機につなげているだけでなく、特殊な機器を用いて複数台の電話機を一元的に管理しているため、一般電話とは事情が異なってきます。場合によっては、停電により長時間にわたって電話が使用できなくなるリスクもあるのです。

ここでは、一般的な固定電話機と、企業向け電話運用として従来から今まで広く普及している「ビジネスフォン」、そして今回主題に挙げている「クラウドPBX」の3つの場合に分けて、それぞれについて「停電時に電話は使用できるのか」を解説していきます。

一般的な固定電話機の場合

一般的な固定電話機の場合、先にも説明した通り、停電時に電話回線(アナログ電話回線)は使用できます。

なぜかというと、電話回線というのは非常にアナクロであり、音声信号をそのまま回線に乗せて伝送する、いわば巨大な糸電話のような仕組みであるからです。回線の伝送過程においては電気を必要としないので、電話回線は停止することはありません。

ただし、ここで注意するべきはあくまでも「電話回線は」利用できる、という点。肝心の固定電話機に関しては、現在では大半の機器で高機能化が進み、留守電応答機能・FAXの送受信などが備わっており、そうした機能を利用するためにコンセントを用いて商用電源へ接続することが必須となっています。こうした高機能な電話機を使っている場合には停電時に電話機自体が停止するため、電話回線は利用できても、肝心の「受話・発話」が不可能になります。

そのため、停電時に完全に電話機能が使用できるという定義に照らせば、使用できるのは「加入電話(アナログ電話回線)を接続している黒電話」など、電源を必要としない電話のみに限られます。また、停電対応の電話機(留守電応答機能のない単機能電話機など)や、予備電源を搭載・接続した電話機など停電対策を施した電話機なども使用できます。

ちなみに、固定電話であっても、ISDN回線やCATV回線などアナログ電話回線を利用していない電話や、IP電話(有線のインターネット回線を利用した電話)に関しては、停電時に利用できなくなるので要注意です。

ビジネスフォンの場合

冒頭でも説明した通り、従来から広く普及している企業向け電話運用の「ビジネスフォン」では、停電時に電話回線は使用できません。しかし、構造上ビジネスフォンは固定電話を利用した運用であるはずなのに「なぜ使用できないのか?」と、勘のいい方は疑問に思ったかもしれません。

その理由は冒頭でも触れましたが、社内の大量の固定電話機と電話回線を一元管理している「主装置」に対して給電が必須となるからです。ビジネスフォンでは、デスクに備わっている個々の固定電話機が直接公衆電話網に繋がっているのではなく主装置に接続されており、受話・発話両方で主装置を経由して電話を利用します。つまり、外線にしろ内線にしろ、発信するのには主装置を通さねばならないのです。

とはいえ、ビジネスフォンもアナログ電話回線を利用している以上、電話回線自体は停止していません。そのため、停電機能付きのビジネスフォンや、「UPS(無停電電源装置)」を利用すれば、停電時にも電話回線が使用できます。

クラウドPBXの場合

クラウドPBXの場合は、条件付きではありますが、停電時にも電話が使用できます。その条件とは、クラウドPBXでも比較的一般的な運用である、「スマートフォンを用いた運用を行う」ことです。独自に電話機能とバッテリーを備えているスマートフォンなら、停電の影響なく電話が使用できます

具体的にどういうことなのかを説明するには、まずクラウドPBXの構造を理解してもらう必要があります。クラウドPBXは、ビジネスフォンと同じように主装置を利用して電話機と回線を管理するシステムですが、ビジネスフォンと違うのは「主装置が社内に物理的に設置されておらず、クラウド上に仮想的に設置されている」という点です。そもそも社内に主装置が存在しないので、会社が停電しようと関係なく、別の場所で主装置は動き続けます。

そして、クラウド環境、すなわちインターネット回線上でシステムを利用できる環境にあるシステムなので、IP電話と同じようにインターネット回線を利用した通話を行いますが、先述の通りスマートフォンでの運用が可能なので、圏外でない限りスマホのモバイルデータ通信を使っての通話が可能です

なお、クラウドPBXで注意するべきは、運用において社内有線LANや社内Wi-Fi、およびそれらの主幹となるルーター・ハブなどを利用している場合、それらが停電によって停止してしまうことです。すなわち、運用に際しモバイルデータ通信ができるスマートフォンではなく、デスクトップパソコンやノートパソコンでWi-Fiを利用している場合や、据え置き型IP電話機にLANケーブルを接続して利用している場合に関しては、停電時に電話が使用できなくなるので要注意です。

クラウドPBXが企業防災に向いている理由

クラウドPBXが企業防災に向いているのは、システムの主幹となる主装置をはじめとする物理的な設備の殆どを会社内に設置する必要がないからです。そして、そうした身軽な運用であることによって、様々なメリットが生まれます。

ここでは、クラウドPBXが企業防災に向いている理由を具体的に説明していきます。

停電時でも利用できる

先述の通り、クラウドPBXでは停電時でも利用できるというのが大きな強みです。クラウドPBXは色々な端末に対応していますが、主たる運用をスマートフォンによる運用にしておけば、停電時でもモバイルデータ通信を利用することで通話が継続できます。しかし、クラウドPBXが役立つのは、停電時だけではありません。

災害時に離れた拠点で電話対応ができる

クラウドPBXは先にも述べたように、主装置などの物理的設備を会社内に設置する必要がないので、会社内での停電などの物理的要因に影響されずに運用を継続できます。クラウドPBXのメリットはこれだけではなく、主装置が会社以外の場所で動いていることで、「場所に関係なく運用が行える」という点も大きな強みとなっています。

クラウドPBXは、場所に関係なく運用が行えることによって、自社だけでなく遠く離れた別拠点でも運用を継続できるという特徴があります。もし仮に本社が災害に見舞われてインフラが壊滅的な打撃を受け、電話運用が継続できなくなったとしても、クラウドPBXであれば別拠点で電話対応を巻き取るなどの柔軟な対応策を取ることができます。

クラウドのため物理的破損による電話停止が起こらない

クラウドPBXはその名の通り、クラウド環境でシステムが管理されています。クラウド環境とは、インターネット回線にアクセスすることでサービスが利用できる環境のことで、インターネットにアクセスすればシステムが利用できることから、大規模な物理的設備やパッケージ型のソフトウェアを必要としません。

従来型のビジネスフォンでは、主装置や固定電話機、有線の電話回線など大規模な物理的設備を設置しなければならず、そうした設備に対し常に電源を供給しなければなりません。そうした環境では、停電で物理的設備の電源が急に寸断されると、故障やデータ破損などのトラブルの危険性があります。また、災害等で物理的設備が破損しインフラがストップしてしまえば、長期間にわたり電話運用ができなくなることもあり得ます。

それに対してクラウドPBXでは、必要な設備がクラウド環境で管理されているため、物理的設備へのダメージや破損・故障による電話停止のリスクを回避できます

クラウドPBXを選ぶ際のポイント

クラウドPBXはこのように非常に便利で画期的な電話システムとなっており、企業防災に向いています。物理的設備のもつリスクが不安な場合にはすぐにでも導入を検討したくなるでしょうが、いったん冷静になりましょう。

クラウドPBXは特定の会社ではなく多種多様なベンダーが様々なサービスを提供しているうえ、ベンダーによって提供する機能や条件・環境などが大きく異なっています。そのため、ベンダーごとの条件や機能をしっかり確認して、自社に最適なベンダーを選ばないと、思わぬトラブルに繋がる可能性があります。

ここでは、自社に最適なクラウドPBXベンダーを選ぶにあたって意識するべきポイントを解説していきます。

使用中の電話番号をそのまま利用できるものを選ぶ

多くの企業は既に会社用の固定電話番号を持っているのではないでしょうか。クラウドPBXを導入する際には、その会社用の固定電話番号をそのまま利用できるベンダーを選ぶべきです。

なぜかといえば、固定電話番号というのは取得に費用や手間がかかるうえ、市外局番により位置情報を担保していることから、一定の社会的信用を持つものだからです。クラウドPBXベンダーが利用している回線の種類によっては、そうした固定電話の番号が引き継いで利用できない場合もあります。

もし利用できない場合には、無料で取得可能ないわゆる「050番号」(IP電話専用に払い出される番号)に変更しなければならず、みすみす社会的信用を捨ててしまう事にもなりかねません。既に使用している固定電話の番号を利用したい場合は、「ナンバーポータビリティ」などで固定電話番号を引き継げるベンダーを選びましょう。

機能性に優れたものを選ぶ

クラウドPBXはビジネスフォンの仕組みを踏襲したサービスなので、ビジネスフォンで使えていた機能は大抵使えるものの、先ほども説明した通り、ベンダーによって提供されている機能の違いが大きい点に注意が必要です。中にはビジネスフォンでは普通に使えていたのにクラウドPBXでは利用できない機能があったり、高度な機能を使うために基本料金にプラスして別途オプション料金を支払わないといけなかったりする場合もあります。

せっかくクラウドPBXに移行しても、自社で使いたい機能が使えなかったら意味がありません。ベンダー選びの際は、料金面などの条件に合うベンダーを選ぶことも大事ですが、それよりも利用したい機能を基準に選ぶといいでしょう。利用したい機能を自社で話し合って、あらかじめリストアップしておくとスムーズです。

操作性に優れたものを選ぶ

クラウドPBXはビジネスフォンとは環境が異なるため、ビジネスフォンの感覚のままでベンダーを選ぶと思わぬ落とし穴に落ちる危険性があります。特に無線環境での運用が(絶対条件ではないものの)ほぼ前提となっているクラウドPBXの場合、結局何よりも大切なのは「使いやすさ」、要は操作性の良さです。特に運用開始後の操作性がシンプルでわかりやすいものほど良いです。

また、それに加えて「自社の利用環境との相性」も重要となります。特にスマートフォンを利用した無線環境での運用の場合、ユーザー一人一人の利用する環境の違いによって、操作性や使い勝手に大きな差が出てくるからです。たとえどんなに評判のいいベンダーであってもそれは変わらず、環境が合わなければ実際の使い勝手も悪くなってしまいます。

操作性については事前にベンダーから説明を受け、最適と思うものを選ぶようにしましょう。そして環境との相性については、たとえば「デモ機貸し出し」や「無料お試し期間」といったような、できる限り契約前に確認できる手段があればそうした手段を積極的に活用しましょう

クラウドPBXで停電に備えるなら「ナイセンクラウド」

ナイセンクラウドは、パソコン、電話機、スマホなどにも対応しており、既にお手元にある端末を活用してご利用いただけるクラウドPBXです。03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しています。日本マーケティングリサーチ機構調べにおいて「テレワークに役立つサービス」「信頼と実績のクラウドPBX」「経営者が選ぶ電話サービス」において1位に選ばれています。

詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。

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プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。

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また、2台のスマホでフリーダイヤルを利用することに特化した「スマフリ」もございます。ナイセンクラウドの機能を小規模に導入できるスマフリを先に導入してみて、使い勝手や機能を確認したのちにナイセンクラウドに切り替えることも可能です。

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クラウドPBXで停電でも電話ができる環境を用意しよう

「クラウドPBXは停電でも使えるのか」を主題とし、クラウドPBXが企業防災に向いている理由を解説しました。また、クラウドPBXベンダーの選び方のポイントについても併せて解説しました。

クラウドPBXは、クラウド環境という、自社とは離れた場所にシステムの主幹があるという点が大きな強みです。クラウド上に運用の主幹があること、そしてスマートフォンなどバッテリーを持つ持ち運び可能なデバイスで運用できることにより、クラウドPBXは停電時にも問題なく利用できます。

そして、停電や災害時に本社のインフラがストップしたとしても離れた拠点に運用の主体を移すことができるうえ、外出中・出張中などで会社におらずとも会社用の電話番号で受発信ができるなど、これまでには考えられなかったような柔軟な運用が可能です。

地震だけでなく豪雨などの影響で大規模災害の頻度が増えてきている昨今、停電による電話運用の影響を懸念されている企業様は、災害に強いクラウドPBXの導入を検討してみてはいかがでしょうか。