秘書代行とは？電話代行との違いやメリット・デメリットを解説
現代のビジネスにおいて、時間と人材の有効活用は喫緊の課題です。そんな課題解決に役立つのが、「秘書代行」と「電話代行」と呼ばれるサービスです。どちらも企業の業務を外部に委託するサービスですが、それぞれ異なる特徴と役割を持っています。本記事では、秘書代行と電話代行の違いを明確にし、それぞれのメリットとデメリットを詳しく解説します
秘書代行とは
秘書代行とは、企業や個人が、電話対応やメール対応、スケジュール管理、資料作成など、秘書が行う事務作業を外部に委託するサービスです。電話代行と異なり、電話対応以外にも幅広い事務作業に対応できる点が特徴です。
秘書代行の業務内容
秘書代行で依頼できる業務内容は、サービス提供会社によって異なりますが、一般的には以下のようなものがあります。
- 電話対応: 電話受付、メッセージ転送、アポ取り、顧客対応など
- メール対応: メール受付、返信、転送、資料作成など
- スケジュール管理: スケジュール調整、会議準備、出張手配など
- 資料作成: 議事録作成、報告書作成、プレゼン資料作成など
- その他: 交通機関の手配、経費処理、翻訳など
秘書代行と電話代行の違い
秘書代行と電話代行にはそれぞれ以下のような違いがあります。
| 秘書代行 | 電話代行 | |
| 対応業務 | 電話対応以外にも幅広い事務作業に対応 | 電話対応に特化 |
| 対応時間 | 原則営業時間内のみ | 24時間365日対応可能 |
| コスト | 利用する業務内容や時間帯によって異なる | 通話量に応じて課金 |
| 必要な設備 | 電話回線とインターネット環境 | 原則電話回線のみ |
秘書代行は電話対応以外にも幅広い事務作業を任せられるため、人手不足や特定の業務に追われている企業にとって、業務効率化や専門性の向上に役立ちます。電話代行は電話対応に特化しているため、電話対応のみに課題がある企業はコストを抑えながら効率的に対応できます。
どちらのサービスが適しているかは、自社の課題やニーズによって異なります。複数のサービスを比較検討し、自社に最適なサービスを選ぶことが重要です。
秘書代行のメリット
秘書代行のメリットには以下が挙げられます。
コア業務に集中できる
秘書代行を利用すると、従業員が電話対応に追われることなく、コア業務に集中できるという大きなメリットがあります。例えば、営業や企画開発、戦略立案といった重要な業務に専念することで、生産性が向上し、ビジネスの成果をより効率的に達成できるでしょう。
また、電話対応のストレスから解放されるため、従業員のモチベーションや集中力が高まり、よりクリエイティブで戦略的な思考が求められる業務に注力できます。このように、秘書代行は業務の効率化と従業員の働きやすさを同時に実現するため、企業の成長に寄与する重要なサービスと言えます。
電話の対応品質が上がる
秘書代行を利用することで、電話対応の品質向上が期待できます。専門のオペレーターが電話に対応するため、プロフェッショナルな言葉遣いや礼儀正しい対応が期待でき、企業のイメージアップにつながるでしょう。
また、顧客からの問い合わせや要望を迅速かつ正確にヒアリングし、適切な対応を行うことで、顧客満足度が向上します。秘書代行サービスは、顧客との信頼関係を築き、企業の信頼性を高める一助となるでしょう。さらに、オペレーターはトレーニングを受けているため、幅広い問い合わせに対して柔軟に対応でき、顧客からの信頼を獲得することが可能です。
コスト削減につながる
秘書代行サービスを導入することで、コスト削減が可能になります。実際に秘書を雇う場合、給与や福利厚生、研修費用などが発生しますが、秘書代行サービスではこれらのコストを大幅に削減できます。特に、中小企業やスタートアップにとっては、必要なときにだけサービスを利用することで、必要以上の人件費をかけずに済むでしょう。
また、秘書代行サービスは柔軟な料金プランを提供していることが多く、自社のニーズに合わせて最適なプランを選べます。これにより、経費を抑えながらも高品質なサービスを受けることができ、結果として企業の経営効率が向上します。このように、秘書代行サービスはコスト削減と業務効率化の両立を実現するため、企業の財務健全性を向上させる重要な手段となるでしょう。
秘書代行のデメリット・注意点
秘書代行にはデメリットや注意点もあります。ここでは、主なデメリットと注意点を紹介します。
費用が割高になる場合がある
秘書代行サービスは便利である一方、費用が割高になる場合があります。特に、長期間にわたって頻繁に利用する場合、そのコストは実際に秘書を雇うよりも高くなることがあります。また、サービスの質や対応時間帯によって料金が異なるため、高品質なサービスを求めるとさらに費用がかさむことがあるでしょう。
また、追加のオプションサービスやカスタマイズ対応を依頼する場合、予算を超える可能性も考慮する必要があります。このため、予算管理が重要となり、コストパフォーマンスを見極めるために慎重なプランニングが求められます。
イレギュラーな電話には対応しづらい
秘書代行サービスは、一般的な電話対応に関しては効率的に機能しますが、イレギュラーな問い合わせや特殊な状況には対応しづらい場合があります。例えば、企業の内部情報に精通していないオペレーターでは、技術的な質問や特定の顧客に関する詳細な対応が難しいことがあります。また、迅速な判断が求められる緊急の対応において、外部の秘書代行サービスでは迅速かつ適切に対応できないケースもあるでしょう。これにより、顧客満足度が低下したり、ビジネスチャンスを逃す可能性があるため、重要な電話対応については内部での対策も検討する必要があります。
セキュリティリスクがある
秘書代行サービスを利用する際は、セキュリティリスクが伴います。特に、企業の機密情報や顧客データを取り扱う場合、外部のサービスに依存することで情報漏洩のリスクが高まります。秘書代行サービスが適切なセキュリティ対策を講じていない場合、不正アクセスやデータ漏洩の可能性があります。
また、オペレーターが情報を誤って外部に漏らすリスクも考慮する必要があります。このため、秘書代行サービスを選定する際は、セキュリティポリシーやデータ保護対策がしっかりしているかを確認し、信頼性の高いサービスを選ぶことが重要です。
秘書代行サービス3選
秘書代行サービスは、数多くの会社から提供されていますが、それぞれサービス内容や料金プラン、対応エリアなどが異なります。ここでは、特におすすめの3つのサービスを紹介します。
CASTER BIZ アシスタント
CASTER BIZ アシスタントは、高品質な秘書サービスを提供しています。経験豊富なスタッフが企業のバックオフィス業務をサポートし、電話対応やメール対応、予約手配、資料作成、リサーチなど、多岐にわたる業務を代行可能です。アシスタントは全て自社採用しており、選考課題・面接を経て「1/100」もの採用倍率を通過したメンバーが揃っています。
フジ子さん
フジ子さんは、オンライン秘書代行サービスです。備品購入代行、出張手配やお店の予約、資料作成、調べもの、リサーチ業務、翻訳、英語メール対応など幅広い業務に対応しています。業務量に応じて柔軟にプラン変更や、翌月解約もできるため、自社に合ったプランを選びやすいでしょう。また、無料トライアルがあるため、事前に実務能力のチェックが可能です。
HELP YOU
HELP YOUは、バックオフィス業務が得意な秘書代行サービスです。「チーム」「1名専属」アシスタントの体制が選択可能です。パソコン業務に関しては何でも相談可能で、電話対応、メール対応、スケジュール管理・アポイント調整、予約手配（出張など）を行ってもらえます。さまざまな業務を組み合わせたり、月により依頼内容を変更することも可能です。
秘書代行を検討する前に！ナイセンクラウドをチェック
秘書代行サービスの利用を検討する際は、ナイセンクラウドもチェックする価値があります。ナイセンクラウドは、クラウドベースの電話対応システムで、企業のコミュニケーションの効率化とコスト削減などのサポートが期待できます。ここでは、ナイセンクラウドのおすすめポイントを紹介します。
どこでも03や06、0120局番で発着信できる
ナイセンクラウドを使えば、全国どこでも03や06、0120などの希望の局番で発着信できます。オフィス移転やリモートワークなど、勤務場所が変わっても電話番号が変わらないため、顧客とのやり取りもスムーズです。
複数端末で一斉着信が可能
スマホ、パソコン、タブレットなど、複数の端末で同時に着信できます。外出先でも電話を逃さず、スムーズな顧客対応が可能です。
PC・スマホ・IP電話機が使用可能
固定電話だけでなく、スマートフォンやパソコン、IP電話機など、さまざまな端末で利用できます。働き方に合わせて、自由に端末を選べる点が魅力です。
複数の電話番号を一括で運用できる
代表番号、営業部、サポート部など、複数の電話番号を一括で運用できます。番号ごとに設定を変更したり、通話履歴を確認したりするのも簡単です。
内線通話はどこでも無料で利用できる
拠点間や社員同士の内線通話は無料です。通話料を気にせずコミュニケーションを活発化できます。
外線通話はどこでも3分8円～（固定電話料金）
外線通話は、固定電話料金と同等の料金で利用できます。従来の電話回線と比べて、大幅にコストを削減できます。
リース不要で開始も終了もすばやく行える
工事や機器のリースが不要で、すぐに利用開始できます。また、解約金や違約金も発生しないため、気軽に始められます。
ナイセンクラウドは、日本マーケティングリサーチ機構調べにおいて「テレワークに役立つサービス」「信頼と実績のクラウドPBX」「経営者が選ぶ電話サービス」において1位に選ばれています。詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
まとめ
秘書代行サービスは、電話対応、メール対応、スケジュール管理、資料作成など、さまざまなサービスを提供しています。まず、自分がどのような事務作業を委託したいのかを明確にして選びましょう。ナイセンクラウドは、コストパフォーマンスに優れ、導入が簡単で、機能が豊富なクラウドPBXサービスです。オフィス移転やリモートワーク、コスト削減などを検討している企業におすすめです。ぜひ検討してみてください。