AI留守電とは？活用するメリットや類似サービスを紹介
ビジネスや生活などさまざまな分野においてAIの活用が進んでいますが、最近では留守電対応にもAIを用いたサービスが登場しています。電話対応の業務効率化や負担軽減のため、AI留守電を導入したいと検討している企業も多いでしょう。
AI留守電を導入するのであれば、具体的な機能を把握しておくことが大切です。本記事ではAI留守電の機能やメリットを解説し、類似サービスも紹介します。
AIによる留守電対応機能とは？
AIによる留守電対応には主に次のような機能が備わっています。
文字起こし機能
AIによる留守電対応では、自動的に電話に出て応答し、相手の要件を尋ねる機能が備わっています。応答中の会話は録音しており、それをさらに自動的に文字起こしする仕組みです。音声とテキストの両方で記録が残されるため、AIが電話の相手とどのようなやり取りをしたのか詳しく把握できます。
通知
AIが電話に出て相手とやり取りをした後、メールやチャットなどでその内容を通知する機能も備わっています。担当者がすぐに対応できない場合でも、顧客から電話が来たことや要件を把握できます。通知は1人だけでなく、複数人に同時に行う設定も可能です。部署内の社員全員に通知が行くようにすれば、情報共有もしやすくなるでしょう。
発信元の表示
電話のナンバーディスプレイには、電話帳に登録されている電話番号のみ発信元の名称が表示されます。電話帳に登録されていない電話番号の場合には、電話番号そのものは表示されても、どこなのか分かりません。
AI留守電対応では、電話帳に登録されていない電話番号でも、発信元を表示できる機能が備わっています。ベンダーが保有している電話帳データベースと照合して判別する仕組みです。どこからかかってきているのかあらかじめ分かるため、対応しやすくなります。
AIによる留守電対応のメリット
AIによる留守電対応機能を利用するとどのようなメリットが得られるのか、詳しく見ていきましょう。
簡単な用件なら自動で対応できる
AI留守電対応では、簡単な内容の要件ならスタッフが直接出ることがなくてもAIだけで対応できるのがメリットです。そのため、コア業務で忙しいときなどに電話対応に時間を取られることがなくなります。
よくある質問などはあらかじめ登録しておくと自動での回答が可能です。Webサイトへの誘導もできます。
複雑な内容の問い合わせにはスタッフが対応する必要がありますが、それでも電話対応に費やす時間を大幅に短縮できるでしょう。電話に出るために仕事が中断されることが減るため、仕事に集中して取り組むことができ、業務効率アップが期待できるでしょう。
営業時間外でも対応できる
大半の企業では、電話での問い合わせに対応できるのは営業時間内に限られています。営業時間は主に平日の昼間の時間帯で、夜間や土日祝日などには電話での問い合わせを受け付けていないところが多いです。そのため、顧客が問い合わせをしたくても翌日や翌営業日まで待たなければならないことがあります。
AI留守電なら、営業時間かどうかにかかわらず、24時間365日いつでも電話対応可能です。
自動で対応できるため、スタッフに負担がかかってしまうことはありません。AIだけで対応できない内容の場合には、翌営業日にスタッフが対応しますが、録音やテキストで記録が残されています。そのため、スムーズな対応が可能です。
用件を簡単にチェックできる
通常の留守電でも、音声で相手が用件を残して伝えられます。しかし、音声の場合だと、最初から最後まで全て聞かないと内容を把握するのは難しいです。どうしても時間がかかってしまうでしょう。飛ばしながら聞いた場合には、重要な内容を聞き逃してしまう可能性もあります。
その点、AI留守電なら音声だけでなく、テキストに変換されたデータも作成されます。サービスによってはAIで内容を自動要約する機能も利用可能です。
多言語に対応できるサービスもある
AI留守電対応のサービスの中には、日本語だけでなく外国語にも対応しているサービスもあります。外国人や外国企業と取引のある企業の場合には、外国語での対応ができると便利でしょう。
工事不要で導入できる
AI留守電対応を導入する上で、専用のIP電話機やアダプターなどが必要な場合もありますが、工事は必要ありません。中にはスマホで利用できるサービスもあり、その場合にはアプリをインストールするだけで導入できます。そのため、導入のハードルが低いのがメリットです。
AI自動応答、AI電話代行サービスも類似のサービス
AI留守電対応とよく似ているサービスとして、AI自動応答やAI電話代行などのサービスもあります。AI留守電と同じようにAIを活用して電話対応業務の負担を軽減し
たり、質を高めたりできるサービスです。しかし、AI留守電対応とは異なる面もあります。では、AI留守電対応とどのように違うのか見ていきましょう。
AI留守電対応との共通点
AI自動応答やAI電話代行サービスでは、AIを活用して電話対応をする点でAI留守電対応と共通しています。どちらのサービスでも、電話がかかってきたときにスタッフが受電しなくても、AIに一次対応を任せられます。
AI留守電対応との相違点
AI留守電対応の場合には、あくまで留守電であるため、ごく簡単な内容の問い合わせにしか対応できません。基本的には、顧客から用件を聞いて音声やテキストで残してスタッフに通知をするというサービスです。問い合わせへの対応そのものは、スタッフが行います。
これに対して、AI自動応答やAI電話代行は、AI留守電対応よりもやや複雑な対応もAIで行えるのが大きな違いです。具体的な機能はサービスによって差がありますが、予約の受け付けやアルバイトの応募受け付けなどに対応できます。サービスによっては、変更やキャンセルなどにも対応可能です。
また、AI自動応答やAI電話代行サービスでは電話を受けるだけでなく、こちらから架電できる機能が利用できるサービスもあります。
ナイセンクラウドならAI留守電サービスが使える！
ナイセンクラウドは、クラウドPBXのサービスですが、近々AI電話代行のサービスにも対応を予定しています。クラウドPBXは、クラウド上にPBXを構築してスマホやPC、タブレット端末などのデバイスを電話機として使用できるサービスです。インターネット環境さえあれば、どこからでもPBXに接続できて、会社の電話番号で発着信できます。
また、かかってきた電話に出られないときもナイセンクラウドなら便利に用件を確認できます。AI留守電機能を搭載しており、電話の相手が留守番電話に残したメッセージを自動でテキストに文字起こしでき、メールで内容が届けられます。これにより、毎回音声データを確認しなくても、留守電の内容が簡単に確認できます。
さまざまな機能が満載のナイセンクラウドについて、詳しくは次の動画やサービスサイトをご覧ください。
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まとめ
AI留守電対応は、AIが電話に出て顧客の用件を聞いて一次対応をしてくれるサービスです。顧客とのやり取りを録音してテキストに変換するなどの機能が備わっています。簡単な用件であれば、担当者に代わることなく、AIだけでの対応もできるため便利です。折り返し電話をかける際にも、AIとのやり取りの内容を把握しやすいため、スムーズな対応ができます。業務効率化も期待できるため、電話対応で時間を取られることが多い場合には、AI留守電対応サービスの導入を検討してみましょう。