内線をアプリで利用するメリット。内線をもっと使いやすくする方法とは

電話業務の効率化

企業の多くが導入している「ビジネスフォン」や「IP電話(IP-PBX)」など、複数の電話機が接続され電話回線を共有できるシステムには、社内の固定電話機同士で電話できる「内線通話」という機能が標準で備わっている場合がほとんどです。

しかし、このように大規模な設備を整え電話回線を配線することで使える内線の他にも、内線を利用する方法があり、「内線をスマホ等のアプリで利用する」こともできることはご存じですか。

今回は、この「内線をアプリで利用する」ことについて、どういった方法があるのか、どういったメリットがあるのかを、おすすめのアプリ情報を交えながら解説していきます。

「内線をアプリで利用する」とは?

近年、インターネット上で「スマホを内線化する」というキーワードが頻出していますが、このスマホの内線化というのは、基本的にはスマホに指定のアプリをインストールすることでスマホと他の電話機の間で内線を構築できるようにする「ソフトフォン」を、「クラウドPBX」などの新興の電話システムと組み合わせて利用するものがほとんどです。

ここでは、ビジネスフォンに代わる新たな電話システムとして注目されている「クラウドPBX」について、どういったものなのか、またどういった条件で「内線をアプリで利用する」ことができるのかを解説していきます。

スマホやPCで内線が使えるクラウドPBXとは?

「クラウドPBX」とは何かを説明する前に、従来のビジネスフォン(オンプレミス型PBX)の仕組みを説明しましょう。

従来のビジネスフォンは、「主装置(構内交換機・PBX)」と呼ばれる交換機を社内に物理的に設置し、その主装置に対して公衆電話網につながる外線と、社内に設置している固定電話機につながる内線を一手に接続することで、会社代表番号などの特定の電話番号での受発信を複数の固定電話機で行ったり、内線でつながっている社内の電話機同士の内線通話をしたりできる仕組みです。

これに対して「クラウドPBX」とは、主装置をクラウド上(インターネット上)に仮想的に設置し、その主装置に対して携帯電話・スマートフォン、パソコンなどのデバイスを接続することで、従来のビジネスフォンと同様の仕組みと環境を実現するシステムです。

ビジネスフォンと同じ仕組みを形を変えて再現するだけにとどまらず、形を変えることで従来のビジネスフォンではできなかった「場所を問わない運用」が可能となるのがクラウドPBXの最大のメリットです。

たとえばビジネスフォンにおける内線通話や外線通話はこれまで、会社という特定の場所に設置された固定電話機を使ってのみ可能でしたが、クラウドPBXではシステムを一元管理する主装置がクラウド上にあり、通話に使う端末はどこへでも持ち運べるので、外出先でも家でもどこででも内線・外線通話ができます。

こうした特性を様々なシチュエーションで応用することで、業務効率を劇的に良くしたり、コストを大幅に下げたり、テレワークやサテライトオフィスなど新しい働き方の導入もスムーズになります。そうしたメリットの詳細は当メディアの他記事にてたくさん記しておりますので、ぜひご参照ください。

スマホやPCでクラウドPBXを使うにはアプリが必要

このクラウドPBXをスマホやPCで使うには、クラウドPBXサービスを提供するベンダーによって指定されたアプリをスマホやPCにインストールする必要があります。スマホでの通話もSIMカードの挿入ないしはeSIMへの情報書き込みをしないと利用できないのと同じように、クラウドPBXはスマホやPCに一切の変更を加えずに使うことはできません。

これがある種クラウドPBXの数少ないデメリットの1つと言えるかもしれませんが、LINEやメーラーなど他の連絡手段でもアプリのインストールは必要になるものですし、ほんの一手間の辛抱です。とはいえアプリのインストールは他のゲーム等とも同じですし、設定手順も詳細なマニュアルがついていることが多いので、スマホやPCの操作に慣れていれば難なく設定完了できるはずです。

内線を使用できるアプリ4選

クラウドPBXを使えば、会社代表番号など会社の電話番号での発着信や内線通話などがスマホで簡単に行えるようになり、文字通り「スマホを内線化」することができます。しかしそれにはアプリのインストールや設定が必要であると説明しました。

多くのクラウドPBXでは、指定のアプリケーションをインストールして利用するのが一般的ですし、スマホやPCにインストールするいわゆる「ソフトフォン」アプリに関しても、クラウドPBX等の通信サービスと組み合わせての利用が一般的です。

ここでは、内線機能が使用できるおすすめのアプリを4つ紹介します。

Zoiper

Zoiper(ゾイパー)は、マルチプラットフォーム(スマホ・PCなど多種多様な通信デバイスおよびOSに対応していること)のいわゆる「ソフトフォン」と呼ばれる、ソフトウェアとパケット通信を利用して音声情報を伝達するためのアプリケーションです。

メーカーHPには専門用語が並べられており難しいですが、簡単に言えばLINEやSkypeと同じような仕組みでPCやスマホに電話できるソフトウェアであると理解しておけば問題ありません。

Windows版以外にも、Mac OS X版やLinux版、またスマホではAndroid版・iOS(iPhone)版が出ており、文字通りマルチプラットフォームでPCでもスマホでも、iPhoneでもAndroidでも利用できる便利な環境が整えられています。設定手順も契約しているクラウドPBXベンダーから詳細に共有されますし、簡単にいえばスカイプやLINEのようにアカウントをログイン or レジストレーションする手順となりますので、そう難しいものではありません。

ZoiperにはFree(無償版)とBiz(有償版)の2つがあり、FAX送受信や会議通話、保留転送機能、複数外線の登録機能などはBizにしか搭載されていません。アプリ操作は非常に簡単で、電話をする際にはスマホで普通に電話をかけるのと同じように電話番号を押してCALLボタンを押せばよく、電話を受けるのもボタン1つで行えます。

Zoiper Classic

Zoiper Classic(ゾイパー・クラシック)は現在「Zoiper」としてWindows等で展開されているソフトウェアのいわゆるクラシックバージョンですが、基本的にはデスクトップPC版として開発されたものです。

基本的にはZoiperと同じものですが、Classic版はもともとPCのデスクトップ用のソフトウェアなのでPCに最適化された画面構成で、デスクトップPCでマウスの使用を前提としたユーザーインターフェースとなっています。スマホ等PC以外のデバイスで利用することはできません。

現在デスクトップPC版として最新のバージョンは「Zoiper3」や「Zoiper5」を使うことが増えていますが、特にPCはスマホとは違って導入状況によっては最新でない場合も多くありますので、環境によってはZoiper Classicを利用することも少なくはありません。

Grandstream Wave

Grandstream Wave(グランドストリームウェイブ)は「G S Wave」とも呼ばれるソフトフォンアプリケーションで、基本的にはAndroidOSのみで動作します。

メニュー構成がツリー型になっており初期画面ではシンプルにわかりやすくまとめられているのが特徴で、より詳細に設定したい場合はメニューをどんどん掘っていけばそのぶん詳細な設定が可能になります。

Acrobits Softphone

Acrobits Softphone(アクロビッツ・ソフトフォン)は、iPhoneにのみ対応したiOSで動作するソフトフォンアプリケーションです。いわゆるCallKitというiOS純正フレームワークに対応しているので、iPhone純正の連絡帳からそのまま電話発信ができるのが特徴的であり、iPhoneユーザーには非常に便利なアプリケーションといえるでしょう。

また、このようにiOS純正との親和性が高いことで、他のアプリと違ってプッシュ通知から直接着信が受けられるという機能も備わっており、バックグラウンドで常に起動する必要もありません。他のアプリのようにバックグラウンドで常に起動しているとバッテリー消費量が多くなってしまいすぐに電池がなくなりますので、iPhoneだと本当に使い勝手がいいアプリとなっています。

アプリで内線をもっと使いやすくするなら「BYOD」

「内線をアプリで利用する」うえで必要なものは「クラウドPBX」と「アプリ」があること、そしてアプリには以上のように色々なものがあることを説明しました。こうした材料を揃えれば普通に内線をアプリで利用でき、便利な機能も使うことができます。

しかし、特に企業においてはただ便利なものを導入すればそれでいいのではなく、そうした便利なものをいかに運用するかでコストや運用上の利便性などが問われることになります。アプリで内線を使うにあたって、運用の便利さやコスト面で有利となる方法論として代表的なものが「BYOD」です。

ここでは、BYODとは何なのか、BYODと上記のクラウドPBXやアプリを組み合わせるメリットについて解説します。

BYODとは

BYODとは、「Bring Your Own Device」の略で、「私用・プライベート用のデバイスを仕事に利用すること」を意味します。特に個人でも持っていることが多いノートパソコンやスマートフォンといった携行型端末を仕事利用する際にBYODと呼ばれることが多いです。

しかし、基本的にある程度大きな企業では、社用PCや社用スマホの貸与が一般的で、ベンチャー企業や中小企業などで導入されている傾向があります。

BYODと組み合わせるメリット

内線を利用できるアプリとBYODを組み合わせるとどういったメリットがあるのでしょうか。

代表的なメリットとしては、「携帯を2台持ちせずとも内線が使用できる」点にあるでしょう。ビジネスシーンでは、社用スマホと私用スマホの2台持ちをしている人も多いはずですが、BYODを導入すれば、普段使っている私用スマホが仕事用も兼ねて使えるようになります。

何台もスマホをもって使い分けるのが苦手な人には使い慣れたスマホに統一されるのがありがたくもあるでしょうし、企業にとってはBYODを導入することで社用スマホ支給にかかる大きなコストを削減できるのです。

アプリ活用でどこでも内線を使用するなら「ナイセンクラウド」

ナイセンクラウドは様々な業種、企業規模で使用されているクラウドPBXです。全国の市外局番や050番号、0120番号・0800番号のフリーダイヤルにも対応しており、国内・国外の複数拠点を持つ企業や在宅勤務を導入したい企業におすすめです。

基本機能・オプション機能には便利なものを多数用意しております。実際の挙動や機能については1分でわかる動画やサービスサイトをご覧ください。

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アプリインストールで内線をもっと身近に!

内線をアプリで利用する方法やおすすめのアプリ、より合理的に運用環境を整えるための方法について解説しました。

中でも「クラウドPBX」の導入は、内線だけでなく通話自動録音や留守電メッセージのメール送信、モニタリング・ウィスパリングなど社用電話として便利な機能が豊富に用意されているので、内線を利用するだけではなく企業の全般的な業務効率化にも寄与してくれるはずです。

アプリも様々な種類があります。クラウドPBXベンダーによって制限はあるかもしれませんが、できる限り幅広く選択肢を知っておき、自分の持っているハードウェアや自社の環境にとって最適なアプリを導入するようにすれば、更に内線が便利に使用できるようになるでしょう。