クラウドPBXはPCで使える？パソコンで電話業務を効率化する方法
テレワークの普及や拠点の分散化が進む中、電話環境の見直しを検討している企業が増えています。「固定電話機を減らしたい」「在宅勤務中でもオフィスと同じように電話を取りたい」といった声をよく聞くようになりました。
そこで注目されているのが、クラウドPBXです。インターネット回線を通じて電話機能を提供するクラウドPBXは、スマートフォンや固定電話機だけでなく、PCでも利用できます。本記事では、クラウドPBXをPCで活用する方法やメリット、向いている業務、注意点までを詳しく解説します。
スマホで使えるクラウドPBXナイセンクラウド
クラウドPBXはPCでも使える
クラウドPBXとは、従来は社内に設置していたPBX（構内交換機）の機能をクラウド上で提供するサービスです。インターネット環境とソフトウェアさえあれば、PCを電話端末として利用できます。専用のハードウェアを用意する必要がなく、導入のハードルが下がる点が特徴です。
PCを内線・外線端末として活用できる
クラウドPBXでは、PCにソフトフォンアプリをインストールすることで、内線通話・外線通話の両方に対応できます。ソフトフォンとは、PCやスマートフォン上で動作する電話ソフトウェアのことです。
外出先や自宅からでも、会社の代表番号を使って発着信できるため、顧客や取引先には「オフィスから電話している」ように見えます。また、内線番号を使った社内間の通話も、物理的な距離に関係なく行えます。PCで利用できる主な機能は以下のとおりです。
| 機能 | 内容 |
| 外線発着信 | 会社の代表番号・部署番号での発着信 |
| 内線通話 | 社内間での無料通話 |
| 転送・保留 | 着信を別の端末や担当者へ回す |
| 不在着信・留守電確認 | PCの画面上で通知・再生 |
| 通話録音 | 対応履歴の管理や品質向上に活用 |
スマホや電話機と併用できるケースも多い
クラウドPBXの多くは、PC・スマートフォン・IP電話機を同一システム上で一元管理できます。例えば、デスクワーク中はPCで通話し、外出中はスマートフォンに転送する、という使い方が可能です。
ナイセンクラウドでも、PC・スマートフォン・IP電話機のいずれでも同じ内線番号・外線番号を使えます。端末を使い分けることで、業務スタイルに合わせた柔軟な電話環境を構築できます。
クラウドPBXをPCで使うメリット
クラウドPBXをPCで利用することには、電話機を使う場合と比べていくつかの利点があります。以下では代表的なメリットを紹介します。
ヘッドセットを使って通話しやすい
PCで通話する際は、ヘッドセット（マイク付きイヤフォン・ヘッドフォン）を使うのが一般的です。ハンドセット（受話器）を手で持つ必要がないため、通話中も両手が自由に使えます。
例えば、問い合わせ対応中に顧客情報を入力したり、メモを取ったりする作業がスムーズになります。コールセンターや問い合わせ窓口を担当するスタッフにとって、作業負担の軽減につながるでしょう。
顧客情報やCRMを見ながら対応できる
PCで通話しながら、同じ画面上でCRM（顧客管理システム）や社内データベースを参照できます。電話機で話しながら別途PCを操作する場合と比べて、情報の確認や入力がスムーズです。
顧客からの問い合わせに対して、過去の対応履歴をすぐに確認しながら話せるため、丁寧で一貫性のある対応につながります。また、通話後の入力作業もそのまま継続できるため、対応記録の漏れを減らす効果も期待できます。
在宅勤務や複数拠点でも電話対応しやすい
クラウドPBXをPCで使うメリットの一つとして、場所を選ばない点が挙げられます。インターネット環境があれば、自宅・サテライトオフィス・出張先など、どこからでも会社の番号で電話対応が可能です。
複数拠点がある企業では、拠点間の内線通話を無料で行えるため、コミュニケーションコストの削減にもつながります。また、テレワーク中のスタッフも、オフィス勤務のスタッフと同じ電話環境で働けるため、顧客対応の一貫性を保てます。
電話機を増やさずに席数を調整しやすい
物理的な電話機を増やすには、機器の購入や設置工事が必要です。一方、PCで利用するソフトフォンであれば、アカウントを追加するだけで新しい端末を増やせます。
席替えや部署の増減があった場合でも、電話回線の工事なく対応できます。フリーアドレス制を採用しているオフィスや、短期間で人員が変動するプロジェクト型の業務にも向いているでしょう。
PCとIP電話機の比較
| 比較項目 | PCソフトフォン | IP電話機 |
| 初期費用 | 低い（アプリのみ） | 機器購入費が必要 |
| 拡張性 | アカウント追加だけで対応可 | 機器を追加購入する必要あり |
| 場所の柔軟性 | どこでも利用可 | 設置場所に依存 |
| 操作感 | PCに慣れていれば直感的 | 電話機に慣れた人には使いやすい |
| 音質の安定性 | ヘッドセット使用で安定 | 専用機器のため安定しやすい |
クラウドPBXをPCで使うのが向いている業務
クラウドPBXのPC利用は、どのような業務にも万能というわけではありません。以下に挙げる業務では、PC利用の利点を活かしやすいでしょう。
問い合わせ対応・受電業務
顧客からの電話を受けながら、対応内容をシステムへ入力する業務です。ヘッドセットで両手を空けながら入力できるため、PCでの通話と相性が良い業務です。通話録音機能と組み合わせることで、品質管理にも役立てられます。
営業事務・インサイドセールス
商談の調整や受注処理など、PCでの作業と電話対応を並行して行う業務です。CRMと連携できるクラウドPBXを使えば、電話中に顧客情報を確認しながら話せるため、対応の質を上げやすくなります。
採用受付・予約受付
応募者や予約者からの問い合わせを受け付ける業務では、電話を受けながら管理ツールに情報を登録する作業が発生します。PCで通話しながら入力できる環境は、こうした業務のオペレーションを整理するうえで役立つでしょう。
小規模事業者の代表電話
スタッフが少ない事業者では、PCを使って代表電話を受けることで、専用の電話機を設置するコストを抑えられます。リモートワーク中でも代表番号で応対できるため、顧客対応の窓口を維持しやすくなります。
クラウドPBXをPCで使う際の注意点
PCでクラウドPBXを利用する際には、いくつか確認しておきたいポイントがあります。導入前に把握しておくことで、運用開始後のトラブルを避けやすくなります。
ノートPC内蔵マイクだと音質が安定しないケースがある
ノートPCに内蔵されているマイクは、周囲の環境音を拾いやすかったり、通話に十分な音質ではなかったりする場合があります。業務で安定した通話品質を求めるなら、USB接続やBluetooth接続のビジネス用ヘッドセットを用意することをおすすめします。ノイズキャンセリング機能付きのヘッドセットを選ぶと、より安定した通話環境を整えられます。
オフィス環境によっては周囲の音を拾いやすい
オープンスペースのオフィスでは、周囲の会話や機器の音が通話に混入することがあります。マイク性能に加えて、座席の配置やパーティションの設置なども合わせて検討すると、通話品質を確保しやすくなります。
インターネット回線の品質が通話に影響する
クラウドPBXはインターネット回線を通じて音声をやり取りするため、回線の品質が低下すると音声の遅延や途切れが発生することがあります。特に在宅勤務の場合、自宅のネットワーク環境を事前に確認しておくと安心です。有線LAN接続のほうが、Wi-Fiよりも安定しやすい傾向があります。
PCのスペックやOSのバージョンに依存する場合がある
利用するソフトフォンやクラウドPBXサービスによっては、動作環境の要件が定められていることがあります。導入前に対応OS・推奨スペックを確認し、使用するPCが要件を満たしているかチェックしておきましょう。
| 注意点 | 対策 |
| 内蔵マイクの音質が不安定 | ノイズキャンセリング付きヘッドセットを使用 |
| 周囲の音を拾いやすい | 座席配置・パーティション設置を検討 |
| 回線品質の低下による音声障害 | 有線LAN接続を推奨、回線速度を事前確認 |
| PCの動作環境が合わない | 対応OS・スペックを導入前に確認 |
PCでも使いやすいクラウドPBXならナイセンクラウド
クラウドPBXはPCからでも利用でき、ヘッドセットを使った快適な通話環境、CRMとの連携、在宅勤務への対応など、業務効率化につながるメリットが多くあります。問い合わせ対応やインサイドセールスなど、PCでの作業と電話を並行させる業務では、特に効果を実感しやすいでしょう。
一方で、音質の安定にはヘッドセットの選定やネットワーク環境の整備が重要です。導入前に動作環境や回線品質を確認しておくと、運用をスムーズに始められます。
ナイセンクラウドは、PC・スマートフォン・IP電話機のいずれにも対応したクラウドPBXです。端末を問わず同じ番号で発着信できるため、在宅勤務や複数拠点への対応もしやすい構成になっています。電話環境の見直しや新規導入を検討中の方は、ぜひナイセンクラウドの導入事例やサービス内容をご確認ください。
ナイセンクラウドの詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。