カフェ開業に電話は必要？固定電話を手軽に使うならクラウドPBX
カフェを開業するとき、内装・メニュー・スタッフ採用など、やるべき準備は山ほどあります。その中で「電話」は後回しになりがちな項目の一つです。
しかし、開業後の実際の運営を考えると、電話環境は意外に早い段階で整えておく必要があります。予約の受付、食材や備品の業者への発注、求人への応募者対応などの場面では、電話が主要な連絡手段になります。「SNSやメールがあれば十分では？」と思う方もいるかもしれませんが、カフェのお客さまや取引先の中には、電話でのやりとりを望む方が一定数います。
本記事では、カフェ開業における電話環境の必要性を整理したうえで、開業時の選択肢として注目されているクラウドPBXを取り上げます。
特に、アイティオール株式会社のサービス「ナイセンクラウド」と、小規模運営向けの「スマコテ」について紹介します。
スマホで使えるクラウドPBXナイセンクラウド
カフェの開業で電話環境が重要な理由
カフェを開業して運営していく中で、電話が必要になる場面は思った以上に多くあります。どのような場面で使われるのか、また固定電話番号を持つ意義はどこにあるのか、順に確認していきましょう。
カフェ運営で電話が必要になる主な場面
カフェでの電話の主な用途として、以下のようなものが挙げられます。
| 用途 | 内容 |
| 予約・問い合わせ対応 | 席の予約、営業時間・メニューの問い合わせなど、お客さまからの連絡 |
| 食材・備品の発注 | 卸業者や食品メーカーへの注文・納品確認 |
| スタッフ採用の対応 | 求人応募者への連絡、面接日程の調整 |
| 設備・メンテナンス業者との連絡 | コーヒーマシンや冷蔵庫などの修理・点検依頼 |
| 各種届出・行政窓口への問い合わせ | 保健所や消防署など、開業前後の手続きに関する確認 |
これらの用途を見ると、電話は「お客さまとの窓口」と「業者・行政との連絡手段」という二つの役割を担っていることが分かります。
固定電話番号が持つ信頼性
カフェのような店舗では、ホームページや食べログなどのグルメサイトに電話番号を掲載するケースがほとんどです。このとき、個人の携帯番号（090・080番号）よりも、地域の市外局番を持つ固定電話番号（03や06など）や050番号のほうが、初めて目にするお客さまや業者に安心感を与えやすい傾向があります。
固定電話番号は「きちんと店舗として運営している」という一つの証明になります。また、業者との取引口座の開設や、リース契約など各種契約手続きにおいて、固定電話番号の提示を求められるケースもあります。開業時のスムーズな準備のためにも、固定電話番号の用意は早めに検討しておく価値があるでしょう。
カフェ開業時の電話の選択肢としておすすめは？
電話環境の必要性を理解したとして、では実際にどのような方法で用意すれば良いのでしょうか。代表的な選択肢をそれぞれ比較してみます。
一般的な固定電話（アナログ回線）
NTTの加入電話に代表される従来型の固定電話は、安定した通話品質と高い認知度が強みです。ただし、開業時の視点から見ると、いくつか気になる点があります。
まず、工事が必要な点です。電話回線の引き込み工事が必要で、開通まで数週間かかることもあります。開業日が決まっている中で、工事日程が合わないというケースも珍しくありません。加えて、電話機本体の購入費や設置工事費など、初期費用がかかります。
さらにカフェにとって大きな課題となるのが、「電話機のある場所でしか受けられない」という制約です。仕込み中や外出中に電話がかかってきても、すぐに対応できません。着信を見逃すと、予約を逃してしまうことにもつながります。
携帯電話（スマートフォン）のみで運用
個人の携帯番号だけで対応するケースもあります。導入コストがかからず、手軽に始められる点は魅力です。ただし、先述のとおり個人番号では信頼感が伝わりにくく、プライベートと仕事の区別がつきにくいという運用上の課題もあります。また、店舗の電話番号として広告や各種媒体に掲載すると、24時間問い合わせが来る状態になりかねず、オフの時間を確保しにくくなります。
クラウドPBXがいまの開業に向いている理由
こうした課題を解消する手段として注目されているのが、クラウドPBXです。クラウドPBXとは、従来であれば専用機器（PBX）をオフィスに設置して構築していた電話交換システムを、インターネット上（クラウド）で実現するサービスです。
スマートフォンやパソコンをそのまま内線として登録でき、固定電話番号での発着信が可能になります。工事が不要で、インターネット環境さえあれば導入できます。
| 比較項目 | 一般固定電話 | 携帯電話のみ | クラウドPBX |
| 固定電話番号の取得 | ○ | × | ○ |
| 工事の要否 | 要（数週間） | 不要 | 不要 |
| スマートフォンでの着信 | △（転送設定が必要） | ○ | ○ |
| 外出中の対応 | △ | ○ | ○ |
| 初期費用 | 高め | 低い | 低〜中程度 |
| プライベートと仕事の分離 | ○ | × | ○ |
カフェの開業にクラウドPBXが向いている理由
クラウドPBXがカフェ開業に向いている理由は、単に「便利」というだけではありません。ここでは、具体的なメリットを紹介します。
ホールとキッチンをまたいだ対応が可能
一般的なカフェでは、スタッフがホールと厨房を行き来しながら働きます。固定の電話機が一か所にしかないと、手が離せないときに電話を取れない場面が出てきます。クラウドPBXなら、スタッフそれぞれのスマートフォンに着信させることができます。一人が手を離せない状況でも、別のスタッフが自分のスマートフォンで対応可能です。着信を取り逃がすリスクを減らせる点は、少人数で運営するカフェにとって特に助かるポイントです。
営業時間外の着信を自動でアナウンスに切り替えられる
カフェの営業時間は昼〜夜が多く、閉店後や定休日に問い合わせの電話がかかってくることもあります。クラウドPBXでは、時間帯や曜日ごとに着信ルールを設定可能です。例えば「平日11〜21時は着信、それ以外は留守番電話または自動音声アナウンスに切り替え」といった設定が、Web上の管理画面から行えます。これにより、プライベートの時間に仕事の電話がかかってきてしまうストレスを軽減できます。
開業前から番号を用意できる
カフェの開業準備段階から、ホームページや各種媒体に電話番号を掲載しておきたいというケースは多くあります。クラウドPBXは工事不要で、申し込みから短期間で電話番号を取得できます。サービスによっては最短1日で開通するものもあり、テナントの内装工事が完了する前から番号を確保しておくことも可能です。
将来の展開にも対応しやすい
将来的に2号店を出す、デリバリー対応を始めるといった展開があったとき、クラウドPBXなら電話番号の追加や内線の増設が比較的柔軟にできます。店舗が増えても、同じシステム上で管理できるため、電話環境を一から作り直す手間がかかりません。
カフェの開業ならクラウドPBXの「ナイセンクラウド」
クラウドPBXのサービスはさまざまなものがありますが、中でも実績の豊富なサービスとして「ナイセンクラウド」があります。アイティオール株式会社が運営するクラウドPBXで、同社では規模に応じた複数のサービスを展開しています。
ナイセンクラウドの概要
ナイセンクラウドは、固定電話に限らずスマートフォン・タブレット・パソコンなど、さまざまなデバイスを内線として活用できるクラウドPBXです。上場企業を含む7,000社以上に導入された実績があり、個人事業主から大企業まで幅広い規模で利用されています。
カフェ運営で役立つ主な機能
ナイセンクラウドには、カフェの運営に役立つ以下の機能が搭載されています。
時間帯・曜日別の着信ルール設定
営業時間内は全端末に一斉着信、閉店後は自動音声アナウンスや留守番電話に切り替えるといった設定が可能です。設定はWeb上の管理画面から行えるため、開業後も変更しやすいのが特徴です。
スマートフォンへの着信転送・内線化
外出中や仕込みの合間でも、登録したスマートフォンで店舗の固定番号への着信を受けられます。スタッフ間の取り次ぎも内線通話でできるため、通話料がかかりません。
複数番号の管理
将来的に2号店を出す場合も、異なるエリアの市外局番を新たに取得し、同じシステム上で管理できます。店舗ごとの着信ルールを個別に設定できるため、運営の柔軟性が保たれます。
ナイセンクラウドの詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
小規模カフェには「スマコテ」という選択肢も
一人や二人で運営するような小規模なカフェや、まずは手軽な形で固定電話番号を持ちたいという場合には、同社が提供する「スマコテ」もおすすめです。
スマコテはナイセンクラウドのシンプル版で、2端末・2チャンネルの利用に特化したプランです。
スマコテの特徴は、お手持ちの電話番号であれば最短1日でクラウド化できる点です。最初はスマコテで始めて、スタッフが増えたり多拠点展開が必要になった段階でナイセンクラウドに切り替えるという使い方もできます。
まとめ
カフェを開業するにあたって、電話環境は「とりあえず後でも良い」と後回しにされがちですが、予約受付や業者との発注対応、採用連絡など、開業直後から電話が必要になる場面は多くあります。固定電話番号を持つことで、お客さまや取引先に対して店舗としての信頼感も示せます。従来型のアナログ回線は工事に時間がかかり、外出中には対応できないという制約があります。携帯番号のみでは信頼性の面で課題が残ります。
こうした点を踏まえると、クラウドPBXは現代のカフェ開業に合った電話環境として検討する価値があります。
中でも、ナイセンクラウドは豊富な導入実績と安定したサービスが特徴です。スタッフが数名以上いる場合や、複数拠点での展開を視野に入れている場合に向いています。
一方、一人または二人で運営するコンパクトなカフェには、同じアイティオール株式会社が提供するスマコテが、シンプルで始めやすい選択肢です。開業のタイミングや規模に合わせて、どちらが自分のカフェに合っているかを比較してみてください。