クリーニング店の開業で店舗用電話番号を取得するならクラウドPBXがおすすめ
クリーニング店を開業する際は、店舗設備やレジ、受付体制だけでなく、お客様からの問い合わせを受けるための電話環境も整えておく必要があります。クリーニング店には、営業時間や料金、仕上がり日の確認、集配サービスの依頼、特殊な衣類を預けられるどうかといった問い合わせが入ります。忘れ物や預かり品に関する確認など、電話でのやり取りが必要になる場面も少なくありません。個人の携帯電話番号をそのまま店舗用として使用する方法もありますが、店舗番号と私用番号が同じになると管理しにくくなります。また、集配サービスを行う店舗では、スタッフが外出している時間も考慮しなければなりません。そこで候補になるのが、スマートフォンやPCでも店舗番号を利用できるクラウドPBXです。本記事では、クリーニング店で電話番号が必要になる場面や用意したい機能、クラウドPBXを活用するメリットについてご紹介します。
スマホで使えるクラウドPBXナイセンクラウド
クリーニング店の開業で電話番号が必要になる場面
クリーニング店では、衣類を持ち込む前から受け取り後まで、さまざまなタイミングでお客様から問い合わせが入ります。主な電話対応には、次のようなものがあります。
・営業時間や定休日の確認
・クリーニング料金の問い合わせ
・仕上がり予定日の確認
・集配サービスの依頼や時間調整
・布団や革製品など特殊品の相談
・忘れ物や預かり品についての問い合わせ
・仕上がりや受付内容に関する相談
特に料金や仕上がり日は、お客様が来店前に確認したい情報です。衣類の素材や種類によって取り扱いが異なる場合には、事前に電話で相談を受けるケースもあります。
集配サービスを行う店舗では、訪問日時の変更や在宅状況の確認など、店舗外で電話を使用する場面も増えます。そのため、固定電話番号を取得するだけではなく、スタッフが店舗を離れている間にどのように電話へ対応するかも考えておく必要があります。
また、店舗の電話番号はWebサイトやGoogleビジネスプロフィール、チラシ、ショップカードなどに掲載する可能性があります。長期間使用する連絡先になるため、個人の携帯番号とは分けて、店舗専用の番号を用意すると管理しやすくなります。
クリーニング店の電話対応で用意したい機能
クリーニング店の電話環境を選ぶ際は、単に電話番号を取得できるかだけでなく、営業時間やスタッフ数に合った機能があるかも確認しましょう。
店舗専用の電話番号
まず用意したいのが、店舗専用の電話番号です。私用の携帯番号とは分けておけば、仕事とプライベートの連絡を区別しやすくなります。店舗番号としてWebサイトや広告などへ掲載できるため、個人番号を広く公開せずに済む点もメリットです。
留守番電話・営業時間外アナウンス
営業時間外に電話が入る場合もあるため、留守番電話や自動アナウンスを利用できると便利です。営業時間や定休日を案内したり、必要に応じてメッセージを残してもらったりする運用ができます。スタッフが電話に出られない時間帯にも、無応答のままにせず案内しやすくなります。
複数スタッフで着信を受ける機能
受付スタッフや集配担当者など複数人で店舗を運営する場合、一つの電話番号を複数端末で利用できる機能も確認したいところです。店舗の電話機だけでなく、スタッフのスマートフォンでも着信を受けられれば、電話対応を分担できます。特定の人だけに電話対応が集中するのを避けやすくなるでしょう。
通話履歴を確認できる機能
接客中や作業中で電話に出られない場合もあるため、発着信履歴を後から確認できる機能も役立ちます。いつ電話があったのかを確認できれば、折り返しが必要な問い合わせを把握しやすくなります。複数人で電話対応する場合にも、着信状況を共有する手段として利用できます。
必要に応じた通話録音
料金や仕上がり予定日、集配日時などを電話で案内する場合には、通話内容を後から確認したい場面も考えられます。通話録音機能があれば、聞き取り内容や案内内容を確認できます。ただし、録音データには顧客との会話が含まれるため、閲覧できる人や保存方法についてルールを決めておく必要があるでしょう。
クリーニング店の開業にはクラウドPBXがおすすめ
クリーニング店の電話番号を用意する方法には、固定電話や携帯電話、転送電話などがあります。そのなかでも、店舗外での電話対応や複数スタッフでの利用を考える場合は、クラウドPBXがおすすめです。クラウドPBXとは、従来オフィスや店舗に設置していたPBXの機能をクラウド上で利用する仕組みです。対応サービスでは、スマートフォンやPC、IP電話機などを端末として使用できます。
店舗にいない時間も電話に対応できる
クラウドPBXでは、店舗の電話番号をスマートフォンで利用できるサービスがあります。集配や外出で店舗を離れている場合でも、スマートフォンから店舗番号への着信に対応できます。固定電話機の近くにスタッフがいない時間がある店舗でも、電話を受ける方法を増やせます。
集配中でも店舗番号で折り返せる
集配サービスを行う店舗では、不在着信を確認して外出先から折り返す場面もあります。クラウドPBXを利用すれば、個人の携帯電話番号ではなく、店舗番号を通知して発信できます。個人番号を顧客へ知らせずに連絡しやすくなる点は、集配業務との相性のよい点です。
複数スタッフで電話対応を分担できる
一つの店舗番号への着信を複数端末で受けられるサービスなら、受付スタッフと集配担当者などで電話対応を分担できます。店舗が忙しい時間帯でも、対応可能なスタッフが電話に出やすくなります。将来的にスタッフを増やす予定がある場合も、端末追加に対応できるサービスを選んでおくと運用を変更しやすいでしょう。
クリーニング店の電話対応にはナイセンクラウドが便利
クリーニング店でクラウドPBXを導入する場合は、「ナイセンクラウド」も候補になります。ナイセンクラウドは、スマートフォン・PC・IP電話機を電話端末として利用できるクラウドPBXです。インターネット環境があれば、外出先でも会社や店舗の電話として利用できます。
店舗番号をスマホ・PCで利用できる
ナイセンクラウドでは、登録したスマートフォンやPCなどから会社・店舗の番号で発着信できます。店舗ではIP電話機、集配中はスマートフォンといった使い分けも可能です。集配担当者が外出先から電話をかける場合でも、個人の携帯番号ではなく店舗番号を使用できます。
複数端末で着信を受けられる
着信時には、設定した電話機・PC・スマートフォンを一斉に呼び出せます。特定の端末だけに着信させる設定にも対応しています。受付スタッフと集配担当者など、複数人で電話を共有したい店舗でも利用しやすい仕組みです。
営業時間外の案内を設定できる
ナイセンクラウドでは、時間帯や曜日、着信番号ごとに着信ルールやアナウンスを設定できます。たとえば、営業時間外だけ案内を流すといった設定が可能です。営業時間が決まっているクリーニング店では、閉店後の問い合わせへ自動で案内したい場合にも活用できます。
電話履歴をWebで確認できる
発着信履歴はWeb上から確認でき、受け取れなかった電話も把握できます。スマートフォンやPCの管理画面から確認できるため、折り返しが必要な問い合わせを探す際にも便利です。必要に応じて、自動通話録音も利用できます。設定した電話の発着信を録音でき、録音データのダウンロードにも対応しています。
ナイセンクラウドの詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
小規模ならスマコテも候補
一人または少人数でクリーニング店を開業する場合には、姉妹サービスの「スマコテ」も候補です。スマコテは2内線・2チャンネル・固定電話番号の利用に特化したサービスで、スマートフォン・PC・IP電話機に対応しています。全国の地域局番を利用でき、新しい固定電話番号の取得にも対応しています。
3内線以上を使いたい場合や、通話録音、IVRなどの機能が必要な場合は、ナイセンクラウドがおすすめです。開業時のスタッフ数だけではなく、集配サービスの有無や将来の増員予定も踏まえて選ぶとよいでしょう。
まとめ
クリーニング店では、営業時間や料金、仕上がり日の確認をはじめ、集配依頼や特殊品の相談など、電話が顧客との重要な連絡手段になります。店舗用番号を用意する際は、番号そのものだけでなく、営業時間外の案内や着信履歴、複数スタッフでの対応方法まで考えておくと運用しやすくなります。クラウドPBXを利用すれば、店舗の固定電話番号をスマートフォンやPCでも扱えるため、集配などで外出するスタッフも店舗番号を使って対応できます。ナイセンクラウドでは複数端末への着信や時間帯別のアナウンス、Web上での電話履歴確認などに対応しています。少人数で始める場合は、スマコテも含め、店舗の営業時間や集配の有無、スタッフ数、必要な電話機能を整理したうえで、自店に合った電話環境を検討しましょう。