葬儀社の開業で代表電話を用意するならクラウドPBXがおすすめ
葬儀社を開業する際は、式場や車両、各種備品だけでなく、問い合わせを受けるための電話環境も整えておく必要があります。葬儀社には、ご遺族からの相談や搬送依頼、葬儀内容・費用に関する問い合わせなど、さまざまな電話が入ります。病院や介護施設、寺院、火葬場など、関係機関との連絡にも電話を使用する場面があります。また、相談が日中だけに入るとは限りません。夜間や早朝の連絡に備えるなら、事務所の固定電話だけではなく、担当者が外出先や自宅でも代表番号への着信に対応できる環境があると便利です。そこで候補になるのが、代表電話をスマートフォンなどで利用できるクラウドPBXです。本記事では、葬儀社で電話番号が重要になる場面や、電話対応で重視したいポイント、開業時にクラウドPBXを導入するメリットについてご紹介します。
スマホで使えるクラウドPBXナイセンクラウド
葬儀社の開業で電話番号が重要になる場面
葬儀社では、最初の問い合わせから葬儀後まで、電話で連絡する場面が多くあります。相談者が急いで連絡している場合もあるため、代表電話をどのように受けるかは開業前に考えておきたい項目です。主な電話対応として、次のようなものが挙げられます。
- ご遺族からの緊急相談
- 病院や施設などからの搬送依頼
- 葬儀プランや内容に関する問い合わせ
- 見積もりや費用に関する相談
- 病院・介護施設などとの連絡
- 寺院との日程調整
- 火葬場など関係先との連絡
- 担当スタッフ同士の連絡
たとえば、ご遺族から電話を受けた際には、故人がいる場所や希望する搬送先、連絡先などを確認する場合があります。内容によっては、電話を受けたスタッフから搬送担当者や葬儀担当者へ速やかに情報を伝える必要もあります。また、葬儀の日程が決まった後は、寺院や火葬場など複数の関係先との調整も必要になります。電話は単なる問い合わせ窓口ではなく、社内外の連絡を支える手段の一つといえるでしょう。そのため、葬儀社の代表電話は「番号を取得すればよい」だけではなく、担当者が不在の場合や夜間にもどのように対応するかまで含めて検討する必要があります。
葬儀社の電話対応で重視すべきポイント
葬儀社の電話では、相談者が不安や混乱を抱えている場合もあります。一般的な問い合わせ対応に加え、迅速さや正確な情報共有を意識した電話環境を整える必要があるでしょう。
迅速に電話に対応できる体制を整える
搬送依頼や急ぎの相談では、電話を受けた後に担当スタッフへ連絡するまでの時間も重要になります。代表電話を事務所の固定電話だけで受ける運用では、担当者が外出している際にすぐ対応できない可能性があります。複数の端末へ着信を受けられる環境であれば、対応可能なスタッフが電話に出やすくなるでしょう。
夜間や早朝の連絡方法を決めておく
葬儀社では、営業時間外の問い合わせをどのように扱うかも検討しておかなければなりません。24時間対応を掲げる場合でも、すべてのスタッフが常時電話を受ける必要はありません。時間帯によって夜間担当者へ着信させるなど、当番制に合わせた電話運用を整える方法があります。営業時間外はアナウンスや留守番電話へ切り替え、緊急連絡だけ担当者へつなぐといった運用も考えられるでしょう。
聞き間違いを防ぐ仕組みも重要
葬儀社への電話では、人名や住所、連絡先、搬送先、日時などを確認する場合があります。聞き間違いや記録ミスがあると、その後の連絡や手配に影響する可能性があります。通話録音機能を利用できれば、聞き取った内容を後から確認できます。電話を受けたスタッフ以外が内容を確認する際にも役立ちます。
担当者へ確実に引き継げるようにする
最初に電話に出たスタッフが、そのまま葬儀を担当するとは限りません。一次対応を行った後、搬送担当者や葬儀担当者などへ電話を引き継ぐ場合もあります。内線や取次ぎ機能が利用できれば、一度電話を切って担当者からかけ直す以外の方法も選べます。
葬儀社の開業にはクラウドPBXがおすすめ
葬儀社の代表電話を整える方法には、固定電話や携帯電話、転送電話などがあります。そのなかでも、複数人での対応や夜間の着信管理を考えるなら、クラウドPBXが候補になります。クラウドPBXは、従来オフィス内に設置していたPBXの機能をクラウド上で利用する仕組みです。対応サービスでは、スマートフォンやPC、IP電話機などを端末として使用できます。
代表番号を複数人で受けられる
クラウドPBXのなかには、一つの代表番号への着信時に複数端末を同時に鳴らせるサービスがあります。事務所スタッフだけでなく、外出中の担当者なども同じ代表番号への電話に対応できます。誰か一人の携帯電話に着信を集中させず、複数端末を呼び出すことで、その時々で対応できるスタッフが応答する体制を作りやすくなります。
夜間担当者へ着信先を切り替えられる
時間帯別に着信ルールを設定できるサービスなら、日中と夜間で電話を受ける端末を分けられます。たとえば、日中は事務所と担当者のスマートフォンを呼び出し、夜間は当番スタッフだけに着信させるといった設定を検討できます。
通話録音や履歴管理を利用できる
クラウドPBXによっては、通話録音や発着信履歴の確認にも対応しています。電話で聞いた住所や日時を確認したい場合や、誰がどの電話に対応したのか確認したい場合に役立ちます。複数スタッフで対応する葬儀社では、連絡状況の共有にも活用しやすい機能です。
アナウンスやIVRも活用できる
営業時間や問い合わせ内容に合わせて、音声アナウンスやIVRを設定できるサービスもあります。IVRは、電話をかけた人に音声案内を流し、番号入力などによって問い合わせ先を振り分ける仕組みです。緊急相談と一般的な問い合わせで受付方法を分けたい場合など、運用に応じて利用を検討できます。
葬儀社の電話対応にはナイセンクラウドが便利
葬儀社でクラウドPBXを導入する場合は、「ナイセンクラウド」も候補になります。ナイセンクラウドでは、スマートフォン・PC・IP電話機を端末として利用でき、外出先でも会社の電話番号で発着信できます。外線から受けた電話を、登録している別の端末へ取り次ぐ機能にも対応しています。
緊急連絡をスマートフォンで受けやすい
ナイセンクラウドでは、設定した複数のスマートフォンやPC、IP電話機を一斉に呼び出せます。特定の端末だけを着信させる設定も可能です。そのため、事務所にスタッフがいない時間帯でも、担当者のスマートフォンで代表番号への着信を受ける運用ができます。夜間担当者だけに電話を鳴らすなど、勤務体制に合わせた設定もしやすいでしょう。
担当者間で電話を共有しやすい
外線から受けた電話は、ナイセンクラウドに登録した別の端末へ、通話をつないだまま取り次ぐことができます。たとえば、一次対応を行ったスタッフから葬儀担当者へ電話を引き継ぐといった使い方が可能です。複数スタッフで一つの代表番号を共有したい葬儀社にも取り入れやすい仕組みです。
通話録音で内容を確認できる
ナイセンクラウドには自動通話録音機能があり、設定した電話の発着信を録音できます。録音データは3か月間、または約100時間を超えたものから古い順に削除され、ダウンロードにも対応しています。住所や日時など、電話で聞いた情報を再確認したい場合にも利用できます。ただし、録音データには相談者や関係者との会話が含まれるため、閲覧権限や保存方法を社内で決めておく必要があります。
ナイセンクラウドの詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
小規模ならスマコテも候補
少人数で葬儀社を開業する場合には、ナイセンクラウドの姉妹サービスである「スマコテ」も選択肢です。スマコテは2内線・2チャンネルでの利用を前提としたサービスで、スマートフォンやPC、IP電話機から固定電話番号を利用できます。少人数でまず代表番号を整えたい場合に検討しやすい構成です。一方、通話録音やIVRなどの機能を利用したい場合や、スタッフ増員を予定している場合には、ナイセンクラウドを含めて比較するとよいでしょう。
まとめ
葬儀社では、ご遺族からの相談や搬送依頼をはじめ、病院・施設・寺院・火葬場との調整など、電話が業務のさまざまな場面で使われます。夜間や外出中にも連絡が入る可能性を考えると、事務所の固定電話だけに頼らず、担当スタッフが状況に応じて対応できる電話環境を整えておくと安心です。クラウドPBXなら、代表番号を複数の端末で共有したり、時間帯に応じて着信先を変更したりできます。さらに、通話録音や履歴管理、IVRなどを利用できるサービスを選べば、情報の確認や担当者への引き継ぎにも活用できます。ナイセンクラウドは、スマートフォンでの会社番号利用や一斉着信、電話取次ぎ、通話録音などに対応しています。少人数で開業する場合はスマコテも含め、夜間対応の有無やスタッフ数、必要な機能を整理しながら電話環境を選びましょう。