軽貨物運送業の開業で会社用電話番号を用意するならクラウドPBXがおすすめ
軽貨物運送業を開業すると、荷物を運ぶだけでなく、荷主や元請け事業者、配送先などと電話でやり取りする場面が発生します。配送時間の確認や変更、住所の確認、緊急時の連絡など、電話は業務を進めるうえで重要な連絡手段の一つです。開業時には、普段使用している携帯電話番号をそのまま仕事用に使う方法もあります。しかし、配送中は電話に出られない時間が多く、仕事と私用の着信が混在すると管理しにくくなります。将来的にドライバーを増やす場合も、一つの個人番号だけでは対応しづらくなるでしょう。こうした軽貨物運送業の電話環境を整える方法として、検討したいのが、クラウドPBXです。本記事では、電話番号が必要になる場面や個人の携帯番号を使うデメリット、開業時に整えたい電話環境についてご紹介します。
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軽貨物運送業の開業で電話番号が必要になる場面
軽貨物運送業では、配送前後や配送中など、さまざまなタイミングで電話連絡が必要になります。特に一人で開業する場合は、運転や荷物の積み下ろしだけでなく、電話対応も自分で管理しなければなりません。主な連絡場面は次のとおりです。
- 荷主や元請け事業者との業務連絡
- 配送先の住所や受け取り方法の確認
- 再配達や配送時間変更の連絡
- 配送中のトラブルや緊急連絡
- 求人への問い合わせ対応
- 協力ドライバーとの連絡
また、会社のWebサイトや名刺、求人情報などへ電話番号を掲載する場合もあります。一度業務用の連絡先として公開した番号は継続して利用される可能性があるため、開業時から仕事専用の番号を用意しておくと管理しやすくなります。軽貨物運送業は事務所に常駐する働き方ではない場合も多いため、「電話番号を持つ」だけでなく、「外出中にどう受けるか」まで考えるのがポイントです。
個人の携帯番号で対応するデメリット
開業直後であれば、普段使っている携帯電話を仕事用として兼用する方法もあります。ただし、軽貨物運送業では外出や運転が中心になるため、不便が生じる場合があります。
運転中は電話に対応できない
軽貨物運送業では、業務時間の多くを運転に費やします。警察庁は、運転中にスマートフォンなどを手で保持して通話したり、画面を注視したりする行為を禁止しています。そのため、配送中に着信があっても、その場ですぐ対応できるとは限りません。安全な場所へ停車してから折り返す必要があり、不在着信が重なると確認にも手間がかかります。
個人の電話番号を公開する必要がある
個人の携帯番号を仕事でも使用すると、荷主や元請け、配送先などへプライベートの番号を伝える形になります。Webサイトや求人ページなどに掲載すれば、不特定多数の人が確認できる状態になる可能性もあります。個人用の番号を長く使う予定であれば、仕事用と分けておくほうが管理しやすいでしょう。
業務と私用の着信が混在する
一つの番号を仕事と私用で兼用すると、取引先からの着信と家族や友人からの連絡が同じ履歴に残ります。休日や業務終了後にも仕事の電話が入れば、仕事とプライベートの区切りをつけにくくなります。
ドライバー追加時に管理しにくい
一人で開業した直後は、自分の携帯電話だけでも対応できる場合があります。しかし、ドライバーを増やすと、一つの個人番号へすべての電話を集める運用は不便です。代表者が運転中で電話に出られない場合、ほかのスタッフが空いていても対応できません。将来的な増員を予定しているなら、複数端末で同じ会社番号を共有できる環境を検討するとよいでしょう。
軽貨物運送業の開業時に整えたい電話環境
会社用の電話番号を用意する方法には、固定電話や携帯電話、転送電話、クラウドPBXなどがあります。軽貨物運送業では外出している時間が長いため、事務所に固定電話機を設置するだけでは不便な場合があります。そこで、外出先でも会社用番号を利用できるクラウドPBXが候補になります。クラウドPBXは、電話交換機の機能をクラウド上で利用する仕組みです。対応サービスでは、スマートフォンやPCを電話端末として登録し、会社用番号で発着信できます。配送先へ出ている間も会社番号を使えるため、個人の携帯番号を取引先へ知らせずに済みます。
ドライバーが複数いる場合は、一つの会社番号への着信を複数端末で受けられる機能が便利です。代表者が運転中でも、別のスタッフが電話に出られるため、対応を分担しやすくなります。また、配送中は着信に対応できない場面があるため、発着信履歴を確認できる機能も役立ちます。誰から電話があったのかを後から確認できれば、折り返し漏れの防止につながるでしょう。営業時間に合わせて留守番電話やアナウンスへ切り替えられる機能があるかも確認しておくとよいでしょう。
軽貨物運送業の電話対応にはナイセンクラウドが便利
軽貨物運送業でクラウドPBXを導入する場合は、「ナイセンクラウド」も候補になります。ナイセンクラウドは、スマートフォンやPC、IP電話機などを利用して会社の電話番号で発着信できるクラウドPBXです。複数端末への着信や電話履歴の確認などにも対応しています。
外出先でも会社番号で対応できる
スマートフォンを電話端末として利用できるため、配送先や外出先でも会社の電話番号を使えます。荷主や元請け事業者へ折り返す際にも、個人の携帯番号ではなく登録した会社番号から発信できます。ただし、運転中のスマートフォン操作や、手に持っての通話は避け、安全な場所へ停車してから対応しましょう。
複数ドライバーで電話を共有できる
ナイセンクラウドでは、外線着信時に複数の端末を一斉に呼び出す設定が可能です。代表者が電話に出られないときも、ほかのドライバーや事務担当者が対応できるため、会社の代表番号を複数人で共有できます。
履歴管理で連絡漏れを防ぎやすい
電話の発着信履歴はWeb上から確認できます。配送中に受けられなかった着信を後から確認できるため、折り返しが必要な電話を把握しやすくなります。必要に応じて自動通話録音機能も利用できます。荷主や取引先との通話内容を後から確認したい場合に活用できますが、録音データの閲覧権限や保存方法については社内でルールを決めておく必要があるでしょう。
ナイセンクラウドの詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
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プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
小規模ならスマコテも候補
一人または少人数で軽貨物運送業を始める場合は、姉妹サービスの「スマコテ」も候補です。スマコテは少数の内線・チャンネルの固定電話番号利用に特化しており、スマートフォンやPC、IP電話機を利用できます。開業時は一人でも、今後ドライバーを増やす予定があるなら、将来の運営体制まで考えて選ぶとよいでしょう。
まとめ
軽貨物運送業では、荷主や元請け、配送先との連絡など、電話を使う場面が多くあります。一方で、業務中は車で移動している時間が長いため、固定電話だけでは使いにくく、個人の携帯番号をそのまま公開すると仕事と私用の管理が複雑になりがちです。クラウドPBXを利用すれば、会社用の電話番号をスマートフォンで使用しながら、複数のドライバーで着信を共有したり、電話履歴を確認したりできます。ナイセンクラウドはこうした機能に対応しており、小規模で始める場合はスマコテも選択肢になります。現在のドライバー数だけでなく、今後の増員予定や必要な機能も踏まえながら、軽貨物運送業に合った電話環境を整えておきましょう。