清掃業の開業で固定電話を取得するならクラウドPBXがおすすめ
清掃業・ハウスクリーニングを開業する際は、清掃機材や車両、作業着などに加えて、顧客からの問い合わせを受ける電話環境も整えておく必要があります。清掃業では、見積もり依頼や訪問日時の調整、作業内容の確認など、電話でやり取りする場面が少なくありません。法人顧客や管理会社と契約する場合にも、継続的な連絡手段として電話番号を用意しておく必要があります。一方、清掃業は事務所に常駐する仕事ではなく、現場や移動先で過ごす時間が長くなりやすい業種です。そのため、固定電話機を設置するだけでは、着信に対応しにくい場合があります。こうした働き方に合わせやすいのが、会社番号をスマートフォンなどで利用できるクラウドPBXです。本記事では、清掃業・ハウスクリーニングで電話番号が必要になる場面や、開業時に整えたい電話環境、クラウドPBXを利用するメリットについてご紹介します。
スマホで使えるクラウドPBXナイセンクラウド
清掃業・ハウスクリーニングの開業で電話番号が必要になる場面
清掃業・ハウスクリーニングでは、問い合わせから作業当日までさまざまな場面で電話を使用します。個人宅だけでなく、店舗やオフィス、管理会社などの法人顧客と取引する場合もあるため、連絡先として会社用の電話番号を用意しておくと管理しやすくなります。主な電話対応には、次のようなものがあります。
・清掃料金の問い合わせや見積もりの依頼
・訪問日時の調整
・清掃箇所や作業内容の確認
・住所や駐車場所などの確認
・急な日程変更やキャンセル
・作業後の問い合わせ
・法人顧客や管理会社との業務連絡
たとえば、ハウスクリーニングでは浴室やキッチン、エアコンなど、依頼する場所によって作業内容が異なります。電話で清掃箇所や状況を確認し、見積もりや訪問日時を調整する場合もあるでしょう。
また、現場へ向かう際には、住所や訪問時間の確認が必要になるケースもあります。複数のスタッフが別々の現場を担当するようになると、代表者だけでなく担当スタッフとの情報共有も重要です。会社のWebサイトやチラシ、名刺などへ電話番号を掲載する場合もあるため、個人の携帯番号ではなく、業務専用の番号を取得する方法も検討しておくとよいでしょう。
清掃業の開業時におすすめの電話環境は？
清掃業の電話環境を整える際は、固定電話番号を取得できるかだけでなく、現場へ出ている時間にも対応しやすいかを確認する必要があります。
会社番号をスマートフォンで使える環境
清掃業では、営業時間中でもスタッフが事務所にいない場合があります。そのため、会社の電話番号をスマートフォンで発着信できる環境があると便利です。顧客へ折り返す際にも、個人の携帯番号ではなく会社番号を通知できれば、仕事と私用の番号を分けられます。
留守番電話や営業時間外アナウンス
清掃作業中は電話に出にくい場合があります。留守番電話を設定しておけば、すぐに応答できない場合でもメッセージを確認して折り返せます。営業時間外アナウンスを設定できるサービスなら、受付時間や定休日などを自動で案内する運用も可能です。
通話録音や着信履歴
見積もり相談では、清掃する場所や住所、希望日時など複数の情報を聞く場合があります。通話録音を利用できれば、必要に応じて内容を後から確認できます。また、着信履歴をWebなどから確認できるサービスであれば、不在着信への折り返し漏れを防ぎやすくなります。
複数スタッフで対応できる機能
清掃業では、代表者だけでなく複数のスタッフが別々の現場を担当する場合があります。そのため、一つの会社番号への着信を複数のスマートフォンや電話機で受けられる機能があると便利です。代表者が清掃作業中で電話に出られない場合でも、ほかのスタッフが着信を受けられれば、問い合わせ対応を分担できます。特定の人に電話対応が集中しにくくなる点もメリットです。開業時は一人で運営する場合でも、今後スタッフを増やす予定があるなら、端末追加や複数人での着信に対応できる電話サービスを選んでおくと、事業規模の変化にも対応しやすくなります。
清掃業・ハウスクリーニングにはクラウドPBXがおすすめ
清掃業で利用する電話番号には、固定電話や携帯電話、転送電話など複数の選択肢があります。そのなかでも、現場作業が中心となる業種ではクラウドPBXが候補になります。クラウドPBXとは、電話交換機であるPBXの機能をクラウド上で利用する仕組みです。対応サービスでは、スマートフォンやPC、IP電話機などを端末として使用できます。
現場や移動中でも会社番号を使える
クラウドPBXなら、スマートフォンにアプリをインストールすることで会社電話の端末として利用できます。
現場へ出ている時間が長い場合でも、会社番号への着信を受けたり、同じ番号を使って顧客へ折り返したりできます。事務所の固定電話機だけに電話対応を限定する必要がありません。
見積もり内容や住所を後から確認できる
通話録音に対応したクラウドPBXであれば、顧客との通話内容を後から聞き直せます。見積もり時に確認した清掃箇所や訪問先住所、希望日時などを再確認したい場合に利用できます。電話を受けた人とは別のスタッフが現場を担当する場合にも、情報共有の補助として活用できるでしょう。
代表者とスタッフで電話を分担できる
一つの会社番号への着信を複数端末で受けられるサービスなら、代表者とスタッフで電話対応を分担できます。代表者が現場作業中でも、別のスタッフが電話を受けられるため、一人に着信が集中しにくくなります。開業後にスタッフを増やす予定がある場合にも、利用端末を追加しやすいサービスを選んでおくと運用を変更しやすくなります。
清掃業の電話対応にはナイセンクラウドが便利
清掃業・ハウスクリーニングでクラウドPBXを導入する場合は、「ナイセンクラウド」が便利です。ナイセンクラウドは、スマートフォン・PC・IP電話機を端末として利用できるクラウドPBXです。登録した端末から会社番号で発着信でき、複数端末を一斉に呼び出す運用にも対応しています。
会社番号をスマートフォンで利用できる
ナイセンクラウドでは、スマートフォンを会社の電話端末として利用できます。インターネット環境があれば外出先でも会社番号への着信に対応でき、会社番号を通知して発信することも可能です。現場作業が中心となる清掃業でも、事務所へ戻らずに電話対応しやすくなります。
複数スタッフで同じ番号を共有できる
外線着信時には、登録した複数のスマートフォンやPC、IP電話機を一斉に鳴らせます。また、受けた電話を別の登録端末へ取り次ぐ機能にも対応しています。代表者とスタッフで一つの会社番号を共有できるため、スタッフ数が増えた場合にも電話対応を分担しやすくなります。
通話履歴や録音を確認できる
ナイセンクラウドでは電話履歴をWeb上で確認できるため、不在着信や対応状況の把握に利用できます。自動通話録音にも対応しており、設定した電話の発着信を録音できます。録音データはダウンロードも可能です。顧客から聞いた住所や希望日時などを確認したい場合にも活用できます。ただし、録音データには顧客との会話が含まれるため、閲覧権限や管理方法を事前に決めておきましょう。
営業時間外の案内にも対応できる
時間帯や曜日、着信番号ごとに、着信ルールやアナウンスを設定できます。営業時間外だけ音声案内を流すといった設定も可能です。清掃中で電話に出られない時間だけでなく、営業時間終了後の問い合わせへの対応を整理したい場合にも利用できます。
ナイセンクラウドの詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
小規模ならスマコテもおすすめ
一人または少人数で清掃業を開業する場合は、ナイセンクラウドの姉妹サービス「スマコテ」も候補です。スマコテは2内線・2チャンネルで固定電話番号を利用する小規模向けのサービスです。スマートフォンやPC、IP電話機を使えるため、少人数で会社番号を用意したい場合におすすめです。一方、スタッフ増員を予定している場合や、通話録音などの追加機能を使いたい場合は、ナイセンクラウドを含めて比較するとよいでしょう。
まとめ
清掃業・ハウスクリーニングでは、見積もり依頼や訪問日時の調整、作業内容の確認など、電話で顧客と連絡を取る場面が多くあります。現場へ出ている時間が長い業種だからこそ、事務所に固定電話を設置するだけでなく、外出先からも会社番号を利用できる環境を検討する必要があります。クラウドPBXなら、スマートフォンで会社番号を使ったり、複数スタッフで着信を共有したりできます。通話録音や履歴確認、営業時間外アナウンスなどを利用できるサービスを選べば、顧客対応の管理にも役立ちます。ナイセンクラウドでは、スマートフォンでの会社番号利用や複数端末への着信、電話履歴の確認などに対応しています。小規模で始める場合はスマコテも含め、スタッフ数や現場での働き方、必要な機能を整理しながら電話環境を選びましょう。