会社の電話を転送して業務効率を改善しよう！スマホへの転送で得られるメリット
近年、働き方が見直されて社員が働く場所を選択できるケースが増えています。国土交通省によると、雇用型就業者のうちテレワークをしている人の割合は、平成29年度には14.8％、平成30年度は16.6％と上昇しています。さらに、自営業型就業者のうちテレワークをしている人の割合は、平成29年度には22.2％でしたが平成30年度には24.0％といずれも上昇傾向です。
また、オフィスを離れて働く人は、テレワークをする人に限りません。営業などで外回りをする人や出張のために海外に出向く人など、さまざまなケースが挙げられるでしょう。
しかし担当者が不在にも関わらず、問い合わせなどの電話はオフィスにかかってきます。そこで活用したいのが、会社にかかってきた電話をスマホに転送するサービスです。「電話の転送サービスは聞いたことがあるが、利用する具体的なメリットが分からない」という方もいるでしょう。
本記事では、会社の電話をスマホに転送するメリットや、導入することにより業務効率を上げられるのかという部分について解説します。
会社の電話をスマホに転送できるメリット
企業で働いていれば、テレワークだけでなく、外回りに行く、出張に行くなどオフィスの外で仕事をする機会は多々あるでしょう。そのため、オフィスに電話がかかってきたときに、電話の取次にすれ違いが生じる、伝えるべき内容が抜け落ちていたなど、顧客との電話対応がままならなかった経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。また、海外から取引先などに電話をかけるときに通話料がかさんでしまう問題もあるかもしれません。
それらの問題を踏まえ、会社の電話をスマホに転送する場合に得られるメリットについてご紹介します。
外出中の従業員宛の電話を取り次げる
顧客から外出中の従業員宛に電話がかかってきた場合、先方に対して「外出中のため〇〇時以降におかけ直しください」あるいは、「折返しお電話させていただきます」と伝え、1度電話を切るという対応が一般的でしょう。このとき、要件などをメモして、外出中の担当者に対して、電話を受けた時間や電話の用件などを伝えます。電話が1、2件であれば問題ありませんが、多数の電話を受けることになれば電話を受ける社員の業務に支障をきたしかねません。
それを避けるために場合に導入したいのが、電話を転送するサービスです。外出している担当者に直接電話を転送できれば、これまで行っていたメモを取る作業などを省くことができます。また、先方を待たせることなくスムーズに電話を取り次げるため、重要なビジネスチャンスを逃すリスクを避けることができるでしょう。
在宅勤務中の従業員宛の電話を取り次げる
在宅勤務中の従業員宛に電話がかかってきた場合の方法はいくつかあります。
◎オフィス出勤者が対応する
電話の本数が少なければ代わりに同僚が対応できますが、電話の本数が多くなればオフィス出勤者の負担が増し、本来の業務に支障をきたすでしょう。
◎在宅勤務中の従業員に仕事用の携帯電話を貸与する
在宅勤務者への取次ぎのために、業務用電話を貸与する方法が挙げられます。しかし、利用目的などのルールを定めたり、定期的に利用状況を確認したりしなければなりません。
◎先方に要件を伺ったあと1度電話を切り、在宅勤務者に確認して折り返しの電話を掛ける
1人の従業員が間に入り、伺った顧客の用件を在宅勤務中の従業員に伝え、返答を先方に伝えるということも可能です。しかし、この場合、認識の齟齬が生じて正確なやり取りを行えない可能性があります。また、複数の段階を経ることで時間と手間も要するでしょう。
在宅勤務者への電話への対応方法はあるものの、それぞれ問題があります。これらの問題を解決できる方法は、在宅勤務中の従業員に先方から直接電話をかけてもらうことです。しかし、安易に個人の電話番号を伝えることは、プライバシーの問題もあるためできません。
電話転送サービスを利用すれば、在宅中の従業員に電話を転送できるため、個人の電話番号を明かすことなく電話を取り次ぐことができます。
社内で応答できなかった電話を社外で受けられる
少人数制のオフィスだと、常駐するスタッフを置く余裕がない場合があります。また、各自の業務をこなす中で、一時的にオフィスが空になることもあります。その際に大事な電話がかかってくると、誰も対応できずに貴重なビジネスチャンスを逃す可能性があるでしょう。
しかし、会社にかかってきた電話をスマホに転送することができれば、大切な電話を取りこぼすような事態を防ぐことができます。
スマホへの電話転送で業務効率は改善するのか？
オフィス内での業務のうち、非効率的な日常業務の1つとして挙げられるのが、電話まわりの運用です。これまで、電話の取次ぎにどれだけの時間を費やしていたのか、改めて考えてみましょう。
取引先などからの電話を受けて不在の担当者に取り次ぐ際に、約3分を要するとします。例えば、これを1人が1日に10件受けるとすれば、1日の内30分を電話の取次ぎに割いていることになります。また、電話を受ける際には自分が進める作業を中断してメモを取らなければなりません。折返し電話する場合にも、相手が必ずしも電話を受けられる状態とは限らないため何度もかけ直すこともあり、非常に非効率的な作業です。
しかし、受けた電話をスマホに転送すれば、電話まわりの業務効率がアップします。取引先の電話を担当者にそのまま転送することで迅速な対応が可能になるだけではなく、掛け直しに関わる手間も省くことができ、社員全体の業務効率が上がります。また、又聞きによる認識の錯誤を減らし、トラブルを回避することも可能です。
会社の電話をスマホに転送するには何が必要？
会社にかかってきた電話を転送することで、労働負荷を軽減して業務効率化を図れることが分かりました。今回の記事を読み、会社の電話をスマホに転送するサービスを利用したいと考える人もいるかもしれません。会社の電話をスマホに転送する場合、ビジネスフォンや主装置と言った接続機器、そして電話を転送するサービスの利用が必要です。
では、ここからはビジネスフォンや主装置に関して簡単に説明します。
ビジネスフォンとは？
ビジネスフォンとは、複数の内線と外線を共有できるオフィス業務に適した電話機です。
家庭用の電話機は、1つの電話回線に対して親機と子機がある場合が一般的でしょう。通常の家庭であれば少数の端末だけで事足りますが、多くの社員がいる会社では家庭用電話では内線の数が足りません。内線の数が少ないと、電話の取次ぎの際に社員に受電した電話機まで移動してもらわなければなりません。
そこで活躍するのがビジネスフォンです。ビジネスフォンは接続台数が多く、転送機能も付いているため、こうした問題を解消できるでしょう。
主装置とは？
家庭用の電話機は、電話機本体があれば利用できます。しかし、ビジネスフォンは端末だけで利用することができず、主装置という機器の設置が必要です。主装置とは、1つの回線を複数の電話機器で共有するために各回線を繋ぐ交換機器です。主装置があることで、ビジネスフォンは複数の内線や外線を利用できるようになるのです。
しかし従来の主装置を用いてビジネスフォンを利用するには、主装置設置のための工事が必要です。工事にかかる期間は、業者の選定やビジネスフォンの台数、見積もりの作成などによって変わります。工事費用の相場は、作業員派遣費・主装置設置費・電話機設置費・データ設定費・FAX接続費・屋内配線費を合わせて57,000円～です。
通常の電話転送サービスは通話料がかかる
会社の電話をスマホに転送するには、ビジネスフォンを利用できる環境が整ったところで、さらに電話転送サービスを利用する必要があります。
しかし通常の電話転送サービスを用いると、1つの番号にしか転送できない上に、転送時に通話料が発生してしまいます。
実は、会社の電話をスマホに転送するには、コストがかかり、かつ、1つの番号にしか転送できないという問題点もあるのです。
電話をスマホに転送するなら「ナイセンクラウド」
電話の転送によって業務効率が向上することは分かりましたが、同時に、コストがかかり不便な面もあることも明らかになりました。業務効率の改善ができると言えども、導入コストはなるべく抑えておきたいものです。また、結局転送できる先が1つの電話番号に固定となってしまうと、あまりメリットが無いように思えてしまうでしょう。
そこでおすすめしたいのが、弊社が提供する「ナイセンクラウド」です。
「ナイセンクラウド」とは？
ナイセンクラウドとは、PC・スマートフォン・IP電話機を内線化するクラウドPBXサービスです。会社の電話をスマホに転送する際に必要な主装置をクラウド化したものです。
スマホをオフィスに備え付けている電話と同様にビジネスフォン化することができるため、転送サービスを用いずに複数のスマホで会社の電話を受けることができます。
通常の電話転送サービスを利用したときの「1つのスマホでしか電話を受けられない」「転送時の通話料」といった課題を解決することができるのです。
また、ナイセンクラウドは、インターネット環境さえあれば利用を始められるため、回線工事や電話工事を必要としません。お申し込みから概ね10日前後で開通・利用開始可能です。設定変更についてはウェブで完結するため工事の手間なく電話機を増やすことが可能です。
ナイセンクラウドの機能や特徴とは？
ナイセンクラウドは数多くの機能を搭載しています。便利な機能をいくつかご紹介します。
◎外線通話はどこにいても3分8円～
ナイセンクラウドは携帯電話網や国際電話網を使用しないため、外出先や海外からの外線通話も国内の固定電話料金で通話できます。
◎使用端末はPC・スマートフォン・IP電話機
ナイセンクラウドを使用できる端末は、PC（Windows/Mac対応）・スマートフォン・IP電話機のいずれかです。例えば、社内ではIP電話機、外出先ではスマートフォン、在宅勤務の人はPCを使用するという運用もできます。IP電話機はLANケーブルで接続するため、電話線を使用しません。
◎どこにいても03・06・0120などの電話番号で発着信可能
ナイセンクラウドで使用可能な電話番号は、03・06・050・0120・0800など多数です。外出先や拠点、海外出張先でも、オフィスと同じ電話番号で電話を受けたり発信したりすることができます。
◎複数の電話番号を運用可能
ナイセンクラウドでは、複数の電話番号を一括運用できます。例えば、企業には代表電話番号・顧客窓口・フリーダイヤル番号・支店の電話番号などの設置が必要な場合があるでしょう。ナイセンクラウドは、それら複数の電話番号を一括管理できます。
◎複数の端末で一斉着信
着信が来た場合に、事前に設定している電話機・PC・スマートフォンを一斉に呼び出します。一斉着信では、代表電話番号の着信設定や顧客窓口の着信設定など、特定の端末を呼び出す設定も可能です。
◎電話履歴をウェブで確認
発着信時間・通話した人・通話した時間・受け取れなかった電話などをウェブで確認できるため、「営業の見える化」に役立てることが可能です。これを活用して、電話の掛け直しをスムーズに行うことができます。
ナイセンクラウドの利用料金は、初期費用一律10,000円、月額費用は内線台数と電話番号の数で計算します。1内線の利用では月額2,000円、2内線の利用では月額5,000円、5内線以上は月額10,000円からとなります。
▼1分でわかるナイセンクラウド
動画でもナイセンクラウドの機能を分かりやすく説明しています。さらに詳細を知りたい方は、ぜひ「ナイセンクラウド」のサービスページをご確認ください。
スマホへの電話転送で仕事をもっと楽に！
これまで企業で行われていた電話業務の形は変化しつつあります。現代では、いかに業務効率を上げるかが問われており、従来の働き方では上手くいかないケースも増えました。
ナイセンクラウドは、PCやスマートフォンなどの内線化・発着信を管理する機能も備わっているため、オフィスに縛られない働き方をサポートできます。社員の負担になる電話業務を変えて業務効率を改善したい場合は、スマホへの電話転送が可能なナイセンクラウドを導入してみませんか。