パソコンを電話にできるのをご存じですか？オフィスにおける電話の形
パソコンを電話にすることができたら、電話機のスペースと費用が効率化されるし、便利になると思いませんか？実際に、パソコンを電話にする方法はありますが、パソコンを電話にするために必要なものやサービスが何かが分からず、取り入れることができない方もいるでしょう。
パソコンを電話にする解決策として、クラウドPBXというサービスがあります。この記事では、クラウドPBXについて分かりやすく丁寧に説明していきたいと思います。
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パソコンを電話機にできるクラウドPBX
パソコンを電話機にする方法として「クラウドPBX」というサービスを活用する方法があります。ここでは、クラウドPBXとはどのようなサービスなのか詳しくご説明します。
クラウドPBXとは
そもそもPBXとは、主装置と呼ばれるハードウェアで、電話機同士を内線としてつなげたり、外線を社内の複数の内線とつなげたりする役割を持っています。PBXを設置および設定をすることにより、電話環境が構築できるのです。
このPBXという主装置は購入する必要があり、さらに拠点ごとに設置をする必要があります。しかし、最初に設置するときや回線の増減や設定変更をしたいときに、専門のメンテナンス業者を呼ぶ必要があります。そのためPBXの導入には非常に大きなコストと労力と時間がかかります。
クラウドPBXとは、PBXそのものがインターネット上にあるサービスのことで、安価に、場所を問わず電話環境を作ることができるものです。
クラウドPBXはインターネット環境さえあれば利用することができます。また、工事や主装置などのハードウェアを買う必要がなくなります。クラウドPBXは簡単に電話環境を作ることができる画期的なサービスです。
パソコンを電話機にするメリット
次に、このクラウドPBXを使ってパソコンを電話機にする方法をご紹介します。具体的なやり方は、クラウドPBXのサービスを利用後、パソコンに専用のアプリをインストールしてから設定を行います。最後に、ハンズフリーヘッドセットかUSBフォンをセットすることで電話環境の準備は完了します。簡単ですね。
では、パソコンを電話機にするメリットにはどのようなものがあるのでしょうか？パソコンを電話機にすることのメリットを3つご紹介します。
電話機代が掛からない
1つ目のメリットは、パソコンを電話機にするので電話機そのものが必要なくなるということです。そのため、電話機にかかるリース代金や初期投資が不要になるのが大きなメリットです。
また、電話機が不要なので、デスク周りを広々と使うことができます。さらに、固定電話に必要な電話専用線が要らなくなるので、社内の机のレイアウトを自由自在に組むことができます。フリーデスクで席が固定されていない企業でも、パソコンが電話になるのであれば、どこの席でもノートパソコンを抱えて移動すれば電話対応が可能です。
自宅や外出先でも会社の電話が利用できる
2つ目のメリットは、パソコンが電話機になるので、持ち運びができるようになることです。電話機にできるパソコンはデスクトップだけでなくノートパソコンも含みます。自宅や外出先でも、パソコンが電話機になるのでわざわざ社用携帯を持ち運ぶ必要がありません。
また、自宅や外出先で会社の電話が利用できることは、従来は折返し対応していた電話を直接受けることができるようになるので、お客様への素早いレスポンスが可能となります。実際に、パソコンを電話機とする方法はテレワークや出張の多い営業マンなどが取り入れている方法で、昨今の働き方改革の課題を解決する方法としても有益です。
作業効率がアップする
パソコンを電話にする際に欠かせないのがヘッドセットです。ヘッドセットで会話ができれば、両手が空くため作業をしながらの通話が容易になります。
スマホや固定電話を用いると片手がふさがり、両手で作業したい場合は肩と頭で挟む体勢になりますよね。しかしこの体勢では肩こりや首こりで体に痛みが生じやすく、またバランスが取りにくいため電話機を落としてしまうこともあります。
パソコンを電話にしてヘッドセットを用いれば、体に掛かる負担を減らし、作業効率をアップさせることが可能です。
パソコンを電話機にできるだけではない！クラウドPBXのメリット
パソコンを電話機にするだけでも十分メリットは得られますが、クラウドPBXを導入することには、さらに多くのメリットがあります。代表的な例を4つご紹介します。
工事要らずですぐ使える
通常PBXを導入するのには専門のメンテナンス業者を呼んでの工事が必要になりますが、クラウドPBXでは、電話回線を開けたり、設定を変えたりする際に工事が不要という点が大きなメリットです。そして、回線が開けばすぐに使用することができます。
スマホでも会社の電話番号で発着信できる
次に、パソコンだけでなくスマートフォンからでも、会社の電話番号で発信ができるというのも1つのメリットです。通常、出先でスマートフォンから相手先に発信した場合は、携帯番号が表示されることになるので、相手先の受付に「知らない番号からだ、セールスの電話かな」と不審に思われてしまう可能性があります。そうならないためにも、会社の代表の電話番号で発信ができると、相手先の受付の方も安心して電話を取ることができ、目的の担当者へスムーズにつなぐことができるでしょう。
さらに、出先のスマートフォンからでも、会社の代表電話番号にかかってきた電話を取ることができます。そうすることで、自社の受付に電話を取り次いで貰う必要がなくなり、直接電話をすることができるので、労力や時間面において効率的になります。
複数拠点・海外でも内線が使える
また、複数拠点・海外でも内線が使えるという点も大きな魅力です。複数の拠点、例えば、仙台・東京・大阪といった複数の支社に分かれていても、拠点間の通話を内線で結ぶことができます。さらには、海外とも内線で通話ができますので、通話料を大幅に削減することが可能です。
さらに、外線からかかってきた電話を、簡単に内線に転送ができるので、電話を取り次ぐ際にもスムーズになります。今まではリモートワークや外出中の担当者にかかってきた電話は伝言や折返し対応とせざるを得なかったところ、スムーズに取り次ぐことができるでしょう。
通話料が安くなる
最後に、通話料が安くなるのも大きなメリットです。大抵のクラウドPBXのサービスは、内線間の通話料金は無料なので、海外や遠い拠点であっても内線間の設定をすれば、通話料金はかからないので大きなコストダウンができるでしょう。
また、それに加えて外線の通話料金も一般の通話料金に比べ安く済むようになります。
パソコンを電話機にするなら「ナイセンクラウド」
クラウドPBXには、電話対応において多くのメリットがあることが分かりましたね。そこで、パソコンを電話機にするのにおすすめのクラウドPBXサービスとして弊社が提供する「ナイセンクラウド」をご紹介します。ここでは、ナイセンクラウドの特徴と導入事例についてご紹介します。
ナイセンクラウドの特徴
ナイセンクラウドの特徴はいくつもありますが、その中で代表的なものをご紹介します。
◎固定電話を持ち歩けるようになる
お手持ちのスマートフォンから、会社の電話番号で発着信ができるようになります。つまり、固定電話を持ち歩くことができるようなものです。また、パソコンを電話機にすることも可能です。専用のアプリをインストールすればすぐに使うことができます。
◎ナイセン間の通話料金が無料
内線間の通話料金は無料です。社内の連絡などを、支店間や出先の営業間で行う際の電話料金が大幅に安くなります。
◎複数の端末での一斉着信や、複数の電話番号を一括管理することができる
通常のビジネスフォンと同じく、着信があったときには、設定した電話機・パソコン・スマートフォンを一斉に呼び出すことができます。また、特定の端末のみを呼び出すように設定を変えることも可能です。さらに、複数の電話番号を1つの管理画面上で一括管理することも可能です。
◎発着信履歴をWEBで確認し、営業の見える化が可能に
受け取ることができなかった電話も、着信履歴をWEBでどこでもいつでも確認することができるので、電話をかけ直しやすくなります。また、いつ、誰が、誰へ、どの位通話したかなどの通話履歴も確認できるので、「営業業務の見える化」に役立ちます。
◎留守番電話メッセージのデータをメール送信できる
外出先で留守番電話メッセージを聞く際は、通常センターなどに接続してメッセージを確認します。しかし、ナイセンクラウドを利用すると、録音された音声をMP3形式にしてメールアドレスに添付して送信することができるので、情報をリアルタイムで確認することができます。
◎非通知電話や特定番号の着信をブロックする
非通知番号や特定電話番号からかかってきた電話を、「話し中」、「切断」、「アナウンスを流す」、「呼び出し音を鳴らし続ける（受ける側の電話は鳴らない）」と、いずれかの設定をすることができます。しかも設定は、WEB上で簡単に変更、登録ができますので、しつこい営業電話に対して適切な対応ができるようになるでしょう。
◎IVR、音声ガイダンス
大手企業がコールセンターで導入しているような、IVR、音声ガイダンス機能を利用することができます。電話着信時のガイダンスに「商品については1を、採用については2を、それ以外のお問い合わせについては9を押してください」といったように、要件別に設定を行うと、電話業務がより効率的になります。
このようにさまざまな機能、特徴があるナイセンクラウドは、電話業務の質を向上させてコストを削減するのに有効です。また、一般のビジネスフォンに比べて、導入費用が安いので、設置しやすく、いつでも始められていつでもサービスを停止することができます。
ナイセンクラウドについて1分にまとめた動画もありますので、ぜひご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
ナイセンクラウドの導入事例
次に、実際にナイセンクラウドを導入した企業様の事例をいくつかご紹介します。どの企業様も電話業務に関する問題をうまく解決できています。
A社：拠点が複数ある
北海道支店、仙台支店、大阪支店など、拠点が複数あるA社では、ナイセンクラウドを導入する前は同じ会社なのに支店ごとに電話番号が違っていたため、管理や情報共有が大変でした。
しかし、ナイセンクラウドを導入することで、すべての支店で1つの番号を使用できるようになりました。お客様にご案内する際も分かりやすく、会社側でも管理しやすい環境を作ることに成功。その要因の1つが拠点間同士のやり取りがスムーズになった点です。従来では、本社から仙台支店へと、拠点間ごとに電話をかけ直していましたが、例え海外の拠点同士だったとしてもインターネット環境があれば問題なく内線で通話ができます。
また、拠点間同士の通話料も高額になっていたところ、ナイセンクラウドの導入後は内線でいくら話しても通話料は無料となるため、大幅なコストダウンに成功しました。
B社：在宅スタッフが多い
在宅スタッフが多いB社では、社内と在宅勤務のスタッフとのやり取りが不便でした。社内と在宅スタッフとで連絡を取る場合、毎回電話を切っては、次のスタッフに11桁の携帯番号を入力して電話をかけるという作業が恒常的に発生していました。
それがナイセンクラウドを導入することで、まるで1つのオフィスにいるかのようにスムーズにやり取りができるようになりました。社内にいる相手に内線をかける要領で在宅スタッフとの通話が可能になったのです。11桁からたった3桁の内線番号を押して受話器を取るだけで、設定してある相手と通話ができるようになり、電話をかける労力が格段に効率化されました。
また、少しの外出や席を外した時に連絡が来てしまうということもありましたが、ナイセンクラウドを導入したことでスマートフォンに転送が可能になり、どこに居ても着信に気づくことができるようになりました。
C社：工場・倉庫で業務を行う
工場・倉庫で業務を行うC社では、在庫の確認のため、倉庫内を動き回ることが多いです。そのため、拠点に電話がかかってきて「商品の在庫を調べてほしい」と言われたときは倉庫まで確認しに行くので、電話を長く保留にしてしまうことや、電話をかけ直すという事態に陥っていました。
しかし、ナイセンクラウドを導入したことで、かかってきた拠点への通話を切らずに持っている携帯電話に転送し、倉庫内で携帯電話を使って通話をすることができるようになったので、スムーズな確認作業や移動しながら業務をこなすことができるようになりました。
電話機の形にこだわる必要なし！パソコンを活用しよう
この記事では、パソコンを電話機にできる方法としてクラウドPBXというサービスについてご紹介しました。クラウドPBXを利用して、パソコンを電話機として活用すると、「電話機代が掛からない」「自宅や外出先でも会社の電話がパソコンを通して利用できる」というメリットがあります。
また、このクラウドPBXには、パソコンを電話機にできるだけではなく、「工事要らずですぐ使える」「複数拠点・海外でも内線が使える」「通話料が安くなる」といったさまざまなメリットがあります。
ナイセンクラウドのような便利なクラウドPBXのサービスを利用して、パソコンを活用することで、電話業務を効率化していきましょう。