固定電話をワイヤレス化することは可能？どこでも固定電話を利用できる方法とは
業務効率の向上を図る過程において、固定電話のワイヤレス化を行うことは有効な手段の1つです。この記事では、固定電話をワイヤレス化する方法とメリットをご紹介します。また、電話のワイヤレス化を進めるうえでおすすめのツールも合わせてご紹介しています。
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固定電話をワイヤレス化するメリット
まずは、固定電話をワイヤレス化するメリットについて考えてみましょう。
線が邪魔にならない
ワイヤレス化すると線が邪魔にならなくなります。また、デスクで自由に使える空間が広がり、電話機やPCなどを移動する際に電話線が絡まるリスクもなくなることが主なメリットです。また、配線に縛られることがないため、席を自由に選択することができ、フリーアドレス制の導入も簡単です。配線があると機器の移動が煩雑化しやすく、レイアウトにも制限が出てしまいます。より快適なオフィス環境を作りやすくなるので、業務効率の向上や従業員のモチベーション向上などにも影響するでしょう。
移動しながら、どこでも固定電話を利用できる
ワイヤレスであれば場所に制約されず、移動しながら固定電話を利用できるようになります。ワイヤレス化されていない固定電話だと、一度電話を受けるとその場所から遠くまでは動けません。一方、ワイヤレス化された固定電話であれば、例えば倉庫に確認に行きながら電話を続けることもできますし、オフィスをちょうど出てしまうタイミングで掛かってきた電話にも移動しながら対応することができます。今まで移動の時間は固定電話に出られない時間でしたが、固定電話をワイヤレス化することで移動しながらでも電話に出られるようになるのです。
固定電話をワイヤレス化する方法
使用中の固定電話をワイヤレス化するには、子機付き電話機を導入する、あるいはクラウドPBXを利用する方法があります。ここからは導入までの流れを項目別に紹介していきます。
親機と子機のある電話機を利用する
固定電話の子機は、親機からの電波が届く範囲であればワイヤレスで利用できます。電話の子機を利用するには、電波を中継するアンテナをオフィス内に設置する必要があります。電波が届く距離は電話の機種によって異なるので、実務環境に子機付き電話機を導入する際には、電波が届く距離を事前にテストしておくことが必要です。
現在流通している子機付き電話機は、Bluetoothあるいは1.9Ghz帯の電波（DECT準拠方式）を利用するカールコードレス電話機・専用のアンテナを利用するPHS・アナログ信号を利用するアナログ型の3種類に大きく分けられます。いずれの型も、オフィス内にアンテナを設置し、子機をワイヤレス化する作業が必要です。なお、親機と紐づけられる台数は電話機の種類や通信方式によって異なっています。子機付き電話機を購入する際には、カタログや販売元のホームページなどで基本性能を確認しておくことをおすすめします。
子機付きの固定電話は自宅で使用している人も多く、使い方に慣れている人も多いのがメリットですが、電話の届く範囲でなければ使用できない点がデメリットです。広いオフィスの場合は場所によっては使用できなかったり、オフィス外では使用できなかったりするため、あくまでも小・中規模オフィスなどの限られた範囲内で使用することを前提としています。
クラウドPBXを利用する
クラウドPBXとは、電話の接続を制御する機械であるPBXをデジタル化し、クラウドサーバー上に設置・管理する通信サービスです。通常、クラウドではないPBXによって電話の発着信や転送といった機能が使用できますが、ハードウェアの設置された拠点内でなければ使用できないという欠点があります。一方クラウドPBXでは、インターネットに接続できる環境であれば使用できるため、遠く離れた拠点で内線を繋いだり、外出中にスマホを使って固定電話の番号で発着信したりが可能になります。スマホを固定電話として使用できるため、実質、固定電話のワイヤレス化と言って良いでしょう。
固定電話のワイヤレスが可能なクラウドPBXのメリット
固定電話をワイヤレス化する方法として、クラウドPBXは実用性の高さ、コストの低さといった点で優れた方法です。ここからは、クラウドPBXを導入するメリットを整理していきます。
すでに持っているスマホで固定電話の番号を利用できる
クラウドPBXと連携した電話機では、どこからでも固定電話の番号を使って発着信できます。スマホから会社の代表電話番号を使って発信したり、会社の固定電話に着信した電話を社外からスマホで受けられたりすることがクラウドPBXの特徴です。常に固定電話の番号を使えるので、外出中やテレワーク中などでもオフィス勤務に近い環境で電話対応ができるようになります。
従来の対応方法では、会社への不在着信を社外からスマホや公衆電話で折り返す場合、相手に折り返し電話だと気づかれず、電話を無視されてしまうケースも少なくありませんでした。しかし、クラウドPBXを導入していればスマホから会社の代表番号を使って発信できるので、電話がつながりやすくなります。会社へ着信した電話を社外にいる従業員に直接転送することもできるので、電話対応をスムーズに行えるようになります。
全国どこでも、海外でも利用できる
クラウドPBXは通信環境と電話機があれば利用できるサービスで、日本を含む世界各国から同じ番号を使って電話の発着信が行えます。複数の支社を展開している企業の場合、必要に応じて複数の番号を使い分けられることも、同一の番号を共有することも可能です。例えば、東京支社に所属する従業員が大阪支社の番号を使って発信したり、海外出張中に東京支社の番号を使って電話を発信したりすることができます。特に海外から東京支社の番号を使って発着信する場合、国内通話として扱われるため、国際電話を使用する必要がなく通話料を安くすることができます。
オフィスではフリーアドレス制を導入しやすくなる
フリーアドレス制は従業員間でコミュニケーションが図りやすく、先進的な働き方として導入する企業が増えつつある業務体制です。一方で、問い合わせの取次ぎや内線による呼出しなど、電話を用いた業務を行いづらいという難点があります。クラウドPBXはスマホ以外にパソコンもソフトフォンにより電話として使用することができます。クラウドPBXに登録したスマホやノートPCを持って移動すれば、どこの席でも内線番号は変わらないため、電話の取り次ぎもスムーズにできます。
それらのメリットによって、コスト削減・業務効率のアップに繋がる
以上のメリットから、電話機の購入費や通話料などのコストを削減することができます。クラウドPBXは導入の際に工事が不要で、オフィスの移転や電話の台数を増やす際なども工事をする必要がありません。多額のコストを掛ける必要がない一方で、電話環境を整えやすく、通常のPBXを使用している場合よりも電話の利用シーンが広がり、業務効率はアップします。近年は初期導入支援やカスタマーサポートが充実しているクラウドPBXが増えており、低コストで業務効率を向上させる方法として導入する企業も増えつつあります。
固定電話のワイヤレス化なら「ナイセンクラウド」で
固定電話のワイヤレス化をご検討中なら、「ナイセンクラウド」をご利用ください。ナイセンクラウドは、スマホ・PC・IP電話に対応したクラウドPBXです。ナイセンクラウドの機能説明や導入事例、料金プランをご紹介します。
ナイセンクラウドの機能
ナイセンクラウドで利用できる局番は03・06などの全国局番、0120・0800のフリーアドレス、050で、大抵の電話番号に対応しております。固定電話あるいはスマホやPCから特定の番号を使って発着信ができ、どこからでも内線取次ぎが可能です。1台の端末で複数の電話番号を一括管理できることも可能です。例えば会社の代表番号・問い合わせ専用番号・所属部署への直通番号といったように、複数の番号を自由に切り替えて発着信できます。着信時にはどの番号にかかってきたか、発信者番号も合わせて表示されるようになっています。0120や0800などのフリーダイヤルもPCや携帯端末から発信でき、コールセンターの設置や在宅勤務化にも便利です。
また、電話が着信した際には、ユーザーが事前に設定した電話機・PC電話・スマホを一斉に呼び出します。着信した番号によって呼び出す端末を指定できるので、電話対応も効率化しやすいです。さらに、電話対応の時間を決めておきたい場合には、時間帯や曜日によって自動音声を流すように設定できます。非通知番号や着信を防ぎたい番号がある場合、事前に指定して着信をブロックできることもできます。ブロックした場合は、こちら側には着信音は鳴らず、相手には呼び出し音が聞こえるだけでブロックしていることが分からない仕様となっています。
ナイセンクラウドの機能について1分で分かる動画を用意していますので、ぜひこちらをご覧ください。
なお、ナイセンクラウドでは内線同士の通話は無料です。外回り中や海外出張中などでも内線扱いで利用できます。外線通話は国内、海外を問わず3分8円から利用可能で、海外からの通話でも日本国内の固定電話と同じ料金になります。
ナイセンクラウドの導入事例
ナイセンクラウドは場所を問わず利用できるクラウドPBXであり、ワークスタイルの幅を広げるうえで役立つツールの1つです。実際にナイセンクラウドを導入して業務上の課題を解決した事例を2件ピックアップしてご紹介します。
1件目は、複数の事業拠点を持つ企業での導入事例です。ナイセンクラウドの導入前は、通話料の高さや、複数の番号を使い分ける手間などが課題になっていました。しかし、ナイセンクラウドを導入することで各拠点で使う電話番号を統一し、電話対応にかかる時間と労力が削減されました。さらに、事業拠点間の内線通話が無料になったことで、通話料の節約にも成功しています。クラウドPBXとしての性質を有効活用することで、業務効率化とコスト削減を両立できた導入事例です。
2件目は、在宅勤務の実施率が高い企業での導入事例です。ナイセンクラウドを導入する前は、会社から在宅勤務の従業員へ個別に連絡を取るのに手間がかかり、場合によっては従業員が電話に気づかないなどの課題を抱えていたようです。そこでナイセンクラウドを導入し、従業員の電話番号を3ケタの内線番号として登録・発信できるようにしました。さらに、従業員の自宅にかけた電話をスマホやPCへ自動で転送する機能を活用し、電話に気づきやすい環境を構築しました。ちなみに着信記録はポップアップでも表示され、不在着信になっても従業員が気づきやすいこともナイセンクラウドの機能の1つです。これらの機能を活用することで、テレワーク中であっても従業員と会社勤務の従業員が同じオフィスに居るかのような早さでやり取りできるようになりました。
ナイセンクラウドの3つのプラン
ナイセンクラウドでは、利用する内線端末の数や利用目的に応じて3種類のプランを用意しております。
個人ユーザー向けの「ライト」は電話番号の使い分けや着信ルール設定などを利用できるプランです。端末は1つであるため、内線機能はありません。外出先から固定電話の番号を使って発信したり、時間外対応や着信通知などのオプションを使ったりしたい方におすすめのプランです。
1~2名向けの「ペア」は、2つの端末間で内線機能を利用できるようにしたプランです。会社にかかってきた電話をスマホやPC電話で取り次いだり、社外から内線通話で発信したりできるので、社員がまだ少なく、外出頻度が高い場合におすすめできるプランです。
最後に中規模以上の会社向けの「プロ」は、内線端末を5台使用できるプランです。規定の追加料金を支払うことで6台以上使用できるようになり、台数が多ければ割引率が適用されます。
なお、各種オプションの料金や、利用できる番号に関しては、契約する回線の種類や地域などによって異なります。サービスサイトから自動見積もり、個別見積もりが可能ですので、お気軽にご利用ください。
このほかに、2台のスマホで固定電話番号を利用することに特化した「スマコテ」もございます。ナイセンクラウドの機能を小規模に導入できるスマコテで使い勝手や機能を試し、必要に応じてナイセンクラウドに切り替えることも可能です。
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固定電話のワイヤレス化で利便性向上も、コスト削減も、業務効率アップも目指しましょう
固定電話をワイヤレス化することは、電話への応対や取り次ぎにかかる時間を減らし、業務効率をアップさせる効果が見込めます。クラウドPBXを利用するとスマートフォンやPC電話などで固定電話の番号を扱えるようになり、通話料やPBXの設置費用などを大幅なコスト削減が可能です。固定電話のワイヤレス化を今後検討されている方は、ワイヤレス化のメリットを正しく理解して、自社のニーズに見合った導入方法を探していくことから始めてみましょう。