テレアポは在宅勤務でも可能！スムーズにテレアポするための方法
現在ではさまざまな職業で在宅勤務が普及しつつあります。そうした中、テレアポ業務も在宅で実施する企業が増えています。しかし、テレアポを在宅勤務にシフトするためにはいくつかの課題があり、なかなか導入に踏み切れない企業が多いことも事実です。そこでこの記事では、テレアポを在宅勤務で行いづらい理由を整理し、在宅勤務でもスムーズにテレアポ業務を実現するための方法をご紹介します。
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在宅勤務でテレアポ業務がしづらい理由
テレアポ業務のある部署で在宅勤務を導入しようと検討していても、さまざまな理由で躊躇してしまう企業が多くあります。この章では、在宅勤務でテレアポ業務がしづらい代表的な理由を3点ご紹介します。
会社の電話番号を利用できない
テレアポ業務を在宅勤務で行う場合、会社の固定電話の電話番号が利用できない点が大きなハードルとなっています。例えば、携帯電話から顧客にかけても、知らない携帯番号だと不審に思われてつながらないケースが多く、業務が進みにくくなってしまう実情があります。結果的に出勤せざるを得ないという判断になり、在宅勤務を取りやめるケースもあるようです。
電話の取り次ぎが困難
在宅勤務では会社にあるようなビジネスホンが利用できず、電話の取り次ぎが困難です。一度顧客からかかってきた電話を切って別の担当者に連絡を取り、改めてその担当者から顧客に折り返しの電話する必要があり、非常に手間がかかります。
社内と在宅勤務者で顧客管理、テレアポ状況の管理ができる環境が必要
顧客管理に関する管理業務の煩雑さも、テレアポの在宅勤務化が進めにくい要因の一つです。アポイントメントを取るという性質上、しっかりと顧客管理がされていないと、連絡のバッティングが起きがちです。例えば、同じ社内であれば架電している状況を目視で確認できたり、口頭ですぐに伝えたりすることが可能ですが、在宅勤務ではそうはいきません。各従業員がどの顧客に、いつ架電しているかが見えないため、一般的な勤務形態よりもさらに管理体制が重要になります。そのため、常にどのスタッフがどの顧客に架電し、テレアポの状態がリアルタイムで追えるような環境を整える必要があります。
テレアポを在宅勤務でもできるようにするメリット
以上のようにテレアポを在宅勤務で行えるようにするには様々な問題があります。しかし在宅勤務でテレアポ業務ができるようになると、様々な恩恵を受けられるようになります。テレアポを在宅勤務でできるようにするメリットを整理してみます。
緊急時でもテレアポ業務が遂行できる
2020年は新型コロナウイルスの感染拡大により、日本だけでなく外国でも在宅勤務を導入する動きが見られました。また、日本では台風被害により出社が困難になってしまう日があります。このようなオフィスへの出勤が困難になってしまうときでも、在宅勤務でテレアポができれば、普段通りに業務を遂行することができます。
多様な働き方に対応できる
在宅では遂行できない業務ばかりの企業では、在宅勤務の導入は夢のまた夢です。しかし子育てや介護、ライフワークバランスの重視など、最近では多様な働き方に企業が対応することが求められる世の中になってきており、在宅勤務への対応への有無が採用の結果に影響を与えることもあります。在宅勤務に対応できる業務が増えれば増えるほど、多様な働き方に対応できるようになり、企業イメージの向上につながるでしょう。
テレアポの心理的ハードルが下がる
テレアポを行う従業員にとって、断られている姿や営業トークに失敗している姿を見られることは「恥ずかしい」と感じてしまう原因になります。プレッシャーを感じればさらにテレアポがうまくいかなくなってしまうでしょう。テレアポを在宅勤務でもできるようにすれば、人に聞かれるというプレッシャーから解放され、のびのびとテレアポを行うことができます。
オフィスの設計をシンプルにできる
複数人が1つの部屋で電話を一斉にかけると、会話が他の人の通話に拾われたり、周りがうるさくて気が散ったりするため、パーテーションを設置したり、部屋を複数用意したりなど、オフィスの環境設計にコストが掛かっている企業も多いでしょう。しかし在宅勤務でテレアポをできるようになれば、そのような環境を社内に用意する必要はありません。また、テレアポをする従業員にとっても、自宅でできるので個々に合わせて環境を快適に保つことができます。
テレアポを在宅勤務でもできるようにする方法
テレアポを在宅勤務で行うにはさまざまな課題をクリアしなければなりませんが、テレアポを在宅勤務でも実現する方法はあります。この章では、その方法を2点ご紹介します。
社用携帯を支給する
テレアポを在宅勤務でもできるようする方法として、社用携帯を支給する方法があります。従業員に社用携帯を支給すれば、顧客からの電話にも在宅勤務で対応できます。
ただし、先ほどご説明した問題の根本的な解決にはなっていないうえに、余計なコストがかかるため、あまりおすすめはできません。また、最近ではそもそも社用携帯の導入に疑問を呈する企業も増えてきています。社用携帯を支給すると携帯を2台持ちすることになるので、社員の負担が増します。しかも、社員の使い慣れた携帯ではないので、操作性の違いから作業効率を落としかねません。
クラウドPBXを導入する
もう一つが「クラウドPBX」というサービスを活用する方法です。クラウドPBXとは、電話交換機であるPBXをオフィス内ではなく、クラウド上のサーバーに設置するサービスのことを指します。PBXをクラウド化することで、インターネット環境さえあれば、既存のスマートフォンもしくはPCで、内線・外線通話や転送が可能になります。つまり、社用携帯を支給せずとも、社員が所有するスマホやノートPCなどを使って、会社の固定電話の番号を利用でき、電話の取り次ぎもオフィスにいるのと同様にできるようになるのです。
また、クラウドPBXには顧客管理機能が備わっているものや、電話業務に役立つ機能が搭載されているものもあります。特にテレアポなどの営業業務においては顧客管理機能が欠かせません。顧客の名前や会社情報、役職名といった基本情報はもちろん、過去の対応履歴も確認できるようになっていると便利でしょう。過去の内容を踏まえた、より確度の高いトークもしやすくなるうえに、担当者が引き継ぐ際にも役立つでしょう。
テレアポの在宅勤務化だけでない！クラウドPBXのメリット
クラウドPBXを導入するメリットは在宅勤務化に関わることだけではありません。ここからは、4つの大きなメリットをご紹介します。
複数支社、海外支社でも利用できる
クラウドPBXはインターネットを経由して使うものなので、利用する場所を問いません。そのため、複数支社や海外支社であっても利用可能です。複数支社間で同一の電話番号を利用したり内線を使用したり、海外支社で日本国内の電話番号を使って電話を発着信することが可能です。既に複数の拠点を持っている企業はもちろん、今後事業の拡大を考えている場合には、クラウドPBXの導入が近道でしょう。
外出中、出張中でも利用できる
クラウドPBXはインターネット環境さえあればスマホやノートPCを使ってどこでも利用できるため、外出中や出張中でも、もちろん利用可能です。特に外出が多い営業職の方などは重宝するでしょう。会社の固定電話機の前で顧客からの電話を待つ必要もなくなるのでタイムロスが減るほか、迅速に対応できるので顧客満足度の向上にもつながります。
電話の増設、オフィス移転の際に工事が必要ない
従来のPBX（電話交換機）の設置にはオフィス内での工事が必要でしたが、クラウドPBXはインターネットを利用したサービスなので、電話の増設やオフィス移転の際に工事は不要です。導入コストを大きく削減できるので、まとまった資金が用意できない企業であっても充実した電話環境を構築できます。
電話にかかるコストを大幅に削減できる
クラウドPBXを導入することで、通話料や端末費、その他諸経費の削減が可能です。例えば、外出先であっても内線同士の通話扱いになるので無料になり、通話料を削減することができます。また、クラウドPBXは従業員個人のスマホやPCで利用できるので、社用携帯を支給する必要がなくなり、端末費用を削減できます。さらに、クラウドPBXの諸機能を利用することで、それまで契約していた音声ガイダンスや転送サービス等の費用が不要になるうえ、電話の増設やオフィスの移転の際に業者を手配する必要もなくなります。このように、クラウドPBXは、それまで電話にかかっていたコストを大幅に削減してくれます。
在宅勤務の導入に利用されています！「ナイセンクラウド」のご紹介
現在提供されているクラウドPBXのサービスは数多くあり、初めてクラウドPBXを利用する方はどのサービスを選べばいいのか迷うことも少なくないでしょう。そこで弊社の提供するクラウドPBX「ナイセンクラウド」をご紹介します。
ナイセンクラウドは、オフィスの固定電話をクラウド化し、海外拠点を含む遠方の事業所や社員の携帯電話を含めた社内の全ての電話を内線電話化する、企業向けの電話サービスです。この章では、ナイセンクラウドの機能・プラン・導入事例についてご紹介します。
ナイセンクラウドの機能
ナイセンクラウドは、拠点間の通話や内線電話が全て無料です。外線は3分8円～で、海外で使用する場合も国内通話扱いとなるため、同様の条件で通話が可能です。
また、顧客からの電話も複数端末で一斉着信できるようになります。着信の際には、どこの誰から電話がかかってきたのかが表示されるため、担当者が直接電話に出ることで、電話に出る前に業務を切り分けることも可能です。会社にかかってきた電話を出張中の社員のスマホや国内の支店のみならず、海外支店でも着信できるので、業務効率が一段と向上するでしょう。
その他にも、留守番電話のメッセージを音声ファイルに変換する機能やフリーダイヤルでの発着信機能なども利用できます。
ナイセンクラウドで使用できる端末はスマホ・PC・IP電話機と幅広く、社員個人が所有するスマホやPCも利用可能なので、会社がそれまで負担していた端末代を削減できます。その他にも、複数電話番号の一括運用や設定変更ができる仕様になっています。もちろん、これらの変更には工事不要で、ブラウザ上で手軽に変更できます。それ以外にも、自動録音機能・モニタリング機能・音声ガイダンス機能・電話会議機能など、便利なオプションを追加することも可能です。
ナイセンクラウドなら、在宅勤務でもテレアポ業務を遂行することができます。登録したスマホやノートPCを使って自宅から従業員がテレアポをすることができます。その発着信履歴や通話の履歴を管理者が確認することができ、モニタリング機能や通話録音機能を使えば実際のトークを聞いて確認をすることも可能です。在宅勤務の導入において「社員がさぼるのではないか？」と心配する企業でも、ナイセンクラウドでは実際の稼働状況を管理することができるので安心してご利用いただけます。
導入コストを下げつつ、電話業務を効率化したい方はナイセンクラウドの導入をご検討ください。
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ナイセンクラウドの3つのプラン
ナイセンクラウドの料金プランには、「ライト」「ペア」「プロ」の3種類があります。では、それぞれのプランについてご紹介します。
ライトは1人で経営している個人事業主の方向けのプランです。利用できる端末台数は1台なので、このプランでは内線を利用することはできません。外出先で固定電話を使用される方におすすめです。
ペアは1～2人規模の会社向けのプランです。2つの端末間で内線機能が利用可能で、外出先でも会社にかかってきた電話をスマホやPCで受けることができます。外出の多い企業におすすめです。
プロは中規模以上の会社向けのプランです。内線機能は利用可能で、搭載されている機能をフル活用したい企業におすすめです。使用できる内線は5つまでですが、それ以上の内線の利用は1,000円加算することで1内線増設することが可能です。内線数が増えることで割り引きが適用されますので、規模の大きい企業でも安心して導入いただけております。
また、有料オプションとして「自動録音(100時間まで)」「IVR（自動音声応答）」「電話会議」「モニタリング」「ウィスパリング」から必要な機能をお選びいただくことができます。
このように、ナイセンクラウドでは、サービスを利用する会社の人数に合わせてプランを選択することができます。そして、オプションを追加することにより、それぞれの会社好みに、さらに使い勝手の良いサービスを受けられます。状況に応じて費用が変わりますので、自動見積もりや個別見積もりなどでご確認ください。
ナイセンクラウドの導入事例
最後にナイセンクラウドの導入事例をご紹介します。
まず、在宅スタッフの多いWeb会社の導入事例をご紹介します。この会社では社内と在宅勤務スタッフ間のやりとりが不便で、少し席を外している間に連絡が来ても気づかないことが多々あったそうです。そこでナイセンクラウドを導入し、拠点間通話を活用することでコミュニケーションの問題を解消しました。持ち運びできるスマホで内線や外線の取り次ぎができるようになったことで、電話が来たことに気付きやすくなり、スムーズな連絡が可能になりました。
次に、海外に工場がある企業の導入事例をご紹介します。このケースでは、海外の工場と連絡を取るために国際電話の料金が非常に高額になってしまうことが悩みでした。しかし、ナイセンクラウドの内線通話を利用して、海外と国内間の拠点同士の通話料を抑えることに成功しています。また、海外支社から日本国内のお客様への通話も、国際電話を使わずに通話できるので、通話料金の大幅な削減が実現しました。
このようにナイセンクラウドを活用すれば、電話業務に関わるさまざまなトラブルを解決することができます。ご紹介したような悩みを抱えている企業は、ぜひナイセンクラウドをお試しください。
在宅でもテレアポ業務ができる時代に！
かつては在宅勤務でテレアポ業務を行うことは困難でしたが、現在では昨今の働き方改革の推進の動きが後押しして、在宅でもテレアポ業務ができるように対応する企業が増えてきています。在宅でテレアポをスムーズに行う方法として、クラウドPBXの導入を強くおすすめします。クラウドPBXは社員のスマホやPCを内線化することができ、インターネット環境さえあればどこにいても利用できます。端末代や機器の設置・工事費用、社員の交通費など大幅なコスト削減が可能です。在宅勤務でテレアポ業務を行う場合には、ぜひナイセンクラウドの導入をご検討ください。