固定電話を法人契約する際の注意点・ポイント
オフィスでの活用シーンが多い固定電話。現在はスマホが広く普及していますが、信頼性の高い電話番号として固定電話は欠かせません。また、一般家庭にあるような固定電話と異なり、オフィスで使用されるビジネスフォンも円滑な業務推進には必須です。こうした固定電話を法人契約するにはどうすればいいのでしょうか。
そこでこの記事では、固定電話を法人契約する際の注意点やポイントを詳しく解説します。そして多くの企業が活用しているクラウドPBXについてもご紹介するので、ぜひご一読ください。
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固定電話を法人契約する手順
最初に固定電話を法人契約するための流れを解説します。
通信事業者を決める
まず最初に固定電話の種類について説明します。固定電話は、NTT加入電話・直収電話・光IP電話・CATV電話の4つに大きく分類できます。NTT加入電話は、NTT東日本とNTT西日本が提供する固定電話サービスを指しますが、直収電話はNTT東日本・NTT西日本以外が提供する固定電話サービスで、光IP電話は光ファイバー通信サービスを活用した、基本料・通話料が低コストの現在主流のサービス、CATV電話はケーブルTVの回線を利用した電話サービスです。
法人契約される方の通信環境によって最適な通信事業者は変わります。インターネットの通信速度を求める方や会社の規模など、さまざまな条件を加味して通信事業者を選びましょう。
電話番号を決める
続いて、電話番号を決めましょう。市外局番と次の4桁については基本的に住んでいる地域によって決定されるため数字を選ぶことはできません。最後の4桁の数字については自身で選べます。通信事業者からいくつかの電話番号が提案されるので、気に入った電話番号を選びましょう。この際、もし希望の電話番号がない場合は、再度ほかの番号を提示してもらえます。
ただ、この際に選んだ電話番号が今までに誰にも使われていないとは限りません。仮に以前に飲食店などが使用していた電話番号だとすると、間違い電話が頻発する恐れがあります。電話番号決定の際は、インターネットなどで使用予定の番号を忘れずに調べるようにしましょう。
端末や主装置を用意する
法人のオフィスと言えば、欠かせないのが電話機端末と主装置です。ビジネスフォンと言った方が伝わりやすいかもしれません。ビジネスフォンは高機能な電話機で、使用するには受話器の付いた端末とPBXとも呼ばれる主装置をそれぞれ揃えなくてはなりません。複数の電話機で電話番号を共有したり、内線を使用したりすることができます。
初期費用や工事などの手間はかかりますが、ビジネスフォンがあれば業務の効率化、そしてコスト削減が可能なため、多くの企業で導入しています。事業規模が小さければ一般の電話機で代用している会社もありますが、中規模以上の事務所や利便性を向上させたい場合は、ビジネスフォンは欠かせないでしょう。
工事を行う
通信事業者や電話番号を決めて機器を揃えたら、固定電話を使えるようにするための工事を行います。工事内容は、端末や主装置の規模や設置したい回線の種類によって左右されますが、まずは打ち合わせと現地調査から始まる場合が多いです。現状を把握し、問題なく工事を行えるか否かを工事業者に判断してもらいます。問題がなければ別の日に工事が行われ、半日から1日ほどの時間をかけて工事をします。ただ、ビジネスフォンの規模が大きい場合は、配線工事などで時間がかかるかもしれません。最後に電話の開通や各機器の動作を確認して固定電話の開通が完了します。
固定電話を法人契約する際の注意点・ポイント
次に、固定電話を法人契約する際の注意点をお伝えします。固定電話の法人契約で失敗しないためにも、いくつかのポイントを確認しておきましょう。
通信事業者は複数比較する
通信事業者はあまり決め打ちをせずに、なるべく複数で比較検討するようにしましょう。固定電話といえばNTTが有名ですが、必ずしもあなたの会社に最適なサービスであるとは限りません。各社にサービスの特徴に差がありますし、プランの値段も異なります。今まではあまり気にしていなかった通信事業者が実は自社に最適のサービスを展開していたというケースもあるでしょう。
また、比較することで通信事業者ごとの強みやご自身の好みがより明確になります。歴史があり長年安定したサービスを提供する会社に魅力を感じる方もいるでしょうし、新しく勢いのある会社の斬新なサービスがフィットするという方もいるでしょう。固定電話は一度契約を結ぶと、あまり解約や変更はせずに長く使用される方が多いです。月々の固定費への影響が大きな決定なので、よく比較したうえで、納得のいく通信事業者を選びましょう。
電話番号は覚えやすいものを選ぶ
電話番号は社員だけでなく、外部の取引先の方やお客様もよく使用します。そのため、どのような電話番号でも良いと考えるのではなく、なるべく親しみやすく覚えやすい電話番号を選びましょう。覚えやすい番号の例としては、同じ番号が続くものや連番になっていると分かりやすく人気です。また、会社に関連するワードの語呂合わせになっていると、覚えやすいうえに宣伝効果も高まるのでおすすめです。固定電話の電話番号は長期にわたって使用するものです。なるべく使いやすさを重視して電話番号を決定しましょう。
端末の用意は購入・リース・BYODの3つの選択肢がある
電話をかけるためのビジネスフォンですが、購入・リース・BYODという3つの方法で用意できます。それぞれの特徴を見ていきましょう。
まず購入ですが、ビジネスフォンは高額なため一時的に多額のキャッシュアウトが発生します。しかし、長期的に考えるとコストを抑えられるのが購入するメリットです。
リースの場合は、月額費用を支払うことでビジネスフォンを利用できます。導入ハードルが低いですが、使い続けると割高になってしまいます。途中解約も基本的にはできません。
最後にBYOD（Bring Your Own Device）ですが、これは個人が所有しているスマートフォンやタブレットなどを業務利用することを指します。会社に端末の購入費用がかからないなどメリットがありますが、セキュリティの問題やガイドラインの策定など解決すべき課題も多いです。
クラウドPBXなら工事要らずで費用も安い
ビジネスフォンの利用を考えるならば、クラウドPBXという選択肢も忘れてはなりません。クラウドPBXとは本来であればオフィス内に設置するPBX（電話交換機）を、クラウド上に用意したサービスです。とても人気の高いサービスで多くの企業が実際に導入しています。
主装置とセットのビジネスフォンを高額で導入しなくても、クラウドPBXであればより安価で便利に会社の電話環境を構築できます。お金と手間のかかるイメージの強いビジネスフォンですが、クラウドPBXであればオフィス内にPBXを設置しないので、工事もなければ社内の場所も取られません。WEBからの簡単な申し込みで利用開始できるのも嬉しい特徴です。前述したBYODにも最適です。
クラウドPBXのその他のメリット
クラウドPBXのメリットはまだまだあります。では、クラウドPBXの魅力をさらにご紹介します。
複数の拠点間で内線・同一番号が利用できる
複数の拠点を展開している企業も多いと思いますが、クラウドPBXであれば複数拠点にまたがる内線の使用・同一番号の共有も可能です。普通のPBXの場合、離れた拠点との内線通話も可能ですが、専用線で結ぶなどの手間が必要です。クラウドPBXであれば、そうした手間やコストをかけずに基本機能として内線や番号の共有ができます。離れた拠点と内線で通話できれば、電話料金を気にせずに充実したコミュニケーションを図れます。同一番号が使用できれば、営業などでお客様とのやりとりもスムーズに進むでしょう。拠点ごとにPBXを設置せずにどちらも実現できるので、簡単にオフィスの電話環境の質が向上します。
スマホでも会社の電話が利用できる
クラウドPBXには、もちろんスマホも対応しています。ほかにもIP電話機やソフトフォン、電話会議システムなど幅広い端末で利用できます。既存のスマホをクラウドPBXに活用できれば、ビジネスフォン導入の際のネックとなる端末の購入代金も不要です。社員の個人スマホをクラウドPBXに登録し、アプリをインストールすれば使用できます。使い慣れたスマホで会社の電話を受けられるので、取り扱いやすいです。
また、端末がスマホだからといって機能に制限がかかることはありません。代表番号の同時呼び出しに内線としての利用、保留転送などの豊富な機能が使えます。外出先でも会社に掛かってきた電話に出たり、会社の固定電話番号を使って発信が可能です。クラウドPBXで既存の端末を有効活用しましょう。
海外での通話も国内通話の扱いになる
クラウドPBXはどのような場所でもインターネット環境さえあれば利用できます。国内だけでなく、海外拠点でも利用できます。従来であれば、海外拠点とは国際電話で通話する必要が生じ、高額なお金がかかるケースが目立ちました。しかし、クラウドPBXであれば海外の通話も国内と同じ内線として扱われるため無料です。通話料無料にて好きな時にやりとりが可能です。ワーケーションなどでリモートで働く社員の海外拠点が増えたとしても、クラウドPBXであれば焦らずに柔軟に対応ができます。
テレワークの導入や台風のときの在宅勤務がしやすい
新型コロナウイルスの影響もあり、多くの企業で導入が進んでいるテレワークにもクラウドPBXは有効です。クラウドPBXの電話環境の構築の条件はインターネット環境の有無なのでとてもシンプルです。そのため、インターネットさえあれば在宅勤務中の家でもスマホやPCが業務電話へと早変わりします。また、台風などで急な在宅勤務が必要な際も、クラウドPBXが導入されていれば働きやすいでしょう。
場所に固定されずに働くための環境構築にクラウドPBXは優れているので、災害時なども無理に出社せずに自宅などで冷静に対応できます。自宅で業務の電話が受けられ、パソコンがあれば多くの業務が行えるはずです。
端末の増設やオフィス移転の際の設定も簡単
従来のビジネスフォンであれば、回線の増減など小さな変更でも専門の業者による工事が必要でした。しかし、クラウドPBXであればWeb上で設定が完了し、社内で対応可能です。電話機が増えても、内線番号の設定もすべてブラウザから管理画面にアクセスして変更処理を行えます。変更後は即座に反映されるので、待ち時間のストレスもありません。オフィス移転をするとなると、電話機の細かい設定を覚えたり、複雑な配線工事に苦戦したり、厄介なことが多くあります。クラウドPBXであれば、そうした苦労から開放されるのです。
固定電話と一緒に「ナイセンクラウド」を法人契約しませんか？
クラウドPBXのサービスは多くありますが、中でもおすすめしたいのが弊社が提供する「ナイセンクラウド」です。ナイセンクラウドを固定電話と一緒に法人契約し、オフィスの電話環境をパワーアップさせましょう。
ナイセンクラウドでできること
ナイセンクラウドを導入すれば、これまでご紹介したクラウドPBXのメリットが期待できます。拠点間での内線通話はもちろん無料ですし、スマホ・PC・IP電話機などで発着信が可能です。複数の電話番号の運用もできるので、代表電話番号、通販窓口、フリーダイヤル番号などの電話番号の使い分けもできます。
さらには電話履歴をWEBで確認できるので、営業の見える化も進みます。いつに誰と誰が何秒通話したかなど通話履歴を確認でき、受け取れなかった電話も履歴が残るので、効率良く業務を行えます。
設置工事などは不要なので、素早い電話環境構築が可能です。最短即日に導入できます。
ナイセンクラウドの機能を1分の動画にまとめました。またサービスサイトではより詳しく紹介しています。ぜひご覧ください。
ナイセンクラウドのプラン
ナイセンクラウドでは3つのプランを用意しています。会社の規模に合わせてお選びいただけます。
まず、1人用の料金体系としてライトプランがあります。1台なので内線機能は使えませんが、外出先での固定電話利用や、オプション機能を付けて活用できます。初期費用は10,000円で月額費用は2,000円です。
小規模な会社にはペアプランが最適です。内線機能も利用できます。社外でも会社に掛かってきた電話をスマホやPCで取り次げます。初期費用は10,000円で月額費用は5,000円です。
中規模以上の会社ではプロプランがおすすめです。内線機能はもちろん利用可能で、多様な機能をフルに活用できます。5内線まで基本料金に含まれており、それ以上は1内線1,000円にて加算できます。追加内線数が多い場合は割引が適用されます。初期費用は10,000円で月額費用は10,000円です。
具体的な金額については、自動見積もり、もしくは個別見積もりをご利用ください。
また、2台のスマホで固定電話番号を利用することに特化した「スマコテ」もございます。ナイセンクラウドの機能を小規模に導入できるスマコテで使い勝手や機能を試し、必要に応じてナイセンクラウドに切り替えることも可能です。
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固定電話の法人契約をご検討中なら、クラウドPBXも検討しましょう
固定電話を法人契約する際は、複数の通信事業者を比較検討すると最適な契約プランを見つけやすいです。ビジネスフォンを用意するには、購入・リース・BYODの方法がありますが、クラウドPBXを活用してBYODを導入するとお得で便利です。ぜひ電話のコスト削減や業務効率の改善にクラウドPBXを導入しましょう。