バーチャルオフィスを利用するとき、電話番号はどうすればいいの？
みなさんは「バーチャルオフィス」という言葉をご存知でしょうか。「バーチャルオフィス」とは専用の事務所を構えなくても、固定電話番号の取得や口座開設・法人登記のための住所利用ができる便利なサービスのことです。また、バーチャルオフィスでは住所の登録もできるので、そこに郵便物が届いた場合は保管や転送も行ってもらえます。その他にも会議室を利用できたり、忙しい時には電話応対を代行してくれたりするサービスもあります。都心などの利便性の高い場所では、オフィスの維持費に数百万円がかかってしまうことも珍しくなく、どうしても維持費が高くなりがちです。しかし、バーチャルオフィスであればコストを抑えながら、オフィスの機能を必要なときに利用できます。そのため、個人でベンチャー企業を経営されている方や副業をされているビジネスパーソンの方などによく利用されています。
そんなバーチャルオフィスですが、利用するにあたってはいくつか押さえておきたいポイントがあります。それは、固定電話番号の取得が必要になるということです。そこで今回は、バーチャルオフィスの利用時に固定電話番号が必要な理由と取得方法をご紹介します。バーチャルオフィスを検討している方はぜひご参考ください。
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バーチャルオフィスを利用するとき、固定電話番号が必要な理由
そもそも、バーチャルオフィスの利用開始には、なぜ固定電話の番号が必要なのでしょうか。主な理由を3つご紹介します。
口座開設や法人登記に必要なため
バーチャルオフィスを利用するときも、事業を行うにあたっては銀行との取引や法務省への法人登記は欠かせません。しかし、法人口座を開設や銀行ローンを組む際には固定電話番号を必要条件とする銀行が大半を占めています。また、煩雑になりがちな法人登記や登記内容の変更をする際にも、会社として固定電話番号を持っていた方がスムーズに手続きが進むでしょう。
顧客に好印象を与えるため
バーチャルオフィスであっても、固定電話番号を持っている会社の方が顧客から好印象を持ってもらいやすいことも挙げられます。個人事業主や副業を行っている方は、名刺やWebサイトに記載する項目に携帯電話番号を使用することもあるかもしれません。しかし、固定の電話番号がないと「この会社を本当に信用していいのだろうか」と、不安に思われてしまうかもしれないリスクがあります。また、取引先によっては文書への固定電話の記載が必須条件である場合もあるかもしれません。バーチャルオフィスでは地方にいながら東京局番03の固定電話番号を取得できるので、信用度を高くできるでしょう。
個人情報を守るため
個人で事業を行っている方やリモートワーカー、自宅で副業をされている方などは、個人用の自宅電話や携帯電話の番号を公開したくない場合が多いかもしれません。バーチャルオフィスで固定電話番号を取得すれば、個人の連絡先情報を公開するリスクを回避できるでしょう。
また、後程詳しくご紹介しますがクラウドPBXの活用によって個人の携帯電話やスマートフォンで法人固定電話番号が利用できるようになります。自身のデバイスに複数の電話番号を登録しておくことで、私用にもビジネス用にも問題なく使うことができるのです。
バーチャルオフィスを利用するとき、固定電話番号を取得する方法
では、バーチャルオフィスの利用を開始する際に、固定電話番号はどのように取得すればよいのでしょうか。3つの方法をご紹介いたします。
バーチャルオフィスの電話転送サービスを用いる
1つ目は、バーチャルオフィスの電話転送サービスを利用する方法です。電話転送サービスを使えば、バーチャルオフィスの固定電話番号にかかってきた電話を自身のデバイスで受けることができます。ただし、その固定電話番号からの発信はできません。
バーチャルオフィスの電話代行サービスを用いる
2つ目はバーチャルオフィスの電話代行サービスを利用する方法です。個人でビジネスを営んでいる方は、忙しくてなかなか電話を受けることができない場合も多いでしょう。そのような場合でもビジネスチャンスを逃さなくて済むのが電話代行サービスです。
提供サービスによって内容は多少異なりますが、基本的にはバーチャルオフィス会社のオペレーターが相手の連絡先や要件を聞いて、メールなどで報告してくれるといった内容がほとんどです。この場合も固定電話番号を持ちながら対応もしてくれるので、信用を保てるでしょう。ただし、ある程度の利用料金はかかってしまいます。
クラウドPBXを用いる
3つ目はクラウドPBXを使う方法です。クラウドPBXとは、物理的な電話交換機を構内に設置することなく、インターネットのクラウド上で会社の電話システムを構築するサービスのことをいいます。
そもそも、従来の会社で使うようなビジネスフォンはPBXと呼ばれる電話交換機を設置することで利用可能になるものでした。このPBXは電話の内外線を制御する役割などを果たしており、これがあることで内線通話が可能になったり、電話転送などが行えたりします。一方で設置には工事やメンテナンスが伴うため、導入スピードやコストがどうしてもかさんでしまい、そうしたデメリットからなかなか導入が進められないという企業も少なくありませんでした。また、利用範囲内に設置する必要があることからオフィスの移転の際にはPBXの移設工事が必要というデメリットも抱えています。
そうしたPBXの持つ課題を解消するシステムとして開発されたのが、このクラウドPBXです。現在はIT化の発達にともない、このクラウドPBXの利用が非常に増えています。
バーチャルオフィスならクラウドPBXが最適解
ここまで、バーチャルオフィスを利用する場合の固定電話番号の取得方法を3つご紹介しました。そのなかでも最先端で便利なのは「クラウドPBX」でしょう。では、その理由について詳しくみていきましょう。
バーチャルオフィスの利用停止後も電話番号を使用できる
バーチャルオフィスの電話転送サービスや電話代行サービスを利用している場合、もしそのバーチャルオフィスとの契約を解除した場合、その電話番号も使えなくなってしまいます。これは、バーチャルオフィスのメリットである機動力を妨げるという点でも、会社の継続的な信用性という点でも、大きなマイナスポイントでしょう。
しかし、クラウドPBXであればバーチャルオフィスの利用を停止したり、別のバーチャルオフィスに乗り換えたりした場合でも、同じ固定電話番号を使い続けることができます。煩雑な手続きも要らず、信頼性を維持したまま、オフィスの状態を変更できるというわけです。
バーチャルオフィスの電話サービスよりも割安
また、クラウドPBXは一般に、バーチャルオフィスの電話転送サービス・電話代行サービスよりも経済的でお得です。電話転送サービスについては、月額の場合は3,000円から5,000円で、従量課金の場合は、携帯電話への転送は1分20数円程度、固定電話への転送は3分10数円程度のようです。電話代行サービスにも様々なサービスがありますが、月額7,000円から9,000円くらいが一般的です。
対してクラウドPBXでは、初期費用10,000円ほどを一度払ったあとは、1回線につき月額2,000円程度から導入できます。バーチャルオフィスをやめたり変えたりしても、余計な費用がかさまず、末永く継続して利用できるでしょう。
個人の固定電話やスマホで会社の電話番号を利用できる
さらに、クラウドPBXを導入することによって、バーチャルオフィスで設定した固定電話番号を、個人所有の固定電話やスマートフォンなど複数端末で利用することができます。特に個人事業主やリモートワーカーの方には、非常に便利な機能かもしれません。どこからかかってきたか表示させる機能によって、自身のデバイスで私用と仕事用を切り替えることも容易になるでしょう。
インターネットに接続できればどこでも発着信できる
最後に、日本国内はもちろん、出張などで海外にいてもインターネットにつながればどこでも発着信できるメリットがあります。契約や設定はアプリやオンラインで行えるので、面倒な物理設定や配線工事はもう必要ありません。また、先の電話転送サービスでは着信しかできませんでしたが、クラウドPBXではどこからでも発信可能です。
バーチャルオフィスで利用可能なクラウドPBX「ナイセンクラウド」
このように、バーチャルオフィスで固定電話番号を取得する場合、クラウドPBXが大変役立つことをご紹介しました。そのバーチャルオフィスでのご利用が大変便利なツールが、弊社が提供するクラウドPBXサービス「ナイセンクラウド」です。
「ナイセンクラウド」は、上場企業様から個人事業主様まで6,000社以上に導入していただいている実績がある、信頼と安心のシステムです。では、この「ナイセンクラウド」について詳しくご紹介します。
ナイセンクラウドの特長
ナイセンクラウドの特長と導入の主なメリットはいくつかあります。
まず一つ目は、日本全国、海外でも、信用性の高い03・06などの全国の局番、0120・0800のフリーダイヤル、050番号で発着信が可能な点です。使える端末の種類もPC・スマートフォン・IP電話機とバリエーション豊富なので、新しく専用の端末を導入する必要もありません。また、複数の端末で一斉に着信させたり、複数の電話番号を一括に運用したりすることも可能です。何か新しい設定が必要になった際にも手早く簡単に設定変更ができます。
これら電話に関わるシステムはこれまで工事や導入にコストと時間がかかる欠点がありましたが、ナイセンクラウドでは手間も時間も不要で、開始も終了もスムーズです。また、設置や設定変更の際の工事も不要です。クラウドPBXでは煩雑な電話線が無くなるので、オフィスも自室もすっきりするでしょう。
その他、どの番号に、どの番号からかかってきたかを表示する機能、電話履歴をWebで確認する機能なども完備されています。オフィスで電話業務を行う以上に効率化され、「営業の見える化」にも貢献します。
その他、詳しくはサービスサイトや紹介動画をご覧ください。
ナイセンクラウドの料金
ナイセンクラウドでは3つのプランをご用意しています。
一つ目の「ライト」は、お1人で運営されている会社様向けのプランです。内線機能は利用できません。外出先での固定電話利用や、自動通話録音や電話会議といったオプション機能を主に利用される方におすすめです。
続いて「ペア」は、1～2人で運営されている会社様向けのプランで、内線機能を利用できます。社外でも会社にかかってきた電話をスマートフォンやPCで取り次げます。 外出が多いスタートアップの企業様におすすめです。
最後にご紹介する「プロ」は、中規模以上の会社様向けのプランです。内線機能を含め、その他の機能もフルに活用したいお客様に向いています。基本は5内線まで利用可能で、5内線以上は1内線につき1,000円の加算でご利用いただけます。内線数が増えると割引が適用されますのでお得に導入できます。
詳しくは自動見積もり、もしくは個別見積もりをご利用ください。
バーチャルオフィスで電話番号を取得するならクラウドPBXを活用しましょう
今回はバーチャルオフィスをテーマに、固定電話番号の取得についてご紹介しました。また、固定電話番号の取得方法はいくつか方法がありますが、中でもクラウドPBXが非常に便利です。また、多くのクラウドPBXサービスの中でも、弊社アイティオールの「ナイセンクラウド」は、多くのお客様から好評をいただいている、自信を持っておすすめできるサービスです。バーチャルオフィスでの電話利用をお考えの方はぜひ「ナイセンクラウド」の導入をご検討ください。