企業が固定電話をやめるメリット・デメリットを徹底解説
携帯電話が普及して以降は固定電話を持たない人が増えていますが、この傾向は個人だけではありません。最近では企業でも固定電話の利用をやめるところが増えています。現在固定電話を使用している企業の中には、自社でもやめようかと検討しているところもあるでしょう。
しかし、固定電話をやめた場合の影響も気になるところです。本当に固定電話をやめても問題ないかどうか見極めた上で決めたいでしょう。本記事では企業が固定電話をやめるメリットとデメリットを解説していきます。
固定電話は不要？企業が固定電話をやめる主な理由
固定電話が不要かどうかは企業の業務内容や業態による面が大きいです。顧客と電話でやり取りする機会が多い企業にとっては、固定電話は必要といえます。一方、電話でのやり取りが少ない場合は、固定電話がなくても特に困らないため、固定電話をやめる判断をする場合もあるようです。では、企業が固定電話をやめる主な理由を見ていきましょう。
コスト削減・負担軽減
固定電話を契約しているとほとんど使っていなくても毎月の基本料金がかかります。固定電話をやめることで、基本料金を支払う必要がなくなり、コスト削減につながるのがメリットです。
また、オフィスの固定電話にかかってきた電話を、社員の携帯電話に転送するように設定している企業もあるでしょう。その場合には、オフィスから社員の携帯電話との間の通話料金も発生しています。固定電話をやめて社員の携帯電話で直接受電するようにすれば、そのようなコストも削減可能です。
さらに、オフィスに固定電話を置いていなければ、内勤の社員が電話対応をする必要がありません。電話に出るために業務が中断されることがないため、内勤の社員の負担軽減にもつながります。営業電話や迷惑電話などへの対応で苦慮することもありません。
テレワークやフリーアドレスの浸透
ここ数年でテレワークを導入する企業が増えてきました。そのような企業では、顧客がオフィスに電話をかけても担当者が不在で、用件を済ませられないことが多くなります。担当者の携帯電話に直接電話をかけて用件を済ませることがあります。そのような事情からオフィスに固定電話を設置していても、あまり使用しないということで、固定電話をやめる企業もあります。
また、オフィス内ではフリーアドレス制を採用する企業が増えてきました。フリーアドレス制というのは、席が決まっておらず好きな場所の席を使えるというものです。毎日席が替わるため、固定電話との相性があまり良くありません。そのため、フリーアドレス制の採用に伴って固定電話をやめる企業もあるでしょう。
WebMTGなど代替手段の増加
以前は、顧客と連絡を取る手段として電話が主流でした。しかし、最近では電話以外にも顧客と連絡を取れる手段は多く、電話がなくてもあまり困らないのが実情です。
特にWebMTGは、電話の代替手段としてよく利用されています。電話は音声のみですが、WebMTGならお互いに映像も見られるため、資料を用いた説明も可能です。また、大半のWebMTGツールでは映像なしの音声のみでの利用にも対応しています。そのため、電話と同じような使い方も可能です。主なWebMTGツールは通話料金がかからないため、話が長くなっても問題ありません。電話よりも便利に利用できるため、固定電話をやめる企業は多いです。
企業が固定電話をやめるデメリット
企業が固定電話をやめる際には、次のようなデメリットも考慮しておく必要があります。
電話番号がなくなる
固定電話を解約してやめた場合には、当然ですがこれまで使用していた代表電話番号も使えなくなってしまいます。これに伴い、会社の公式ホームページや名刺などの記載も訂正しなければなりません。
また、過去に名刺を受け取った人やアドレス帳に電話番号を登録している人が電話をかけることもあるでしょう。そのため、代表電話番号が使えなくなることの周知も必要です。また、法人登記にも固定電話の番号が記載されているため、電話番号がなくなったら変更しなければなりません。
固定電話の解約手続き自体は、それほど手間がかかるものではありませんが、顧客への周知や登記の変更などで手間がかかります。
信用・信頼性に影響する
固定電話の役割は単なる通信手段だけではありません。固定電話番号を持っていることが、企業としての一定の信用や信頼性を担保している面も大きいです。固定電話の番号を見ると、市外局番から地域も分かります。こちらから電話をかける際には、地元の企業や所在のはっきりした企業だということで相手に安心感を与えられます。
固定電話をやめると、そのような信用や信頼性もなくなってしまう可能性があるのがデメリットです。固定電話の番号からの着信なら出てくれる人でも、携帯電話の番号からの着信は出ないという人もいるでしょう。
また、金融機関から融資を受ける場合にも、固定電話の有無が審査に影響を与える可能性があります。
FAXが利用できない
FAXは電話回線を使用して書面のデータを送受信する仕組みです。固定電話があることを前提としているため、固定電話がなくなるとFAXも使えなくなってしまいます。顧客とFAXでやり取りする可能性がある企業の場合には注意が必要です。
企業が固定電話をやめる方法
企業が固定電話をやめる際には、どうすれば良いのか見ていきましょう。
解約の流れ
固定電話をやめる際には、契約中の電話会社へ連絡して解約の意思を伝えましょう。そうすると、必要書類の提出を求められるため、案内に従って書類を用意して送付すると解約できます。電話会社からレンタルしているものがある場合には、書類の送付と併せてレンタル品も返却しましょう。電話会社側で確認した後に、解約手続きが進められます。
固定電話を解約すると、電話番号がなくなるのに加えて、電話加入権もなくなる点に留意しておきましょう。
利用休止や一時中断という方法も
固定電話を使用する機会が少なくても、解約してしまうのはデメリットも大きいです。そのため、利用休止や一時中断などの方法を採ることも検討してみましょう。
利用休止というのは電話加入権を残した上で、固定電話の利用を休止できるというものです。最大10年間利用休止できます。ただし、利用休止や再開時には工事が必要で、再開時には電話番号が変更されてしまいます。
一時中断も利用を一時的に中断するものですが、再開時に電話番号は変更されず、期限の制限もありません。しかし、回線使用料は毎月発生してしまいます。また、利用休止と同様に工事が必要です。
固定電話の代わりになる「クラウドPBX」の利便性
クラウドPBXはスマホやPCなどで、オフィスの代表電話番号を使用できるサービスです。ビジネスフォンで使用するPBXをクラウド上に設置しており、インターネット回線でアクセスして使用します。そのため、営業先や社員の自宅などでも、オフィスの代表電話番号での発着信が可能です。離れた場所にいる社員同士での内線通話もできます。
他にもさまざまな機能が備わっており、固定電話よりも便利です。固定電話をやめる理由次第では、クラウドPBXの利用に切り替えることで解決できることもあるため、検討してみましょう。
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まとめ
ビジネス環境の変化により、固定電話を利用する機会が減ったことで、固定電話をやめる企業が増えている状況です。固定電話をやめることでコスト削減や社員の負担軽減などのメリットがあります。しかし、代表電話番号がなくなることや企業としての社会的信用の低下を招くのがデメリットです。
固定電話をやめるべきかどうかは、一概に判断できません。業務内容や業態などを考慮して慎重に判断することが大切です。