ビジネスフォンの価格は大体どのくらい？コストを抑えるには
電話は今でも社内・社外問わず重要なビジネスツールです。特に規模の大きな企業の場合、電話運用をビジネスフォンに頼っている場合が少なくないのではないでしょうか。ビジネスフォンとは、主装置と呼ばれる機器を経由させることで複数の回線・電話機を一元管理し、煩雑になりがちな回線運用を合理的に集約できるシステムです。こうしたビジネスフォンを導入・運用するにはどのくらいの費用がかかるのでしょうか。
今回は、ビジネスフォンの価格はどのくらいなのか、コストを抑えるための方法もあわせて解説していきます。ビジネスフォンよりもコストが安くなる「クラウドPBX」についても紹介しますので、「本当にビジネスフォンが会社の電話として最適なのかどうか」も含めてご検討頂ければと思います。
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ビジネスフォンとは？普通の電話と何が違う？
ビジネスフォンとは、大まかな定義を説明すると、「主装置と呼ばれる小型の電話交換機を設置し、その主装置を介して複数の電話機に回線を振り分ける」というシステムです。複数の電話機で同じ電話番号を共有したり、複数の回線を複数の電話機に適宜割り当てるなど、主に企業にとって便利な機能がついています。
普通の電話の場合、1つの電話機に対して1回線しか割り振られていません。その為、同じ電話番号に対し複数の電話がかかってくると、片方は通話できても片方は話し中となってしまいます。これに対してビジネスフォンは、同じ電話番号に対して複数の電話機で応対が可能なため、割り当てられた回線（たとえば外線1・2・3など）の範囲内であれば、同じ番号あての複数の問い合わせに対し同時に通話ができるという仕組みになっています。
ビジネスフォンを導入しなければ、営業は営業、社長室は社長室など部署別に番号が分かれてしまうため、取次ぎをする際には電話番号を伝えてかけ直してもらうか、電話を替わる人が移動しなければ応対ができません。ビジネスフォンであれば、電話機の操作で回線を切り替えることによって、人が移動しなくても取次ぎが可能です。
ビジネスフォンの価格の仕組み
ビジネスフォンは、単純に必要な機材だけの料金で決まるものではありません。基本的には必要な機材に加えて設置工事費というものが発生します。また、回線数や電話機の接続可能台数の規模によって主装置の金額も上下しますので、一概にいくらぐらいというのが示しづらいのが辛いところですが、ある程度の目安を示すことは可能です。
ここでは、ビジネスフォンの価格のざっくりとした仕組みと大まかな価格の目安を可能な限りわかりやすく解説していきます。
価格は電話機と主装置、工事費で決まる
ビジネスフォンの導入費用は「機器本体価格（主装置・電話機）＋工事費」で算出されます。このうち最も費用が大きいのは主装置の本体価格です。主装置は数台～数百台の電話機と複数の回線の管理を一手に担う、ビジネスフォン運用における頭脳といえる複雑な機構を持った精密機器です。企業における複雑な電話運用に対応しつつ、用途に応じた回線の切り替えや共有・転送といった多彩な機能を一手に担う性能を持っています。
主装置の価格は安くても20万円からと高額で、また回線数や電話機接続可能台数によってS/M/Lと3つのクラスに分かれ、それに応じても価格が変わります。ざっくりした目安を挙げると、小規模店舗や事務所の場合で20万円～30万円、また従業員数30名前後の中小企業で80万円～170万円、受発信回数が極めて多いコールセンターや営業会社では430万円～670万円と非常に高額です。
これに加えて、電話機代と工事費用が重なってきます。電話機代は主装置に比べると新品で1.5万円～4万円とそこまで高くありません。しかし数十台、場合によっては数百台設置すると考えるとなかなかのコストになります。工事費用は電話機1台あたり1万円～2万円と電話機の台数に応じて加算されていきますので、規模が大きくなるほど雪だるま式にコストがかさんでいくことになります。
中古と新品の違い
ビジネスフォンは必ずしも新品を導入しなければならないわけではなく、中古のビジネスフォンを導入することも可能です。中古の場合、新品とどのくらいの価格差があるのでしょうか。
新品の場合、主装置の価格は最低でも20万円以上で、必要な回線の規模に応じて価格が上がっていきます。電話機代は先ほども書いた通り1台につき1.5万円～4万円が相場で、工事費は電話機1台あたり1万円～2万円。仮に主装置1台＋電話3台として、最低価格で20万円＋4.5万円＋3万円＝27.5万円です。
それに対して中古の場合、主装置の価格が安いもので3万円～5万円からと非常に大きな差があります。そして電話機は1台につき3,000円～1.5万円ほどで、工事費は新品と変わりありません。これをもとに先ほどと同じ条件で最低価格にて計算してみると、3万円＋9,000円＋3万円＝6.9万円。おおよそ4分の1となりました。
購入とリースの違い
ビジネスフォンの導入には、購入だけではなくリース契約という方法もあります。リース契約はビジネスフォンを買うのではなく一定の契約期間だけ借り、期限が来たら返すというものです。契約期間は5年～7年が多く、料金は月額割賦で支払います。
月額費用は主装置・回線・設置工事にかかる新品価格にリース利率を掛け合わせることで算出されます。リース利率は契約年数によっても変わりますが、年数が長くなるほど利率は少なくなり、例えば5年リースで利率2.0%、6年リースで利率1.7%、7年リースで利率1.5%といった具合です。
こうしたリース契約を利用することで得られるメリットは初期費用を大幅に抑えられることです。たとえば、買い切りの契約の場合に初期費用が50万前後かかるとすると、リース契約の場合では月額1万円前後、別途工事費などが発生するにしても初期導入時には数万円程度支払うことで導入できてしまうというのは非常に大きいでしょう。
購入の場合は中古の最低価格でも6万円以上の初期費用が掛かるので、初期費用として考えればリース契約の方が購入よりも大幅に安いことがわかります。ただし、5年～7年の合計支払い金額は利率の分だけ多くなることや、あくまでも機器の所有権はリース会社にあることを考えると、必ずしもリースがお得であるとは言い切れません。
ビジネスフォンの価格相場
以上の価格の仕組みを踏まえ、ビジネスフォンの価格相場を見ていきましょう。
まず初期費用で考えた場合に一番高額なのは、当然ながら新品のビジネスフォンシステムを購入した場合です。中小企業で電話機を30台必要とし、先述の中小企業の場合の目安から主装置代がざっくり100万円かかると仮定します。そして電話機は1台2万円のものを選び、工事費は1台あたり1万円としましょう。その場合、主装置の費用が100万円＋電話機代60万円＋工事費30万円＝190万円となります。
次に高額なのは、中古でビジネスフォンシステムを購入した場合です。先ほどの目安の計算から新品のざっくり4分の1ほどで済むことが判明しましたので、190万円÷4＝47.5万円となります。その次が新品リースで、初期費用は利率2％の月額料金なので3.8万円です。
初期費用ではなく導入合計金額を考えた場合には、最も高額なのは新品のリースでしょう。仮に新品で190万円かかるとして、5年リースで2%の利率が加算されますので、（190万円×0.02）×60ヶ月＝228万円となります。
ビジネスフォンより価格を抑えたいならクラウドPBX
以上のように、ビジネスフォンの場合では特に新品購入時などで非常に高額な初期費用が掛かります。さらには、これにプラスして主装置の定期メンテナンス・保守契約などのランニングコストも加味しなければなりませんので、どうしても費用は割高になってしまいます。
ビジネスフォンを割高に感じ、「もっと価格を抑えたい！」という方には「クラウドPBX」をおすすめします。クラウドPBXは、固定回線という概念をビジネスフォンから取っ払ったシステムで、場所を問わず使えるうえ、ビジネスフォンよりもリーズナブルに使えるのです。ここからは、「クラウドPBXとは何か」と、「クラウドPBXのメリット」について解説していきます。
クラウドPBXとは？
クラウドPBXとは、非常に簡単に説明すると、最初に説明したビジネスフォンの仕組みを、携帯電話やパソコンなどの端末でも利用できるようにクラウドに置き換えたシステムです。
ビジネスフォンは、複数の外線と内線を社内に設置した「主装置」に集約させ、その回線を複数の固定電話機に振り分けることで、同じ電話番号を複数の電話機で共有できるようになっています。クラウドPBXでは、主装置の役割をクラウドが担い、固定電話機だけでなくスマートフォンやパソコンなどの端末で発着信が可能になります。物理的な交換機の設置が不要で、場所に縛られずにビジネスフォンと同じ構造を創り出せるのです。
価格を抑えられる理由。クラウドPBXのメリット
以上のように、物理的な配線や電話交換機および固定電話機の設置をすることなくビジネスフォンの利便性を享受できるクラウドPBXですが、実は価格的にもメリットが大きく、ビジネスフォンより費用を抑えられることが多いのです。ここからは、クラウドPBXの主に価格的なメリットについて6つほどご紹介していきます。
工事が不要
第一のメリットは、固定電話での運用が前提となっているビジネスフォンでは必須だった「設置工事」「配線工事」が、クラウドPBXの場合は不要であるということです。つまり工事に掛かる費用をカットすることができます。
ビジネスフォンは電話回線の振り分け・切り替えや転送などの機能を一手に担う「主装置」が物理的な小型電話交換機としてその場に存在する必要があり、そこから複数の電話回線を物理的に張り巡らし、複数の固定電話機に接続することで機能します。その為ビジネスフォンは限られた場所でしか使えません。
しかしクラウドPBXでは、主装置がクラウド環境に、配線が無線に置き換わるので、物理的な装置がその場に設置してある必要がないのです。その場にインターネット回線さえあれば、どこにいても工事不要でビジネスフォン的な環境を構築できます。
高額な主装置が必要ない
また、高額な主装置がそもそも必要ないというのが、クラウドPBXの最も大きなメリットのひとつです。先ほども説明した通り、ビジネスフォンの場合、社内に物理的な主装置の設置が必要になるうえ、初期費用の大部分を主装置の購入費が占めるくらい、金銭的にも大きな負担となっていました。しかしクラウドPBXなら、その場に主装置がなくとも、クラウドPBXサービスを管理している会社のシステムにインターネット経由でログインするだけで使えるようになります。もちろんクラウド上にすでにある仕組みを利用するので、新しく購入する必要もありません。これだけでも金銭的にはかなり抑えられます。
すでに持っているスマホやPCなどを電話機として使用できる
また、新たに電話機を購入しなくても使える、というのも大きなメリットです。クラウドPBXでは、回線数や接続している電話機の回線割り当てについて、台数の増減をはじめ状況に応じて細かく設定しなおすことができます。スマホだけでなくタブレットやPC、IP電話など多くの機器に対応しているので、既に社員に貸与しているスマホやPCをそのままクラウドPBXの電話機として利用することができるのです。電話機の導入費用も1台数万と大きな負担になりますが、クラウドPBXなら既にある資源を最大限に活用でき、大きな節約になります。
内線を使用できる範囲が広がる
クラウドPBXは、主装置がインターネット上にあるので、場所を問わずに内線環境を構築できます。たとえば事業所が複数ある場合、東京と大阪というように物理的距離が大きく離れていても、複数拠点で内線を共有できるのです。国内どころか、設定すれば海外支社とも内線を共有できるので、国際電話をする必要がなくなります。事業規模が大きければ大きいほど、通話料や設置費用などの負担の大きな軽減につながります。
電話転送サービスなどの関連サービスの契約が不要になる
クラウドPBXサービスの中には、電話転送サービスや音声ガイダンスといった機能が標準搭載されており、別途契約不要で使えるものがあります。ビジネスフォンでは、こうした機能を使うために別途契約が必要な場合が多く、機能を増やす分費用もかさむのが普通でした。その為、別途契約の費用も手間も節約できます。
テレワークを推進しオフィスを縮小することができる
昨今、再び新型ウイルスの感染が拡大傾向にあり、テレワークの重要性が改めて浮き彫りになってきています。新型ウイルスがなくとも場所を問わない新しい働き方として注目されていたテレワークですが、日本ではなかなか導入に踏み切りづらい環境がありました。ビジネスフォンの「会社の電話番号は会社でしか使えない」という場所の制限がその大きな理由ではないでしょうか。
クラウドPBXであれば、テレワーク中にもスマホやノートPC経由で会社の電話番号から電話を発信できますので、出社を伴わずどこでも働くことができるようになります。ビジネスにおいて、オフィスや事務所などの拠点を設けること自体が大きな経済的負担になりますが、クラウドPBXを導入し、そうした拠点が必ずしも必要なくなる環境が構築できれば、オフィス縮小・固定費削減にもつながるのです。
価格を抑えたクラウドPBXなら「ナイセンクラウド」
クラウドPBXを導入することで、従来のビジネスフォン環境よりもコストを削減でき、かつ会社の電話が便利になることをご理解いただけたでしょうか。
世の中には様々なクラウドPBXが提供されていますが、価格を抑えて導入するなら弊社が提供する「ナイセンクラウド」をご検討ください。
ナイセンクラウドは今まで累計6,000社以上に導入されたクラウドPBXで、企業規模に応じて3つのプランを用意しております。個人事業主の方に最適なライトプラン、小規模な企業様向けのペアプラン、中規模以上の企業様向けのプロプランから選択可能です。
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ビジネスフォン導入の際は価格とクラウドPBXの両方をチェックしましょう
ビジネスフォンのコストがどれくらいかかるのか、コストを抑える方法も含めて解説しました。ビジネスフォンの大きなネックとなっているのはやはり「高額な導入費用」と「場所の制限」です。クラウドPBXなら、このどちらも回避しながら、ビジネスフォンと同等の環境、むしろビジネスフォン以上に便利な環境を、よりリーズナブルに構築できます。
ビジネスフォンの導入の際は、特に導入価格をしっかりチェックしながら慎重に検討していきましょう。あるいは、働き方が大きく変わりつつある今だからこそ、思い切ってクラウドPBXに切り替えてしまうのもいいかもしれません。特にビジネスフォンと携帯電話を両方導入している企業様は、クラウドPBXに集約したほうがより安く便利になるかもしれません。ぜひ導入をご検討ください。