ビジネスフォンは中古でも大丈夫？導入する時のポイントをご紹介
ビジネスフォンを導入する際には、初期費用を抑えるために中古で導入しようと考えている企業も多いのではないでしょうか。中古品だと、新品よりもコストを抑えることができます。しかし、中古だと「問題なく使えるのか」と不安になる場合もあります。本記事では、中古のビジネスフォンを導入するメリットやデメリット、導入時のポイントなどをご紹介します。
中古のビジネスフォンとは
ビジネスフォンとは主に企業に導入される電話機のことです。ビジネスフォンを利用する際は、PBXなどの主装置をオフィスに設置します。主装置は、外線と内線、または内線同士を繋ぐ交換機のことを指し、構内交換機や電話交換機と呼ばれています。主にビジネスフォンなど固定電話の回線網で使われてきました。
この主装置によって電話番号が一つの場合でも、複数の端末があれば契約した回線分だけ同時に対応が可能です。顧客から電話があっても、「一つの電話が通話中だから電話に出られなかった」という事態を防げます。サービスによっても異なりますが、主要回線数は2～数百回線ほど対応することが可能になります。そのため、少人数のオフィスからコールセンターなどの多人数で電話対応をする職種まで、幅広く導入されています。
こうしたビジネスフォンには新品だけでなく、中古品も存在しています。日本でもリサイクルやリユースの考え方が広まっており、「中古品でも問題なく使えるのなら導入したい」と考える人も増えています。中古のビジネスフォンは新品よりも安く購入できることから、購入を検討している企業も多いです。
中古のビジネスフォンを導入するメリット
中古のビジネスフォン導入には以下のようなメリットが挙げられます。
コストを抑えられる
中古のビジネスフォンの大きなメリットが、コストを抑えられる点です。業者やビジネスフォンの型番、状態にもよりますが、新品の約1/10の価格で購入できるケースもあります。
状態が良い中古品でも1/4～1/5の価格で購入できることが多いです。
ビジネスフォンを設置するための工事費を抑えることは難しいため、ビジネスフォン自体の価格を下げることで初期費用を抑えられます。オフィスを立ち上げる時には何かと費用がかかりますので、初期コストを抑えられるのは大きなメリットといえます。
さらに中古品は、販売から年月が経っている分、インターネットなどでも使い方に関する情報を簡単に手に入れることができます。
「〇年縛り」などがない
リースやレンタルの場合「〇年契約」など、最低利用期間が定められていることが多いです。そのため、「使いにくくても返品できない」「契約期間内に他の機種に変えたくなったらどうしよう」と悩むこともあります。
中古のビジネスフォンを購入するのであれば、こうした最低契約期間などに縛られる必要はありません。また価格も新品と比較すると安いため、気軽に導入することができるでしょう。
リースやレンタルの場合であれば、契約期間内に解約する場合、違約金などが発生する可能性があります。しかし、中古であれば違約金などを気にする必要はありません。新規にオフィスを立ち上げる時にはもちろん、「今後どのくらい社員が増えるか分からないからとりあえず中古で対応したい」という場合にも向いています。
中古のビジネスフォンを導入するデメリット
中古のビジネスフォンは安く導入できますが、デメリットもあります。ここでは、中古のビジネスフォンを導入する際に知っておきたいデメリットをご紹介します。
最新の機能が搭載されていない可能性がある
中古のビジネスフォンは、新品のビジネスフォンに搭載されている機能が搭載されていない場合もあります。「ビジネスフォンには絶対にあの機能が欲しい」と明確に使いたい機能があるのであれば、中古のビジネスフォンでも問題なく利用できるか、あらかじめ確認しておく必要があります。
拡張性が少ないものもある
人員増員などでビジネスフォンを拡張したくても、中古の場合は拡張性が少なく不可能なケースもあります。また古い機種であれば、ユニット自体を入手することが困難な場合もあるでしょう。
そのため、ビジネスフォンの設置台数を今後増やす可能性があるのなら、比較的手に入りやすい機種にするか、拡張性があるものを選ぶ必要があります。
メーカー保証が受けられないケースがある
中古品の場合、ほとんどがメーカー保証を受けられません。そのため、ビジネスフォンの導入コスト自体は安くても修理費が高くついてしまう可能性があります。
中古品を取り扱う業者によっては、独自に半年間などの保証サービスを設けているケースもあります。そのため、中古のビジネスフォンを導入する際には「どの業者を選ぶか」も重要になってきます。
また中古品は部品が生産中止になっているケースもあります。そのため、修理をお願いしたくても部品がないため修理できない可能性も出てきます。すると買い替え対応となり、出費がかさんでしまうでしょう。また従業員の増加に伴ってビジネスフォンを追加しようとした場合にも、生産されていなければ追加できません。同じビジネスフォンでないと追加できないものもあるため、増設のためには主装置を変えるなど大掛かりな設備投資が必要になる可能性があります。
傷や汚れがある場合がある
中古品は新品と比較すると、傷や汚れなどがある場合も考えられます。傷や汚れなどの状態は業者によって異なりますので、事前に確認しておくことが重要です。
また外側だけでなく、内部をチェックすることも大切です。内部にほこりが残ったままだと、ショートしてしまい故障に繋がる可能性があります。そのため、内部まできちんと清掃してくれる業者を選びましょう。
中古のビジネスフォンを導入する時のポイント
中古のビジネスフォンにはメリットもデメリットもあります。ここでは、導入時にチェックしておきたいポイントについてご紹介します。
費用対効果を計算しておく
中古のビジネスフォンを導入する際には、費用対効果を計算しておきましょう。費用対効果とは費やしたコスト（費用）に対して、どれくらいの効果を得たのかを意味する言葉です。コストパフォーマンスと呼ばれることもあります。新品よりも安い中古のビジネスフォンを導入した場合、新品と比べても遜色がないのであれば、費用対効果が高いといえます。
ビジネスフォンは、内線・保留・転送などの標準機能で比較すると、新品と中古の優劣はほとんどないとされています。新品には最新の機能が搭載されていますが、標準機能しか使わないのであれば、中古でも充分な場合がほとんどです。
特に2～3年前に発売されたものであれば、最新のビジネスフォンと比較しても機能で見劣りすることはあまりないでしょう。さらにビジネスフォンは基本的に故障しにくいため、状態の良い中古品であればそれほど気にする必要はないとされています。
ただし、すでに部品を作っていなかったり、増設が困難な機種だったりする場合、新品を購入するよりもコストがかかってしまう場合もあります。そのため、故障して修理した場合でも新品よりは費用対効果が高いか、増設する可能性はあるのかなど、さまざまなケースを想定して費用対効果を計算しておくことをおすすめします。
保証をチェックする
中古のビジネスフォンの場合、すでにメーカー保証は終了しているものが多いです。新品の場合は、保守内容や保守条件がしっかりと設けられています。そのため、保守期間内であれば無償で交換や修理をしてもらえることも多いです。ビジネスフォンは故障が少ない機器のため、保守内容がしっかりしていれば安心して使い続けることができます。
しかし中古品の場合は、こうした保守契約も業者に依存します。そのため、中古品を使う業者がどこまで保証してくれるのか、あらかじめ確認しておきましょう。保証期間と保証内容はもちろん、故障時の対応は何時から何時まで行ってくれるのか、どこに問い合わせすればいいのかなど、細かい点まで確認しておくことをおすすめします。
また故障時だけでなく、メンテナンスやアフターケアも行ってくれるのかなどもチェックしておきましょう。
社員のモチベーションをチェックする
社員のモチベーションもチェックしましょう。リサイクルやリユースの考え方は広まっていますが、中古品に抵抗があるという人も多いです。中古のビジネスフォンは何年も別の場所で使われてきたものが多いため、汚れていたり、日焼け等による変色が合ったりするものもあります。使用感があるため、気持ちよく使えないと感じる人もいるでしょう。また新規にオフィスを構えるのであれば、新品で事業を始めた方がモチベーションもアップすると考えられます。
ビジネス用品は機能さえ満たしていれば問題ないと感じるかもしれませんが、「仕事に対する気持ちやモチベーションも大切にしたい」という場合は、中古品でほんとに問題ないのか確認しておくことをおすすめします。
また中古品であっても、きちんとクリーニングされているかを確認しておきましょう。
中古ビジネスフォンよりも…
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中古のビジネスフォンは導入時に良くチェックしよう
中古のビジネスフォンは、コストを抑えられたり、契約期間の縛りがなかったりなど、さまざまなメリットがあります。特に新規にオフィスを構える場合は、初期費用として莫大なコストがかかります。そのため、機能的に問題がないのであれば、ビジネスフォンを中古品で揃えるというのも一つの方法です。
ただし、中古品はメーカー保証がなかったり、傷や汚れがあったりなど、デメリットもあります。修理が必要となった場合、新品を導入するよりもコストが余計にかかってしまう可能性があります。また社員が増える際に、電話を増設するのが難しい可能性もあります。そのため、導入時にはしっかりチェックしましょう。