クラウドPBXとは？仕組みや種類、メリットなどわかりやすく解説します
クラウドPBXは、クラウド上に設置されたPBXを介して電話機能を利用するサービスのことです。クラウドPBXは物理的な機器を設置しなくてよいため、導入費用を抑えられるなどさまざまなメリットがあります。しかし、具体的な仕組みを知りたい方も多いのではないでしょうか。本記事では、クラウドPBXの仕組みやメリット・デメリット、選び方などをご紹介します。
クラウドPBXをわかりやすく解説
クラウドPBXは、どのような仕組みで動いているのでしょうか。ここでは、クラウドPBXの仕組みについてご紹介します。
クラウドPBXの仕組み
クラウドPBXとは、従来の電話交換機をインターネット上に設置するサービスのことです。一般的に、オフィスなどで固定電話を使う場合、PBXという内外線を制御する装置を設置します。拠点が複数あれば拠点ごとにPBXを設置しなくてはいけません。また回線の増減や定期的なメンテナンス、買い替えの際も、ベンダーに依頼しなくてはいけません。そのため、通常PBXを導入するには多大なコストが必要でした。
クラウドPBXはPBXをインターネット上に設置するため、物理的な装置を設置する必要ありません。そのため、インターネット回線とパソコンやスマホなどのデバイスがあれば利用できます。その点、運用面やコストにおいて大きなメリットがあるでしょう。内線や外線電話などの基本的な電話機能だけでなく、転送・通話録音機能なども利用できます。また回線の増減や設定などもインターネットから行うことがでるため、社員の増減にも対応しやすいでしょう。自社でのメンテナンスも不要です。
従来のPBXとの違い
従来のPBXは、外線と内線、または内線同士をつなぐ交換機のことで、構内交換機や電話交換機とも呼ばれています。ビジネスフォンなど、固定電話の回線で使われています。
クラウドPBXとは、従来オフィスにあった交換機をクラウド化したものを指します。インターネット上で通話環境が構築できるため、物理的な電話機の設置や配線が不要です。導入工事が不要なため、導入コストやランニングコストを抑えることができます。
SaaS型・PaaS型・IaaS型とは
・SaaS型
SaaS型とは、ソフトウェアやアプリの機能を利用することができるサービスを指します。データをインターネット上に保存でき、パソコンやスマホ、タブレットなど端末を選ばずにアクセスできます。また複数人で同じデータを共有、保存できるのがメリットです。
ただし、SaaS型はベンダーが提供しているサービスをそのまま使います。そのため、アップデートされた際に、使い勝手がそれまでと異なるケースもあるでしょう。またサービス自体が終了してしまえば、利用ができなくなります。
・PaaS型
PaaS型は、OSなどのプラットフォームが利用できるサービスです。データセンター上にプラットフォームが用意されており、企業はそこで開発を行います。インフラの設計や管理が不要で、開発に関わる費用が抑えられるのが特徴です。
デメリットは、開発環境の自由度が低い点です。またセキュリティ管理は利用者本人にゆだねられるので、自社で管理を行わなくてはいけません。
・IaaS型
IaaS型は、サーバーやネットワークなどのリソースを提供するサービスを指します。開発に必要な材料のみを提供しており、利用者が自由にアプリやソフトウェアの開発が可能です。必要に応じてストレージを拡張したり、形態を変更したりなどのカスタマイズができます。ただし、開発を自分たちで行うため専門知識が必要です。また自社でOSや環境の管理をしなくてはいけません。
クラウドPBXのメリット
クラウドPBXには以下のようなメリットが挙げられます。
内線機能はオフィス外でも利用できる
クラウドPBXでは、オフィス内と外どちらでも無料内線が利用できます。そのため、社員間のコミュニケーションが取りやすくなるでしょう。たとえば、営業マンが多い企業の場合、外出している社員が多いと、社員間のコミュニケーションにかかる通話料が高くなります。クラウドPBXなら、インターネット回線を利用するため、社員間の通話料をゼロにできます。
外線機能は場所を問わず発着信できる
クラウドPBXは、インターネット回線があればいつでも、どこでも利用が可能です。使用場所が限定されないので、場所に縛られない働き方も可能になります。さらに、スマホでも利用できるため、外出中や出張中など、場所を問わずに電話対応が可能です。
またクラウドPBXがあればテレワーク業務も行いやすいでしょう。これまで、コールセンターなど電話業務が必須な職種では、テレワークの導入は難しいとされています。クラウドPBXなら、インターネット環境があればどこからでも業務が可能になります。そのため、テレワークが導入しやすくなるでしょう。自宅でも電話対応が可能になるため、テレワークなど多様な働き方に対応できるようになります。
導入・運用・通信のコストを削減できる
クラウドPBXを利用してスマホで受発信できるようになればさまざまなコストに削減が可能です。1つ目は導入コストです。スマホで利用するならば物理的な機器の導入がいらないため、高い導入コストが不要です。また配線工事などもいらないため、工事に必要なコストもいりません。
2つ目は運用コストです。従来のPBXなら、万が一トラブルがあった際に、自社で対応しなくてはいけません。また、古くなったら交換対応などをする必要もあります。クラウドPBXは、メンテナンスやトラブル対応などはすべてベンダー側が行ってくれるため、運用コストを抑えることができます。
3つ目は通話・通信コストです。従来のシステムであれば、会社宛の電話を外出中の社員などに取り次ぐためには、外線でスマホなどにかける必要がありました。クラウドPBXは内線同士の通話は無料になるため、通話コストの削減につながります。これまでは転送サービスを利用する方法もありましたが、転送機能を導入するには料金が必要です。クラウドPBXを利用すれば、転送料金も不要です。
またスマホを活用すれば、コストパフォーマンス向上も期待できます。たとえば、Wi-Fi環境を整えれば、テレワーク中の社員でも無料通話が可能です。さらに個人のスマホを利用しても、社員が料金を支払う必要はありません。
さまざまな端末に対応している
クラウドPBXは、パソコンやスマホ、タブレットなど、さまざまな端末に対応しているサービスが多いです。そのため、働き方や社員の人数に合わせて柔軟に端末を変えることができるでしょう。
オプション機能が豊富
サービスによっては、ビデオ通話やチャットなどの便利な機能が利用できるサービスもあります。
業務の効率化につながる
クラウドPBXによって、さまざまな端末が使えたり、オプション機能が使えたりすれば、業務の効率化につながるでしょう。
クラウドPBXのデメリット
クラウドPBXには、インターネット回線を利用するシステムのため、インターネット回線の影響を受けてしまいます。そのため、回線のない場所では利用できません。たとえば、社内にWi-Fi環境が整っていないと、まずインターネット環境を申し込む必要があるでしょう。環境が整っていないと、スマホから利用する際に不便になるでしょう。またインターネット回線が不安定だと、音質や画質に影響を与えてしまう場合もあります。ただしスマホの場合は、Wi-Fiに接続されていない場合は、4Gや5G回線で利用することが可能できます。そのため、外出先や自宅でも、データ通信を利用すれば、利用時値は可能なことを知っておきましょう。
また、クラウドPBXは、110番や119番などの特殊番号に発信できない可能性があります。110番や119番には位置情報の取得が必要なため、クラウドPBXでは発信することができません。こうした番号に発信したい場合は、固定電話かスマホを使う必要があるでしょう。
クラウドPBXの選び方
クラウドPBXを導入する際には、自社にとって必要な機能があるかどうかの確認を行いましょう。クラウドPBXシステムは、サービスごとに搭載されている機能が異なります。そのため、自社にとって必要な機能がそのツールにあるかどうか確認しなくてはいけません。
たとえば、スマホで使うことが前提なのであれば、どの機種に対応しているのか、スマホならではのオプション機能が利用できるのかなどを基準に選べます。またオプション機能は通常料金とは別に、料金が必要となる場合もありますので、コストの総額を計算しておく必要もあるでしょう。クラウドPBXは通常、さまざまな料金プランの中から自社に合ったものを選択できるのがメリットです。クラウド型は、初期費用が安いですが、月額費用やオプション費用などを追加すると、思ったよりも高額になる可能性があります。そのため、自社に必要な料金プランとコストが見合っているか、社内で検討する必要があるでしょう。
また、ベンダーのサポート対応についても確認が必要です。対応時間や問い合わせ方法の種類（電話・メール・チャットなど）などもチェックしておかなくてはいけません。問い合わせ方法が少ないと、迅速に対応してもらえない可能性があるためです。たとえば、土日祝日も稼働している業種の場合で、クラウドPBXシステムのサポート側が土日祝日に稼働していないと、対応をしてもらえません。そのため、自社がどのようなサポート対応を必要としているのか事前に確認が必要です。
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クラウドPBXの導入を検討してみよう
クラウドPBXは、クラウド型のPBXで、コスト削減や業務の効率化などさまざまなメリットがあります。サービスによって搭載されている機能が異なるため、自社に適したサービスを選びましょう。