クラウドPBXを自治体が導入するメリットとは？導入事例もご紹介
コスト削減や業務効率化が期待できるクラウドPBXは、近年、自治体に注目されています。クラウドPBXはインターネット回線を使用するサービスであり、アナログ回線にはないさまざまなメリットがあります。本記事では、クラウドPBXを自治体が導入するメリットや導入事例、切り替えの際のチェックポイントなどをご紹介します。
クラウドPBXを自治体が導入するメリット
クラウドPBXは、自治体が導入してもさまざまなメリットがあります。ここでは主な8個のメリットをご紹介します。
コスト削減
クラウドPBXを導入することによる大きなメリットは、コスト削減につながることです。アナログ回線の場合、通話料金は距離に応じて変化します。遠距離になるほど高くなっていましたが、クラウドPBXなら一律料金で利用できます。そのため、通話にかかるコストを削減することができるでしょう。また、クラウドPBXは同じサービスを利用している機器同士は内線扱いになります。内線同士は通話料金がかからないため、外出中の職員のスマホにかけても、外線料金が発生しません。そのため、複数拠点があったり、職員が外出することが多かったりする部署の場合、大きなコスト削減につながるでしょう。
また、通常のビジネスフォンの場合は、電話機を購入またはレンタルする必要がありました。クラウドPBXなら、パソコンやスマホなど、さまざまな機器を利用することができます。さらに、契約数の増減も簡単に行えるため、いつでも適した契約数にしておくことができます。
人員の増減が容易
クラウドPBXなら、人員の増減や配置変更に柔軟に対応できます。自治体では、庁舎内のレイアウト変更や異動が起こりやすく、そのたびに装置の移動や配線の変更が必要でした。従来のビジネスフォンの場合、移動や配線変更のたびに費用や時間がかかっていました。
クラウドPBXなら、PBXの移動も配線変更も不要です。契約数の増減も柔軟に行えるため、職員の異動に合わせて変更しやすいでしょう。
複数拠点の一括管理が可能
クラウドPBXなら、複数拠点の一括管理ができます。自治体によっては、本庁だけでなく、支所が複数存在します。従来のPBXの場合、拠点ごとに主装置を設置しなくてはいけないため、配線工事や回線工事が必要でした。メンテナンスや修理なども、拠点ごとに発生します。
クラウドPBXは、クラウド上の装置を使用するので、物理的な機器や配線工事も不要です。拠点ごとの構築や保守運用も不要で、一括で管理することができます。さらに、設置や管理を行う人員を、各拠点に配置する必要もなくなります。
場所を問わず内線が使える
クラウドPBXなら、スマホやノートパソコンなどで電話業務ができるため、場所を問いません。インターネット回線が使える場所であれば、どこでも電話の発着信が可能になります。
たとえば、建設課や環境水道課など、現場に行くことの多い部署では、職員が不在になりがちです。スマホを内線化できれば、外出している職員に連絡が取りやすくなるでしょう。
多様な働き方に対応可能
クラウドPBXはインターネット回線があれば、どこでも利用できるので、多様な働き方に対応できます。近年、自治体でも一般企業と同様に働き方改革が行われています。たとえば、テレワークを行う際にも、クラウドPBXは活躍します。自宅でもインターネット回線があれば、スマホなどのデバイスを内線でつなぐことができるので、業務効率化につながるでしょう。
災害対策につながる
クラウドPBXを、災害時の対策として取り入れる自治体も増えています。災害への対応は自治体にとって重要な役割で、主体的な動きが求められます。その中で欠かせないのが、内外部との通信手段であるある電話設備です。
一般的な電話設備だけの場合、主装置や配線が破損すると、固定電話回線は使えなくなります。クラウドPBXなら、インターネットにつながりさえすれば、庁舎内だけでなく、自宅や避難場所からでも電話対応が可能になります。
特にスマホは、Wi-Fiだけでなく携帯電波も利用できます。Wi-Fi環境が使えない場合でも、携帯の電波はつながるというケースもあるでしょう。そうなると、災害時に重要な通信手段を素早く確保できます。さらに、各庁舎の通信手段を一括管理することで、被害を受けた庁舎にかかってきた電話を、一時的に他の庁舎に転送するなどの対応も迅速に行えます。
スマホでも利用できる
スマホにクラウドPBXのアプリをインストールすることで、スマホをビジネスフォン化することも可能です。職員の私用のスマホでも、クラウドPBXアプリを使えば、自治体の固定電話番号を利用することができます。
クラウドPBXはアプリを介して通話するので、スマホ本体の電話番号と分けて使用することができます。そのため、業務用のスマホを別途購入・レンタルしなくても、職員の私用のスマホをそのまま利用することが可能です。
スペースを有効活用できる
従来のビジネスフォンの場合、セキュリティの関係上、主装置を設置するための堅牢なスペースを確保する必要がありました。さらに、各電話機やケーブルの設置スペースも必要です。
クラウドPBXは、物理的な機器の設置が不要なため、スペースを確保する必要がありません。そのため、PBX装置を置いていた場所を、別の用途に有効活用することができます。
自治体のクラウドPBX導入事例
ここでは、クラウドPBXを導入した自治体である「南会津町」と「豊後大野市」についてご紹介します。
南会津町
南会津町は、新庁舎の建設をきっかけにクラウドPBXを導入しました。従来の約1/4で導入することができるため、全拠点一括導入を決断したそうです。従来のPBXの場合、新庁舎内に設置すると、多額の導入・維持・管理コストが必要でした。また、物理的なスペースも必要となります。
クラウドPBXを導入することで、工事コストや期間を短縮することができたそうです。また、固定電話の台数を導入以前の2/3程度に削減できたとしています。また、試験的に、職員個人のスマホを用いて内線電話を利用しています。市役所には現場に行くことの多い職員も多いため、外出先でも電話を受けられるので、業務の効率化が期待できます。
豊後大野市
豊後大野市では、クラウドPBXサーバーを導入し、防災時にも活用できるIP電話網を整備しました。豊後大野市は、防災無線や情報通信の整備状況において、地域格差が存在していたといいます。平成23年の地上デジタルテレビ放送への移行に伴い、市は光ファイバーを敷設しました。この光ファイバー網の有効活用の一環として整備されたのが、IP電話です。一般電話回線とIP通信回線を確保することで、一般電話回線が遮断された場合でも、IP電話網の活用ができます。クラウドPBXで庁舎外に専用サーバーを設置することで、被災リスクを分散されることが可能になりました。
さらに、市役所、公共施設、ケーブルテレビサービスに加入している市内世帯の固定電話は、クラウドPBXサーバーで結びました。これにより、約1万3,000世帯の市内電話が内線扱いになるため、無料化を実現できたのです。
クラウドPBXに切り替える際のチェックポイント
クラウドPBXに切りかえり際には、以下のポイントに注目することをおすすめします。
利用機能・規模を確認する
利用する機能と規模を確認しましょう。クラウドPBXは、ベンダーごとに機能と利用できる人数が定められています。利用人数や機能によって利用料金が異なるため、利用する人数や環境によっては、従来のビジネスフォンの方が安くなる可能性もあるでしょう。
切り替えを検討する際には、利用する機能や規模を確認し、導入コストやランニングコストを計算する必要があります。また、複数社から見積もりを取って検討することも大切です。
電話番号の引き継ぎができるか確認する
切り替えた際に、電話番号の引き継ぎができるか確認しましょう。自治体の場合、電話番号が変わってしまうと、市民が混乱してしまうことになります。また、周知するためにも手間やコストが必要になるでしょう。
電話番号の引き継ぎには条件があるため、事前にベンダーに個別に確認することをおすすめします。
セキュリティ
セキュリティ面でも対策も重要です。ベンダーがどのようなセキュリティ対策を取っているのか、トラブルが起きた場合にどのような対応をしてくれるのかなど、細かく確認しておきましょう。
クラウドPBXならナイセンクラウドがおすすめ
柔軟に対応してくれるクラウドPBXを選びたいなら、ナイセンクラウドがおすすめです。ナイセンクラウドは、スマホ、パソコン、IP電話機など、さまざまな種類の機器をビジネスフォン化できるサービスです。サービスを利用している端末間の通話は内線扱いになるので、距離に関係なく無料で利用できます。また自動録音や音声ガイダンス、電話会議など、ビジネスに便利なさまざまな機能が搭載されているのも特徴です。従来のビジネスフォンよりも、電話業務の質を向上させながら、コストを削減できます。
また、ナイセンクラウドの料金プランは「ライト(1人用）」「ペア(小規模）」「プロ（中規模以上）に分けられており、業務形態によってプランを選べます。そのため、利用人数に合わせて無駄なく運用できるでしょう。さらに、必要な分だけオプションを付けることができます。
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クラウドPBXは自治体にもメリットが大きい
クラウドPBXの導入は自治体にも大きなメリットがあります。コスト削減や業務効率化のみでなく、災害時の対策としても使えるのは、自治体にとって大きなメリットといえるでしょう。また、スマホをビジネスフォンとして利用できるため、利便性向上にもつながります。ぜひ、クラウドPBXの導入を検討してみてはいかがでしょうか。