クラウドPBXで使う電話機はどうする？おもな対応機器を紹介
クラウドPBXを導入すれば、本社内だけでなく支店や外出先などでも、本社と同じ電話番号を使うことができます。これからクラウドPBXを導入しようと検討している会社も多いでしょう。
ただ、その際に、電話機はどうするのか気になる人もいるかもしれません。新たに購入しなければならない場合には、その分だけコストが増えます。現在使用中の電話機に特に不具合などがなければ、そのまま流用したいところです。
また、外出先でクラウドPBXを利用するときの電話機についても把握しておきたいでしょう。本記事では、クラウドPBXで使用する電話機について解説していきます。
クラウドPBXで使用できる電話機の種類と使い方
クラウドPBXではインターネットに接続できる環境さえあれば、電話機能のあるほとんどの端末を電話機として使用できます。では、具体的にどんな端末をクラウドPBXで使用できるのか見ていきましょう。
IP電話機
IP電話機は「050」で始まるIP電話のサービスを利用することを想定している電話機のことです。外観のデザインや基本的な機能などは、通常の固定電話とほとんど変わりません。
ただ、LANポートが付いていて、LANケーブルを挿し込めるようになっているのが、通常の固定電話との大きな違いです。
IP電話機をクラウドPBXで使用する際には、LANポートにLANケーブルを挿し込んでインターネットに接続します。それからクラウドPBX用の設定を済ませれば、クラウドPBXに接続されて、会社の電話番号を使用できる仕組みです。クラウドPBXで使用する会社の電話番号が通常の固定電話の番号なら、IP電話機でもそれと同じ電話番号を使用できます。
また、LANケーブルを使用してインターネットに接続できる場所にIP電話機を持ち込めば、他の場所でも使用可能です。
スマートフォン
AndroidのスマートフォンやiPhoneのほとんどは、クラウドPBXで使用可能です。専用のアプリをインストールすることで、クラウドPBXに接続して会社の電話番号を使えるようになります。
また、インターネットへの接続さえできれば、通話サービスを契約していない端末でも問題ありません。データ通信のみのSIMカードを入れたスマートフォンでも、クラウドPBXで通話できます。
ただし、通信容量を使い切って通信制限がかかっている場合には、通話品質が悪くなる可能性があるため注意しましょう。
タブレット端末
タブレット端末でも、スマートフォンと同じアプリを使用できるため、クラウドPBXの専用アプリをインストールできます。使い方も、スマートフォンとほとんど変わりません。通話サービスを契約していなくても、クラウドPBXの専用アプリで会社の電話番号を使って発着信できます。
ただし、Wi-Fiモデルなどの場合には、Wi-Fiがつながらない場所ではクラウドPBXも使えないため注意が必要です。Wi-Fiモデルでも、オフィス内のみで使用するのであれば、特に問題ありません。
また、タブレット端末はスマートフォンと違って通話用のマイクは付いていません。そのため、通話をするにはヘッドセットマイクなどの外部機器が必要です。
パソコン
パソコンでクラウドPBXを使用する場合には、ソフトフォンという電話用のソフトウェアを使用します。デスクトップパソコンなら、タブレット端末と同じように、ヘッドセットマイクなどの外部機器が必要です。ノートパソコンでマイクが付いている機種なら、外部機器なしでの通話もできます。
主にコールセンターなど、電話を使用する機会が多い職場なら、クラウドPBXでパソコンを使用すれば便利でしょう。
通常のビジネスフォン
通常のビジネスフォンはゲートウェイに接続すれば、クラウドPBXで使用できます。電話をかけるときの操作も、電話に出るときの操作も、これまでと同じです。本社に設置しているビジネスフォンでも、支店や支社に設置しているビジネスフォンでも同じ電話番号を使えます。
アナログ電話機
アナログ電話機は、アナログ変換機を使用することで、インターネットに接続できるため、クラウドPBXで使用可能です。おしゃれな外観のアナログ電話機をそのまま、クラウドPBXでも使うケースも見られます。ただし、機能面でのメリットはあまりありません。
スマートフォンを電話機として使用するメリット
スマートフォンをクラウドPBXの電話機として使用するメリットについて見ていきましょう。
出先でも内線電話を利用できる
クラウドPBXに接続して会社の代表番号を使えるようにした端末は、内線電話にもつながります。IP電話機やパソコンのような据え置きタイプの端末だけでなく、スマートフォンに関しても同様です。そのため、スマートフォンをクラウドPBXの電話機として使用していれば、出先でも内線電話を利用できます。このメリットを享受するために、クラウドPBXを導入する企業は多いです。そして、さまざまな場面で役に立ちます。
例えば、営業に出ている社員に業務上の確認などをするために電話するとき、通常なら通話料がかかるでしょう。しかし、クラウドPBXでスマートフォンを内線化していれば、通話料がかかりません。
また、営業担当者が他の営業先に行っていてオフィスにいないときに、顧客から問い合わせが来ることがよくあるでしょう。通常なら、その営業担当者が帰社してから折り返し電話をかけることになります。場合によっては、それまでかなり時間が経ってしまうこともあるかもしれません。その点、スマートフォンをクラウドPBXに電話機として使用していれば、電話を切らずに営業担当者と代わることができます。そのため迅速な対応が可能になるでしょう。
専用の端末が不要
クラウドPBX導入前の時点で、仕事用に使用するスマートフォンを社員に持たせている会社も多いでしょう。そのようなスマートフォンに専用アプリをインストールすれば、すぐにクラウドPBXで使用できます。専用の端末を購入せずに済むのが大きなメリットです。
また、社員が個人で持っているスマートフォンをクラウドPBXで使用することもできます。機種や通信キャリアなどが揃っていなくても問題ありません。
通話以外の機能も利用できる
クラウドPBXの業者で提供している専用アプリには、通話以外の機能も豊富に付いています。スマートフォンを電話機として使う場合には、そのような機能を利用できるのもメリットです。
例えば、チャット機能やビデオ通話機能などが挙げられます。電話で通話するまでもない用事や、文字で残したい用事などのときにはチャットを利用すると便利です。ビデオ通話機能を使えば、リモート会議などにも使えます。
パソコンを電話機として使用するメリット
パソコンをクラウドPBXの電話機として使用するメリットについて見ていきましょう。
テレワークで活用しやすい
テレワークでは、自宅やカフェなどでパソコンを使って仕事をするでしょう。仕事で使うパソコンにソフトフォンをインストールすれば、電話としても使えて便利なのがメリットです。
テレワーク中の社員に電話で確認したいことなどがあれば、内線でつないで通話できます。テレワーク中の社員宛に顧客から問い合わせなどの電話がかかってきたときにも、そのまま代われるでしょう。
また、会社で貸与している仕事用のパソコンなら、休日に使用することはありません。仕事とプライベートの時間を区別しやすいのもメリットです。
通話をしながらデータ参照するのに便利
電話をしながらデータを参照する機会も多いでしょう。パソコンならソフトフォンを起動した状態でもデータの参照がスムーズに行えるのがメリットです。大きなモニターを使用していれば、複数のウインドウを表示したまま通話ができます。データ参照のたびに会話が止まってしまうことがなく、迅速に対応できるでしょう。
タブレット端末を電話機として使用するメリット
タブレット端末なら、デスクの前以外でも電話ができるのがメリットです。スマートフォンと同じように移動しながら通話できます。また、パソコンほどではありませんが、データを参照するときに、スマートフォンよりスムーズに行えるでしょう。
オフィス内では移動することが多いものの、オフィス外に行く機会は少ない場合に、タブレット端末が向いています。
ホテルなどでも、客室にタブレット端末を設置して電話として使えるようにしているところが多いです。
IP電話機やビジネスフォンを電話機として使用するメリット
IP電話機は通常の固定電話と同じ感覚で使えるのがメリットです。クラウドPBXを導入しても、これまでと使い方が大きく変わることはありません。
年配の社員やITに弱い社員だと、スマートフォンやパソコンでクラウドPBXを扱うのが難しいこともあるでしょう。そのような場合には、IP電話機を使用するのがおすすめです。機能などにあまりこだわらなければ、価格もそれほど高くはありません。
また、ビジネスフォンもこれまでと同じ感覚で使用できるのがメリットです。現在使用しているビジネスフォンを引き続き使用すれば、新たに電話機を購入する必要はありません。
IP電話機やビジネスフォンをいくつか残しておけば、ITに弱い社員がいても、クラウドPBXへ移行しやすいです。
さまざまな機器に対応するクラウドPBX「ナイセンクラウド」
ナイセンクラウドは、パソコン、電話機、スマホなどにも対応しており、既にお手元にある端末を活用してご利用いただけるクラウドPBXです。03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しています。日本マーケティングリサーチ機構調べにおいて「テレワークに役立つサービス」「信頼と実績のクラウドPBX」「経営者が選ぶ電話サービス」において1位に選ばれています。
詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
また、2台のスマホで固定電話番号を利用することに特化した「スマコテ」もございます。ナイセンクラウドの機能を小規模に導入できるスマコテで使い勝手や機能を試し、必要に応じてナイセンクラウドに切り替えることも可能です。
＞＞スマコテの詳細をチェックする＜＜
業態に合わせて使用する電話機を選ぼう
クラウドPBXでは、さまざまな端末を電話機として使用できます。中でもスマートフォンを使えるのは画期的でしょう。出先でもオフィスにいるときと同じように、会社の代表番号で電話をかけたり受けたりできます。顧客への対応がスムーズになり、内線電話も外出先で使えます。
オフィス内では、パソコンやタブレット端末を電話機として使えるのが便利です。電話中のデータの参照がスムーズにいき、業務で使用しているパソコンをそのまま電話としても使えるようになります。テレワークとの相性も良好です。IP電話や通常のビジネスフォンを使えば、ITに弱い社員も困ることはありません。
それぞれの端末の特徴やメリットなどを考慮して、業態に合った電話機を選びましょう。