パーソナルジムの開業に電話番号は必要？クラウドPBXがおすすめ
パーソナルジムを開業する際は、トレーニング機器や店舗物件、予約システムなど、さまざまな準備が必要です。その中で後回しになりやすいのが、問い合わせを受けるための電話番号です。
パーソナルジムでは、WebサイトやSNS、予約フォームを中心に集客するケースも増えています。しかし、入会前の相談や予約変更、店舗までの道案内など、電話での連絡を希望する利用者も少なくありません。電話窓口を用意していない場合、問い合わせの機会を逃したり、利用者に不安を与えたりする可能性があります。一方で、開業時から店舗に固定電話を設置すると、工事費や電話機の購入費、月々の基本料金が負担になりかねません。
本記事では、パーソナルジムの開業時に電話番号が必要になる場面や、個人のスマートフォンで対応するデメリット、クラウドPBXが適している理由などを紹介します。
スマホで使えるクラウドPBXナイセンクラウド
パーソナルジム開業で電話番号が必要になる場面
パーソナルジムの開業にあたり、電話番号を取得せず、予約受付や問い合わせ対応をメール、LINE、Webフォームなどに限定する運営方法もあります。ただし、実際の店舗運営では、電話番号が必要になる場面が複数あります。電話窓口がないために顧客との接点を失わないよう、開業前に利用場面を整理しておきましょう。
| 電話番号が使われる主な場面 | 想定される連絡内容 |
| 入会前の問い合わせ | 料金、トレーニング内容、食事指導、体験利用などの確認 |
| 予約に関する連絡 | 当日予約、予約日時の変更、キャンセルの相談 |
| 来店前後の連絡 | 店舗までの道案内、忘れ物、遅刻の連絡 |
| 既存会員への対応 | 契約内容、休会、退会、支払いに関する問い合わせ |
| 取引先との連絡 | 設備会社、清掃会社、管理会社、広告会社などとの連絡 |
| Web上への掲載 | 公式サイト、広告、Googleビジネスプロフィールなどへの掲載 |
パーソナルジムは、一般的なフィットネスクラブと比べて、利用者とトレーナーが一対一でやり取りする機会が多い業態です。利用者の身体や健康に関する相談を受ける場面もあるため、問い合わせ先が明確になっているかどうかは、安心感にも影響します。
個人のスマホで対応するデメリットは？
開業費用を抑えるために、個人で使用しているスマートフォンの番号を店舗の問い合わせ先として掲載する方法もあります。新しい電話回線や端末を用意せずに済むため、すぐに運用を始められる点はメリットです。しかし、個人のスマートフォンをそのまま業務に利用すると、プライベートと仕事の区別がつきにくくなります。開業後の運営に支障が出ないよう、想定されるデメリットを確認しておきましょう。
個人の電話番号が広く公開される
店舗の電話番号は、公式サイトやSNS、チラシ、Web広告、地図サービスなど、さまざまな媒体に掲載されます。個人の携帯電話番号を使用した場合、不特定多数の人に番号を公開しなければなりません。一度公開した番号は、掲載ページを削除しても、検索結果や過去の広告物などに残る可能性があります。営業電話や勧誘電話が増え、私生活に影響するケースも考えられるでしょう。プライバシーを守りながら店舗の窓口を設けるには、個人用とは別の電話番号を用意する必要があります。
営業時間外にも電話がかかってくる
個人のスマートフォンを仕事用にすると、営業時間外や休業日にも店舗への電話が入ります。着信だけでは私用か業務かを判断できないため、休日でも電話を気にしながら過ごす状態になりかねません。営業時間外の着信に対応し続けると、トレーナーの負担が増えます。反対に、電話に出なければ「営業中なのに連絡がつかない」と誤解される可能性もあるでしょう。仕事用の電話環境を分ければ、営業時間に合わせて着信先を変更したり、留守番電話へ切り替えたりしやすくなります。
複数人で電話対応を分担できない
開業当初は代表者一人で運営していても、会員数が増えればトレーナーや受付スタッフを採用する可能性があります。個人のスマートフォンだけで電話を受けていると、着信が代表者に集中します。トレーニング中や移動中に電話へ出られず、折り返しが遅れる場面も増えるでしょう。ほかのスタッフへスマートフォンを渡す方法もありますが、私用の連絡先や写真、アプリなどが入っている端末を共有するのは現実的ではありません。また、担当者が変わるたびに店舗の電話番号を変更すると、顧客への案内やWeb上の情報修正が必要です。スタッフの増加を見据えるなら、一つの店舗番号を複数の端末で利用できる仕組みが適しています。
パーソナルジム開業にはクラウドPBXがおすすめ
店舗専用の電話番号を用意する方法として、固定電話のほかにクラウドPBXがあります。PBXとは、外線からの着信を内線へ接続したり、複数の端末へ振り分けたりする電話交換システムです。従来は店舗やオフィス内に専用機器を設置する必要がありましたが、クラウドPBXではインターネット上のシステムを利用します。対応するスマートフォンやパソコン、IP電話機を登録すれば、店舗の代表番号を使った発着信が可能です。主なメリットとして、以下が挙げられます。
スマートフォンを店舗電話として利用できる
クラウドPBXでは、普段使用しているスマートフォンに専用アプリを入れ、店舗電話の端末として利用できます。個人用の携帯電話番号を公開せず、店舗の番号を使って電話を受けられる点が特徴です。利用者へ電話をかける際も、店舗番号を発信者番号として表示できるサービスがあります。トレーナーが店舗内を移動しているときや、別の場所で事務作業をしているときでも、インターネット環境があれば電話に対応できます。受付に固定電話機を置く必要がないため、省スペースで運営するパーソナルジムにも取り入れやすいでしょう。
トレーニング中の電話を複数端末で受けられる
パーソナルジムでは、トレーニング指導中に電話へ出られない場面があります。トレーナー一人の端末だけに着信する仕組みでは、問い合わせを逃す可能性が高くなります。クラウドPBXなら、登録した複数のスマートフォンやパソコンを一斉に呼び出す設定が可能です。代表者が指導中でも、受付スタッフや別のトレーナーが電話を受けられます。複数店舗を運営している場合は、別店舗や事務所へ着信をつなぐといった運用も検討できます。電話対応を特定の人に集中させず、店舗全体で分担できる点がメリットです。
電話設備にかかる負担を抑えやすい
一般的な固定電話を設置する場合、回線工事や電話機の準備が必要になる可能性があります。店舗の移転やレイアウト変更が発生した際は、設備の移設や再設定も必要です。クラウドPBXは、専用のPBX機器を店舗内に設置せずに利用できます。現在使用しているスマートフォンやパソコンを活用すれば、電話機の購入台数も抑えられるでしょう。ただし、サービスによって初期費用や月額料金、通話料、アプリ料金などが異なります。番号の取得費用や利用可能な端末数も確認したうえで、自店舗に合うプランを選ぶ必要があります。
パーソナルジム開業なら「ナイセンクラウド」
パーソナルジムの電話環境を整える際に検討したいサービスが、アイティオール株式会社の「ナイセンクラウド」です。ナイセンクラウドは、会社や店舗の電話番号をスマートフォン、パソコン、IP電話機などで利用できるクラウドPBXです。03や06などの市外局番に加え、050や0120などの番号にも対応しています。
店舗の番号をスマートフォンで発着信できる
ナイセンクラウドでは、登録したスマートフォンから店舗の電話番号を使って発着信できます。店舗の代表番号にかかってきた電話を外出先で受けたり、スマートフォンから店舗番号を表示して利用者へ発信したりできるため、受付専任スタッフがいないパーソナルジムにも取り入れやすい仕組みです。利用できる端末には、スマートフォンのほか、パソコンやIP電話機があります。受付カウンターではIP電話機、トレーナーはスマートフォン、事務担当者はパソコンというように、業務内容に合わせて端末を使い分けられます。
電話対応に役立つ機能を利用できる
ナイセンクラウドでは、留守番電話、着信ルール設定、IVR、自動録音など、電話対応を支える機能が提供されています。パーソナルジムでは、次のような使い方が考えられます。
| 機能 | パーソナルジムでの活用方法 |
| 留守番電話 | 営業時間外やセッション中の問い合わせを録音する |
| 着信ルール設定 | 曜日や時間帯に合わせて着信先を切り替える |
| IVR | 予約、契約、その他の問い合わせを音声案内で振り分ける |
| 自動録音 | 問い合わせ内容や案内内容を確認する |
| 複数端末への着信 | 代表者、トレーナー、受付スタッフで電話を受ける |
| 内線・取次ぎ | 電話を保留して担当スタッフへつなぐ |
必要な機能は、店舗の規模やスタッフ数によって異なります。開業時は基本的な構成から始め、会員数や問い合わせ件数が増えた段階で機能や端末を追加すると、費用を管理しやすくなります。
ナイセンクラウドの詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
プランは3つあり、内線数に応じて金額が変わります。内線数が多い場合はお得な割引もございます。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。
小規模なパーソナルジムには「スマコテ」も選択肢
一人または少人数で運営するパーソナルジムでは、ナイセンクラウドに加え、同社が提供する「スマコテ」も選択肢になります。
スマコテは、固定電話番号をスマートフォンで利用するためのサービスです。全国の市外局番に対応し、留守番電話や着信ルール設定などの機能も提供されています。ナイセンクラウドとスマコテのどちらが適しているかは、利用する人数や電話対応の方法によって変わります。
| 比較するポイント | ナイセンクラウドが向いているケース | スマコテが向いているケース |
| 利用人数 | 複数人で電話を受けたい | 一人または少人数で運営する |
| 内線・取次ぎ | スタッフ間で内線や取次ぎを使いたい | 複雑な電話連携を必要としない |
| 店舗数 | 複数店舗への展開を考えている | 一店舗を小規模に運営する |
| 機能 | IVRや自動録音なども活用したい | 留守番電話や着信設定を中心に使いたい |
| 運用方針 | 成長に合わせて電話環境を拡張したい | シンプルな構成で固定電話番号を使いたい |
開業時点では一人で運営していても、スタッフの採用や店舗展開を予定している場合は、拡張性を考慮すると、ナイセンクラウドがおすすめです。反対に、当面は代表者一人で電話を受け、複雑な内線機能を必要としない場合は、スマコテのような小規模事業者向けサービスも候補になります。
なお、料金や利用条件、取得できる電話番号、対応端末は契約内容によって異なります。導入前に公式サイトで最新情報を確認し、必要な機能を整理したうえで問い合わせましょう。
まとめ
パーソナルジムは、WebサイトやSNS、予約フォームを中心に運営する場合でも、入会相談や予約変更、当日の連絡などで電話番号が必要になる場面があります。問い合わせ先として店舗専用の電話番号を掲載しておけば、利用者が連絡方法を選びやすくなり、店舗への安心感にもつながります。
ただし、個人の携帯電話番号をそのまま公開すると、私用と業務の着信を区別しにくくなります。営業時間外の電話や営業電話が個人端末へ入るほか、スタッフが増えた際に電話対応を分担しにくい点にも注意が必要です。
クラウドPBXを導入すれば、スマートフォンやパソコンを店舗電話として利用できます。店舗の代表番号を使った発着信や複数端末への着信、留守番電話、時間帯別の着信設定などを活用できるため、固定電話設備を置きにくい小規模なパーソナルジムにも取り入れやすいでしょう。
複数のスタッフや店舗で電話を共有したい場合は、内線や取次ぎ、複数番号の管理に対応したナイセンクラウドが候補になります。一人または少人数でシンプルに固定電話番号を使いたい場合は、スマコテも検討できます。現在の店舗規模だけでなく、今後の採用や店舗展開も踏まえ、自店に合った電話環境を整えましょう。