クラウドPBXなら会社の電話番号がどこからでも利用できる！導入する5つのメリット
従来、会社の電話番号は会社の中にある電話機からしか利用できないのが当たり前でした。しかし、現代では技術の発展により、その「常識」が覆されつつあります。
たとえば、新たな企業向け電話運用として話題を呼んでいる「クラウドPBX」。その大きな特徴は、会社という特定の拠点に縛られることなく運用ができる、すなわち、会社の電話番号が会社内外問わずどこからでも利用できるという、これまでには考えられなかった運用が可能です。これだけでも従来に比べるとかなり運用の幅が広がりますが、それ以外にもたくさんのメリットがあります。
今回は、画期的な企業向け電話運用として普及が進む「クラウドPBX」とは何か、その仕組みを解説しつつ、クラウドPBXを導入することによる5つのメリットを中心に解説していきます。また、クラウドPBXを選ぶ際の選び方のポイントも含めて解説しますので、実際に導入を検討される際にも参考にしてみてください。
クラウドPBXとは？
冒頭でも説明した通り、「クラウドPBX」は、新たな企業向け電話システムとして注目され、近年急成長を遂げています。世間で話題のクラウドPBXとは、具体的にはどういったものなのでしょうか。
クラウドPBXとは、簡単に言えば、従来型の企業向け電話運用である「ビジネスフォン」の仕組みをクラウド環境に置き換えたうえで、改良したものです。ここでは、ビジネスフォンを踏襲した新世代のシステムであるクラウドPBXの仕組みを主にビジネスフォンとの違いに焦点を当てて解説します。
ビジネスフォンとの違い
従来、企業向け電話運用として広く一般に普及していた「ビジネスフォン」。ビジネスフォンとは、簡単に言えば「複数の電話機で電話を共有する」ためのシステムです。
企業では、個人向けの電話と違って、回線に複数の枠があります。なぜかといえば、企業は毎日のように複数の顧客や取引先と連絡を取り合って仕事を進めていく組織だからです。もし1つの回線に対し1つの枠しかないと、特定の1人の対応が終わるまで他の着信は「話し中」になってしまい、他の人はいつまでも電話ができません。そういった事態を防ぐために、ビジネスフォンを取り入れることで、枠の上限までの複数台の電話機で、1つの電話番号に対する大量の着信に対して同時並行的に応対できます。
ビジネスフォンでできることは、それだけではありません。ビジネスフォンは「主装置（PBX）」と呼ばれる構内交換機を会社内に設置して、その主装置にすべての固定電話機と電話回線を有線接続することで、主装置を頭脳として電話機と回線を一元管理できます。こうした仕組みにより、たとえば、複数の電話機に対する着信の割り当てや、特定の電話機から別の電話機への回線の切り替え（電話の取次ぎ）、内線ネットワークを利用した社内の電話機同士の通話（内線通話）などができるようになります。
クラウドPBXでも、「主装置を利用した電話機と回線の一元管理」という仕組みはそのまま踏襲しています。しかし、クラウドPBXはその名の通り主装置（PBX）をクラウド上に設置するため、会社内に物理的に設置する必要がありません。そして、電話機は固定電話機だけではなくスマートフォンやタブレット端末などの持ち運べるデバイスも使い、インターネット回線を利用してクラウド上の主装置と相互接続します。つまり、会社内にそもそも主装置がなく、どこか遠くにある主装置に対して無線接続して遠隔的に運用を継続できる、ということです。
勘のいい方はすでにお気づきでしょう。ビジネスフォンとクラウドPBXの最大の違いは、「場所に縛られる運用であるか、場所を問わずどこからでも使えるか」です。ビジネスフォンでは、大規模な物理的設備の設置および固定によってシステムが会社という拠点に縛られ、会社内でしか利用できないのに対し、クラウドPBXは物理的設備の設置が不要でインターネット回線での接続が可能なデバイスで使えるので、システムがどこからでも利用でき、デバイスはどこへでも持ち運べます。
どこからでも会社の電話で発着信できる
クラウドPBXとビジネスフォンの違いは、先述の通り、「場所に縛られる運用であるか、場所を問わずどこからでも使える運用であるか」でした。イメージとしては、従来型のインターネット接続と現在の最先端のインターネット接続を思い浮かべるとわかりやすいでしょう。
たとえば、インターネット上の社内SNSサービスに対し、従来は会社に設置されLANケーブルが接続された大きなデスクトップパソコンを使ってしかアクセスできなかったのが、環境をスマホに置き換えることで、会社外でも移動中でも出先でも、手持ちのデバイスでどこからでもSNSにアクセスできるようになったようなものです。この喩えの前者がビジネスフォン、後者がクラウドPBXです。
クラウドPBXは、ビジネスフォンのように社内に設置された物理的設備に対し電話機が固定され、必ず有線で接続されているといった制限がなく、主装置との接続や通話に際してインターネット回線を利用するため、私たちが常日頃電車に乗りながらスマホをいじっているのと同じような感覚で運用できます。
ビジネスフォンでは固定電話回線と固定電話機を利用した運用であったため、アナログ電話回線が直接会社に繋がっている関係上、会社の電話番号での発着信は当然会社内でしか利用できませんでした。それに対してクラウドPBXは、そもそも主装置が会社外のクラウド上に存在しているため、会社の電話番号による発着信を会社外でも普通に利用できます。
これは、従来の常識が当たり前だと思っていた方にとっては、非常に驚くべき事実ではないでしょうか。
クラウドPBXを導入する5つのメリット
既に述べた通り、クラウドPBXの特徴は、場所を問わずどこからでも使える運用が可能であることです。そして、それはそのまま、クラウドPBXの最大のメリットとなります。場所を問わずどこからでも使えるということは、離れた場所に拠点が点在していても、システム上は1つに繋がれるということです。これは、拠点ごとに電話システムが完結していたビジネスフォンでは考えられないような柔軟な運用を可能にしました。
ここでは、クラウドPBXを導入することにより生まれる5つのメリットを紹介します。この5つのメリットすべてが、場所を問わずどこからでも使える運用であることを下敷きにしているので、会社に縛られない運用というのがどれだけ便利なのかをご理解いただけるはずです。
出張中や外出中でも会社の電話が利用できる
会社のデスクに固定電話が備え付けられているタイプのオフィスで長年働いている方にとってみれば、会社の電話は会社内でしか利用できないことを当たり前に思っていたでしょうし、固定された電話を持ち運ぼうという考え方もなかったはずです。
しかし、既に何度も述べた通り、そもそも主装置が社内に存在しないクラウドPBXでは、会社内であろうと外であろうと、何なら出張で地方に飛び回っていようと、得意先に出払っていようと、いつでもどこでも会社の電話が使えます。これは、想像以上に便利なことです。
たとえば会社に対し外出中の社員あての着信が来た場合、ビジネスフォンでは内勤者が用件と名前を控え、それを外線で外出中の社員あてに連絡する必要がありました。そして折り返す際に会社名義の電話番号を使うために、外出先から会社へいったん帰社しなければなりませんでした。
それがクラウドPBXでは、会社にかかってきた電話をそのまま外出中の社員のスマホに「取次ぎ」できますし、仮に取次ぎがうまくいかず外出中の社員が折り返す際も、スマホから会社の電話番号で発信が可能なので、わざわざ帰社する必要がなくなります。
このようにクラウドPBXは、無駄な移動の必要性を無くしてくれるので、これまで移動に割いていた時間をそのまま仕事に活用できます。
在宅勤務でも会社の電話が利用できる
既にお気づきの方も少なくないでしょうが、場所を問わずどこからでも使えるクラウドPBXでは、在宅勤務であっても手持ちのスマートフォンやパソコンを使って、会社の電話番号を用いた発着信が可能です。場所を問わずどこからでも使えるとうのは出張先や客先だけでなく、当然、自宅も含まれるわけです。
少なくとも電話応対業務は出勤の必要性がなくなりますので、従来から必要性が叫ばれており2020年には感染拡大防止策として注目された「在宅勤務」「テレワーク」「サテライトオフィス」などの働く場所を問わない制度の導入の足掛かりにもなるかもしれません。
会社の拠点が複数あっても電話番号を統一できる
本章冒頭でも軽く触れましたが、場所を問わない運用が可能なクラウドPBXであれば、複数の拠点がシステム上で1つに繋がることができます。複数の拠点をシステム上で1つに繋げられるということは、例えば本社の会社代表番号など同一の会社代表番号を、全拠点で利用できるということです。つまり、電話番号を拠点ごとに分ける必要がなくなり、電話番号を1つに統一できます。
電話番号を統一できれば、問い合わせ先が一目瞭然でわかりやすいですし、電話番号の管理の手間もほぼなくなります。また、外部から見れば本社宛てになっている着信を、電話応対専門の別拠点の社員が丸ごと巻き取って対応することも可能ですので、内部的にも混乱することはありません。自動音声応答機能（IVR）を用いて問い合わせ内容を切り分け、内容別に対応する拠点を変えることも可能です。
更には、本社など特定の拠点が万が一災害などで業務が停止してしまっても、別拠点で問題なく電話応対を引き受けることができるといったリスク分散もできます。
複数の拠点間、海外でも内線を利用できる
クラウドPBXが企業にとって魅力的なのは、「複数の拠点間で内線を構築できる」からといってもいいでしょう。
従来のビジネスフォンでは、先ほどから説明している通り、拠点と設備が物理的に固定されているので、会社の拠点ごとに電話システムを構築する必要があり、システムは拠点内で完結していました。そのため、同じ会社でも別拠点への連絡は外線を利用しなければなりませんでした。
クラウドPBXでは、先述の通り、複数の拠点が場所を跨いでシステム上で繋がることができるので、内線ネットワークも拠点を跨いで構築できるのです。たとえば大阪と東京といったように離れた拠点同士でも可能ですし、対応したクラウドPBXベンダーと契約すれば、海外拠点とも内線通話ができます。
これにより拠点を跨いだ連絡がよりスムーズになりますし、国際電話を利用する必要もなくなります。外線通話だったものを内線通話に変えることで、大幅な通話料カットが望めます。
コストを大幅に削減できる
クラウドPBXがここまで話題を集めるのは、以上のような画期的なメリットもそうですが、やはり「コスト削減につながる」というのが企業にとって嬉しいからでしょう。家庭に比べると遥かに規模の大きい企業では、電話運用にかかるランニングコストも莫大なものになりますから、できる限りコストは少ない方がいいのです。
クラウドPBXにおいて最もコストの下げ幅が大きいのは、導入の際に支払う「初期費用」でしょう。初期費用はクラウドPBXを提供するベンダーによっても異なりますが、おおむね1万円～5万円が相場です。これはクラウド環境構築や主装置の設定作業に対してかかるものです。
それに対してビジネスフォンでは、大規模な物理的設備の購入・設置・工事などの準備が不可欠です。導入の際、主装置の購入費用だけでも数十万円～数百万円はかかります。それに加えて主装置の設置工事費・固定電話機の購入費や設置工事費、およびこうした設備のメンテナンスや修理にかかる保守管理費などが嵩んでいきます。こうした様々な費用を考慮すると、ビジネスフォンの場合の初期費用は安くても100万円前後はかかる計算になります。そもそも、導入からして低コストで済むというのがクラウドPBXの大きな特徴なのです。
また、既に説明した通り、拠点間の内線構築など常識を超えた運用ができるクラウドPBXなら、従来外線であった通話を内線に置き換えるだけでも大幅に通話コストを削減できます。まして海外拠点と国内の取引先との通話が国際電話から国内の市内通話レベルに置き換えられることを考えれば、ビジネスフォンに比べると天と地といっていいくらいの差が生まれます。
更には、スマートフォンだけでなく様々な端末に対応しているというのもクラウドPBXの大きな特徴です。たとえば移動中や外出先で便利に使えるスマートフォンやタブレット端末だけでなく、オフィスやコールセンターで威力を発揮する据え置き型IP電話機やデスクトップパソコン、在宅勤務でも問題なく使えるノートパソコンにも対応しているなど、色々なデバイスが使えるので、既に会社で支給している資産を無駄なく活用することで、より多くのコストを削減できます。
クラウドPBXを選ぶ際のポイント
以上のように多くのメリットがあるクラウドPBXですが、電話回線ではなくインターネット回線を利用した新世代の通話手段であることによる条件面での違いが大きいことや、ベンダーによって提供するサービスの品質や機能などに大きな違いがあることなど、デメリットもあります。ここでは、トラブルを避け、自社に最適なクラウドPBXを選んでいただくために、意識するべきポイントを3つ紹介します。
会社の電話番号の変更が不要のクラウドPBXを選ぼう
会社組織にとって、電話番号というのは非常に重要です。まして、アナログ電話回線で取得した固定電話番号を持っている場合には、その電話番号は会社の看板といってもいいレベルで大切だと意識しましょう。会社にとって電話というツールがまだまだ重要であることもそうですが、固定電話番号に関しては一定の社会的信用を担保してくれるものでもあります。
クラウドPBXは、通常の電話回線ではなくインターネット回線を利用した電話システムであり、通話にもインターネット回線を使います。こうした環境の違いによって、ベンダーが使用している回線の種類によっては、既に取得している固定電話番号が使えない可能性もあります。詳しい技術的な話はここでは割愛しますが、そうした場合は電話番号の変更を余儀なくされることになり、会社の番号がIP電話で払い出される「050番号」になってしまう事にもなりかねません。050番号はアプリなどでも無料で取得可能なせいか、まだまだ一般的に広く用いられていないせいか、社会的信用はいまいちです。
逆に、ベンダーによっては問題なく固定電話番号を引き継いで利用できるところもありますので、特別何か大きな問題がない限りは、会社の電話番号を変更せずに利用できるベンダーと契約しましょう。
必要な機能を持つクラウドPBXを選ぼう
クラウドPBXは、ビジネスフォンの仕組みをベースにした企業向け電話運用なので、企業向けに特化した色々な機能が搭載されています。しかし、クラウドPBXは先述の通りベンダーごとに提供されている機能の内容も価格も違うので、しっかり機能面を比較して選びましょう。クラウドPBXは、費用ではなくまず使いたい機能を搭載しているのかという着眼点でベンダーを絞り込んでいくことを強くおすすめします。
デモや無料お試しを利用してから選ぼう
クラウドPBXには実はもう1つ大きな弱点があります。それは、インターネット回線下での運用が前提となっているクラウドPBXにおいては、ユーザーがどの場所で使うか、要は環境の条件によって使い勝手の良し悪しが大きく左右されてしまうということです。
どんなに口コミなどの評判が良かったとしても、結局使い勝手は実際の利用環境に左右されてしまうので、自分の環境では全く使い物にならなかった、といったケースも0ではありません。
そうした事態が生まれてしまうことをベンダー側も理解していて、各ベンダーでは契約前に無料お試しキャンペーンやデモ機貸し出しを実施しているところが多いです。こうしたキャンペーンを利用すれば、契約前に実際に自分が利用する環境でどのように運用ができるか、使い勝手の良し悪しを存分に試すことができます。
会社向けクラウドPBXなら「ナイセンクラウド」
ナイセンクラウドは、パソコン、電話機、スマホなどにも対応しており、既にお手元にある端末を活用してご利用いただけるクラウドPBXです。03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しています。日本マーケティングリサーチ機構調べにおいて「テレワークに役立つサービス」「信頼と実績のクラウドPBX」「経営者が選ぶ電話サービス」において1位に選ばれています。
詳しい機能については次の動画やサービスサイトをご覧ください。
▼1分でわかるナイセンクラウド
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クラウドPBXで会社の電話をより使いやすく！
どこからでも会社の電話で発着信できるなど、クラウドPBX特有のメリットを紹介しつつ、クラウドPBX導入の際に意識・注意すべき点を併せて解説しました。
クラウドPBXは場所に関係なく利用できることが大きな強みですし、場所の制限から解き放たれることで更に柔軟で便利な相互連絡が可能になるでしょう。いつでもどこでも会社の電話が使えるメリットは大きいですし、内線に登録されている電話機同士であれば通話料が無料になる、というお得なメリットを会社内だけに限定されたままにしておくのも非常にもったいない話です。
記事で解説したメリットの他にもクラウドPBXには色々な魅力があり、他の記事でも情報を発信しています。ぜひ他の記事も参考に、クラウドPBXの導入を検討してみてください。