クラウドPBXの導入事例7選|導入の際のポイントは?

電話業務の効率化

近年話題の、新たな企業向け電話システムである「クラウドPBX」。

クラウドPBXは、企業の電話運用に欠かせない存在であった従来型PBX、いわゆる「ビジネスフォン」の仕組みとよく似ているシステムですが、運用の形式に大きな違いがあります。その違いによって従来ではあり得なかった夢のような運用が可能となっており、それゆえに多くの企業等で導入が進んでいます。

今回は、そうした画期的で便利なサービスであるクラウドPBXの導入事例を7つご紹介します。クラウドPBX導入の際に確認するべきポイントも併せて解説しますので、導入事例を参考にぜひクラウドPBXの導入を検討してみてください。

そもそもクラウドPBXとは

クラウドPBXは、冒頭でもふれた通り、基本的な運用のスタイルは、従来広く企業向けに導入されていた固定電話によるシステム「ビジネスフォン」を踏襲しています。

そもそもビジネスフォンがどういうものなのかというと、簡単に言えば皆さんが会社で何気なく行っている電話業務のほぼすべて、たとえば担当部署への電話の取次ぎや、他部署の社員との内線通話、自分のデスクからの会社代表番号を使った発信などを遂行するために必要なシステムです。

ビジネスフォンでは、PBXと呼ばれる「主装置」を会社内に物理的に設置したうえで、主装置に対して電話回線(外線・内線)を接続し、また社内の複数の固定電話機に回線を配線することで、公衆電話網につながる外線と社内の固定電話機同士をつなげる内線ネットワークを同時に構築します。

このように主装置に対して回線と電話機を一手に有線接続する構造を取ることで、主装置がシステムの頭脳を担い、自動で判断ないし電話機からの操作に応じて回線を電話機に割り当てたり、切り替えたりといった処理を行います。

クラウドPBXも、同様に主装置がシステムの頭脳となり中枢となることや、電話機・回線の接続が伴うことは変わりません。しかし、クラウドPBXの場合、その名の通り主装置をクラウド上(インターネット回線上)に仮想的に設置するので会社内に主装置を物理的に設置する必要がないことと、電話機との接続は有線だけでなく無線接続も可能となることが、ビジネスフォンとの大きな違いです。

この違いこそがビジネスフォンとの差を決定づけることとなりました。クラウドPBXでは主装置がクラウド上にあり、電話機はスマートフォンなど持ち運びのものを用いるので、どこへ持ち運ぼうともインターネット回線が繋がる限り、主装置と相互接続が保たれます。つまり、「場所にとらわれずどこででもビジネスフォン的な運用を維持できる」のです。

従来であれば会社内に物理的設置されていた主装置と、主装置と有線接続されていた固定電話機という縛りによって、内線通話や電話の取次ぎなどビジネスフォンの便利な機能は、会社内でしか使えませんでした。しかしクラウドPBXなら、外出先でも出張先でも会社の番号を使った発着信が可能ですし、離れた拠点同士でも内線通話ができますし、場合によっては海外拠点とも内線を構築できます。

クラウドPBXの導入事例7選

クラウドPBXは、先ほども説明した通り、「場所にとらわれない運用」が可能なので、ビジネスフォンに比べると劇的にスマートでシームレスな電話運用が可能になります。

インターネット回線を介した接続と持ち運び可能なデバイスでの運用によって、物理的設備の設置・固定という概念や、設備同士の有線接続という概念を丸ごと取り払うという画期的なアイディアが実現しました。実際これから紹介するように、数々の企業においてクラウドPBX導入によって大きなメリットが生まれたという報告がなされています。

ここでは、クラウドPBXの代表的な導入事例と、その事例から見るクラウドPBXを導入するメリットを紹介します。

導入事例1:複数の拠点があるケース

拠点を複数構える会社の場合、クラウドPBXの本領発揮ともいえる「拠点間内線通話」をフル活用できるため、導入によって大幅なコスト削減と劇的な業務効率改善を実現しました。

従来であれば、ビジネスフォンのシステムは物理的な限界もあって1拠点完結にせざるをえません。主装置も電話機も回線も、特定の拠点内にすべての設備があるからです。そのため、拠点に紐づいた電話番号での通話を行うにも、内線通話するにも、拠点内にいなければなりません。そして、異なる拠点間の通話は外線を使わざるを得ず、地域に紐づいた固定電話回線での通話では、拠点が遠ければ遠いほど通話料が嵩んでいきます。

しかし、クラウドPBXであれば主装置がクラウド上にあるので、外出先・出張先などどこにいても会社の電話を取り次げますし、会社に帰社せずとも会社の番号での発着信が可能なので、内勤者を介した伝言ゲームのような面倒なやり取りが一切不要になります。

そして、東京と名古屋といった遠く離れた拠点同士でも内線が構築できます。内線が構築できれば通話料が無料になるのはビジネスフォンと同じなので、この拠点が複数ある会社のケースでは、結果として拠点間での内線構築を徹底することで通話料が大幅に削減されました

また、拠点が沢山ある会社は、拠点が属する地域ごとに電話番号が異なってしまいますので、同じ会社なのに大量の電話番号を持たないといけなくなり、また拠点間通話の際も電話番号一覧を引っ張り出さないといけないなど、電話番号の管理や検索が面倒でした。お客様に別拠点への電話を促すにしても、情報共有自体に時間がかかってしまいますよね。

しかしクラウドPBXであればすべての拠点とシステム上でつながることができるので、電話番号は本社の会社代表番号1つで済みます。そのため、顧客や取引先にとっても面倒がなくてよく、社内の人間からしてみても番号が1つのみということでずいぶんと効率的になります。

導入事例2:在宅勤務者が多いケース

会社に在宅勤務者が多いケースでは、クラウドPBXの導入によって、在宅勤務スタッフと会社のスムーズなやりとりが実現しました。

従来のビジネスフォンであれば、電話システムの共有は会社内でしかできないので、在宅勤務スタッフとの連絡は外線で、しかも在宅勤務スタッフが多いと、同じ連絡事項を伝える時にも電話を切りもう一度外線で電話を掛けなおすために番号を10桁ないし11桁の番号を打たないといけないこともあり、非常に面倒ですし、通話料もかさみます。

そして、在宅勤務スタッフが仕事用の電話を固定電話にしている場合だと、特に1人暮らしの場合に席を外すなどして電話の連絡に気づかない・出られない場合もあります。また、外出先にずっと滞在している場合や出張中には仕事の電話に気づくことができません。

しかし、クラウドPBXを導入していれば、在宅勤務スタッフのスマートフォンと内線を構築できるので、オフィス内の同僚に通話する感覚で、内線番号3桁を押すだけで気軽に連絡がとれます。また、在宅勤務スタッフにスマホを持ち歩いてもらえれば、スマホ宛てに着信および通知がいくのですぐ対応できます。

導入事例3:複数店舗を管理するケース

複数店舗を管理するケースでは、クラウドPBXの導入によって「電話番号を一つに統一できる」ことができ、作業効率や電話対応効率を大幅に改善することに成功しました。

先ほども説明した通り、従来型のビジネスフォンでは固定電話での運用になるうえ拠点ごとにしか電話システムを組めないので、どうしても拠点によって電話番号が変わってしまうという問題がありました。これではお客様はもちろん、自社内でも他店舗の電話番号が多すぎてなかなか探せず、連絡がはかどりませんよね。

しかし、クラウドPBXを導入すれば、拠点を跨いだ拠点に縛られない電話システム運用が可能になるので、たとえば本店の電話番号1つに集約することができます。これで、顧客も社内の人間も電話番号で迷うことがなくなり、効率がよくなります

「電話を受ける窓口を一本化すると、逆に他店舗宛ての問い合わせが自分のほうに来て面倒なのでは?」と思った鋭い方もいらっしゃるのではないでしょうか。そうした時にも、クラウドPBXであれば、拠点を問わずに他店舗へも内線転送で電話の取次ぎができるので安心です。他店舗の場所や在庫に関する案内の際も、現地スタッフに対応してもらったほうがより最適な案内ができます。

また、忙しい時や時間外にも、クラウドPBXであれば「自動アナウンス」や「自動応答」機能、もしくは電話転送機能を使うことで、着信に気づくことができ、もし時間外でも余裕があるようなら対応することも可能になり、顧客を逃すことがありません。

導入事例4:工場や倉庫などで事業所が広いケース

物流業や製造業に多いケースですが、事業所が広く、何かを確認するにしてもアナログで頻繁に移動しなければならないというケースにもクラウドPBXは役に立ちます。

仕事柄、特に物流業や製造業、在庫管理や出荷を担う倉庫を持つ企業の場合、上長クラスであれば本社やお得意先から頻繁に在庫の状況確認や急な出荷依頼など変則的な動きが必要になり、頻繁に端から端まで移動しなければならないこともしょっちゅうです。場合によっては固定電話から数百メートル離れた倉庫まで移動しなければ状況がわからないこともあるでしょう。

こうした場合ビジネスフォンでは電話を長時間保留にするか、いったん切って掛けなおさないといけません。これでは特に相手が取引先や顧客であった場合イライラさせてしまうことは目に見えています。

そうした時も、「場所を問わずに運用できる」クラウドPBXであれば、普段持ち運ぶスマートフォンで会社用の電話番号を使った発着信や内線通話が可能なので、移動しながら電話応対ができるので非常にスムーズですし、最も距離の近い場所にいる担当社員のスマホに電話を取り次いで対応してもらうことも簡単にできます

導入事例5:個人クリニックのケース

個人クリニックなど、医療機関においてもクラウドPBXは活躍しています。

特に医療機関で多い課題が、時間外対応の問題です。医療機関では急患の対応をしなければならないこともあるため、時間外や休診日などに関係なく応対が必要なこともあります。そうした場合に、ビジネスフォンでは時間外の電話対応ができないため、患者さんに不安を与えてしまいます。

そうした時に着信を医師のスマホに転送できるクラウドPBXを導入しておけば、急患の対応や初診の患者さんの対応といった急な問い合わせにもスムーズに対応できます。

また、休診日は必ずしも決まった曜日や時間だけでなく急に休診しなければならないこともあります。そうした時にクラウドPBXの「自動アナウンス(音声応答)」機能を使えば、都度休診などクリニックの対応状況を患者さんにも周知できます

導入事例6:海外拠点があるケース

先ほども何度か説明した通り、「場所を問わない運用」が可能なクラウドPBXが最も助かるのは、海外拠点を持っているケースではないでしょうか。

いくら海外とはいっても、運用を丸投げできるわけではありませんよね。適切なクオリティチェックや組織運営の問題で頻繁に連絡を取らないといけないことも多いでしょう。そうした時に、ビジネスフォンでは拠点が全然異なりますし、国も異なるわけですから、連絡するたびに国際電話料金がかかってしまいます。企業の場合、それが重なって何万円・何十万円とかかってしまうこともあるでしょう。

しかしクラウドPBXでは、設定すれば海外・国内の拠点間の通話に内線通話が利用できますので、距離に関係なく無料通話が可能です。また、顧客や取引先などの電話も、例えば海外から日本国内のお客様宛の通話、または逆に国内のお客様から海外拠点の担当者宛ての電話にも国際電話を使用しない運用ができるので、大幅な通話料削減が実現しました。

導入事例7:在宅ワークを導入するケース

在宅ワークを導入するケースにもクラウドPBXが役立っています。

先ほども説明した通り、クラウドPBXでは、場所に関係なく、会社代表番号など会社で使っている電話番号での発着信が可能です。それは必ずしも外出先や出張先など仕事に関係する場所だけではなく、当然ながら自宅にいても会社用の電話番号を使っての通話が可能です。そのため、ビジネスフォンのようにオフィスへの出勤が必須ではなくなるので、もともとクラウドPBXと在宅ワークの親和性は高いわけです。

もしクラウドPBXを導入せずに在宅ワークをしている社員の自宅電話や携帯電話を仕事に使ったとするとどうでしょうか。会社用の電話番号は、会社でしか使えないことになりますので、必然的に在宅ワークのスタッフは自分の家の固定電話か携帯電話を用いることになります。

顧客や取引先は、日常的に不必要な営業電話を受けている身でもあります。携帯からの知らない番号を見て電話に出ようとは思わないはずですし、固定電話番号でもやり取りしている会社の場所と全く違う番号だとどうしても不審な電話だと思ってしまいます。

このように顧客とのやり取りがスムーズにいかないだけでなく、会社が扱う電話番号が在宅ワークスタッフの数だけ増えてしまうと、バラバラの番号をそれぞれ使うことになり組織としての一体感も損なわれてしまいます。

そうした時に、クラウドPBXを導入していれば、在宅ワークスタッフも自分の手持ちのスマホから会社用の電話番号を使って通話ができますから、顧客や取引先とのやり取りもスムーズに進みます。また、先の在宅勤務スタッフのケースでも説明した通り、内線で相互通話ができるので、当然ながら会社との連携もばっちりです

クラウドPBX導入の際のポイント

導入事例からも分かるように、場所を問わずに便利かつ柔軟な電話運用が可能な、まさに画期的なシステムと言っていいクラウドPBX。しかし、導入の際は色々と考慮しなければならない課題があり、そうした課題を全く考えずに導入すると、思わぬトラブルに巻き込まれてしまう可能性もあります。

ここでは、クラウドPBXの導入の際に注意するべきポイントを紹介します。

規模に応じた内線・端末数に対応できるかチェック

クラウドPBXには利用できる内線の数や端末数(ID数)が限られているものもあれば、プランを上位にしていくことで一定の規模だけ数が増やせるサービスもあります。

会社などの組織での電話運用では、当然ながら社員1人に1台、自由に使える電話機があるのが理想なのは間違いありません。クラウドPBXは会社規模に応じた内線数・端末数に柔軟に対応してくれる場合が多いですが、必ずしもすべてのベンダーが対応可能とは限りません。

会社で使う電話の数は細かく変動していくのが普通です。とはいえ、クラウドPBX導入前に、ベンダーにはざっくりどのくらいの規模感で利用したいのかをしっかり説明して、その規模に対応してもらえるかをきちんと確認しましょう

現在利用中の電話番号を利用できるかチェック

会社組織にとって、特に固定電話番号はある一定の社会的信用を担ってもいます。「03」などの市外局番がついていれば、会社所在地が大体どのあたりなのかも把握できますし、事業所をしっかり構えている証明として完全ではないもののある程度は信用性を担保できるくらいの信用度はあるでしょう。会社代表番号が携帯電話やIP電話の番号だと、事業所がない、事業としての営業実態のない怪しい会社と思われる可能性もあります。

そのため、企業がクラウドPBXベンダーを選ぶにあたって特に重要なのは、「ナンバーポータビリティ」が利用できるベンダーであるか。ナンバーポータビリティは携帯電話業界でもよく使われる言葉ですが、既に契約している固定電話番号をクラウドPBXに移行後もそのまま使えるようにするサービスのことです。

固定電話番号というある種の「ブランド」を維持したままクラウドPBXを導入すれば安心なのですが、クラウドPBXの中には固定電話番号(0ABJ型電話番号)を利用できず、クラウドPBXへの移行と共に電話番号の変更を求められることもあります。そうしたベンダーはIP電話専用回線を使っているケースが多く、IP電話専用の「050」で始まる電話番号しか使えないからです。

市外局番のない番号に変えてしまうと内外への周知も大変ですし、企業としての信頼価値にも影響しかねません。そのため、導入にあたっては、現在利用中の電話番号が利用可能かは必ず念を押してベンダーに確認しましょう。

海外拠点がある場合は対応可否をチェック

クラウドPBXは、先ほども説明した通り、海外を含む離れた拠点間での内線構築ができるという大きなメリットがありますが、ベンダーによって、ないし会社の拠点の位置によっては内線通話が使用できない場合もあります。

たとえば中国など、現地の法規制によって海外拠点との内線が利用できないなどの制限がある場所があります。そうした場合は国際電話ローミングを利用しなければならなくなり、通話料が結局高額になってしまいます。また、インターネット回線が繋がりにくい離島や紛争地域などもクラウドPBXでの内線構築が難しい場合があります。主装置であるPBXがインターネット回線上にあるからです。

こうした海外と国内を跨いだ運用には思わぬ壁がある場合があるので、海外拠点との内線構築を考えて導入を検討されている企業様は特に、海外拠点と本当に内線がちゃんと構築できるのかはしっかりと確認をとってもらいましょう。

基本機能・オプションの内容をチェック

クラウドPBXには、内線電話や着信転送機能、留守電メッセージ送信など便利な機能がたくさん用意されています。ただし、そうした機能のすべてが無料で利用できるわけではありません。基本料金のみで使える「基本機能」ももちろんありますが、中には追加のオプション料金を支払わないと使えない「オプション機能」もあります。問題はこの「基本機能」や「オプション機能」の内容がベンダーによって細かく異なっているということです。

おすすめなのは、まず使いたい機能を確定させてから、その使いたい機能がなるべく「基本機能」に含まれているベンダーを狙うことです。もちろん通信品質やサービスの対応力など比較検討する要素はいっぱいありますが、ちゃんと使えるのであればなるべく安く使えるほうがより良いのは間違いありません。

オプション機能を沢山足していくと月額料金も非常に高額になってしまうので、使いたい機能がそもそも提供されているか、そして基本なのかオプションなのか、に関しては特に契約予定のベンダーに念入りに確認しましょう。

使用できる端末をチェック

クラウドPBXは、基本的に固定電話機(据え置き型電話機)で運用するビジネスフォンとは違って、色々な端末に対応しています。

たとえば、現在主流となっているのがスマートフォンによるクラウドPBX運用です。クラウドPBXは、スマートフォンなどの端末に「ソフトフォン」と呼ばれるアプリをインストールすることで使えるようになるので、ガラケーなど従来型携帯電話の場合は利用できないこともあります。

そして、デスクトップパソコンやノートパソコンなどのインターネット回線が繋がるPC端末でも、クラウドPBXは運用可能です。そしてもちろん、モバイルデータ通信機能を有しておらずWi-Fiなどでネットにつながるタブレット端末も利用できます。デスクトップパソコンの場合、単体でマイクを有していないことも多いので、ヘッドセットマイクなどを繋ぐことで通話ができます。

スマートフォンやパソコン・タブレット端末などは既に社用の端末を支給している場合が多いでしょう。対応デバイスが幅広いことで、既に支給している端末を転用できるのがクラウドPBXの大きなメリットです。しかし、OSのバージョンによってはソフトフォンが対応していなかったり、あまりにも古すぎる端末だと通信規格等が対応していない場合があるので、使用できる端末についてはバージョンも含めて慎重に確認するようにしましょう

事例を参考にクラウドPBXを導入するなら「ナイセンクラウド」

ナイセンクラウドは、03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号やフリーダイヤル(0120・0800番号)に対応したクラウドPBXです。ほとんどの導入ケースでは既存電話番号をそのまま利用することができます。

複数電話の一斉着信や特定の電話機だけ鳴らす鳴らしわけなど、運用に合わせた柔軟な設定が可能です。細かな着信ルールの設定やアナウンス設定も可能です。またIVR・ガイダンス機能やボイスウィスパリング機能など役立つオプションも用意しています。

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最低契約期間は1か月ですので、気軽に導入できるのも特徴です。詳しい料金は自動見積りや個別見積りでご確認ください。

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導入事例を参考にクラウドPBXを検討してみましょう

クラウドPBX導入事例から紐解けるメリットの数々を、導入の際の注意点と共に解説しました。

基本的に本記事内で解説した通り、クラウドPBXは場所を問わずに運用できる分、ビジネスフォンとは比較にならないほどのメリットを持ち、現在企業の電話運用で煩わしく思われている問題のほぼすべてを解決できるといっても過言ではありません。しかしそれもベンダーによって条件や環境が異なるので、すべてのベンダーが完璧であるとはまだまだ言えない状況です。そのため、クラウドPBXを導入する際には、単純に料金の安さや前評判で飛びつくことはせず、ぜひこの記事を参考に色々な基準を比較検討してみてください。