クラウドPBXの価格相場は?クラウドPBX導入の際のポイント

2021年4月30日電話業務の効率化

企業の電話システムと言えば「ビジネスフォン」がよく知られており、今も主流となっています。ビジネスフォンは、固定電話機と固定電話回線を、社内に設置した構内交換機(主装置・PBX)に接続することで、会社代表番号を複数の電話機で併用したり、社内の電話機同士で内線通話をしたりすることができるシステムです。

近年、ビジネスフォンに代わる画期的なシステムとして「クラウドPBX」が話題を呼んでいます。クラウドPBXは、そうしたビジネスフォンの便利な機能をそのまま使えるにも関わらず、ビジネスフォンに比べると非常に低コストで同等以上の便利な電話環境を実現できます。新しいものは大体高いと思われがちですが、クラウドPBXはコスト削減を目的に導入する企業も増えています。

今回は、このように低コストが魅力の1つとなっている「クラウドPBX」の実際の価格相場をご紹介します。また、クラウドPBXの運用の仕組みやメリット、クラウドPBXを導入する上で注意・意識するべきポイントも併せて解説していきますので、導入するのに不安を感じている企業担当者様にもきっと参考にしていただけるはずです。

クラウドPBXとは?

まずは、クラウドPBXとはそもそもどういうものなのかを簡単にご紹介します。

その前に理解していただきたいのは、従来の企業向けの電話システムとして広く導入されているビジネスフォンの仕組みです。何故かと言えば、ビジネスフォンというのは表現を変えれば「オンプレミス型PBX」といって、クラウドPBXはこのオンプレミス型PBXのシステムの基本的な仕組みを踏襲しつつ、より便利かつ柔軟に運用できるよう改良したシステムだからです。

ここでは、まずビジネスフォンの仕組みを解説したうえで、クラウドPBXの仕組みはどう違うのか、その仕組みの違いによってクラウドPBXはどんなメリットを得たのかを解説していきます。

クラウドPBXの仕組み

クラウドPBXは、先ほど説明した通り、基本的な仕組みの考え方はビジネスフォンと同じです。

先ほど「オンプレミス型PBX」と表現したように、ビジネスフォンの仕組みの要となっているのは「PBX」です。PBXというのは簡単に言ってしまえば「複数の電話回線と電話機を一元管理するマシン」であり、この装置1つで回線の割り当てや着信の転送、履歴管理や着信内容の切り分け、内線同士の接続といった企業に欠かせない電話機能の殆どを担います。

すなわち、PBXというのは電話システムの中枢を担う機器のことで、別名を「主装置」「構内交換機」とも呼び、クラウドPBXでも同様の装置が用いられています。ここでは、業界的にも一般名詞となっている「主装置」と呼ぶことにしましょう。

ビジネスフォンは、この主装置(構内交換機・PBX)を物理的に設置し、複数の固定電話回線(外線・内線)と固定電話機を有線接続・配線するという構造になっています。1つの主装置に回線と電話機を全て有線接続することにより、主装置内で回線と電話機を一元的に取りまとめて管理し、随時必要に応じて回線の割り当て・切り替え・転送・内線同士の通話などを実行するというのが、ビジネスフォンの仕組みです。

これに対してクラウドPBXは、システムの中枢となる主装置を、クラウド上(インターネット回線上)に仮想的に設置、すなわち会社などの拠点内ではない、どこか遠くの場所に設置することを前提としています。そして、この遠隔地にある仮想的な主装置に対し、複数の外線・内線と、インターネット接続が可能な電話機やパソコン、携帯電話・スマートフォン・ノートPCなどの持ち運ぶことを前提としたデバイスを接続することで、ビジネスフォンの仕組みと同等の環境を構築したものです。

クラウドPBXのメリット

それでは、一見あまりビジネスフォンと変わりないように見えるクラウドPBXの構造には、一体どういったメリットがあるのでしょうか。

クラウドPBXが何故たくさんのメリットを発揮できるのかという点についていえば、これは1つのポイントに集約できます。それは、「クラウドPBXは場所の制限を受けることなく使える」という特性を持っていることです。むしろ、クラウドPBXのメリットは、この特性によるメリットが殆どと言っていいでしょう。

場所の制限を受けない理由は、運用の要となる主装置が「クラウド上」にあるから、そしてそのクラウド上にある主装置とインターネット接続さえできればクラウドPBXを利用して複数の内線・外線とつなぐことができるからです。

雲は、ある一定の範囲であれば遠く離れていても同じ雲が見えますよね。それと同じで、クラウドPBXは「雲の上」の主装置と常時接続されている状態なので、移動中でも外出先でも自宅でも、どこでも使えます。どこでも使えるので、電話の取次ぎなどでより多様なシチュエーションに対し柔軟に対処でき、業務効率が飛躍的に改善します。

ビジネスフォンのような従来型・オンプレミス型のPBXでは、主装置を購入あるいはリース契約で借り上げ会社内に設置し、そこから有線接続するので、主装置の便利な機能を使うには主装置が設置されている会社に行くしかありませんし、設置や配線、保守メンテナンスにも多額のコストがかかります。

これに対しクラウドPBXでは、「雲の上」の主装置を遠隔で運用すればよく、主装置を会社内に設置する必要がないので、設置や配線工事にかかる費用がかからず大幅にコスト削減できますし、会社に行かなくても会社代表番号を使った通話や、社員との内線通話が可能です

クラウドPBXの価格相場

ここでは、クラウドPBXの導入・運用にかかる価格の相場を解説していきます。構成する主な料金についてはざっくり4つで、「初期費用」「月額基本料金」「通話料」「オプション料金」があります。スマホ等とは違って内訳はとてもシンプルでわかりやすいといえるでしょう。

まずはクラウドPBXの導入・契約にかかる「初期費用」からです。先ほども説明した通り、クラウドPBXの場合では、ビジネスフォンと違って主装置の購入や設置が不要です。その代わり、クラウドPBXでは、利用者がクラウドPBXの環境を使えるよう、利用者環境に応じたシステム的な連携を整える必要があり、環境構築費としての初期費用が発生します。

その相場は一般的なサービスで10,000円~50,000円ほどで、初期費用として変動なく定額で請求されることが多いです。近年ではクラウドPBXのベンダーも増え価格競争が進み、初期費用はおおむね10,000円前後に設定しているベンダーが比較的多くなってきています。ビジネスフォンの場合では主装置や電話機の購入設置も含め初期費用は数百万円かかることもあるので、それに比べると大幅に安いといえるでしょう。

携帯電話やパソコンなどデバイスを新たに購入する場合にはもちろんその分の購入費用もかかりますが、Androidスマホなら1台数万円が相場です。

クラウドPBXの請求は月額で支払い、毎月変動する通話料などのほかに、クラウドPBXの運用維持にかかる諸費用として「月額基本料金」を支払う必要があります。クラウドPBXの月額基本料金は、基本的には回線数・ユーザー数ごとに定額で加算されていくもので、一般的な相場は、内線1回線あたり月額で2,000円~2,500円前後となっています。

「オプション料金」は、契約するだけでは利用できない追加機能を使うために毎月定額を支払うシステムになっていますが、注意するべきはこの「オプション機能」と契約するだけで利用できる「基本機能」はベンダーによって割り当てられている機能が異なることです。あるベンダーではオプション機能となっていたものが別のベンダーでは基本機能だったということもざらにある世界です。オプション料金は1機能ごとに月額2,000円~5,000円くらいが相場で、利便性が高い機能ほど高額になります。

そして最も変動が激しいのが「通話料」でしょう。クラウドPBXはスマホ大手キャリアのような通話し放題プランはないので、基本的には3分いくら、1分いくら、30秒いくらといった従量課金制となっています。とはいえ通話料金自体は一般的な電話料金と大きな差はなく、固定電話への通話が3分8円前後、フリーダイヤルでの通話が1分10円~3分10円前後、スマートフォンや携帯電話での通話が1分15円~16円前後となっています。

クラウドPBXを導入する際のポイント

クラウドPBXの価格相場を一通り解説しましたが、とはいえこれはあくまでも相場です。クラウドPBXには色々なベンダーが存在し、料金はベンダーによって大きく異なりますし、オプションのように機能を追加していくと料金が上がっていくシステムもあるので、一概に「料金が安い(高い)からいい」と言えるものではありません。

ここでは、クラウドPBXを導入する際に失敗しない為に意識するべきポイントを5つ挙げて解説していきます。せっかく便利なクラウドPBXを導入するのですから、以下のポイントを忘れずに意識しながら、賢く検討を進めていきましょう。

必要な機能を整理する

先ほども少し触れた通り、契約するだけで使える基本機能にどの機能が割り当てられているかはベンダーにより異なっています。クラウドPBXで使いたい機能は、出来ればオプション料金を払わずに済む基本機能に含まれているほうがありがたいものです。クラウドPBXを導入する際には、最初に使いたい機能を洗い出しておいて、その機能をそもそも提供しているのか、その機能は基本機能なのかオプションなのかをベンダーに確認するようにしましょう

既存電話番号をそのまま引き継げるか確認する

新規に会社を立ち上げる場合など新たに電話番号を割り振ることが前提ならまだしも、固定電話を使っていた既存の会社で新たにクラウドPBXを導入したい場合など、これまでの番号を引き継いで使用したい場合には、クラウドPBXでの利用可能番号の確認は必ず行いましょう。なぜなら、クラウドPBXには複数種類あり、中には利用可能番号が限られたものがあるからです。

多くの会社が持っている「03」や「06」といった市外局番を含む電話番号は「0ABJ型」といって、従来であれば地域が固定される固定電話でしか割り当てができなかったものです。光回線やFMCサービス(固定電話と携帯電話の融合ができるサービス)を利用したクラウドPBXであれば、この0ABJ型番号を引き継げるので、今まで利用してきた固定電話番号をそのまま引き継いで使用できるほか、110・119など緊急通報用番号にもつながりますので、災害時などにも安心です。

それに対し、IP電話を利用したクラウドPBXの場合ではIP電話専用回線しか利用できないので、050で始まるIP電話専用の番号しか使用できません。つまり、0ABJ型電話番号は使えませんし、緊急通報用番号にもつながりませんので、電話番号を強制的に変更しなければならなくなり、非常に不便になります。特にビジネスフォンからクラウドPBXにシステムを引き継ぎたい場合には、これまで普通に使えていた0ABJ型番号がクラウドPBXでも使えるかどうか、事前に確認するようにしましょう。

事前に料金シミュレーションを行う

新しい電話システムの導入の際には、長期的視点に立った料金シミュレーションが必須です。

ビジネスフォンでも同じですが、企業の電話システムは一度設置が完了すればそれでおしまい、ではない場合が殆どだからです。営利組織ですから、安定して事業が回るようになると事業の拡大も目指していかねばなりませんし、風向きが悪くなれば事業縮小や組織再編といったように縮小せざるを得ないこともあるでしょう。どちらにせよ企業では、従業員数に応じ電話機の数や必要な回線の規模が変わっていくものです。

クラウドPBXでは通信デバイスを用意する以外には物理的設備の増減はあまり発生しないので、ビジネスフォンよりはかなり柔軟に回線数等の変化に対応できます。しかし、ベンダーによってはプラン建ての契約となっていて、規模の変化に応じてプラン変更の手続きを行わなければならないこともありますので、そうした時のこともきちんと想定しておきましょう。

そして料金シミュレーションを行う際には、たとえば初期費用の安さなど、特定の数字に注目しすぎないことが大切です。初期費用が安い分、月額基本料金や通話料金が高い場合もありますので、通話料だけ・初期費用だけというように特定の料金だけに注目せず、トータルコストを意識してシミュレーションを行うことで、より現実の運用に沿った想定で比較検討が行えるはずです。

デモや展示会で実際の挙動を確認する

クラウドPBXは実際に導入コストがビジネスフォンと比べて安いせいか、初期費用の安さばかりがクローズアップされることが多い傾向にあります。しかし、主に初期費用や月額料金といったネットで確認できる情報だけで選んだ結果、実際に運用した際に通話音質が悪くろくに通話できない、不具合が起きた際のサポートが不十分といったのトラブルが起こりえます。たとえ優良なベンダーであっても、ネット掲載の情報や口コミ、営業マンの話を聞いているだけではどのようなトラブルのリスクがあるか測りえないところもあります。

そのため、クラウドPBXでは、多くのベンダーがトライアルやデモ期間を設定して、その間に実際の機能の一部をお試しで使えたり、または一定の期間だけ全機能を開放して使えたりといったサービスを提供しています。そしてベンダーによっては展示会などで実際の挙動を確認できる場を設けていることも少なくありません。どうしてもリアルな使い心地というのは実際に試してみないことにはわからないものですから、まずはトライアルやデモを有効活用し、実際の使用感を確かめてみることをお勧めします。

既存電話システムからの変更にかかる費用も確認する

ビジネスフォンなどの既存電話システムからの変更に際しどの程度の費用が掛かるのかも確認を怠らないようにしましょう。これは、単にどれくらいの負担がかかるのかを明確にするだけでなく、現在のビジネスフォンの契約状態を確認したうえで、移行するタイミングを計る意味もあります。

ビジネスフォンの場合、リース契約を行っている場合があり、リース契約をしてしまっていると決まった年月より前に解約すると残債一括返済を求められるほか、高額な違約金も発生し、その上で主装置や電話機を一斉に撤去しなければならず、それにも費用や手間がかかります。つまり、タイミングによってはクラウドPBXへの移行をしてしまうと逆に損する可能性もあるということです。

クラウドPBXを導入することは便利やメリットしかないように思われるものです。しかしながら、便利なシステムに諸手を挙げて飛びつく前に冷静に考え直しましょう。特に経営陣の判断がトップダウン式に降りていく企業文化を持っていると、損を考えずに無理矢理意思決定がなされる場合も少なくないので、経営陣が冷静な判断をする必要があります。会社全体の電話システムの変更には経営陣も大きな影響を受けますから、経営陣も交えた会議を複数回行うことをおすすめします。

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クラウドPBXは価格や機能をよく比較検討して導入しましょう

クラウドPBXの価格相場やクラウドPBXの仕組み、導入する際に意識するべきポイントも含めて解説しました。クラウドPBXを導入する際には、決して価格だけで比較せず、機能面での安定性やサービス品質も含め慎重に検討するようにしてください。

この記事の他にもクラウドPBXに関する記事を多数公開していますので、良かったらいろんな記事をご参照いただいて、クラウドPBX導入をより深く広い視点から検討してみてください。