企業が電話をクラウド化するメリット・デメリットや選び方のポイント
企業向けの電話は、今も「ビジネスフォン」のように固定電話による運用が主流です。しかし、電話の多様化や技術の発展に伴い、インターネットなど後進の通信技術を応用した新たな企業向けの電話システムが徐々に台頭し始めています。それが、「電話のクラウド化」です。
電話のクラウド化とは、ビジネスフォンの仕組みをインターネットのクラウド環境に置き換えたシステムで、企業向けとして提供されています。
今回は、「電話のクラウド化」の仕組みや、企業が電話をクラウド化するメリット・デメリットを、導入時に注意すべきポイントも含めて解説していきます。
電話を「クラウド化する」とは？
まずは電話を「クラウド化する」とはどういうことかを解説します。
電話を「クラウド化する」とは、従来企業においておなじみであった固定電話による運用「ビジネスフォン」に取り入れられている仕組みを、そのまま「クラウド環境に置き換える」ことを指します。そしてビジネスフォンの根幹的な役割は、「複数の電話回線を複数の電話機で共有する」仕組みにあります。
これは日々取引先や顧客と大量の電話のやり取りを行う企業にとっては欠かせない仕組みであり、ビジネスフォンを導入することで、たとえば「同じ会社代表番号宛ての着信を複数の電話機で同時並行的に応対する」「他の電話機へ電話を転送する（電話の取次ぎ）」「会社内の電話機同士で内線通話をする」といったような、企業で当たり前となっている電話業務を行うことができます。
こうした仕組みを実現するために、ビジネスフォンでは「主装置」と呼ばれる構内交換機（PBX）を用いて、社内のすべての電話機と、会社で借りているすべての電話回線を一元管理します。そして、そのようなビジネスフォンにおける主装置による一元管理は、物理的な主装置を会社内に設置したうえで、「設置した主装置に対し電話回線と社内のすべての固定電話機を有線接続する」という構造によって成り立っています。
以上のような「主装置による電話機と回線の一元管理」は、電話のクラウド化においても継承されている基本的な仕組みです。しかし、従来型のビジネスフォンと、クラウド化された電話とは、その仕組みを成り立たせる構造が大きく異なっています。
クラウドPBXとは
クラウドPBXは、その名の通り、「主装置（PBX）」を「クラウド環境」上に設置するシステムです。クラウド環境とは、インターネット回線を介しアクセスすることでサービスの提供を受けられる環境のことで、クラウド上の主装置にアクセスし、社内の回線や電話機を一元管理することが可能なサービスになります。
企業が電話をクラウド化するメリット
ここでは、「企業が電話をクラウド化する」ことの代表的なメリットを紹介していきます。
初期費用が安い
特に従来のビジネスフォンと比較した際、電話のクラウド化の大きなメリットの1つは、初期費用が安いことが挙げられます。
特に大企業では、従来型のビジネスフォンのような物理環境を主体としたシステムの場合、大型の主装置と大規模な設備の購入や、設置工事・配線工事・ユーザー側での保守管理といった大掛かりな作業と高額な費用が必要でした。特に数百〜数千回線規模で導入する場合、主装置の購入だけで数百万円規模のコストが発生します。その他電話機代や回線にかかる費用等を含めると、規模によっては一千万円を超えることもあり得ます。
対して電話のクラウド化、つまりクラウドPBXの場合、ユーザー側の環境に設備を置くわけではないため、主装置の設置及び購入にかかる費用が発生しません。初期費用の目安は、ベンダーによって細かく異なるものの、1万円〜5万円程度が一般的となっています。仮にスマートフォン等通話用デバイスを必要な台数分揃えたとしても、ビジネスフォンに比べて大幅に安いというのが一目瞭然ではないでしょうか。
ランニングコストが安い
また、クラウドPBXの場合、ランニングコストの安さもよく知られています。
ビジネスフォンでは、初期費用が大きいだけでなく、ランニングコストも非常に大きな費用となります。提供する業者により異なるものの、毎月の「回線使用料」や「屋内配線使用料」「保守契約費用」等が1回線当たり数万円～十数万円規模で加算される業者もあります。それにプラスして利用した分だけの通話料金・オプション料金等が加算され、通話料金は発信先が遠ければ遠いほど高い金額がかかります。
対してクラウドPBXでは、ランニングコストに含まれるのは「月額基本料金」「通話料金」「オプション料金」のみと非常にシンプル。ユーザー側で設置や管理をしない分、保守契約費用やメンテナンス費用も不要ですし、使用料を取られることもありません。月額基本料金は1回線あたり1,500円〜2,500円前後で、オプション料金も1機能あたり2,500円〜5,000円程度と非常にリーズナブル。通話料金も固定電話に比べると1/3〜1/5ほどと格安です。
スマホからも利用できる
クラウドPBXは、主装置に対応した純正の固定電話機でしか通話ができないビジネスフォンと違い、スマホのように持ち歩けるデバイスからも利用できます。その他にもデスクトップパソコンやタブレット端末、据え置き型IP電話機などでも利用でき、利用する環境に応じて最適な端末を選択して使い分けることができる点も魅力的です。
電話をクラウド化すれば、会社内外を問わずどこからでも会社の電話を使用できる環境が手に入ることは既に説明しましたが、デスクトップパソコンや据え置き型IP電話機を使う場合には、そもそも物理的に持ち運ぶことができませんよね。物理的にも気軽に持ち運び可能なスマホから利用することで、真の意味で「どこからでも使える」運用が可能になるといっていいでしょう。
業務効率化につながる
会社外でも会社の電話運用ができるクラウドPBXは、会社内の電話機と会社外に出ている社員のスマートフォン等がシステム上で1つに繋がれる（内線ネットワークを構築できる）というメリットがあります。
これにより、会社内にある電話機に、外出している社員宛ての電話が来たとしても、会社内の電話機から操作して外出中の社員のスマホへ直接電話の取次ぎ（内線転送）ができます。これだけでも、内勤者の負担がかなり減ることは間違いありません。
スマホでも会社の電話番号が利用できる
営業等の社員であれば、会社外から会社代表番号を使った折り返しをしたい、という機会も多いはず。
従来型のビジネスフォンの場合では、会社代表番号を使った電話の発信は会社内でしかできないので、この目的を果たすためには外出先からいったん帰社しなければなりません。しかし、電話をクラウド化することで、外出先から移動せずに、手持ちのスマホで会社代表番号からの発信が簡単に行えるようになります。
このように、電話をクラウド化することで意味のない移動を最低限に減らせるので、業務効率が飛躍的に改善します。
企業が電話をクラウド化するデメリット
一見非の打ち所がなさそうなクラウドPBXにもデメリットは存在します。それは、ある意味では「電話をクラウド化したからこそ発生するデメリット」ともいえますし、実際に物理環境をクラウド環境へ変えることによる特殊な条件や環境の違いが絡むデメリットもあります。
ここからは、クラウドPBXの主なデメリットを紹介していきます。
インターネット回線がないと利用できない
電話をクラウド化するということは、第1章でも軽く説明したように、主装置というシステムの中枢をインターネット環境に丸ごと移すことを意味します。「インターネット回線さえ繋がればどこからでも使える」というようなことも書きましたが、逆をいえば「インターネット回線がないと利用できない」ということも意味します。
すなわち、電話をクラウド化することで、インターネット回線が届きにくい地下フロアや山間部等、どうしても通信インフラに限界が出てしまう場所では、会社の電話が使えない、ないしは使いにくくなってしまうという欠点が生まれることになります。
とはいえ、頻繁に社員が外出するような会社では、従来型のビジネスフォンのように「会社内の特定の場所でしか電話が使えない」というデメリットに比べれば、はるかに小さいデメリットといえるのではないでしょうか。
スマホの端末によっては対応していない
クラウドPBXでは、多くの場合スマホやパソコンといった情報端末に「ソフトフォン」という特別なソフトウェアをインストールすることで通話が利用できるようになります。これは、クラウドPBXではビジネスフォンと違いインターネット回線で通話を行う特殊な技術（VoIP）が用いられているからです。通常の状態のスマホでは電話回線による通話しかできないため、内部にソフトウェアを入れることでVoIPを使えるようにするのです。
クラウドPBXを提供するベンダーの中には、こうしたソフトフォンの種類やバージョンが指定されているベンダーもあります。ソフトフォンの種類やバージョンによっては、スマホの端末に対応していないといったことが起こり得ます。たとえばiPhone（iOS）にしか対応していないソフトフォンの場合では、あまりに古すぎるiPhoneを使うとOSバージョンの不適合でインストールできません。
また、特に既に支給している社用スマホを転用したり中古の安いスマホを使ったりする場合には、スマホ本体のWi-Fiやモバイルデータ通信の規格が古すぎて、通信自体が安定しない・拾えない可能性もあります。なお、Androidの場合ではメーカーや仕様の異なる端末が無数に販売されているので、ベンダーによって動作確認が行われていない端末の場合、最新モデルであっても使えない場合がありますので注意しましょう。
市外局番が利用できない場合がある
先述したように、クラウドPBXでは通話に際し、インターネット回線を介した「VoIP」という通話技術を使いますので、VoIP特有の問題がしばしば取り沙汰されます。
その中でも代表的なものとして「市外局番が利用できない場合がある」ことが挙げられます。簡潔にいうと、ベンダーが使っているインターネット回線の種類によっては、多くの会社が既に取得しているであろう市外局番付きの固定電話番号（「03」や「06」「042」で始まる番号等）が発信元として利用できない場合があるのです。
そのようなベンダーと契約してしまうと、従来からの会社の電話番号を手放すことになるばかりか、所定の電話番号に発信できない等色々なデメリットが一気に降りかかってきます。しかし当然ながら、市外局番を利用できるベンダーも多く存在しますので、市外局番を利用する場合には市外局番を利用できないベンダーを調べ、そうしたベンダーとの契約を避ければいいだけということになります。
クラウド化する際の注意点
電話のクラウド化と聞くと難しそうに聞こえますが、事前にしっかりリサーチをしたうえで注意していれば大きなトラブルは回避できます。
ここからは、電話のクラウド化の際の代表的な注意点を紹介します。
既存の番号は引き継げるか
クラウドPBXのベンダーを選ぶ際には、「既存の会社の番号を引き継げる」ベンダーを選びましょう。
市外局番が利用できないベンダーと契約すると、会社の番号が「050」で始まるIP電話専用に払い出される番号に変更せざるを得なくなります。電話番号を変更すると頒布物や広告・書類等に印刷されている電話番号を全て修正するという莫大な手間がかかりますし、050で始まる番号は警察・消防宛ての「110」や「119」など「緊急通報用番号」に発信できず、いざという時に困るというデメリットもあります。
例えば、NTTのひかり電話回線を利用したクラウドPBXを選べば、問題なく電話番号を引き継げることが多いです。不安があれば、契約予定のベンダーに既存の電話番号が引き継げるかを確認してみましょう。
無料トライアル期間はあるか
クラウドPBXは、どこからでも使えるという自由度の高いサービスではありますが、どこからでも「安定して」使えるサービスとはいえません。すなわち「利用環境によって使い勝手が大きく異なる」という欠点があり、更に言えば「ユーザーの利用環境でちゃんと使えるかどうかは、実際の環境で使用してみないことにはわからない」という問題もあります。
とはいえ、契約してから問題が起きて、都度契約を破棄するのは面倒ですしトラブルの素です。できれば、契約前にそうした問題をクリアしておきたいですよね。
こうした問題はベンダーもよくわかっているので、幸いなことにクラウドPBXを提供する多くのベンダーが契約前に無料トライアル期間を設定していたり、無料デモ機貸し出し等のキャンペーンを実施していたりします。クラウドPBX導入の際にはこうした無料キャンペーンを活用し、実際の利用環境での使い勝手を確認するといいでしょう。
企業電話のクラウド化なら！「ナイセンクラウド」
ナイセンクラウドは、パソコン、電話機、スマホなどにも対応しており、既にお手元にある端末を活用してご利用いただけるクラウドPBXです。03や06などの全国の市外局番はもちろん、050番号や0120・0800のフリーダイヤルに対応しています。日本マーケティングリサーチ機構調べにおいて「テレワークに役立つサービス」「信頼と実績のクラウドPBX」「経営者が選ぶ電話サービス」において1位に選ばれています。
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企業の電話をクラウド化して業務を効率化しよう
以上、企業が電話をクラウド化するメリット・デメリットを中心に、クラウドPBXの仕組みやクラウドPBX導入の際の注意点も含め解説しました。
企業の電話をクラウド化するメリットは業務効率化やコスト削減の他にも色々なメリットがあります。デメリットもありますが、本記事でも解説したように適切なリサーチをしっかり事前に行い、本記事で紹介した注意点を守ることで、そうしたデメリットの多くは回避できるはず。
電話をクラウド化する際には、慎重さを常に意識してじっくりと検討してみてください。