電話はクラウドの時代!電話をクラウド化した企業の事例

2020年10月28日電話業務の効率化

電話をクラウド化することで得られるメリットは非常に多くあります。しかし、「電話をクラウド化」と聞いても、すぐにピンとこない方も多いのではないでしょうか。実際に電話をクラウド化して効率的な電話業務を行っている企業の実例はいくつもあります。

この記事では、電話のクラウド化について、また、クラウドPBXの活用で得られるメリットについて解説します。

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電話をクラウド化できる「クラウドPBX」とは?

電話をクラウド化できる「クラウドPBX」とは、どのようなサービスなのでしょうか。また、クラウド化によるメリットとはどういったものなのでしょうか。まずは、この2つの疑問について解説していきます。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、外線との接続や内線の管理、内線同士の通話などを制御するPBXというハードウェアを、クラウド上に置くサービスのことです。PBXはビジネスフォンを活用する際に必要で、通常はオフィスに設置されます。一方、クラウドPBXはその仕組みをインターネット経由で利用できるようにしたものです。インターネット環境があれば簡単に活用することができるため、PBXを置くスペースを節約できるだけでなく、オフィスのレイアウトを自由に組めるなどのメリットもあります。

また、一般的にPBXは6年前後で買い替える必要がありますが、クラウドPBXでは買い替えの必要がないため、運用費の大幅なコストダウンが可能です。さらに、導入後の内線増減など、設定の変更はブラウザ上から簡単に設定できるため、管理が簡単で運用効率も高い特徴があります。

クラウドPBXで電話をクラウド化するメリット

クラウドPBXで電話をクラウド化するメリットは、大きく「コストの削減」「電話業務の効率化」「多様な働き方の実現」の3つに分かれます。それでは、利点ごとに詳しく確認してみましょう。

コストの削減

クラウドPBXはコスト削減に大きく貢献します。さきほど簡単にご紹介したように、PBXの機器を設置したり、移設したりする必要がないため、導入費・運用費ともに大きくコストカットすることができます。また、クラウドPBXはインターネットが通じていれば機能するので、お手持ちのPCやスマートフォンをビジネスフォンのように利用することが可能です。ビジネスフォンを購入する必要がないので、電話端末の機器費用も抑えられるのです。

 

また、社外でも内線通話ができるようになることで、通話料の負担が減るメリットもあります。一般的に社外での電話対応では内線が取り次げないため、転送サービスを利用したり、社内にいる人が伝言したりして対処するしか方法はありませんでした。しかし、クラウドPBXでは社外にいても内線通話が可能です。出先での電話対応が多い場合や、海外とのやりとりが多い場合には月々の電話料金もそう安くはありません。これらすべての支出を安く抑えられるため、大幅なコスト削減が期待できます。

電話業務の効率化

クラウドPBXを導入することで、外部からの電話を携帯電話で受けることが可能になります

どこの会社でも、営業担当者宛の電話が多くても営業担当は外出していることが多く、内勤の社員が電話対応することは多いでしょう。内勤の社員は自分宛ではない電話への対応に時間を取られ、本来の業務の手を止めることになります。営業担当者も、帰社後に伝言を聞いて対応したり、折り返したりする必要が生じてしまい、電話に直接出られないということで新たな仕事が発生してしまいます。

しかしクラウドPBXを導入すれば、外出中の営業担当者が直接携帯で電話を受けたり、内勤者が電話に出てもそのまま外出中の社員に取次ぎが可能になり、電話業務の効率化を図ることができます。

多様な働き方の実現

在宅ワークや外勤での仕事など、多様な働き方を実現させるためにもクラウドPBXは有効です。

クラウドPBXを活用することで、自信の所有しているスマートフォンから会社の番号を使って発着信できるようになります。従来の方法では、在宅勤務などにおける電話対応の際に個人の携帯電話を使って連絡するケースが多く、電話番号に馴染みがないことから、顧客が電話に出てくれないなどのトラブルがありました。また、個人の電話番号を顧客に知られたくないという社員側の事情もあります。しかし、会社の番号で発信することができれば、相手先に安心感を与えるだけでなく、個人情報の点もクリアにしながら、スムーズに電話をつなぐことができます。クラウドPBXの導入によって、在宅勤務でありながら電話業務はオフィスと同じように行うことができるのです。

電話をクラウド化した事例

実際にクラウドPBXを導入して、電話をクラウド化した事例を見ていきましょう。いずれも電話環境が良くなり、コストダウンと効率化につながっている事例です。

複数拠点がある会社で電話をクラウド化した事例

複数拠点がある会社では、拠点ごとに別々の電話番号を使用するケースが一般的です。そのため、拠点間での事務連絡で通話をするとき、通話料がかさんでしまって月々の請求額が高額になってしまうことも珍しくありません。さらに、拠点間で電話の取次ぎができないため、そのとき電話をかけ直さなければならず非効率的でした。

 

そこでクラウドPBXを導入したところ、まず電話番号を統一することができました。これで顧客にも分かりやすく、会社側にとっても管理しやすい電話環境を作ることが可能になりました。また、それぞれの拠点を内線で結ぶことで、内線間の通話料が無料になるため、通話料が非常に安く済むようになったそうです。

さらに、登録している端末同士ならどこにいても電話を取次げるようになったため、出先であっても、遠く離れた拠点であっても、まるで同じ社内にいるかのようにスムーズなやりとりが可能になりました。

在宅スタッフの多いweb会社で電話をクラウド化した事例

次に在宅スタッフが多いweb会社での事例をご紹介します。社内と在宅スタッフとの間で連絡を取る際は外線同士での通話となるため、別のスタッフと通話したい場合は毎回電話を切ってかけ直す必要があったそうです。また、在宅スタッフが少しの外出をしていたり、離席したりする際に、なかなか連絡がつかないというトラブルもありました。

 

ところが、クラウドPBXを導入することで状況は一変しました。スマホや携帯電話に転送することができるようになったため、外出先などどこにいても着信に気づくことができるようになりました。社内にいる相手に内線をかけるのと同じ感覚で、在宅のスタッフとのやりとりが可能になったのです。さらに、PC画面のポップアップで着信の通知を受け取ったり、管理画面で着信履歴を確認したりすることもできるようになったため、より迅速な対応が実現しました。在宅スタッフは外出先でも安心して過ごすことができるようになったそうです。

複数の飲食店を経営する企業で電話をクラウド化した事例

続いて、複数の飲食店を経営する企業で電話をクラウド化した事例です。ある飲食店では、店舗ごとに電話番号が異なるため、他の店舗にいる担当に連絡を取る場合にはいちいち電話番号をかける手間がかかっていました。また、他店舗に顧客を案内したいときに場所の説明が難しく、他店舗の電話番号を調べてかけ直しをしてもらうこともあったそうです。さらに、お昼時や夕食時などのピークタイムには忙しくて電話も取る暇がなく、新規の予約を取り損ねてしまうこともありました。同様に、営業時間外の時間にかかってきた電話も取ることができない課題も抱えていたそうです。

 

そこでクラウドPBXを導入することで全店舗で電話番号を統一しました。3桁の内線番号を押すだけで、他店舗に取り次ぐことができるようになり、情報共有がスムーズに行えるようになりました。おかげで、スタッフも顧客もストレスを感じることなく案内ができるようになりました。忙しいピーク時には自動アナウンスを設定したり、時間外の電話はスマホやPCに自動で転送したりすることにより、店舗以外の場所でも予約の電話を受付けることができるようになりました。漏れなく対応できるようになり、機会損失の心配もなくなったそうです。

工場・倉庫で業務を行う企業で電話をクラウド化した事例

倉庫で業務を行うことの多い企業の事例です。倉庫業務では倉庫内を動き回るなど場所の移動が多いため、電話の取次ぎが大変です。倉庫内の状況について質問の電話が掛かってきた場合、倉庫に行って状況を確認し、事務所に戻って折り返し電話をかけるため、電話を掛けてきた相手に回答するまで長い時間が掛かってしまう課題がありました。

 

クラウドPBXの導入後は、3桁の内線番号を押すだけで通話をスマホに取次ぐことができ、担当がどこにいても取り次ぐことが可能になりました。スマホやPCなど、業務に合った機器に転送することができるようになり、移動しながらの通話によってスムーズな確認作業が実現しています。

個人病院で電話をクラウド化した事例

個人病院では時間外の電話対応が難しく、細やかな対応がしにくいことが課題でした。従業員が帰宅してしまっているため、時間外に来る初診の患者さんや急患の電話対応ができないことが多かったそうです。また、時間外だけではなく、忙しい時間帯は電話を取る余裕がなく、対応できないこともあったそうです。さらに、急な往診が入り病院を休診に変えても周知する方法がないため、患者さんが来院してしまうケースもあったようです。

 

クラウドPBXの導入によって、時間外やピーク時の着信に対して自動アナウンスで対応できるようになりました。急患の場合にどうしても担当医に取り次いで欲しい場合は、自動的に担当医の携帯に電話を転送することも可能になりました。また、急に病院を休診に変えたときもwebからの簡単な操作で、休診中の電話アナウンスを流せるようになったそうです。クラウドPBXを導入することで、患者さんに適切なタイミングでお知らせができ、細やかな対応が実現しました。

海外に工場がある企業で電話をクラウド化した事例

最後に海外に工場がある企業の事例をご紹介します。この企業では、海外の工場に生産の依頼などの電話をするたびに国際電話料金がかかっていました。電話料金の請求は何万円、何十万円とかさんでしまい、通話料のコストダウンが課題でした。

 

そこでクラウドPBXを導入し、国外の拠点との通話を内線通話にすることができました。海外であっても、内線通話となるため通話料金はかかりません。海外へ出張中の社員のスマホも、クラウドPBXに登録しておくことで内線通話が可能になります。そのため、通話料金の大幅なコストダウンが実現しました。さらに、海外の工場から日本国内の顧客へ通話する場合は国内拠点の電話番号を使うことができるため国際電話を使わず、安い料金で通話できるようになりました。反対に、国内の顧客から海外担当者への通話も国際電話を介さないため、顧客側の通話料の負担軽減も図れたようです。

電話をクラウド化する際の注意点

ここまでご説明したように電話をクラウド化できるクラウドPBXは便利なサービスですが、注意点もいくつかあります。ポイントごとにチェックしてみましょう。

どのクラウドPBXを選ぶかは重要なポイント

一口にクラウドPBXといっても、さまざまな会社がサービスを提供しており、料金体系やサービス内容、音質などが異なります。そのため、安易に値段だけで決めずにしっかり比較して決める必要があります。無料デモが提供されている場合には、実際に試してみてから導入するといいでしょう。

サービスを提供している会社が多すぎてなかなか選べないという方は、まず導入の目的を明確に洗い出してみましょう。クラウドPBXで何をしたいのか、そのためにはどのような機能が必要なのかが分かれば、自社に合ったクラウドPBXを選べるでしょう。

現在の回線や電話番号そのままで使用できるかは事前にチェックしよう

次に、現在の回線や電話番号がそのまま使用できるのか否かということを、事前によく確認しておきましょう。サービスによっては指定する電話回線への申し込みが必要になる他、既存の電話番号がそのまま利用できない可能性があります

電話番号の変更となると、取引先企業への周知や名刺の刷り直しなど、周知に関する手間が発生してしまうため、事前にしっかりと確認しておきましょう。

電話をクラウド化するなら「ナイセンクラウド」

最後に弊社が提供するクラウドPBXサービスの「ナイセンクラウド」をご紹介します。ナイセンクラウドは、業務の効率化や通信コストの削減、電話の見える化を促進させるサービスです。

 

ナイセンクラウドを使えば、スマートフォンから03や06などの全国局番、0120や0800などのフリーダイヤルで発信できるようになり、まるで固定電話を使うように外出先からでも会社の電話番号で通話することができます。海外出張の多い企業様や在宅勤務を導入された企業様などで積極的に導入されています。

また、導入にあたって工事は不要で、リースもありません。最短で翌日から導入が可能なうえに、何年縛りといった縛りルールもないため、効率的な導入・運用が実現します。

加えて、ナイセンクラウドを導入すると内線間の通話料金が国内外を問わず0円になります。また、外線料金も3分8円~とリーズナブルな価格です。

その他にも、発着信履歴をweb上で簡単に確認できるようになります。いつ、誰が、どのくらいの通話や着信をしたかが簡単に判別できるようになるため非常に便利です。自動録音・音声ガイダンス・電話会議など、便利な機能が多数搭載されているので、電話業務を強力にサポートします。

ナイセンクラウドについて1分で分かる動画がありますのでご覧ください。使用イメージが湧くと思います。

ナイセンクラウドの導入によって低コストで電話業務を改善できるため、サービス提供開始から現在まで、延べ2,000社以上から選ばれきました。多くのお客様がまずは自動見積り・個別見積りや出張デモンストレーション、ショールーム訪問などをされています。クラウドPBXの導入を検討されている方は、ぜひナイセンクラウドの詳細もご覧ください。

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電話をクラウド化して業務効率アップ・コストダウンを!

今回は電話の仕組みをクラウド化する「クラウドPBX」についてご紹介しました。クラウドPBXなら、コストの削減や電話業務の効率化、多様な働き方の実現に大きく寄与します。 

クラウドPBXサービス「ナイセンクラウド」では、多数の便利機能によって電話業務を大幅に効率化できます。現在、電話業務に悩みを抱えている方やクラウドPBXサービスを探している方は、ぜひナイセンクラウドをご検討ください。